theo như bảng bên dưới:
Bảng 2.2. Báo cáo tình hình sử dụng ngân sách dự án cho chủ đầu tư Hạng mục/ Công việc: Hạng mục/ Công việc: Ngân sách cho hạng mục/ công việc Công ty Hóa đơn số Ngày xuất hóa đơn Hợp đồng tham chiếu Ngày duyệt Kế hoạch chi phí Chi phí phát sinh thêm Tổng thanh toán Ghi chú Tổng cộng
Nguồn: Mace profile, 2012 [23].
Dựa trên sự chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí theo kế hoạch nếu phần chênh lệch là q lớn thì: hoặc có sự điều chỉnh, cân đối ngân sách cho phù hợp (trong trường hợp chi phí đó là hợp lý); hoặc lựa chọn nhà cung cấp/ nhà thầu khác trong dài hạn.
Việc giữ cho chi phí thực tế bằng chính xác với chi phí như kế hoạch vạch ra là điều hầu như rất khó để thực hiện. Thường thì sẽ có sự thay đổi giữa thực tế so với
kế hoạch, và chênh lệch này ít hay nhiều cho thấy tính chính xác trong tính tốn trong cơng tác quản lý ngân sách của Ban QLDA. Những chi phí phát sinh thêm trong q trình thi cơng phải được cập nhật kịp thời và liên tục nhằm đảm bảo có thể kiểm sốt được nguồn ngân sách cho dự án.
Tất cả nhà thầu khi muốn được thanh toán phải tn theo qui trình thanh tốn sau: Mọi hóa đơn thanh tốn của khách hàng phải được đi kèm với yêu cầu thanh toán. Tất cả chứng từ cho việc thanh tốn phải được nộp đầy đủ bao gồm: hóa đơn; u cầu thanh tốn; bảng kê danh mục hàng hóa, dịch vụ (hoặc báo giá); biên bản nghiệm thu; hướng dẫn/ chỉ thị công trường và những giấy tờ, bản vẽ khác kèm theo nếu có. Quản Lý Thương Mại sẽ xem xét tất cả những chứng từ này, nếu chưa đủ hoặc sai sót sẽ yêu cầu nhà thầu bổ sung hoặc làm lại. Nếu mọi thứ đã đúng như yêu cầu, quản lý thương mại sẽ chuyển cho chủ đầu tư duyệt thanh toán cho nhà thầu.
2.2.3. Quản lý chất lượng dự án:
Hệ thống quản lý của Mace (MMS - Mace Management System) được chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001 của Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. Tiêu chuẩn chất lượng này được áp dụng cho cả tập đồn, trong đó có cả Mace Việt Nam. Hiện nay, Công ty TNHH Mace Việt Nam đã có chứng nhận đăng ký Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System) ISO 9001:2008 (Phụ lục 5)
ISO 9001 quy định các yêu cầu cho một hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức:
- Cần chứng tỏ khả năng của mình ln cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng khách hàng và các tuân theo các qui định của pháp luật.
- Nhằm mục đích nâng cao sự hài lịng của khách hàng thơng qua việc ứng dụng hệ thống quản lý có hiệu quả, bao gồm cả q trình cải tiến liên tục hệ thống và đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu của khách hàng và qui định của pháp luật.
Việc quản lý chất lượng dự án của cơng ty được kiểm sốt từ khâu quản lý thơng tin dự án, quản lý con người, đến quản lý qui trình của dự án. Ở mỗi dự án, để tuân
thủ đúng theo hệ thống quản lý chất lượng, mẫu “Bảng kê danh mục hệ thống quản lý của Mace” (Mace Management System Checklist) được tiến hành thực hiện bởi Quản lý chất lượng của dự án (Tham khảo mẫu MMS Checklist tại Phụ lục 5). Việc làm này nhằm đảm bảo dự án được triển khai theo đúng yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng, phù hợp với ISO 9001.
Bảng kê danh mục này nhằm hướng dẫn những tiêu chuẩn chất lượng, không chỉ cung cấp các hướng dẫn, biểu mẫu, văn bản áp dụng trong từng trường hợp, qui trình; mà cịn giúp nhà QLDA kiểm tra việc áp dụng qui trình quản lý chất lượng dự án. Danh mục này gồm nhiều nội dung yêu cầu thực hiện như: việc triển khai hệ thống quản lý, những yêu cầu của khách hàng, đề xuất dịch vụ và đệ trình hồ sơ thầu, những xem xét tổng quan khi bắt đầu dự án, qui trình thủ tục, kế hoạch về chất lượng dịch vụ, việc quản lý thông tin và dữ liệu dự án, báo cáo và theo dõi tiến độ, hồ sơ lỗi kỹ thuật, những biện pháp nhằm ngăn chặn lỗi kỹ thuật, qui trình đóng dự án,…
Để có thể đảm bảo chất lượng cơng trình xây dựng, ban QLDA được yêu cầu không chỉ tuân thủ nghiêm chỉnh các tiêu chuẩn, quy chuẩn mà cịn phải thực hiện đúng qui trình ngay cả trong thiết kế lẫn thi công xây dựng:
- Kiểm chứng vật liệu, chế phẩm và thiết bị của cơng trình xây dựng. Đây là biện pháp quan trọng để đảm bảo chất lượng cơng trình xây dựng.
- Tổ chức kiểm tra, giám sát, theo sát tiến độ thi công.
- Tổ chức đánh giá chất lượng cơng trình khi hồn cơng để tiến hành kiểm tra tồn diện cơng trình. Từ đó có được những đánh giá tổng thể về chất lượng cơng trình. Văn bản đánh giá này là một trong những tài liệu rất quan trọng; cùng với hồ sơ hồn cơng nó sẽ là cơ sở cho phép chủ đầu tư đưa cơng trình vào sử dụng.
2.2.4. Quản lý rủi ro dự án:
Quản lý rủi ro dự án ở đây muốn nói đến đó chính là vấn đề an tồn trên công trường. An toàn lao động là vấn đề hàng đầu đặt ra ở mỗi cơng trình xây dựng. Tiêu chuẩn an tồn được thiết lập và duy trì ở mức tốt nhất có thể để đảm bảo mơi trường làm việc an tồn cho người lao động.
Nhìn chung, vấn đề an toàn lao động tại những công trường dự án mà công ty quản lý tương đối tốt, chưa xảy ra trường hợp nghiêm trọng, đáng tiếc nào từ khi công ty đi vào hoạt động. Điều này cho thấy, cơng tác an tồn được kiểm sốt khá nghiêm ngặt và đảm bảo.