5. Kết cấu đề tài
3.2 Ứng dụng Thẻ điểm cân bằng để hoàn thiện hệ thống đo lƣờng hiệu quả hoạt
3.2.7 Tính trọng số và trình bày cách thức đo lƣờng
3.2.7.1 Tính tỷ trọng cho hệ thống chỉ số đo lƣờng, mục tiêu và phƣơng diện trong Thẻ điểm cân bằng.
Để đánh giá mức độ quan trọng của mỗi mục tiêu, mỗi chỉ tiêu trong mối quan hệ với tổng thể, luận văn tiến hành tính tốn tỷ trọng cho từng phƣơng diện, từng
Kỹ thuật tính tốn nhƣ sau:
Bƣớc 1: Tính tốn giá trị trung bình
- Giá trị trung bình mỗi chỉ số đo lƣờng (GTTBCSĐL): Là bình quân những đánh giá của các chuyên gia trong khảo sát Delphi đối với từng chỉ số đo lƣờng. - Giá trị trung bình mục tiêu (GTTBMt): Là tổng các GTTBCSĐl trong từng mục
tiêu đó.
- Giá trị trung bình phƣơng diện (GTTBPd): Là tổng các GTTBMt trong phƣơng diện đó.
- Giá trị trung bình bốn phƣơng diện (GTTB4Pd): Là tổng bốn GTTBPd
Bƣớc 2: Tính tốn tỷ trọng
- Tỷ trọng mỗi chỉ số đo lƣờng =GTTBCSĐL/ GTTBPd - Tỷ trọng từng mục tiêu = GTTBMt / GTTBPd
- Tỷ trọng từng phƣơng diện = GTTBPd / GTTB4Pd Kết quả tính tỷ trọng đƣợc trình bày trong bảng 3.8
Bảng 3.8: Tỷ trọng các thành phần trong Thẻ điểm cân bằng SD Việt Nam
Phƣơng
diện trọng Tỷ Mục tiêu trọng Tỷ Chỉ số đo lƣờng trọng Tỷ
Tài chính 31,1 % Tăng trƣởng doanh thu 42,5%
Doanh thu trong năm 22,4% Tỷ lệ tăng trƣởng doanh thu
theo năm 20,1%
Tiết kiệm chi phí 38,5%
Chi phí trong năm/Doanh
thu trong năm 19,5% Chi phí trong năm/Chi phí
năm trƣớc 19,0% Gia tăng khả năng
sinh lời trên tài sản
Khách hàng
22,2 %
Gia tăng thị phần 24,2% Thị phần trong năm 24,2% Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng 26,6% Mức độ hài lòng của khách hàng trong năm 26,6% Thu hút khách hàng mới 23,4% Số lƣợng khách hàng mới trong năm 23,4% Giữ chân khách
hàng cũ 25,8% Tỷ lệ khách hàng cũ tiếp tục mua hàng trong năm 25,8%
Quy trình nội bộ 20,8 % Phát triển sản phẩm mới 25,0% Số lƣợng sản phẩm mới đƣợc bán trên thị trƣờng trong năm 25,0% Nâng cao chất lƣợng quy trình 51,7% Tỷ lệ đơn hàng bị trả lại trong năm 26,7% Tỷ lệ đơn hàng sản xuất
đúng kế hoạch trong năm 25,0% Rút ngắn thời gian
quy trình 23,3%
Thời gian giao hàng trung
bình trong năm 23,3% Đào tạo phát triển 25,9 % Hạn chế số vụ vi phạm nội quy công ty 20,0% Số lƣợng các vụ vi phạm nội
quy công ty trong năm 20,0% Nâng cao năng
lực nhân viên 39,3%
Số khóa học cho nhân viên
đƣợc mở trong năm 20,7% Số nhân viên đạt trong khóa
học 18,6% Gia tăng mức độ
liên kết của nhân viên với chiến
lƣợc công ty
20,0%
Số lƣợng ý kiến đƣợc thực hiện của nhân viên/Tổng số lƣợng ý kiến của nhân viên
tính trong một năm
20,0%
Gia tăng năng suất lao động nhân
viên
20,7% Doanh thu trong năm/Số
lƣợng nhân viên trong năm 20,7%
(Nguồn: Nghiên cứu và tính tốn của tác giả)
3.2.7.2 Định nghĩa và cách thức đo lƣờng các chỉ số
- Doanh thu trong năm:
Là tổng giá trị thực hiện đƣợc từ việc bán hàng hoá, sản phẩm và cung cấp dịch vụ đƣợc. Ngồi ra, các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đem biếu, tặng, cho hoặc tiêu dùng ngay trong nội bộ, dùng để thanh toán tiền lƣơng, tiền thƣởng cho cán bộ
cơng nhân viên, trao đổi hàng hóa, làm phƣơng tiện thanh tốn cơng nợ của doanh nghiệp cũng phải đƣợc hạch toán để xác định doanh thu.
