Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CHỨNG KHOÁN
3.2.7 Kiện toàn hệ thống vận hành
Hồn thiện quy trình, hướng dẫn cơng việc: Phịng dịch vụ chứng khoán phối
đào tạo các sản phẩm mới kịp thời. Rà sốt lại các các quy trình thủ tục hướng dẫn công việc ngắn gọn, dễ hiểu, dễ thực hiện, giảm thiểu các thủ tục giấy tờ rờm rà, thiết kế lại các biểu mẫu chuyên nghiệp. Cách phân phối các quy trình, hướng dẫn mới, thơng báo khẩn nên phổ biến và cập nhật kịp thời từ cấp hội sở đến kênh phân phối. Chuyên nghiệp hóa việc quản lý dữ liệu trên toàn hệ thống, khi khách hàng thực hiện ở đâu đều ghi nhận thông tin người làm, nơi làm, người duyệt, ngày giờ thực hiện trên hệ thống để thuận tiện đối chiếu chứng từ. Thiết lập mơ hình quản lý năng động, giao quyền, giao trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh ngoại lệ một cách linh hoạt, uyển chuyển và nhanh chóng cho khách hàng.
Hồn thiện chương trình phần mềm: thực hiện theo dõi các hoạt động mới phát sinh, hoàn thiện cơ chế sổ sách minh bạch, hiện đại hóa các thủ tục giấy tờ trên phần mềm hệ thống. Do tính phức tạp của các nghiệp vụ chứng khoán nên các phần mềm kế toán phải được chuẩn hóa theo các quy định đảm bảo dễ báo cáo, dễ truy xuất, dễ thực hiện giữa công ty mẹ và các công ty con và phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế. Các phần mềm hiện nay càng ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hỗ trợ, phịng kế tốn có thể phối hợp với phịng cơng nghệ thơng tin để hồn thiện các chương trình xử lý.
Phối hợp nhịp nhàng giữa các phịng ban: Tạo cơng cụ giao tiếp và hỗ trợ
giữa các phịng ban được thực hiện nhanh chóng và nhịp nhàng, các công việc được chuyển tiếp thuận lợi và truyền đạt hiệu quả.
Đảm bảo về mặt pháp chế: phịng pháp chế có nhiệm vụ cập nhật luật mới, xem xét yếu tố pháp lý trong các hoạt động và vận hành, đảm bảo vận hành phù hợp theo quy định và hạn chế rủi ro pháp lý cho công ty.