2.3.1.1 .Thông báo, giới thiệu TLLT trên các phương tiện thông tin truyền thông
3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý
3.1.1. Xây dựng và ban mới văn bản chỉ đạo, quy định về công tác tổ chức khai thác sử
thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Hiện nay, để đảm bảo cho việc quản lý trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các đối tượng độc giả khi đến khai thác sử dụng tài liệu tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn được diễn ra có chất lượng và đạt hiệu quả, thì Bộ đã ban hành được văn bản quy định cụ thể về các vấn đề liên quan trong tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của từng đối tượng như: các quy định về trách nhiệm và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ đối với hoạt động tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, hay các quy định về trách nhiệm, nghĩa vụ và thủ tục của độc giả khi đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ. Tuy nhiên, đối với văn bản hiện tại mà Bộ đang áp dụng cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại đây là Quyết định số 371/QĐ–BNN–VP Quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được ban hành vào ngày 28 tháng 01 năm 2008. Mặc dù, có những quy định cụ thể vẫn còn hiệu lực và giá trị liên quan đến vấn đề tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ ở thời điểm hiện tại, nhưng chúng được áp dụng cho hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc và hình thức cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ, mà hiện nay để đáp ứng các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả, tại Bộ đã triển khai thêm hình thức thơng báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin truyền thông. Do vậy, cần xây dựng và ban hành văn bản mới quy định tất cả các nội dung liên quan của những hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mà hiện nay Bộ đang áp dụng.
Việc xây dựng và ban mới văn bản quy định liên quan đến công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn để đạt
67
được tính hiệu lực, hiệu quả trong việc thi hành cũng như thực hiện, cần tiến hành tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các chun gia, những cán bộ chun mơn trong cơ quan cũng như các đối tượng khai thác sử dụng tài liệu, để qua đó là cơ sở, nền tảng cho các quy định này khi ban hành ra được phù hợp từng đối tượng khai thác sử dụng. Ngoài ra, khi xây dựng và ban hành mới các quy định về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng đòi hỏi người chịu trách nhiệm xây dựng phải xây dựng các quy định một cách chi tiết, rõ ràng và cụ thể về quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên liên quan bao gồm cán bộ lưu trữ, đối tượng đến khai thác sử dụng tài liệu cũng như người đứng đầu cơ quan, nhưng vẫn phải phù hợp với nhu cầu thực tiễn của xã hội để từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ ngày càng xác lập vị thế của mình đến với công chúng.