B. NỘI DUNG
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ
1.1.2.3. Cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ
a. Điều kiện áp dụng của hình thức
Việc cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản gốc hoặc bản chính để xác nhận tính xác thực và hợp pháp của tài liệu lưu trữ ở các lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử đang quản lý. Trước khi có Luật Lưu trữ thì hình thức này chủ yếu chỉ áp dụng ở các lưu trữ lịch sử, điều này đã hạn chế các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân sử dụng chứng thực, bản sao tài liệu lưu trữ trong giải quyết cơng việc. Trong khi đó phần lớn các tài liệu cần cho hoạt động thực tiễn lại đang được bảo quản tại các lưu trữ cơ quan.
Tuy nhiên, hiện nay theo quy định của Luật Lưu trữ, hình thức khai thác sử dụng tài liệu này đang được áp dụng ở hầu hết tất cả các cơ quan lưu trữ để khi các độc giả là người đến khai thác có yêu cầu muốn được sử dụng những loại tài liệu mang tính hợp pháp nhằm phục vụ cho hoạt động cơng việc, thì sẽ được cán bộ lưu trữ ở các cơ quan lưu trữ tiến hành cấp bản sao hoặc bản chứng thực lưu trữ để đáp ứng những yêu cầu liên quan đến khai thác và sử dụng thông tin của độc giả khi cần thiết.
b. Đối tượng phục vụ của hình thức
Hình thức cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ trong khai thác sử dụng tài liệu được các cơ quan, tổ chức, lưu trữ cơ quan cũng như lưu trữ lịch sử có trách
19
nhiệm phục vụ đối với tất cả các đối tượng là độc giả, người nghiên cứu,... khi họ có những yêu cầu trong việc sao in hoặc chứng thực tài liệu liên quan đến một vấn đề nào đó để phục vụ cho các hoạt động cơng việc của mình. Do vậy, đối với hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ này đối tượng phục vụ là tất cả công dân sinh sống và làm việc trên lãnh thổ Việt Nam.
c. Các hình thức cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ CẤP CHỨNG THỰC NỘI DUNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ
Bản chứng thực tiểu sử Bản chứng thực theo chuyên đề
Là bản cấp cho các cá nhân trong trường hợp họ có các u cầu đến việc xác nhận thơng tin về lý lịch, gia đình, về thời gian cơng tác, trình độ học vấn, mức lương, về quan hệ thân nhân,... để xác định quyền thừa kế, quyền sở hữu hoặc một số quyền khác theo quy định của pháp luật.
Là bản được cấp cho các cơ quan hoặc cá nhân trong trường hợp cần xác nhận có một hoặc một số tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ. Ngoài ra, cũng có trường hợp chứng thực tài liệu lưu trữ về nhiều vấn đề khác nhau, tùy theo yêu cầu người khai thác.
CẤP BẢN SAO LỤC, TRÍCH LỤC TÀI LIỆU LƢU TRỮ
Bản sao lục tài liệu Bản trích lục tài liệu
Là bản sao nguyên văn tồn bộ một tài liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận của các cơ quan lưu trữ khi người đến khai thác sử dụng tài liệu muốn cơ quan lưu trữ cung cấp hình thức khai thác này.
Là bản sao nguyên văn một phần văn bản của một tài liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận của cơ quan lưu trữ. Khi viết trích lục tài liệu lưu trữ đặc biệt cần chú ý đến mức độ chính xác của đoạn trích, khơng được cắt xén hoặc sửa chữa nội dung của văn bản.
20
d. Các bước thực hiện của hình thức
– Bước 1: Khi độc giả muốn khai thác sử dụng tài liệu theo hình thức cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ thì phải xuất trình các giấy tờ liên quan như: Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ cơng tác phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác đồng thời đăng ký đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ để cán bộ, viên chức lưu trữ tiến hành.
– Bước 2: Sau khi độc giả điền đầy đủ các thông tin vào phiếu yêu cầu cần sao tài liệu hoặc phiếu yêu cầu cần chứng thực, đối với việc sao in viên chức phịng đọc sẽ trình hồ sơ cho lãnh đạo cơ quan để phê duyệt. Còn đối với việc chứng thực, viên chức phòng đọc xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực.
– Bước 3: Đối với việc sao in viên chức phòng đọc ghi vào sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu và tiến hành thực hiện sao tài liệu. Đối với việc chứng thực viên chức phòng đọc điền đầy đủ các thơng tin vào dấu chứng thực đóng trên bản sao. Đồng thời, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình lãnh đạo ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan.