2.3.1.1 .Thông báo, giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông tin truyền thông
2.3.2. Quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệpvà Phát triển
triển nông thôn
triển nông thôn thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc và cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ. Vì thơng qua phương pháp này, sẽ giúp cho các bộ lưu trữ nắm bắt được thơng tin, tình hình và nhu cầu của độc giả khi đến khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ về một vấn đề, một sự việc hay một đối tượng cụ thể nào đó mà độc giả đang quan tâm trong lĩnh vực nông nghiệp và nông thôn. Do vậy, khi độc giả muốn đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đang được bảo quản ở đây, thì độc giả phải tuân thủ theo các yêu cầu, quy định của pháp luật cũng như cơ quan đề ra theo sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ. Cụ thể, khi đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, để quản lý và kiểm soát số lượng người cũng như tài liệu đưa ra phục vụ nhu cầu khai thác của độc giả được hiệu quả, an tồn và đạt chất lượng, thì mỗi độc giả khi đến khai thác tại đây, dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ phải điền đầy đủ các thông tin cần thiết vào “Phiếu yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ”. Thơng qua phiếu này, có thể thấy đây là cơng cụ hữu ích nhất để quản lý và kiểm sốt từng cá nhân đến khai thác cũng như là công cụ để nắm bắt số lượng, tình trạng tài liệu đưa ra phục vụ cho độc giả, tránh các sự cố về hỏng hóc, mất mát hoặc thất lạc tài liệu có thể xảy ra. Từ đó, là cơ sở để truy tố trách nhiệm đối với độc giả khi cần thiết. Phiếu yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn gồm những thông tin cơ bản: