B. NỘI DUNG
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ
1.1.2.4. Triển lãm tài liệu lưu trữ
a. Điều kiện áp dụng của hình thức
Hình thức tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ được áp dụng ở tất cả các cơ quan lưu trữ bao gồm lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, khi mà các cơ quan lưu trữ này đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, điều kiện để phục vụ cho một cuộc triển lãm như: khơng gian triển lãm, kinh phí tổ chức, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, nhân lực phục vụ,... Do đó, trên thực tế việc áp dụng hình thức này để giới thiệu và quảng bá đến độc giả các giá trị của tài liệu lưu trữ trong khai thác sử dụng tài liệu chỉ thường được áp dụng phổ biến ở các lưu trữ lịch sử. Việc triển lãm tài liệu lưu trữ
21
có thể do 1 lưu trữ lịch sử chủ trì, tổ chức hoặc kết hợp 1 số lưu trữ đứng ra tổ chức. Ngồi ra, triển lãm tài liệu lưu trữ có thể kết hợp tổ chức giữa các cơ quan lưu trữ với các cơ quan bảo tàng, văn hóa.
Đối với hình thức này, khi được áp dụng thơng qua các giá trị của tài liệu lưu trữ , nhằm mục đích tuyên truyền giáo dục về truyền thống yêu nước, đấu tranh dựng nước và giữ nước của dân tộc ta cũng như qua đó để tuyên truyền chủ trương, đường lối và chính sách của Đảng, Nhà nước trong phát triển đất nước. Đồng thời, là cơ sở để phục vụ cho các hoạt động nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học về xây dựng kinh tế, phát triển xã hội. Bên cạnh đó, cịn là điều kiện để giới thiệu những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa liên quan đến lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc, lịch sử cơ quan, lịch sử hợp tác giữa nước ta với các nước khác trên thế giới.
b. Đối tượng phục vụ của hình thức
Triển lãm tài liệu lưu trữ , đối tượng phục vụ hướng tới là đơng đảo người dân và những người ít có điều kiện đến các kho lưu trữ để sưu tầm, nghiên cứu tài liệu theo chủ đề. Tuy nhiên, ở một số cuộc triển lãm đối tượng phục vụ chủ yếu được giới hạn trong phạm vi là những nhà nghiên cứu, nhà khoa học, học giả và thường khi tham gia tại các cuộc triển lãm này bên tổ chức triển lãm sẽ chuẩn bị giấy mời cho các đối tượng đó khi đến tham dự.
c. Các bước thực hiện của hình thức
– Bước 1: Khi bước vào một cuộc triển lãm, cán bộ, viên chức lưu trữ cần phải chọn chủ đề triển lãm để tạo cái nhìn ban đầu về tồn bộ cuộc triển lãm cho độc giả nắm bắt được ý nghĩa của chúng. Việc chọn đề tài phải kết hợp chặt chẽ với đời sống thực tế xây dựng và bảo vệ đất nước cũng như phải chú ý đến tính mới mẻ, tức là đề tài hồn tồn chưa cơng bố hoặc đã công bố nhưng chưa đầy đủ, hoàn chỉnh hoặc chất lượng chất lượng khoa học còn thấp
– Bước 2: Sau khi đã lựa chọn chủ đề triển lãm, phải tiến hành lập kế hoạch tổ chức triển lãm để đưa ra những dự định, tính tốn ban đầu trong vấn đề tổ chức cho mọi người nắm bắt để phối hợp cùng thực hiện. Đồng thời, việc lập kế hoạch
22
triển lãm cũng là cơ sở để đánh giá cuộc triển lãm có thành cơng hay khơng?. Do vậy, có thể nói đây là cơng việc mấu chốt trong tồn bộ công việc triển lãm. Nội dung của kế hoạch phải nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, biện pháp tổ chức triển lãm, kinh phí, thiết bị cho triển lãm.
– Bước 3: Cán bộ, viên chức lưu trữ tiến hành sưu tầm và lựa chọn tài liệu cho cuộc triển lãm. Việc sưu tầm và lựa chọn các tài liệu cần căn cứ vào chủ đề, kế hoạch và bố cục của triển lãm để có thể tiến hành sưu tầm và lựa chọn tài liệu được liên quan mật thiết với chủ đề. Bên cạnh đó, khi tổ chức triển lãm, ngoài các tài liệu lưu trữ cũng cần phải bổ sung thêm các tài liệu bổ trợ như: sơ đồ, biểu đồ, hiện vật,... nếu có.
– Bước 4: Lập phương án triển lãm để tất cả các tài liệu dự kiến đem ra trưng bày ở triển lãm sẽ được sắp xếp theo một phương án nhất định. Khi trưng bày cần chỉ rõ vị trí sắp xếp các tài liệu của từng phần cụ thể.
– Bước 5: Trình bày mỹ thuật triển lãm để góp phần làm nổi bật chủ đề triển lãm cũng như làm tăng sức thể hiện và ý nghĩa của từng hiện vật để từ đó mang lại những cảm xúc của khán giả khi xem triển lãm. Đồng thời, khi tổ chức triển lãm, khơng gian triển lãm cần phải được bố trí nơi thuận lợi giao thơng, thơng thống, sạch sẽ, rộng rãi để bảo quản an toàn tài liệu, thuận lợi cho việc tham quan, nghiên cứu tài liệu khán giả.
– Bước 6: Thuyết minh triển lãm nhằm giúp cho người xem hiểu sâu sắc, chính xác chủ đề và nội dung của các tài liệu tại cuộc triển lãm. Với thuyết minh triển lãm, có 2 hình thức thuyết minh: Thuyết minh viết để giới thiệu thêm các chi tiết cần thiết về tài liệu; Thuyết minh bằng lời dùng để cán bộ giới thiệu trực tiếp các chi tiết với người xem.