B. NỘI DUNG
2.3. Nghiệp vụ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Bộ Nông nghiệpvà Phát
và Phát triển nơng thơn
2.3.1. Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được áp dụng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
2.3.1.1. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phịng đọc
Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn là hình thức được áp dụng phổ biến và chủ yếu ở đây, đồng thời cũng là hình thức được các đối tượng độc giả trong và ngoài cơ quan lựa chọn sử dụng để khai thác, tìm kiếm các thơng tin của tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích cơng việc của mình. Với hình thức này, theo như chia
53
sẻ của cán bộ phụ trách tại đây, cơ Lê Thị Thu Hồi cho hay: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phịng đọc là hình thức được lựa chọn và sử dụng nhiều ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn vì chúng mang lại hiệu quả cao về độ tin cậy cũng như tính xác thực cho q trình khai thác, sử dụng. Khơng những thế, với việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc còn là cơ sở, nền tảng cho độc giả có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác cũng như có thể sử dụng nhiều loại cơng cụ tra cứu tài liệu và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ngồi ra, với hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu này, cán bộ lưu trữ cịn có thể dễ dàng theo dõi, nắm bắt và quản lý được tình hình trong q trình sử dụng tài liệu từ đó hạn chế và tránh được những hư hỏng, mất mát khơng mong muốn có thể xảy ra đối với tài liệu liệu lưu trữ cũng như qua đó giúp cán bộ lưu trữ nắm bắt được nhu cầu khai thác sử dụng của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp”.
Có thể thấy, với hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu này ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn mang lợi nhiều lợi ích cho độc giả. Tuy nhiên, trong nhiều thời gian trở lại đây, mặc dù số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có sự gia tăng nhưng qua tình hình thực tiễn thì con số này cũng chưa đáng kể, chỉ dừng lại ở mức khiêm tốn. Cụ thể, theo thống kê về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trong năm 2020, số lượng người đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho hoạt động này tại đây dưới hình thức khai thác phịng đọc là 115 lượt người [Phụ lục 13], chủ yếu là người trong cơ quan hoặc các tổ chức trực thuộc Bộ đến khai thác nhằm phục vụ cho những hoạt động công việc cũng như nghiên cứu khoa học.
Phòng đọc để phục vụ cho các hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn được đặt tại tịa nhà A10
[Phụ lục 14] thuộc trụ sở làm việc của cơ quan, với diện tích khoảng 40m2
trong phòng lưu trữ [Phụ lục 15]. Phịng đọc được sắp xếp, bố trí ở nơi thống mát, sạch sẽ với nhiều cây xanh nên có đủ điều kiện ánh sáng tự nhiên nhằm tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu cũng như tăng hiệu suất làm việc tốt nhất cho độc giả khi đến
54
khai thác sử dụng tài liệu. Ngoài ra, tại đây là nơi tiếp giáp với kho bảo quản tài liệu lưu trữ nên dễ dàng thuận tiện cho cán bộ chuyên trách phòng đọc đi lại và di chuyển dễ dàng trong quá trình tìm kiếm tài liệu phục vụ độc giả.
Việc khai thác sử dụng tài liệu ở đây luôn được cán bộ chuyên trách tuân thủ và thực hiện theo đúng các yêu cầu, quy định mà cơ quan cũng như pháp luật đề ra, nhằm đảm bảo cho sự an tồn của tài liệu về mặt hình thức cũng như nội dung ln được duy trì trạng thái ổn định ở mức tối đa, qua đó hạn chế các tác nhân và sự cố khơng như mong muốn có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến với tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, việc khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng được tổ chức một cách khoa học, chặt chẽ giữa từng giai đoạn và từng quy trình với nhau nhằm mang đến chất lượng cho độc giả với những tiện ích tốt nhất trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể, khi độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu, sau khi cán bộ lưu trữ phụ trách phòng đọc tiếp nhận các giấy tờ liên quan của độc giả như: Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân; Hộ chiếu; Giấy giới thiệu; Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi cơng tác thì cán bộ phịng đọc căn cứ vào phiếu yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả [Phụ lục 16], tiến hành đăng ký các thơng tin đó vào sổ đăng ký độc giả [Phụ lục 17]. Đồng thời, hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra cứu là mục hồ sơ để lựa chọn văn bản cần khai thác [Phụ lục 18] và trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt. Nếu được thông qua, cán bộ lưu trữ tại đây sẽ tìm kiếm tài liệu trong kho để bàn giao tài liệu lưu trữ cho độc giả.