2.3.1.1 .Thông báo, giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông tin truyền thông
3.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ
3.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có mối quan hệ mật thiết, ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau với việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Do đó, để tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách khoa học cũng như cung cấp đến các đối tượng độc giả những thơng tin có giá trị và ý nghĩa thì khi thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các cán bộ lưu trữ hoặc những người chịu trách nhiệm thực hiện việc thu thập cần phải tiến hành thu thập và bổ sung các tài liệu lưu trữ đúng nguồn và đúng thành phần, để tránh đưa vào bảo quản trong Kho các tài liệu khơng có giá trị, điều đó sẽ gây ảnh hưởng đến cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng như gây sẽ tốn kém diện tích, kho tàng, kinh phí và trang thiết bị phục vụ cho việc bảo bảo quản. Ngoài ra, bên cạnh việc thu thập, bổ sung các nguồn tài liệu ở trong cơ quan cũng cần phải chú trọng đến việc thu thập, bổ sung các nguồn tài liệu ở ngoài cơ quan để làm phong phú và đa dạng hơn những thành phần tài liệu của Phông Lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, để khi đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại đây các đối tượng độc giả có nhiều sự lựa chọn để khai thác. Vì vậy, để tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đem lại hiệu quả thì cần phải nâng cao công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3.2.2. Chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu
Chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu cũng là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng của lưu trữ có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng, tính chính xác và
73
độ tin cậy của thông tin trong tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nên, thông qua hoạt động này, khi chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ, đòi hỏi các cán bộ thực hiện nghiệp vụ phải có trình độ chun mơn nhất định, được đào tạo bài bản về lưu trữ học để có cái nhìn tồn diện, tổng hợp trên tất cả các phương diện để không loại bỏ những tài liệu có giá trị. Bên cạnh đó, khi tiến hành chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu lưu trữ cũng đòi hỏi các cán bộ thực hiện nghiệp vụ phải tuân thủ theo đúng các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn của lưu trữ học để xác định giá trị tài liệu cũng như tuân thủ theo các yêu cầu, thao tác và trình tự thực hiện các bước trong chỉnh lý để tìm kiếm và lựa chọn ra được những tài liệu có giá trị pháp lý cao nhất, nhằm qua đó phục vụ các nhu cầu chính đáng của độc giả khi đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ.
3.2.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong công tác lưu trữ nói chung và cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng thì cơng tác bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ trước những yếu tố tác động tự nhiên từ con người cũng như từ ngoại cảnh là một trong những vấn đề rất quan trọng đối với việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan. Do vậy, để tổ chức tốt vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cho mọi đối tượng độc giả được tiếp cận với các nguồn tài liệu lưu trữ đang được bảo quản ở đây, thì trong quá trình bảo quản tài liệu lưu trữ, cán bộ thực hiện nghiệp vụ cần phải tuân thủ đầy đủ theo những yêu cầu cũng như quy định mà cơ quan và pháp luật đã đề ra trong việc việc gìn giữ và bảo vệ an toàn tài liệu một cách chặt chẽ, khoa học và đúng quy trình, từ đó góp phần tránh được các rủi ro, sự cố và những ảnh hưởng khơng tốt có thể xảy ra đối với tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, để đảm bảo cho sự an tồn của tài liệu ln được duy trì ở mức tốt nhất nhằm phục vụ cho mục đích tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, thì cũng cần phải quan tâm, chú ý đến việc xây dựng và bố trí phịng kho ở những nơi rộng rãi, thống mát, có đủ diện tích để bảo quản tài liệu. Ngoài ra, cũng cần phải trang bị thêm các phương tiện thiết bị kỹ thuật đáp ứng các tiêu chuẩn của
74
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề ra để đảm bảo cho quá trình bảo quản tài liệu được diễn ra tốt nhất, phục vụ các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả.
3.2.4. Xây dựng công cụ tra cứu
Trong q trình hoạt động của Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn luôn sản sinh ra một khối lượng tài liệu khá lớn và đồ sộ, nên việc thu thập và đưa vào bảo quản các tài liệu này trong Kho lưu trữ cũng với một khối lượng tài liệu không hề nhỏ. Do vậy, việc xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phù hợp thực tiễn bảo quản tài liệu lưu trữ ở đây cũng như phù hợp với nhu cầu sử dụng của các đối tượng độc giả có vai trị và ý nghĩa rất lớn trong cơng tác lưu trữ cũng như công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Nếu, việc xây dựng công cụ tra cứu được thực hiện tốt và xây dựng được phù hợp sẽ là cơ sở, nền tảng để cho việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Qua đó, giúp cho cán bộ lưu trữ cũng như người khai thác sử dụng tài liệu tiết kiệm được thời gian, công sức và nâng cao được năng suất hoạt động của mình. Vì thế, xây dựng cơng cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nên cần phải chú trọng, quan tâm để vấn đề tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được diễn ra một cách thuận lợi.
