CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Viễn thơng Bình
3.2.7 Giải pháp về thơng tin và truyền thơng
(1) Tuyên truyền, phổ biến về mục tiêu đơn vị cho người lao động nắm bắt.
Hiện trạng tại Viễn thơng Bình Dương các cá nhân làm việc thường khơng nắm rõ về mục tiêu đơn vị cần thực hiện trong năm, chỉ cĩ một số ít các nhân viên thuộc phịng kế hoạch và phịng kế tốn khối quản lý nhận thức được do chức năng cơng việc phải thường xuyên báo cáo với Ban giám đốc. Vì vậy, đơn vị cần tổ chức truyền thơng đến người lao động đơn vị về kế hoạch kinh doanh, tổ chức phát hành văn bản qua hệ thống xử lý AIS đang sử dụng, tránh tình trạng thơng tin chỉ được chuyển đến các cá nhân cĩ chức năng liên quan hoặc qua các cấp trung gian lại khơng được phổ biến tiếp. Nắm rõ mục tiêu đơn vị sẽ giúp nhân viên cơng ty cùng cĩ cái nhìn chung và hướng về lợi ích tập thể, từ đĩ xây dựng phương hướng phấn đấu.
(2) Tổ chức các thơng tin về sự kiện tiềm tàng nhằm hỗ trợ cho việc quản trị rủi ro tại đơn vị hoạt động tích cực hơn.
Tổ chức và đa dạng hĩa các kênh tiếp nhận, dự báo về các yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị, thực hiện việc nhận dạng, đánh giá rủi ro báo cáo lên nhà quản trị để cĩ những thơng tin hữu ích cho q trình điều hành, quản lý, đối phĩ với
rủi ro. Thơng tin cĩ thể thu thập từ các tổ, bộ phận, đài, trạm, phịng ban chức năng nhằm tổng hợp và báo cáo chi tiết cho nhà quản trị.
(3) Tổ chức các hình thức gĩp ý, báo cáo một cách cởi mở, thẳng thắn trong cán bộ nhân viên về các sai phạm, yếu kém đang tồn tại qua hệ thống thơng tin nội bộ đơn vị.
Tổ chức tốt cơng tác này sẽ giúp nhà quản trị tiếp nhận được nhiều những gĩp ý từ bộ phận người lao động, như là cách thức mà ban lãnh đạo tiếp nhận thơng tin phản hồi từ cấp dưới, cũng là cách phát huy dân chủ trong nội bộ đơn vị. Qua đĩ, tổng hợp và phát hiện được những ưu khuyết đang tồn tại để cĩ biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Ví dụ: tổ chức mục Thư gĩp ý trên trang mạng văn bản của đơn vị nhằm khuyến khích và tạo sự tiện lợi cho các cá nhân trong đĩng gĩp những ý kiến mang tính xây dựng.
(4) Cĩ sự ghi nhận và kiểm tra các thư từ tố cáo giấu tên để cĩ những hướng xử lý cần thiết nếu cĩ.
Việc tố cáo những cá nhân trong tổ chức dưới hình thức nặc danh do người tố cáo lo sợ quyền lợi họ khơng được bảo vệ, khơng hẳn mang tính thù ghét cá nhân. Tiếp nhận và kiểm tra các phản ánh trên giúp đơn vị phát hiện kịp thời những sai phạm đang tồn tại, từ đĩ đưa ra biện pháp xử lý thích hợp, giúp hoạt động doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn.
(5) Lập báo cáo về chất lượng phục vụ, ưu nhược điểm trong hoạt động, tình hình thực hiện kế hoạch định kỳ và phổ biến đến tồn thể nhân viên nắm rõ.
Hiện nay, các báo cáo này thường chỉ được trình lên các cấp lãnh đạo xem xét mà khơng được phổ biến trong đơn vị. Tổ chức truyền thơng kết quả hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh sẽ giúp người lao động cĩ ý thức hơn về trách nhiệm của từng người trong việc hồn thành mục tiêu đơn vị. Qua đĩ, hướng mỗi cá nhân tích cực làm việc, phấn đấu hơn để đạt được kế hoạch đã đề ra.
