Câu hỏi N Mean Std. Deviation XD1 Mâu thuẫn giữa các đại lý do giá bán khác nhau 213 3.5 1.026
XD2 Đại lý bán hàng trái khu vực cho phép 213 3.17 1.189
XD3 Đại lý giao hàng trái khu vực 213 3.07 1.180
XD4 Khách hàng lấy của nhiều đại lý 213 3.12 1.222
XD5 Cơng ty chưa có biện pháp xử lý xung đột khi xảy ra 213 3.00 1.296 Nguồn: khảo sát đánh giá Từ kết quả trên, tác giả tìm giả định nguyên nhân chính trong xung đột và nhận được kết quả như sau:
Các đại lý lớn muốn đảm bảo được lượng hàng tiêu thụ thì liên tục mở rộng thị trường phân phối. Ngoài khu vực trọng điểm như Tiền Giang, Long An, Bến Tre và Vĩnh Long. Các đại lý lớn còn phát triển hệ thống phân phối của riêng mình ở nhiều tỉnh khác nhau. Do đó, các đại lý cấp nhỏ hơn ở những tỉnh đó sẽ khơng thể chịu nổi áp lực doanh số. Nhu cầu thì tăng chậm (Tổng cục thống kê 2016), điều này dẫn đến xung đột giữa các cấp đại lý ở các vùng khác nhau.
Kết quả khảo sát cho thấy số mâu thuẫn giữa các đại lý lên tới 3.5 điểm với độ lệch chuẩn 1.026
Đại lý chịu áp lực về doanh số nên có thể bỏ qua những quy định của cơng ty để đảm bảo hàng bán ra: bán hàng trái khu vực và giảm giá dưới giá niêm yết của công ty để đẩy kho hàng tồn kho ra ngoài. Đại lý nào có tiềm lực tài chính mạnh hơn sẽ giảm được giá ở mức sâu hơn do được giảm giá theo cấp độ của đại lý của UNI Tiền Giang.
Kết quả khảo sát cho thấy yếu tố bán chéo khu vực quy định cũng là yếu tố dẫn dẫn đến xung đột. Số điểm trung bình khảo sát đạt 3.17 điểm với độ lệch chuẩn 1.89
Cơng ty chưa có biện pháp quản lý, đánh gá, xử lý các trường hợp vi phạm. Theo số liệu khảo sát thì số điểm trung bình đạt 3.0 với độ lệch chuẩn 1.3. Nguyên do chủ yếu là UNI Tiền Giang chỉ quan tâm lượng bán hàng còn việc xảy ra mâu thuẫn giữa các đại lý thì UNI Tiền Giang
không can thiệp vào dẫn đến nhiều vấn đề cịn tồn tại trong kênh. Khi có khiếu nại hoặc phản đối từ phía đại lý, UNI Tiền Giang mới trực tiếp can thiệp. Nếu khơng thì UNI Tiền Giang khơng can thiệp vào hoạt động của đại lý phía dưới. Điều này dẫn đến tình trạng xung đột ngày càng gay gắt và nghiêm trọng.
2.3.3 Thực trạng quản lý dòng chảy kênh phân phối
Các dòng chảy trong kênh phân phối luôn là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động vận hành của kênh phân phối. Theo kết quả khảo sát đại lý của UNI Tiền Giang.
