3.2.7 .Trang thiết bị bảo quản tài liệu
3.7. Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản
Trong q trình hoạt động của mình ,Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phịng Chính phủ đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu văn bản rất nhiều phản ánh mọi hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phịng, văn hố nghệ thuật…. đây là những loại tài liệu có giá trị rất lớn với nhiều nội dung phong phú đa dạng. Việc lựa chọn tài liệu phù hợp đưa vào bảo quản trong các kho tài liệu là điều cực kỳ cần thiết. Bảng thời hạn bảo quản là công cụ để giúp cho việc xác định giá trị tài liệu được chính xác.
Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phịng Chính phủ sẽ giúp cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ xác định được chính xác thời hạn bảo quản của những nhóm tài liệu chủ yếu, quan trọng, những tài liệu có giá trị lịch sử để lưu vĩnh viễn và loại ra những tài liệu khơng có giá trị đảm bảo cho việc bảo quản được tốt, tiết kiệm được diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản.
Nếu xây dựng được bảng thời hạn bảo quản sẽ có rất nhiều lợi ích trước mắt cũng như lâu dài đối với Văn phịng chính phủ nói riêng và đất nước nói chung, nếu giải pháp này được triển khai vào thực tiễn cho công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phịng Chính phủ lợi ích mang lại sẽ là:
- Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản sẽ giúp cho cán bộ lưu trữ có cơ sở để xác định giá trị tài liệu và như vậy sẽ giảm được 50% chi phí về kinh phí, cơng sức cho việc bảo quản tài liệu so với khi chưa có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
- Khơng phải tốn kinh phí để mua sắm trang thiết bị hoặc phải xây dựng thêm kho tàng để bảo quản những tài liệu khơng có giá trị hoặc đã hết giá trị.
- Tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian cơng sức trong q trình chỉnh lý tài liệu của cán bộ, cơng chức lưu trữ.