B. NỘI DUNG
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ
1.1.2.5. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
a. Điều kiện áp dụng của hình thức
Điều kiện áp dụng cho hình thức này chủ yếu được áp dụng cho các lưu trữ lịch sử vì tại đây là nơi tiếp nhận các loại tài liệu lưu trữ từ các nguồn khác nhau do
23
vậy lưu trữ lịch sử có nhiều loại hình, nhiều thành phần cũng như hình thức đa dạng để đủ điều kiện cho việc xuất bản ấn phẩm. Việc xuất bản ấn phẩm sẽ là cơ sở để làm sáng tỏ những sự kiện, hiện tượng lịch sử, những nhân vật tiêu biểu của dân tộc qua các thời kỳ cũng như cung cấp cho người nghiên cứu những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa để phục vụ nghiên cứu khoa học.
Ngồi ra, thơng qua xuất bản phẩm lưu trữ cịn góp phần phục vụ đắc lực cho công tác tuyên truyền giáo dục truyền thống cách mạng cho quần chúng nhân dân, nhất là các thế hệ thanh, thiếu niên, học sinh, sinh viên trong các trường học. Đồng thời, phục vụ lợi ích chính đáng của nhân dân, cung cấp những chứng tích đến cuộc sống và hoạt động của mỗi người mà khi họ khơng cịn giữ được. Mặt khác, chúng cịn có thể là những tài liệu học tập, hỗ trợ đắc lực cho các bài giảng lịch sử của giáo viên và bài học cho học sinh, sinh viên.
b. Đối tượng phục vụ của hình thức
Đối với hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua việc xuất bản ấn phẩm, có thể xem đây cũng là một hình thức giúp lan tỏa và phát huy rộng rãi, đông đảo những giá trị của tài liệu lưu trữ đến với mọi người trên nhiều phương diện và lĩnh vực nhất định của đời sống xã hội. Nên, việc áp dụng hình thức này trong quá trình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu của các lưu trữ lịch sử nhằm phục vụ cho hầu hết các đối tượng độc giả. Tuy nhiên, về hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ dưới dạng là các xuất bản phẩm nên các xuất bản phẩm này cũng được chia thành các loại với các đối tượng khác nhau như: Xuất bản phẩm phổ thông đối tượng áp dụng là tất cả mọi người; Xuất bản phẩm giáo khoa đối tượng áp dụng chủ yếu là học sinh, sinh viên; Xuất bản phẩm hàn lâm đối tượng áp dụng chủ yếu là các nhà khoa học, những nhà nghiên cứu.
c. Các bước thực hiện của hình thức
– Bước 1: Để có thể cho ra mắt được một loại xuất bản phẩm đến công chúng và độc giả thì người tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại các lưu trữ lịch sử cần phải chọn chủ đề khai thác để tiến hành thực hiện.
24
– Bước 2: Khi đã xác định được chủ đề nghiên cứu, người tổ chức khai thác sử dụng tài liệu sẽ tiến hành việc sưu tầm và lựa chọn tài liệu để làm cơ sở cho quá trình viết bài sau này cũng như thơng qua đó giúp cho việc lựa chọn được những tài liệu hay lôi cuốn độc giả.
– Bước 3: Trong quá trình thực hiện việc viết bài, biên soạn tài liệu để xuất bản ấn phẩm thì đối với những tài liệu được đưa ra làm dẫn chứng để cung cấp cho độc giả các thơng tin chứa đựng trong đó, địi hỏi những người thực hiện cần phải tơn trọng sự hình thành của tài liệu bằng việc truyền đạt bản văn tài liệu.
– Bước 4: Biên tập và hệ thống hóa tài liệu để cơng bố nhằm cố định trật tự và sự sắp xếp nội dung trong xuất bản phẩm theo một trình tự diễn biến nhất định của các vấn đề đã được đề cập.
– Bước 5: Xây dựng công cụ tra cứu khoa học xuất bản phẩm để trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu, độc giả có thể tìm kiếm và tra cứu thơng tin một cách nhanh chóng, dễ dàng.