Bảng 2.9 Phân tích mơ tả các dòng chảy ảnh hưởng kênh phân phối
Câu hỏi N Mean Std. Deviation
DC1 Chất lượng sản phẩm luôn được đảm bảo 213 3.44 1.461
DC2 Sản phẩm luôn được giao hàng đúng thời gian giao hàng 213 3.08 1.207
DC3 Sản phẩm ln có đủ để đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của
đại lý 213 3.06 1.180
DC4 Trao đổi thông tin giữa UNI và các đại lý thông suốt 213 3.00 1.246
DC5 Phương thức đặt hàng là đơn giản và dễ dàng 213 3.12 1.207
DC6 Đại lý có thể đàm phán với đại lý 213 3.25 1.255
DC7 Phương thức thanh tốn là hợp lý, nhanh chóng 213 3.11 1.204
DC8 Thông tin về giá bán luôn được thông báo tới đại lý một cách
đầy đủ 213 3.06 1.240
DC9 Các chương trình xúc tiến diễn ra thường xuyên 213 2.96 1.479
DC10 Thơng tin về các chương trình khuyến mãi rõ ràng 212 2.95 1.350
DC11 Nhà phân phối tham gia đầy đủ các chương trình của UNI triển
khai 213 3.08 1.474
DC12 Các phương thức xúc tiến thỏa mãn khách hàng (hiệu quả) 213 2.94 1.250 Nguồn: Tác giả tổng hợp
2.3.3.1 Dịng sản phẩm
Cơng ty Đại lý câp 1, 2, 3 Người tiêu dùng
Dòng chảy sản phẩm
Dịng chảy thanh tốn
Hình 2.6 Dịng chảy phân phối sản phẩm và thanh toán
Nguồn: Tác giả tổng hợp Hiện nay thì dịng sản phẩm của cơng ty được dịch chuyển như sau: Đầu tiên nhà máy sản xuất ra sản phẩm, tồn kho tại nhà máy. Sau đó các đại lý đến trực tiếp kho gần nhất để vận chuyển về kho của đại lý. Sau đó tiến hành giao hàng đến khách hàng hoặc cấp thấp hơn, hoặc đến người tiêu dùng.
Nhà máy sản xuất
UNI Tiền Giang Kho hàng
Đại lý cấp 1
Đại lý cấp 2
Đại lý cấp 3
Khách hàng tiêu dùng
Hình 2.7: Sơ đồ dòng sản phẩm kênh phân phối của UNI Tiền Giang
Nguồn: tác giả tổng hợp Ngồi ra, hàng hóa được tồn kho trong kho đại lý cũng chưa đảm bảo chất lượng, qua khảo sát số điểm trung bình đạt được là 3.44 với độ lệch chuẩn là 1.461. Điều này cho thấy việc tồn kho của đại lý chưa đúng quy chuẩn gây ảnh hưởng chất lượng hàng hóa khi tới tay người tiêu dùng khi vận chuyển đi xa. Nguyên do chủ yếu do hiện tại kho UNI Tiền Giang đang theo chính sách th ngồi nên điều kiện bảo quản sản phẩm không đạt chất lượng quy định.
Đồng thời, kết quả khảo sát cho thấy 7 tháng đầu năm, số lượng hàng trả về đã có giảm nhưng vẫn chiếm ở mức cao gây tổn hại cho cơng ty.
Hình 2.8 Số lượng bao và trọng lượng hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển nửa năm 2017
Nguồn: Kế tốn tài chính
Nhà máy Tiền Giang ở xa các khu vực phân phối mà có lượng phản hồi về chất lượng kém tới tay người tiêu dùng. Theo số liệu điều tra thì lượng hàng trả lại do lỗi sản xuất gần 90 tấn trong 6 tháng đầu năm 2017.
Bảng 2.10 Lượng hàng trả về từ 01/2017 – 06/2017
Tháng Số lượng (bao) Tr. lượng (kg)
Jan-17 1,167 19,870 Feb-17 1,062 19,730 Mar-17 1,552 29,660 Apr-17 491 9,270 May-17 159 3,330 Jun-17 306 5,470 Jul-17 179 3,310 Tổng 90,640 Nguồn: Tác giả tổng hợp Các vấn đề chủ yếu liên quan tới đóng gói bao bì, chất lượng sản phẩm (màu sắc, mùi,..). Nguyên nhân được xác định chủ yếu do thời gian vận chuyển kéo dài, phương tiện vận chuyển không đảm bảo gây ảnh hưởng trực tiếp đến hàng hóa.