Số liệu doanh thu đƣợc trích xuất từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của bộ phận kế toán.
- Tỷ lệ tăng trƣởng doanh thu theo năm:
Tỷ lệ tăng trƣởng doanh thu theo năm cho biết mức tăng trƣởng doanh thu tƣơng đối (Tính theo phần trăm) qua các thời kỳ. Trƣờng hợp doanh thu của một trong số các kỳ trƣớc kỳ hiện tại bằng khơng thì tỷ lệ tăng trƣởng doanh thu theo năm là không xác định. (Thƣờng chỉ xảy ra nếu kỳ báo cáo là quý, hoặc trong năm hoạt động đầu tiên của doanh nghiệp).
Tỷ lệ tăng trƣởng doanh thu theo năm của SD Việt Nam đƣợc tính theo năm đƣợc tính bằng: (Doanh thu trong năm – Doanh thu năm trƣớc) /⃒ Doanh thu năm trƣớc⃒
Số liệu doanh thu đƣợc trích xuất từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của bộ phận kế tốn.
- Chi phí trong năm/Doanh thu trong năm:
Tỷ lệ chi phí trên doanh thu cho biết doanh nghiệp cần bỏ ra bao nhiêu đồng chi phí để đạt đƣợc một đồng doanh thu, đây là chỉ tiêu chất lƣợng phản ánh trong một thời kỳ nhất định, có thể sử dụng để so sánh giữa các thời kỳ với nhau trong một doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp trong cùng một thời kỳ.
Trong đó, chi phí bao gồm chi phí quản lý, chi phí bán hàng và chi phí khác đƣợc trích xuất từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Doanh thu trích từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Chi phí trong năm/Chi phí năm trƣớc:
Chỉ tiêu này cho biết cơng ty có quản lý tốt chi phí hay khơng thơng qua việc so sánh chi phí giữa kỳ này so với kỳ trƣớc. Chỉ tiêu biểu hiện dƣới dạng số tƣơng đối.
Số liệu chi phí bao gồm chi phí quản lý, chi phí bán hàng và chi phí khác, đƣợc trích xuất từ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- ROA:
Tỷ số lợi nhuận trên tài sản (hay Chỉ tiêu hoàn vốn tổng tài sản, Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản), thƣờng viết tắt là ROA, là một tỷ số tài chính dùng để đo lƣờng khả năng sinh lợi trên mỗi đồng tài sản của doanh nghiệp.
Tỷ số này đƣợc tính ra bằng cách lấy lợi nhuận rịng (hoặc lợi nhuận sau thuế) của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo (có thể là 1 tháng, 1 quý, nửa năm, hay một năm) chia cho bình quân tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp trong cùng kỳ. Số liệu về lợi nhuận ròng hoặc lợi nhuận trƣớc thuế đƣợc lấy từ báo cáo kết quả kinh doanh. Còn giá trị tài sản đƣợc lấy từ bảng cân đối kế tốn. Chính vì lấy từ bảng cân đối kế tốn, nên cần tính giá trị bình qn tài sản doanh nghiệp.
Cơng thức tính: ROA = Lợi nhuận rịng (Lợi nhuận sau thuế)/Bình qn giá trị tổng tài sản
- Thị phần:
Thị phần là tỉ lệ phần trăm về thị trƣờng mà một công ty nắm giữ so với tổng quy mô thị trƣờng. Số liệu này đƣợc bộ phận Marketing tính tốn thơng qua nghiên cứu thị trƣờng và đƣợc báo cáo vào tháng 11 hằng năm.