3.2.5. Giải pháp về mở rộng sự đa dạng hóa, hiện đại hóa các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong thời đại hiện nay – thời đại của kỷ số – kỷ nguyên cách mạng khoa học công nghệ đang bùng nổ và phát triển, cuộc sống của con người càng hiện đại cũng đồng nghĩa với việc những tiện ích xung quanh để đáp ứng các nhu cầu của con người cũng từ đó mà ngày càng gia tăng cả về số lượng lẫn chất lượng, và các nhu cầu liên quan đến khai thác thơng tin cũng khơng ngoại lệ. Có thể thấy, trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. Khơng có thơng tin thì các cơ quan, tổ chức không thể thực hiện được bất kỳ sự điều phối hoặc thay đổi nào cả, chúng là cơ sở để đưa ra quyết định cho các nhà lãnh đạo. Trong quá
75
trình quản lý của một cơ quan hay một tổ chức nào đó, các nhà lãnh đạo phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới, họ phải biết được thời cơ và đe dọa của môi trường xung quanh. Các nhà lãnh đạo sẽ không thể ra các quyết định đúng đắn khi khơng có thơng tin, đặc biệt là các quyết định về mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hay quản trị nhân lực. Do vậy, việc nắm bắt được những thông tin là rất quan trọng và cần thiết, mà để có được những thơng tin khách quan, trung thực và chính xác đáp ứng các nhu cầu của mọi người thì tài liệu lưu trữ đóng một vai trị khơng thể thiếu.
Có thể nói, thơng tin trong tài liệu lưu trữ không chỉ cung cấp một cách khách quan, trung thực, chính xác đến các đối tượng quản lý và mọi người mà còn phản ánh rõ các hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị mình với mơi trường bên ngồi. Đặc biệt với mơi trường hành chính nhà nước như Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan đầu ngành trong lĩnh vực nông nghiệp và nơng thơn, nhờ có thơng tin mà các nhà lãnh đạo có thể hiểu rõ được tình hình hoạt động cũng như những điểm mạnh, điểm yếu của mình để từ đó đưa ra các quyết sách, định hướng phát triển của cơ quan phù hợp với sự phát triển của thời đại. Bên cạnh đó, thơng tin trong tài liệu lưu trữ cịn là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý bởi vì tác động của hệ thống quản lý đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thông tin. Trong tổng thể các hoạt động quản lý, các hoạt động như: nhận xử lý, truyền đạt và lưu trữ thông tin là tiền đề, cơ sở và công cụ của quản lý. Quá trình quản lý cũng đồng thời là q trình thơng tin. Ngày nay với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ nhất là công nghệ thông tin, các quốc gia, các vùng, lãnh thổ hay các cơ quan, tổ chức đã thu hẹp khoảng cách về mặt khơng gian và thời gian để tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại. Thành cơng hay thất bại của một cơ quan, tổ chức đang ngày càng phụ thuộc rất lớn vào khả năng được lợi thế thơng tin.
Vì thế, sự cần thiết của việc đa dạng hóa, hiện đại hóa các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là rất quan trọng vì bản chất của mỗi một hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đều chứa đựng những ưu thế và nhược điểm nhất định, khơng một loại hình khai thác
76
sử dụng tài liệu lưu trữ nào đóng vai trị là trung tâm của sự nổi bật, cũng như khơng một loại hình khai thác sử dụng tài liệu nào đều mang tính chất hồn hảo trên tất cả các phương diện và tỏ rõ ưu thế nổi bật vượt trội. Bên cạnh đó, trong thời đại hiện nay đặc biệt là thời đại của sự hội nhập, của sự đa dạng hóa, đa phương hóa các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội, nhất là sự hình thành các nền tảng số trong cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0 giúp kết nối mọi vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả, thì nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các mục đích khác nhau của bản thân cũng từ đó mà ngày càng gia tăng, điều đó cũng đồng nghĩa với việc là ở mỗi một độc giả khác nhau đều có những nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là khác nhau. Do vậy, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, đặc biệt là người làm nghiệp vụ lưu trữ cần phải học hỏi, tiếp thu nhiều hơn nữa để đề xuất lên cấp trên những giải pháp, những cải tiến hình thức mang tính kỹ thuật trong lưu trữ về vấn đề khai thác sử dụng tài liệu, để từ đó là cơ sở, tiền đề cho các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng phát triển, đa dạng và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.