Việc lập vi bằng của TPL đư c tiến hành thông qua các bước cơ bản sau đây [54]:
Bước 1. Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng
Thơng thường khi có nhu cầu lập vi bằng, khách hàng sẽ phải đến VP TPL. Tại đây họ trình bày các yêu cầu của mình và có thể đư c TPL hoặc thư ký nghiệp vụ TPL tư vấn về một số quy định pháp luật có liên quan đến vi bằng mà khách hàng muốn lập. Sau đó, khách hàng điền nội dung yêu cầu lập vi bằng vào Phiếu yêu cầu lập vi bằng (theo mẫu). Thư ký nghiệp vụ có trách nhiệm kiểm tra tính h p pháp của nội dung yêu cầu lập Vi bằng và trình TPL đư c phân công theo dõi vụ việc quyết định.
• Tiếp nhận thơng tin về khách hàng và vi bằng cần lập.
Bƣớc 1. Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng
• Thỏa thuận các nội dung quan trọng: Nội dung vi bằng; địa điểm, thời gian lập vi bằng; chi phí lập vi bằng; thỏa thuận khác.
Bƣớc 2.Thỏa thuận về việc lập vi bằng
• Thừa phát lại mơ tả cụ thể sự kiện, hành vi cần ghi nhận vào trong vi bằng.
Bƣớc 3. Tiến hành lập vi bằng
• Tiến hành thủ tục đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp theo thời hạn quy định.
Bƣớc 4. Đăng ký vi bằng
• Bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng, thực hiện cấp bản sao vi bằng nếu khách hàng có yêu cầu .
Bƣớc 5. Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng, cấp bản sao vi bằng
Thư ký nghiệp vụ đề nghị khách hàng điền vào Phiếu cung cấp thông tin (theo mẫu) những thông tin cần thiết liên quan đến việc lập vi bằng.
Trường h p khách hàng yêu cầu lập vi bằng thông qua các phương tiện thơng tin khác thì Phiếu u cầu lập vi bằng, Phiếu cung cấp thông tin sẽ đư c thực hiện tại nơi khách hàng yêu cầu.
Trường h p có nhiều t chức, cá nhân yêu cầu một VP TPL lập vi bằng về một sự kiện hoặc hành vi (Ví dụ: Các thành viên Hội đồng quản trị đều có yêu cầu lập vi bằng xác nhận việc t chức cuộc họp của Đại hội c đơng cơng ty c phần) thì theo tinh thần chung, VP TPL làm các thủ tục tiếp nhận yêu cầu, ký h p đồng với từng t chức, cá nhân có yêu cầu đồng thời thực hiện việc lập và cung cấp vi bằng theo quy trình chung.
Bước 2. Thỏa thuận về việc lập vi bằng
Cá nhân, t chức muốn lập vi bằng về các sự kiện, hành vi phải thỏa thuận với Trưởng VP TPL về việc lập vi bằng. Thỏa thuận đư c lập thành biên bản với các nội dung chủ yếu sau:
- Nội dung cần lập vi bằng: Đó là các sự kiện, hành vi hay chuỗi hành
vi liên quan đến sự kiện nào đó mà TPL phải tiến hành lập vi bằng.
- Địa điểm, thời gian lập vi bằng: Là không gian, địa điểm, thời gian nơi xảy ra sự kiện, hành vi mà TPL thực hiện việc lập vi bằng.
Hiện pháp luật khơng có quy định cụ thể về việc TPL đư c lập vi bằng trong một số trường h p đặc biệt như: lập vào ban đêm, lập tại nhà của người khác,... q trình hồn thiện chế định TPL có thể sẽ cho phép việc lập vi bằng trong một số trường h p đặc biệt nếu như không lập vi bằng thì có thể bị xóa chứng cứ, dấu vết làm mất chứng cứ,... tuy nhiên, nên hạn chế tối đa việc lập vi bằng trong một số trường h p trên.
- Chi phí lập vi bằng: Là phần kinh phí mà người đề nghị lập vi bằng
người đề nghị nhưng không vư t quá mức mà pháp luật quy định đối với từng cơng việc cụ thể. Ngồi ra thì TPL có thể thỏa thuận với người đề nghị hỗ tr một số chi phí h p lý khác như chi phí vận chuyển, chi phí đi lại, chi phí bồi dưỡng cho người làm chứng,...
Theo quy định tại khoản 1 điều 16 Thông tư liên tịch số 09/2014/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BTC ngày 28/02/2014 hướng dẫn thực hiện thí điểm chế định TPL theo Nghi quyết số 36/2012/QH13 ngày 23/11/2012 của Quốc hội thì: VP TPL quy định và niêm yết cơng khai khung giá về chi phí lập vi bằng và xác minh điều kiện thi hành án, trong đó xác định rõ mức tối đa, mức tối thiểu, nguyên tắc tính. Trên cơ sở khung giá đã niêm yết, người yêu cầu và VP TPL thỏa thuận về chi phí thực hiện theo công việc hoặc theo giờ làm việc và các khoản chi phí thực tế phát sinh gồm: chi phí đi lại; phí dịch vụ cho các cơ quan cung cấp thơng tin; chi phí cho người làm chứng, người tham gia hoặc chi phí khác (nếu có).
