CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
2.3 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Viễn thơng Bình Dương
2.3.1.2 Ban giám đốc và Ban thanh tra
Qua tìm hiểu thực tế cho thấy, Ban giám đốc tại Viễn thơng Bình Dương thường xuyên tổ chức các cuộc họp định kỳ nhằm đánh giá và xem xét tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ của tồn đơn vị từ đĩ đề ra những biện pháp giải quyết những khĩ khăn tồn đọng. Các cuộc họp này được triển khai thành quy chế phổ biến trong tồn đơn vị và được áp dụng cho các trung tâm trực thuộc, cụ thể:
- Họp hội ý hàng tuần ở tất cả các đơn vị trực thuộc và khối quản lý, thời gian tổ chức tùy theo mỗi đơn vị quy định. Cuộc họp này thường nhằm triển khai những mục tiêu cụ thể phải thực hiện trong tuần, đánh giá hoạt động tuần trước.
- Họp giao ban tồn Viễn thơng Bình Dương vào thứ 6 tuần thứ 2 của tháng nhằm đánh giá sơ bộ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng. Ghi nhận những ý kiến phản hồi từ các đơn vị trực thuộc về những khĩ khăn cũng như những thành tựu đạt được. Từ đĩ, Ban giám đốc cĩ ý kiến chỉ đạo cho những mục tiêu sắp tới và phương hướng giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Ban thanh tra tại đơn vị được thành lập gồm các thành viên khơng nằm trong Ban giám đốc, Bộ phận kế tốn tài chính. Ban này được thành lập theo Quyết định của Giám đốc Viễn thơng Bình Dương, tiến hành thanh tra giám sát mỗi năm
- Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo những hành vi vi phạm, gian lận trong đơn vị.
- Kiểm tra tính xác thực các nghiệp vụ kinh tế, tính đáng tin cậy của các báo cáo tài chính.
- Giám sát tình hình thực hiện kế hoạch tại các đơn vị trực thuộc, tính hợp lý của các khoản chi phí.
- Kiểm tra sổ sách, chứng từ các nghiệp vụ tại các đơn vị trực thuộc như: mua sắm tài sản, vật tư, tình hình thực hiện các cơng trình sửa chữa theo kế hoạch hàng năm, đánh giá hạn mức lưu kho...
- Kiểm tra việc thực hiện theo các quy định về Chế độ kế tốn, Thuế, quy định của Tập đồn VNPT.
Mặc dù đánh giá cao vai trị của Kiểm sốt nội bộ, nhưng hiện nay tại Viễn thơng Bình Dương khơng thành lập Bộ phận Kiểm tốn nội bộ độc lập. Hoạt động này chỉ được thực hiện cho việc kiểm tốn các đơn vị trực thuộc 9 tháng đầu năm do các chuyên viên Phịng Kế tốn Thống kê Tài chính khối quản lý thực hiện, một phần do qui mơ đơn vị và một phần do cơ chế chung của Tập đồn VNPT quy định sau khi thực hiện chia tách bưu chính và viễn thơng. Tuy nhiên, định kỳ hàng năm Viễn thơng Bình Dương vẫn cĩ các chuyên viên kiểm tốn thuộc Tập đồn VNPT tiến hành kiểm tốn hoạt động tài chính kế tốn cho tồn đơn vị.
2.3.1.3 Tính chính trực và giá trị đạo đức
Thực trạng cho thấy, Ban lãnh đạo tại Viễn thơng Bình Dương cĩ chú trọng tới việc tạo dựng mơi trường làm việc mà trong đĩ mỗi cá thể cơng ty luơn ý thức về tính chính trực, đề cao đạo đức nghề nghiệp bản thân cũng như hình ảnh của cả đơn vị. Cụ thể:
- Viễn thơng Bình Dương quy định trích 1% quỹ tiền lương cơ bản hàng tháng vào Quỹ Chính sách xã hội nhằm tạo nguồn giúp đỡ cho các đối tượng
- Hưởng ứng các phong trào tương thân tương ái do Nhà nước phát động như: cứu trợ đồng bào lũ lụt, dành 01 ngày lương cho người nghèo hàng năm, xây nhà tình thương cho các đối tượng chính sách, xây nhà đại đồn kết…
- Đề cao hoạt động cơng đồn trong đơn vị, hoạt động cơng đồn luơn bảo vệ tiếng nĩi của người lao động, chăm lo quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên như: thăm hỏi người ốm đau, hỗ trợ cơng đồn viên ngày cưới hỏi, ma chay, lễ Tết…
- Tổ chức nêu gương, khen thưởng các cá nhân cĩ thành tích cơng tác tốt trong năm, cĩ mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp trong đơn vị, cĩ tinh thần làm việc hăng hái và phối hợp tốt với cộng sự để hồn thành nhiệm vụ.
- Chú trọng xây dựng tổ chức Đảng trong đơn vị trong sạch vững mạnh. Tổ chức họp chi bộ định kỳ hằng tháng, tạo điều kiện để Đồn thanh niên, Cơng đồn giới thiệu các quần chúng ưu tú cĩ lối sống lành mạnh, đạo đức hạnh kiểm tốt đứng vào hàng ngũ của Đảng. Khen thưởng các đảng viên cĩ đĩng gĩp tích cực trong việc xây dựng tổ chức Đảng.
Những hoạt động trên gĩp phần tạo dựng một hình ảnh tương thân tương ái, giúp đỡ nhau của dân tộc Việt Nam, thể hiện tinh thần trách nhiệm của doanh nghiệp đối với cộng đồng và xã hội.
Tuy nhiên, những quy định về tính chính trực và giá trị đạo đức khơng được thể thức hĩa bằng nội quy hay văn bản cụ thể (ngồi những quy định chung của pháp luật) mà chỉ được Ban lãnh đạo đơn vị động viên, khuyến khích các cá nhân trong đơn vị thực hiện trong các cuộc họp sơ kết, tổng kết hằng năm.
Do khơng cĩ những quy định cụ thể, vì vậy việc phổ biến và hướng dẫn cho tồn thể nhân viên tại đơn vị khĩ thực hiện được. Điều này chỉ được các nhân viên trong cơng ty tự ý thức và “ngầm hiểu” như một biện pháp bảo vệ bản thân tránh khỏi những nguy cơ do sự “tư lợi” gây ra. Và chúng chỉ được đề cao nhắc nhở
Do đặc điểm của Viễn thơng Bình Dương là một doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam, các mục tiêu của đơn vị chủ yếu là thực hiện kế hoạch được Tập đồn giao, trong đĩ cĩ các kế hoạch về chi phí. Do lo ngại các khoản chi sẽ bị cắt giảm vào năm sau nếu xét thấy thực hiện thấp trong năm, các đơn vị trực thuộc khi được phân chia kế hoạch từ Viễn thơng Bình Dương sẽ “đẩy mạnh” việc chi tiêu các khoản chi phí này (ví dụ như: chi phí sửa chữa, tiếp khách, cơng cụ dụng cụ) ngay cả khi nhu cầu là khơng cấp thiết và khơng xét tới tính hiệu quả.