B. NỘI DUNG
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ
1.2.1. Văn bản Luật Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
a. Quy định về quyền và nghĩa vụ của đối tượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Đối với vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các đối tượng là người đến khai thác sử dụng, trong Luật Lưu trữ ban hành năm 2011 đã quy định rõ các vấn đề liên quan về quyền cũng như nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ như:
Quy định quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác” [Khoản 1, Điều 29, Luật Lưu trữ 2011]
“Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ về chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tơn trọng tính ngun bản tài liệu khi cơng bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu
25
lưu trữ; khơng xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan” [Khoản 2, Điều 29, Luật Lưu trữ 2011]
Quy định về việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử như: “Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ cơng tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác” [Khoản 7, Điều 30, Luật Lưu trữ 2011]
Quy định về việc sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ: “Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí” [Khoản 3, Điều 33, Luật Lưu trữ 2011]
Quy định về việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử như: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó” [Khoản 1, Điều 34, Luật Lưu trữ 2011]
“Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngồi phải thơng báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết” [Khoản 3, Điều 34, Luật Lưu trữ 2011]
b. Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức lưu trữ
Việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là vấn đề rất cần thiết đối với mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như hoạt động của người dân. Do vậy, đối với hoạt động này tại các cơ quan, tổ chức đang lưu giữ và bảo quản tài liệu lưu trữ được pháp luật quy định rất rõ về trách nhiệm trong vấn đề tổ chức khai thác sử dụng tài liệu như: “Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý; Hằng năm rà sốt,
26
thơng báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật” [Khoản 3, Điều 29, Luật Lưu trữ 2011]
c. Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Cụ thể, trong Điều 30 của Luật Lưu trữ năm 2011 quy định, đối với việc sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử thì được sử dụng rộng rãi trừ các tài liệu thuộc danh mục là tài liệu hạn chế sử dụng và danh mục là tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật. Người đứng đầu lưu trữ lịch sẽ sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
Điều 31 của Luật Lưu trữ quy định, đối với sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.
d. Quy định về giải mật tài liệu lưu trữ
Đối với việc giải mật tài liệu lưu trữ để phục vụ cho quá trình khai thác sử dụng tài liệu của độc giả được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước: “Tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây: Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; Sau 40 năm, kể từ năm cơng việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật” [Khoản 4, Điều 30, Luật Lưu trữ 2011]
Đối với những tài liệu mật liên quan đến cá nhân hiện đang bảo quản tại các cơ quan lưu trữ thì: “Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ” [Khoản 5, Điều 30, Luật Lưu trữ 2011]
27