- Các thỏa thuận khác (nếu có): Các bên có thể thỏa thuận thêm về một
số nội dung như trường h p đơn phương chấm dứt h p đồng, tình trạng bất khả kháng, quyền l i của người thứ ba có liên quan,...
Văn bản về việc thỏa thuận lập vi bằng đư c lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Người yêu cầu phải cung cấp các thông tin và các tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có để đảm bảo việc lập vi bằng đư c khách quan, chính xác. Nếu thơng tin và tài liệu cung cấp khơng đầy đủ, khơng chính xác như xác định sai ranh giới đất), dẫn đến việc lập vi bằng của TPL khơng đúng thì người u cầu phải hồn toàn chịu trách nhiệm về những sai sót đó.
Hiện nay trên thực tế có một vấn đề phát sinh đó là việc lập vi bằng đối với những sự kiện, hành vi xảy ra “đột xuất, bất ngờ”. Theo quy định thì quyền lập vi bằng phát sinh khi VP TPL và đương sự có thỏa thuận về việc
lập vi bằng. Hình thức thỏa thuận đư c thể hiện bằng văn bản dưới dạng h p đồng ký kết giữa Trưởng VP TPL và đương sự. Tuy nhiên, nếu quy định cứng như vậy thì việc lập vi bằng đối với những sự kiện, hành vi “đột xuất, bất
ngờ” gặp khó khăn. Khi đó nếu cứ phải đ i thống nhất về các điều khoản
h p đồng thì việc lập vi bằng sẽ khó đáp ứng đư c tính kịp thời. Ví dụ như lập vi bằng về hành vi vi phạm luật giao thông; lập vi bằng về một vụ tai nạn giao thông. [54]
Trong trường h p trên pháp luật nên cho phép và công nhận “thỏa
thuận miệng” giữa hai bên. Tức là khi phát sinh tình huống khẩn cấp cần lập
vi bằng, đương sự có thể đề nghị TPL đến lập vi bằng ngay mà chưa cần phải ký biên bản thỏa thuận. Việc ký biên bản thỏa thuận (h p đồng) sẽ đư c hoàn tất ngay sau khi lập vi bằng. Nếu sau đó hai bên khơng thống nhất đư c các điều khoản cơ bản của h p đồng thì TPL có thể hủy kết quả lập vi bằng.
Bước 3. Tiến hành lập vi bằng
Vi bằng (theo mẫu) có thể đư c lập tại VP TPL hoặc tại nơi mà khách hàng yêu cầu đối với các sự kiện, hành vi mà TPL trực tiếp chứng kiến. Trong trường h p cần thiết hoặc theo yêu cầu của khách hàng, TPL có quyền mời người làm chứng, chứng kiến việc lập vi bằng hoặc yêu cầu nhà chuyên môn tham gia vào việc lập vi bằng.
TPL sẽ mô tả cụ thể sự kiện, hành vi cần ghi nhận; tiến hành đo đạc, chụp ảnh, quay phim,… trung thực, khách quan trong vi bằng.
Do vi bằng chỉ ghi nhận những sự kiện, hành vi mà TPL trực tiếp chứng kiến. Do vậy, việc lập vi bằng phải do chính TPL thực hiện. Thư ký nghiệp vụ TPL có thể giúp TPL thực hiện việc lập vi bằng, nhưng TPL phải chịu trách nhiệm về vi bằng do mình thực hiện.
Ở đây cũng cần lưu ý là trong trường h p Thư ký nghiệp vụ giúp TPL lập vi bằng phải đư c hiểu đây là sự hỗ tr TPL trong một số việc như lập
biên bản về sự việc dưới sự chứng kiến của TPL, in sao, thu thập tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng. TPL chỉ đư c lập và ký vào vi bằng về những sự kiện, hành vi mà họ chứng kiến chứ không phải những sự kiện, hành vi mà chỉ có Thư ký nghiệp vụ chứng kiến, TPL chỉ nghe kể lại hoặc mô tả lại.
Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại VP TPL theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng. Trong trường h p có sai sót về kỹ thuật trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn vi bằng mà việc sửa chữa khơng làm ảnh hưởng đến tính xác thực của vi bằng thì TPL đư c sửa lỗi đó. Việc sửa chữa lỗi kỹ thuật của vi bằng phải đư c thực hiện bằng văn bản, do TPL lập, ký và đóng dấu của VP TPL.
Trong trường h p vi bằng đã đư c giao cho người yêu cầu và đăng ký tại Sở Tư pháp thì TPL phải thơng báo bằng văn bản việc sửa chữa lỗi kỹ thuật cho người yêu cầu và Sở Tư pháp biết. Sở Tư pháp phải có văn bản thông báo việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc sửa đ i, b sung cho TPL và người yêu cầu biết.