Lượng thiếu hụt hàng diễn ra liên tục nhất là ở những giai đoạn cao điểm (tháng 3-7). Hiện tại công ty liên tục nhập hàng từ nhà máy Bình Dương để đáp ứng
- 5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000 35,000
Nov-16 Jan-17 Mar-17 Apr-17 Jun-17 Aug-17
đủ nhu cầu kinh doanh trong khu vực. Lượng hàng bổ sung ước tính chiếm 2.19% tổng doanh số 6 tháng đầu năm 2017.
Bảng 2.11 Số lượng hàng bổ sung cho UNI Tiền Giang (01/2017-06/2017)
Tháng Số xe vận chuyển (chuyến) Khối lượng (tấn)
Jan-17 19 190 Feb-17 17 170 Mar-17 30 300 Apr-17 15 150 May-17 23 230 Jun-17 10 100 Tổng 1140 Nguồn: Tác giả tổng hợp Lượng hàng được chuyển từ Cơng ty UNI Bình Dương bổ sung cho hoạt động kinh doanh của UNI Tiền Giang.
Việc cung cấp đủ hàng hóa ở đại lý chỉ với điểm trung bình là 3.06 với độ lệch chuẩn là 1.18. Với các số liệu này cho thấy số lượng hàng hóa ở cơng ty chưa đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của đại lý và kết quả này phù hợp với hiện trạng của công ty hiện nay.
Vấn đề này được giải thích do nhu cầu thị trường ngày càng tăng, quy mô thị trường ngày càng lớn. Tuy nhiên lượng tồn kho ở các đại lý không đáp ứng được nhu cầu thị trường nên dẫn đến tình trạng thiếu hàng hóa cung cấp cụ thể như bảng.
2.3.3.2 Dòng đặt hàng
Để thực hiện tốt công việc, UNI đã tổ chức hệ thống đặt hàng trên hệ thống IT của mình. Mục tiêu là triển khai đặt hàng cho từng đại lý, quản lý thanh tốn nhanh chóng. Nhưng hiện nay hầu hết việc đặt hàng vẫn thực hiện thông qua thao tác gọi của đại lý tới người phụ trách kinh doanh trong khi hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning ) đã được triển khai.
Theo thống kê của phịng kế tốn thì doanh số đặt hàng Online chỉ chiếm 5tỷ/1800tỷ. Ước tính chỉ đạt 0,27% doanh số.
Yêu cầu từ đại lý
Nhân viên kinh doanh
Thao tác trên hệ thống, hổ trợ đại lý đặt hàng
Giao hàng
Hình 2.9 Quy trình dặt hàng từ đại lý
Nguồn: Tác giả tổng hợp Quy trình được yêu cầu từ đại lý thông qua nhân viên kinh doanh. Sau đó các yêu cầu được nhập lên hệ thống xử lý để các bộ phận khác trong UNI Tiền Giang xử lý đơn hàng. Hoạt động xuất kho hoạt động xử lý đơn hàng và giao hàng cho đại lý.
Theo số liệu khảo sát thì việc trao đổi giữa các thành viên vẫn chưa thông suốt với điểm khảo sát trung bình đạt 3.0 và độ lệch chuẩn 1.18 cho thấy các thành viên trong kênh chưa quan tâm tới hệ thống ERP mà công ty xây dựng. Nguyên do chủ yếu xuất phát từ hệ thống ERP chưa đáp ứng được hiệu quả công việc và doanh nghiệp chưa có đào tạo chuyên sâu, chế tài dành cho nhân viên không tn thủ. Dẫn đến tình trạng xao nhãng trong cơng việc.
Theo kết quả khảo sát thì hàng hóa được giao tới đại lý chậm và có dấu hiệu hỏng hóc trong q trình vận chuyển với số điểm lần lượt là 3.08 và 3.4 với độ chênh lệch trung bình là 1.27 và 1.4 . Kết quả này cho thấy công ty chưa giao hàng đúng mong đợi của đại lý. Trung bình đại lý mất từ 7,1 ngày để nhận được hàng từ UNI Tiền Giang (Nguồn: phịng kế tốn của UNI Tiền Giang).
