Nguồn: Tác giả tổng hợp Quy trình được yêu cầu từ đại lý thông qua nhân viên kinh doanh. Sau đó các yêu cầu được nhập lên hệ thống xử lý để các bộ phận khác trong UNI Tiền Giang xử lý đơn hàng. Hoạt động xuất kho hoạt động xử lý đơn hàng và giao hàng cho đại lý.
Theo số liệu khảo sát thì việc trao đổi giữa các thành viên vẫn chưa thông suốt với điểm khảo sát trung bình đạt 3.0 và độ lệch chuẩn 1.18 cho thấy các thành viên trong kênh chưa quan tâm tới hệ thống ERP mà công ty xây dựng. Nguyên do chủ yếu xuất phát từ hệ thống ERP chưa đáp ứng được hiệu quả công việc và doanh nghiệp chưa có đào tạo chuyên sâu, chế tài dành cho nhân viên không tuân thủ. Dẫn đến tình trạng xao nhãng trong cơng việc.
Theo kết quả khảo sát thì hàng hóa được giao tới đại lý chậm và có dấu hiệu hỏng hóc trong q trình vận chuyển với số điểm lần lượt là 3.08 và 3.4 với độ chênh lệch trung bình là 1.27 và 1.4 . Kết quả này cho thấy công ty chưa giao hàng đúng mong đợi của đại lý. Trung bình đại lý mất từ 7,1 ngày để nhận được hàng từ UNI Tiền Giang (Nguồn: phịng kế tốn của UNI Tiền Giang).
Nguyên do chủ yếu từ quy trình xử lý đơn phức tạp cũng là một trong những yếu tố gây ảnh hưởng tới hoạt động đặt hàng của UNI. Ngồi ra, đại lý có thói quen đăng ký ít hơn với mức lượng hàng bán ra để giảm thiểu rủi ro và áp lực về doanh số bán. Điều này dẫn tới sự thiếu hụt trong quá trình kinh doanh. Họ thường đặt hàng khi hết hàng và yêu cầu giao trong 2-3 ngày. Điều này gây sức ép tới bộ phận giao hàng.
Lý do một phần do hệ thống cơng ty cịn hạn chế, ràng buộc chặt chẽ gây khó khăn cho người sử dụng. Các nhân viên được đào tạo bài bản mới có thể sử dụng thành thạo và giảm sai sót khi thao tác trên hệ thống. Theo kết quả khảo sát thì điểm trung bình đánh giá đạt 3.12 với độ lệch chuẩn 1.27. Nhân viên phản hồi là khó thao tác và hạn chế trên hệ thống của UNI Tiền Giang.
Việc giao hàng và vận chuyển công ty UNI Tiền Giang không chịu trách nhiệm. Đại lý trực tiếp tới kho hoặc thông qua bên vận chuyển thứ 3 để giao hàng tới kho của mình. Điều này khơng khó khăn khơng nhỏ trong q trình đảm bảo chất lượng và thời gian giao hàng. Điều này bổ sung nhận định trên của tác giả.
2.3.3.3 Dịng thanh tốn
Các hoạt động thanh tốn hiện nay được thực hiện hồn toàn qua ngân hàng. Sau khi thực hiện các quy trình mua hàng, đại lý chuyển khoản vào tài khoản công ty để công ty tiến hành giao hàng. Đại lý khơng có quyền đàm phán về giá cũng như là phương thức thanh tốn. Theo kết quả khảo sát thì điểm trung bình lần lượt là 3.25 và 3.11 với độ lệch chuẩn 1,25 và 1,204. Cho thấy ở đây, UNI Tiền Giang quản lý tốt hoạt động thanh tốn của mình, nhưng đồng thời gây sức ép cho đại lý trong việc thực hiện thanh toán với UNI Tiền Giang.
Theo kết quả khảo sát, dịng thanh tốn gặp vấn đề ở cấp đại lý và người tiêu dùng. Số liệu cho thấy nợ phải thu của các địa lý đang ở mức cao – trung bình 3-5tỷ (đánh giá chuyên gia). Nguyên nhân chủ yếu do người tiêu dùng có vốn lưu động ít, họ mua sản phẩm của đại lý tới cuối mùa vụ - sau thu hoạch thì mới có tiền thanh tốn lại cho đại lý.
Nhưng hoạt động thanh tốn thường trễ hơn dự tính (đánh giá chun gia). Điều này gây ảnh hưởng tới hoạt động của đại lý trong quá trình kinh doanh. Dịng thanh tốn giữa người tiêu dùng và đại lý đang tắt nghẽn.
Nguyên do chủ yếu là do: (1) Đại lý muốn ra hàng (muốn bán hàng) để giảm thiểu áp lực doanh số từ phía UNI Tiền Giang; (2) Người tiêu dùng khơng có tiền chi trả cho hoạt động mua hàng, đầu tư về sản xuất lớn, dòng quay vốn chậm nên họ chỉ có thể thanh tốn vào cuối mùa vụ.
2.3.3.4 Dịng thơng tin
Các thơng tin về giá cả, các chương trình khuyến mãi, hỗ trợ đại lý đều được thông báo qua Email, điện thoại, văn bản và được truyền đi một cách hiệu quả và nhanh chóng. Theo kết quả khảo sát thì mức trao đổi thơng tin đạt điểm trung bình là 3.06 với độ lệch chuẩn là 1.24
Các hoạt động của dịng thơng tin được UNI Tiền Giang đưa lên hệ thống IT. Thiệt hại của công ty rất lớn khi các thao tác sai trên hệ thống hoặc kỹ thuật hệ thống gặp trục trặc. Theo thống kê của phịng kế tốn, số lượng lỗi thao tác trên hệ thống năm 2015 và 2016 liên tục tăng trong các năm vừa qua. Điều này cũng cảnh báo sự bất cập trong hệ thống quản lý kinh doanh của công ty