(6) Phổ biến các quy định về thanh quyết tốn đến tồn thể cán bộ nhân viên trong tồn đơn vị.
Các quy định về chế độ, thủ tục khi thực hiện quyết tốn các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị nếu được phổ biến rộng rãi đến tất cả người lao động nắm bắt sẽ hạn chế được những thiếu sĩt, chậm trễ trong thực hiện. Do các nguyên tắc này thường chỉ được các nhân viên kế tốn hiểu biết, vì vậy khi thực hiện sẽ phát sinh những vướng mắc bởi người lao động khơng cĩ được thơng tin về các thủ tục này.
(7) Tổ chức hịm thư gĩp ý, điều tra qua phiếu đánh giá về chất lượng sản phẩm để ghi nhận thơng tin phản hồi từ phía khách hàng.
Tổ chức tốt và thường xuyên việc thu thập ý kiến, đánh giá từ khách hàng về chất lượng sản phẩm, cung cách phục vụ của nhân viên cơng ty sẽ giúp Viễn thơng Bình Dương cĩ được các thơng tin khách quan và trung thực về thực trạng hoạt động tại đơn vị. Qua đĩ, giúp doanh nghiệp thấy được những thế mạnh và yếu kém đang tồn tại để cĩ những điều chỉnh thích hợp.
(8) Tổ chức bố trí nhân viên xử lý sự cố, ứng cứu thơng tin đáp ứng kịp thời những phản hồi của khách hàng.
Đơn vị cần tổ chức ca kíp trực hợp lý, bố trí lực lượng nhân sự đầy đủ, trải đều trên các địa bàn kinh doanh nhằm huy động kịp thời khi cần thiết, cĩ các tiêu chí đánh giá về thời gian phản hồi và xử lý các sự cố mạng do khách hàng yêu cầu, bên cạnh đĩ là các chế tài xử phạt khen thưởng thỏa đáng là một trong những động lực thúc đẩy nhân viên cĩ thái độ tích cực và nhiệt tình hơn trong cơng việc, cũng là một trong những cách gĩp phần nâng cao chất lượng phục vụ đến với khách hàng.
(9) Mơ tả các chu trình nghiệp vụ tại đơn vị qua sơ đồ hướng dẫn.
Cụ thể hĩa các chu trình bằng sơ đồ cũng là cách thức tổ chức truyền thơng tốt trong đơn vị để giúp người lao động dễ dàng nắm rõ các giai đoạn và phần hành tham gia vào hoạt động, từ đĩ khiến họ cĩ thể chủ động hơn, linh hoạt hơn khi thực
hiện. Việc mơ tả cĩ thể thực hiện bằng cách ra văn bản hướng dẫn, gắn bảng sơ đồ hướng dẫn ở các nơi tác nghiệp.
(10) Xây dựng và thống nhất mẫu biểu báo cáo quản trị trong đơn vị nhằm phục vụ tốt cho quá trình điều hành.
Hiện nay, các mẫu biểu về thực hiện doanh thu, chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh cĩ sự trùng lấp giữa 2 bộ phận kế hoạch và kế tốn, mẫu biểu lại khơng thống nhất. Do đĩ, cần quy định chính thức và quy về cho bộ phận kế tốn thực hiện báo cáo nhằm đảm bảo số liệu và thơng tin được nhất quán, giảm bớt tình trạng báo cáo lập đi lập lại cho nhiều đối tượng sử dụng.
Ngồi ra, đơn vị cần xây dựng và tham khảo các mẫu biểu báo cáo quản trị để cĩ thể thu thập và đánh giá thơng tin hiệu quả, cũng như phục vụ tốt hơn cho ban lãnh đạo, bộ phận kế hoạch trong thiết lập các chỉ tiêu hoạt động cĩ tầm nhìn hơn.