Nguyên do chủ yếu từ quy trình xử lý đơn phức tạp cũng là một trong những yếu tố gây ảnh hưởng tới hoạt động đặt hàng của UNI. Ngồi ra, đại lý có thói quen đăng ký ít hơn với mức lượng hàng bán ra để giảm thiểu rủi ro và áp lực về doanh số bán. Điều này dẫn tới sự thiếu hụt trong quá trình kinh doanh. Họ thường đặt hàng khi hết hàng và yêu cầu giao trong 2-3 ngày. Điều này gây sức ép tới bộ phận giao hàng.
Lý do một phần do hệ thống cơng ty cịn hạn chế, ràng buộc chặt chẽ gây khó khăn cho người sử dụng. Các nhân viên được đào tạo bài bản mới có thể sử dụng thành thạo và giảm sai sót khi thao tác trên hệ thống. Theo kết quả khảo sát thì điểm trung bình đánh giá đạt 3.12 với độ lệch chuẩn 1.27. Nhân viên phản hồi là khó thao tác và hạn chế trên hệ thống của UNI Tiền Giang.
Việc giao hàng và vận chuyển công ty UNI Tiền Giang không chịu trách nhiệm. Đại lý trực tiếp tới kho hoặc thông qua bên vận chuyển thứ 3 để giao hàng tới kho của mình. Điều này khơng khó khăn khơng nhỏ trong q trình đảm bảo chất lượng và thời gian giao hàng. Điều này bổ sung nhận định trên của tác giả.
2.3.3.3 Dịng thanh tốn
Các hoạt động thanh tốn hiện nay được thực hiện hồn toàn qua ngân hàng. Sau khi thực hiện các quy trình mua hàng, đại lý chuyển khoản vào tài khoản công ty để công ty tiến hành giao hàng. Đại lý khơng có quyền đàm phán về giá cũng như là phương thức thanh tốn. Theo kết quả khảo sát thì điểm trung bình lần lượt là 3.25 và 3.11 với độ lệch chuẩn 1,25 và 1,204. Cho thấy ở đây, UNI Tiền Giang quản lý tốt hoạt động thanh tốn của mình, nhưng đồng thời gây sức ép cho đại lý trong việc thực hiện thanh toán với UNI Tiền Giang.
Theo kết quả khảo sát, dịng thanh tốn gặp vấn đề ở cấp đại lý và người tiêu dùng. Số liệu cho thấy nợ phải thu của các địa lý đang ở mức cao – trung bình 3-5tỷ (đánh giá chuyên gia). Nguyên nhân chủ yếu do người tiêu dùng có vốn lưu động ít, họ mua sản phẩm của đại lý tới cuối mùa vụ - sau thu hoạch thì mới có tiền thanh toán lại cho đại lý.
Nhưng hoạt động thanh tốn thường trễ hơn dự tính (đánh giá chun gia). Điều này gây ảnh hưởng tới hoạt động của đại lý trong quá trình kinh doanh. Dịng thanh tốn giữa người tiêu dùng và đại lý đang tắt nghẽn.
Nguyên do chủ yếu là do: (1) Đại lý muốn ra hàng (muốn bán hàng) để giảm thiểu áp lực doanh số từ phía UNI Tiền Giang; (2) Người tiêu dùng khơng có tiền chi trả cho hoạt động mua hàng, đầu tư về sản xuất lớn, dòng quay vốn chậm nên họ chỉ có thể thanh tốn vào cuối mùa vụ.
