Lễ hội là thời khắc thiêng liêng nhất trong năm của làng, lôi cuôn tất cả mọi người tham gia vào việc tổ chức. Dân làng Cầu Bây đã chuẩn bị cho lễ hội ngay từ sau tết Nguyên đán. Họ cho rằng càng chuẩn bị chu đáo càng linh
ứng, qua đó thành hồng sẽ thấu hiểu và độ trì cho dân làng được mùa mang
tươi tốt, cuộc sống thịnh vượng.
Thành phần quan trọng nhất của lễ hội là cai đám, chủ tế, họ đại diện
cho dân làng, làm cầu nối, đưa lời thỉnh cầu đến thần linh, và cũng thay mặt
cho giáp mình chỉ đạo tồn bộ cơng việc trong thời gian diễn ra lễ hội.
Làng có bốn giáp, mỗi giáp có một ông trùm và bốn ông lình (giúp việc cho ông trùm). Khi làng chuẩn bị vào hội, hàng năm ông cai đám sẽ được cử ra trong số bốn ông trùm của bốn giáp. Ông cai đám giữ quyền chuẩn bị mọi
công việc trong lễ hội được quyết định và chịu trách nhiệm đối với mọi việc. Các ơng trùm cịn lại của các giáp, cùng 16 ơng lình tham gia giúp việc, đóng góp ý kiến khi làng có việc. Thơng thường, ơng trùm nào đứng ra làm cai đám thì giữ ln vị trí chủ tế. Những cũng có năm, chủ tế được chọn là một người khác. Người được chọn làm chủ tế phải là người làng, gia đình khơng có tang, có đủ con trai con gái, gia đình nề nếp. Người trong đội tế cũng đều được lựa chọn kỹ càng. Những người trên 50 tuổi mới tham gia chính vào các nghi thức tế lễ, nhưng nếu giáp nào khơng có người đủ điều kiện thì người ít tuổi
hơn có thể tham gia.
Ngày nay, thành phần tham gia trong lễ hội truyền thống của làng Cầu Bây có nhiều thay đổi so với trước. Ban chỉ đạo tổ chức lễ hội truyền thống
bao gồm: các đồng chí lãnh đạo phường, trưởng ban Di tích đình làng Cầu
Bây, các tổ trưởng tổ dân phố 13, 14, 15, 16. Tham gia vào các nghi thức cúng tế cịn có đội tế nữ, cũng được lựa chọn kỹ lưỡng tương tự đội tế nam.
Ban tổ chức lễ hội ở làng cịn có các ban ngành, đoàn thể, mặt trận,
công an, đảm bảo cho lễ hội được diễn ra đúng trình tự và an tồn. Trong đó, ban nghi lễ có quyền đề nghị các cụ trong làng cử ông từ, ông tế. Mỗi tiểu ban
đảm nhận một công việc khác nhau, cắt cử người tham gia các công việc của
lễ hội.