- Mức độ hài lòng của khách hàng:
Sự hài lòng của khách hàng là mức độ trạng thái cảm giác của một ngƣời bắt nguồn từ việc so sánh kết quả thu đƣợc từ việc tiêu dùng sản phẩm/dịch vụ với những kỳ vọng của chính họ. Mức độ hài lịng phụ thuộc sự khác biệt giữa kết quả nhận đƣợc và sự kỳ vọng, nếu kết quả thực tế thấp hơn sự kỳ vọng thì khách hàng khơng hài lịng, nếu kết quả thực tế tƣơng xứng với sự kỳ vọng thì khách hàng sẽ hài lòng, nếu kết quả thực tế cao hơn sự kỳ vọng thì khách hàng rất hài lịng.
Mức độ hài lòng của khách hàng đƣợc SD Việt Nam cập nhật thông qua khảo sát khách hàng và tính tốn giá trị trung bình thơng qua 05 thành phần: Khả năng đáp ứng, độ tin cậy, năng lực phục vụ, sự đồng cảm và phƣơng tiện hữu hình. Bộ phận Marketing sẽ thực hiện khảo sát này mỗi năm một lần theo định kỳ vào tháng 11.
- Số lƣợng khách hàng mới:
Là số lƣợng khách hàng lần đầu tiên mua hàng hoá hoặc sử dụng dịch vụ của công ty phát sinh trong kỳ.
Số liệu này cho biết mức độ thu hút của sản phẩm công ty đối với những khách hàng tiềm năng cũng nhƣ hiệu quả làm việc của bộ phận marketing trong vấn đề tìm kiếm khách hàng mới và quảng bá hình ảnh. Số liệu này đƣợc Bộ phận kinh doanh tổng hợp theo tháng.
- Tỷ lệ khách hàng cũ tiếp tục mua hàng:
Là số lƣợng khách hàng cũ phát sinh hợp đồng mới về mua hàng hố hoặc sử dụng dịch vụ của cơng ty trong kỳ.
Số liệu này cho biết khả năng duy trì khách hàng cũ của công ty thông qua việc phục vụ khách hàng và chất lƣợng sản phẩm. Số liệu này đƣợc Bộ phận kinh doanh tổng hợp theo tháng.
- Số lƣợng sản phẩm mới đƣợc bán trên thị trƣờng:
SD Việt Nam giới thiệu sản phẩm mới theo định kỳ một năm 2 lần với số lƣợng linh hoạt. Số lƣợng sản phẩm mới đƣợc tính bằng số lƣợng mẫu thiết kế mới, khơng bao gồm các sản phẩm thiết kế ra nhƣng không đƣợc bán trên thị trƣờng.
Số liệu này cho biết khả năng sáng tạo của đội ngũ thiết kế và khả năng đáp ứng những nhu cầu mới trên thị trƣờng của công ty. Con số này đƣợc Bộ phận kinh doanh tổng hợp theo 6 tháng.
- Tỷ lệ đơn hàng bị trả lại trong năm:
Chỉ tiêu này đƣợc tính bằng số lƣợng đơn hàng bị trả lại / Tổng số lƣợng đơn hàng trong năm.
Những đơn hàng bị trả lại là những đơn hàng mà công ty bắt buộc phải nhận lại hàng hố mà mình đã chuyển đi (Có thể đến tay khách hàng hoặc chƣa đến) do lỗi phát sinh từ phía cơng ty.
Số liệu này cho biết một phần chất lƣợng của những quy trình nội bộ, đặc biệt là quy trình sản xuất và quy trình bán hàng. Dữ liệu đƣợc Bộ phận kinh doanh tổng hợp và báo cáo theo năm.
- Tỷ lệ đơn hàng sản xuất đúng kế hoạch:
Tỷ lệ đơn hàng sản xuất đúng kế hoạch = Số lƣợng đơn hàng sản xuất đúng kế hoạch/Tổng số đơn hàng đƣợc lên kế hoạch sản xuất (Không bao gồm các đơn hàng chƣa đƣợc lên kế hoạch sản xuất).