2.3.3.4 Dịng thơng tin
Các thơng tin về giá cả, các chương trình khuyến mãi, hỗ trợ đại lý đều được thông báo qua Email, điện thoại, văn bản và được truyền đi một cách hiệu quả và nhanh chóng. Theo kết quả khảo sát thì mức trao đổi thơng tin đạt điểm trung bình là 3.06 với độ lệch chuẩn là 1.24
Các hoạt động của dịng thơng tin được UNI Tiền Giang đưa lên hệ thống IT. Thiệt hại của công ty rất lớn khi các thao tác sai trên hệ thống hoặc kỹ thuật hệ thống gặp trục trặc. Theo thống kê của phịng kế tốn, số lượng lỗi thao tác trên hệ thống năm 2015 và 2016 liên tục tăng trong các năm vừa qua. Điều này cũng cảnh báo sự bất cập trong hệ thống quản lý kinh doanh của cơng ty
Hình 2.10 Số lỗi phát sinh trong 01/2016 – 06/2017
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Số lỗi phát sinh trong hệ thống được thống kê và trình bày trong hình cho thấy số lượng các lỗi sai tăng giảm theo chu kỳ kinh doanh và cao nhất vào khoản từ tháng 4 đến tháng 6 hàng năm.
Các sai sót gây ảnh hưởng tới hoạt động kênh phân phối. Ngồi ra, sai sót cịn gây ảnh hưởng tới dự báo sản xuất của công ty, ảnh hưởng tới hàng loạt các hoạt động khác của công ty. Nguyên nhân chủ yếu từ do (1) Cơng ty UNI Tiền Giang chưa có đội ngũ được đào tạo trong việc vận hành hệ thống; (2) Sai sót trong q trình truyền thơng tin vì phần lớn tiếp xúc với khách hàng vẫn là nhân viên kinh doanh phụ trách.
11 13 19 29 24 28 9 16 21 11 15 12 13 18 21 19 29 18 0 5 10 15 20 25 30 35 Jan -16 Fe b -16 Mar -16 A p r-16 May-16 Ju n -16 Ju l-16 A u g-16 Se p -16 O ct -16 N o v-16 De c-16 Jan -17 Fe b -17 Mar -17 A p r-17 May-17 Ju n -17
2.3.3.5 Dòng xúc tiến
Các phương thức xúc tiến hiện tại của UNI Tiền Giang chưa đáp ứng được mong muốn của họ (điểm trung bình đạt 2.42 với độ lệch 1.457).
Tần suất thực hiện cịn ít. Theo số liệu thống kê gần nhất thì tổng số lượt xúc tiến trong 2 năm (2016 đến 2017) thì số lượng chiêu thị rất ít so với các đối thủ trong ngành.
Hình 2.11 So sánh lượt chiêu thị năm 2016 của các công ty
Nguồn: Tác giả tổng hợp Thống kê các lượt chiêu thị (khuyến mãi) của UNI Tiền Giang so với các cơng ty cịn lại. Theo thống kê thì UNI Tiền Giang đang có số lượn thấp nhất (2 lần) năm 2016 – thấp nhất trong số liệu thống kê hoạt động chiêu thị của 2 công ty đối thủ.
Kinh phí thực hiện cịn hạn chế. Tổng chi phí dành cho xúc tiến chỉ chiếm 0.011% tổng doanh thu. Rất ít so với trung bình ngành là 5%.
Chương trình chưa hấp dẫn với người tiêu dùng và đại lý. Theo khảo sát thì điểm trung bình đánh giá của người tiêu dùng và đại lý chỉ đạt 2.4 với sai số là 1.94. Điều này cho thấy chương trình chưa thật sự hiệu quả. Các thông tin chưa đến tay người tiêu dùng một cách tốt nhất.
Nguyên nhân chủ yếu được nhận định: (1) UNI Tiền Giang chưa có bộ phận chuyên trách trong lên ý tưởng và triển khai các chương trình xúc tiến; (2) Các chương
0 2 4 6 8 10 UNI CP Cargill 2 10 5
Số lượng chương trình triển khai
C
ơ
n
trình cịn phức tạp, khơng hấp dẫn, khó khăn trong việc triển khai; (3) và UNI Tiền Giang chưa có biện pháp cũng như cam kết thực hiện, đảm bảo quyền lợi của các