Trước khi ký vào vi bằng, TPL tự mình kiểm tra lại giấy tờ tùy thân của khách hàng, người tham gia trong vi bằng, người làm chứng,… và yêu cầu những người tham gia, chứng kiến, người yêu cầu lập vi bằng ký tên vào vi bằng.
Vi bằng đư c cấp số theo thứ tự thời gian, ghi vào s theo dõi vi bằng và đư c lập thành 03 bản chính. Trong thời hạn khơng quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đư c vi bằng, Sở Tư pháp phải vào s đăng ký vi bằng TPL. Vi bằng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Vi bằng lập thành văn bản viết bằng tiếng Việt và có các nội dung chủ yếu như: Tên, địa chỉ VP TPL; Họ, tên TPL lập vi bằng; Địa điểm, giờ, ngày,
tháng, năm lập vi bằng; Người tham gia khác (nếu có); Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng và nội dung yêu cầu lập vi bằng; Nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi đư c ghi nhận; Lời cam đoan của TPL về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng; Chữ ký của TPL lập vi bằng và đóng dấu VP TPL; Chữ ký của những người tham gia, chứng kiến (nếu có) và có thể có chữ ký của những người có hành vi bị lập vi bằng.
- Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác. Những tài liệu này về nguyên tắc cũng phải đư c thu thập một cách h p pháp và đảm bảo các yêu cầu về mặt nội dung, hình thức. Việc lưu trữ, bảo quản các tài liệu này do VP TPL thực hiện theo các quy định hiện hành về lưu trữ hồ sơ, tài liệu và chứng cứ.
Bước 4. Đăng ký vi bằng
Theo quy định hiện hành, vi bằng của TPL sau khi lập xong phải thực hiện thủ tục đăng ký tại Sở Tư pháp trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày lập. Trước đây, khi chế định TPL chỉ mới đang thực hiện thí điểm tại Thành phố Hồ Chí minh trên cơ sở Nghị định số 61/2009/NĐ-CP thì thủ tục đăng ký vi bằng khá đơn giản. Các VP TPL khi đã lập vi bằng xong thì chỉ cần nộp 01 bản chính vi bằng lên Sở Tư pháp để xác nhận đã đăng ký đúng hạn. Tuy nhiên, khi mà Chính phủ quyết định mở rộng phạm vi thí điểm ra thêm 12 tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương khác trên cả nước và ban hành Nghị định 135/2013/NĐ-CP sửa đ i, b sung Nghị định 61/2009/NĐ-CP về TPL thì việc đăng ký vi bằng có sự thay đ i theo hướng chặt chẽ hơn. Theo đó, Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký vi bằng của TPL nếu phát hiện thấy việc lập vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng theo quy định hoặc vi bằng đăng ký không đúng hạn.
Nghị định 135/2013/NĐ-CP ngày 18/10/2013 sửa đ i Nghị định 61/2009/NĐ-CP quy định rõ hơn:
“Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký nếu phát hiện thấy việc lập vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng theo quy định tại Điều 25 của Nghị định này; vi bằng không được gửi đúng thời hạn để đăng ký theo quy định tại khoản 4, Điều 26 của Nghị định này. Việc từ chối phải được thông báo ngay bằng văn bản cho Văn phòng Thừa phát lại và người yêu cầu lập vi bằng trong đó nêu rõ lý do từ chối đăng ký.
Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp”. Bước 5. Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng, cấp bản sao vi bằng
Sau khi hoàn thành việc lập vi bằng, TPL phải giao cho người yêu cầu 01 bản chính. Khi giao vi bằng, TPL hoặc thư ký nghiệp vụ đề nghị khách hàng ký vào s bàn giao vi bằng và thanh lý thỏa thuận lập vi bằng.
Trường h p VP TPL giải thể thì VP TPL phải thanh lý các h p đồng đã ký kết. Đối với những vi bằng đã đư c lập thì VP TPL phải tiếp tục hoàn thành việc đăng ký với Sở Tư pháp trước khi hoàn tất hồ sơ về việc giải thể.
Theo công văn số 247/BTTP-TPL ngày 28/3/2017 của Cục B tr tư pháp, BTP gửi Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn về việc cấp bản sao vi bằng thì trong thời gian chờ Nghị định thay thế Nghị định số 61/2009/NĐ-CP và Nghị định số 135/2013/NĐ-CP, trước mắt, để đáp ứng yêu cầu của cá nhân, t chức, việc cấp bản sao vi bằng của VP TPL sẽ đư c thực hiện theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ s gốc, chức thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực h p đồng giao dịch. Theo đó, việc cấp bản sao vi bằng do VP TPL đang lưu trữ bản chính vi bằng đó có thẩm quyền và
trách nhiệm cấp bản sao từ s gốc. Việc cấp bản sao từ s gốc đư c thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.