Những đơn hàng sản xuất đúng kế hoạch là những đơn hàng đƣợc hoàn thành sớm hơn hoặc bằng so với ngày kết thúc của kế hoạch sản xuất.
Số liệu này cho biết chất lƣợng của quy trình sản xuất và sự chính xác của các kế hoạch thơng qua q trình làm việc của bộ phận điều phối. Dữ liệu đƣợc Bộ phận kinh doanh tổng hợp và báo cáo theo năm.
- Thời gian giao hàng trung bình:
Là thời gian giao hàng trung bình tính trên 1 sản phẩm kể từ ngày đặt hàng của khách hàng và khơng tính thời gian vận chuyển hàng hóa.
Con số này phản ánh một phần chất lƣợng phục vụ khách hàng và khả năng sử dụng thời gian hiệu quả của công ty. Số liệu đƣợc tính tốn và tổng hợp bởi Bộ phận kinh doanh theo năm.
- Số lƣợng các vụ vi phạm nội quy cơng ty trong năm:
Khi có nhân viên vi phạm nội quy của công ty, bộ phận nhân sự sẽ ghi nhận và tính tốn.
Số lƣợng vi phạm càng ít cho thấy nhân viên có thái độ làm việc tốt, từ đó góp phần nâng cao năng suất lao động và giữ vững hình ảnh đẹp của cơng ty. Số liệu đƣợc bộ phận nhân sự tổng kết và báo cáo theo năm.
- Số lƣợng khóa học cho nhân viên đƣợc mở trong năm:
Số lƣợng các khóa học đƣợc SD Việt Nam tổ chức cho nhân viên đƣợc trong một năm bao gồm các khố học cơng ty tự tổ chức và các khoá học do bên thứ ba cung cấp.
Số liệu này cho thấy khả năng giúp nhân viên nâng cao trình độ chun mơn, kỹ năng làm việc của cơng ty.
- Tỷ lệ nhân viên đạt trong khóa học:
Chỉ tiêu này đƣợc tính bằng số lƣợng nhân viên đạt trong mỗi khóa học/Tổng số nhân viên tham gia khóa học. Tiêu chuẩn của nhân viên đạt do ban lãnh đạo công ty quy định đối với các khố học cơng ty tự tổ chức và do bên thứ ba quy định đối với các khoá học do bên thứ ba cung cấp. Nếu trong năm có nhiều hơn một khóa học thì đƣợc tính theo giá trị trung bình của các khoá học.
Số liệu này phản ánh thái độ học tập của nhân viên cũng nhƣ mức độ quan tâm đến sự phát triển chất lƣợng nguồn nhân lực của công ty. Dữ liệu đƣợc bộ phận nhân sự tổng hợp và báo cáo vào cuối năm.
- Số lƣợng ý kiến đƣợc thực hiện của nhân viên/Tổng số lƣợng ý kiến của nhân viên:
Số liệu này cho biết mức độ liên kết của nhân viên đối với chiến lƣợc công ty. Những ý kiến của nhân viên đƣợc ban lãnh đạo chấp nhận khi những ý kiến này góp phần thực thi chiến lƣợc công ty một cách hiệu quả hơn. Do vậy, chỉ số này càng cao càng chứng tỏ nhân viên có mối quan tâm lớn đến việc thực hiện công việc hằng ngày theo định hƣớng chiến lƣợc của công ty.
Số lƣợng ý kiến sẽ đƣợc tổng hợp một cách chính thức thơng qua hịm thƣ góp ý của bộ phận nhân sự và đƣợc báo cáo định kỳ theo năm trƣớc tồn thể cơng ty.
- Doanh thu trong năm/Số lƣợng nhân viên trong năm:
Chỉ số này cho biết năng suất làm việc và làm việc nhân viên. Chỉ số này càng cao càng cho thấy nhân viên làm việc và làm việc theo chiến lƣợc một cách hiệu quả.
Dữ liệu doanh thu và số lƣợng nhân viên đƣợc lấy từ bộ phận nhân sự và kế toán tại cùng một thời điểm và vào 31/12 mỗi năm. Chỉ tiêu này đƣợc bộ phận nhân sự tính tốn và báo cáo vào cuối năm.