CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Viễn thơng Bình
3.2.6.2 Giải pháp trong kiểm sốt Chu trình mua sắm vật tư, hàng hĩa và
đơn vị (khối quản lý) cần cĩ quy định thống nhất trong phản ánh để dữ liệu tồn tỉnh thuận tiện trong báo cáo, kiểm tra, tìm kiếm và liệt kê khi cần thiết.
3.2.6.2 Giải pháp trong kiểm sốt Chu trình mua sắm vật tư, hàng hĩa và thanh tốn tốn
(1) Sử dụng thẻ kho trong theo dõi vật tư nhập xuất trong kỳ.
Cơng dụng của thẻ kho là theo dõi vật tư, hàng hĩa trong kho theo từng mã vật tư căn cứ vào số phát sinh tăng giảm thực tế. Mẫu thẻ kho cĩ thể được lập dựa trên mẫu ban hành của Bộ tài chính (xem trang sau).
Do hiện trạng, các thủ kho tại đơn vị chỉ sử dụng sổ sách để ghi chép tổng quát tình hình tăng giảm vật tư trong kho. Việc sử dụng thẻ kho sẽ giúp nhân viên thủ kho thiết lập chi tiết cho từng loại vật tư, dễ dàng cập nhật thơng tin khi cĩ yêu cầu kiểm kê, đối chiếu.
Để tiến hành lập thẻ kho, đơn vị cần tiến hành kiểm kê kho, lập biên bản kiểm kê kho, ký xác nhận của các bên tham gia kiểm kê. Căn cứ vào biên bản kiểm kê sẽ xác định được số dư đầu kỳ trên thẻ, đối chiếu số liệu trên sổ sách kế tốn và xử lý chênh lệch (nếu cĩ).
Vào cuối mỗi tháng, thủ kho và kế tốn kho đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật tư, hàng hĩa, tồn kho cuối tháng, cơng tác này giúp đơn vị quản lý kho, vật tư, hàng hĩa trong kho hiệu quả hơn.
Đơn vị : ............................ Địa chỉ : ............................
Mẫu số S09 - DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: .............................. Tờ số...........................................
- Tên nhãn hiệu,quy cách,vật tư:....................................................... - Đơn vị tính:....................................................................................... - Mã số:............................................................................................... Số TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế tốn Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Cộng cuối kỳ x x
- Sổ này cĩ ....trang, đánh từ trang 01 đến trang....... - Ngày mở sổ: ........ Ngày ....... tháng ......... năm ........ Thủ kho (Ký, họ tên) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đĩng dấu)
(2) Thực hiện ghi chép nhập kho kịp thời, đơn đốc nhân viên mua hàng hồn tất thủ tục mua sắm ngay khi hàng về tới kho.
Do việc ghi chép nghiệp vụ nhập kho khơng được thực hiện ngay khi hàng đã được xác nhận nhập vào kho bởi cĩ nhiều lý do như: chưa cĩ hĩa đơn mua hàng, thủ tục mua sắm vật tư, hàng hĩa chỉ được hồn thiện sau đĩ. Nếu việc ghi chép này được kéo dài qua tháng hoặc cuối năm tài chính sẽ tạo nên sự chênh lệch lớn trong kho. Vì vậy, đơn vị cần đơn đốc các nhân viên phụ trách mua hàng, ghi chép nhập – xuất kho theo đúng tiến độ quy định và trình tự xử lý, yêu cầu nhà cung cấp xuất hĩa đơn đi kèm với biên bản giao nhận nhằm tránh tình trạng chênh lệch về số liệu, giúp việc theo dõi và quản lý kho tốt hơn, các báo cáo về nhập - xuất - tồn đáng tin cậy hơn.
(3) Trường hợp người mua hàng cũng là người thanh tốn, cần hạn chế việc mua sắm vật tư, hàng hĩa bằng tiền mặt cĩ giá trị lớn, xé nhỏ hĩa đơn để giá trị dưới 20.000.000 đ.
Điều này sẽ giảm thất thốt trong chi phí mua sắm do người mua hàng cĩ thể thơng đồng với bên bán nâng giá vật tư, tạo các báo giá cạnh tranh ảo khiến chu trình kiểm sốt mất hiệu quả. Ngồi ra, đơn vị cần tạo lập các danh sách nhà cung cấp tin cậy khi đặt hàng hơn là giao phĩ tồn bộ cho nhân viên mua hàng lựa chọn, kiểm tra và tham khảo giá hàng hĩa trên thị trường trước khi xét duyệt.
(4) Đảm bảo tính độc lập giữa kế tốn ghi nhận cơng nợ và kế tốn chi tiền.
Sự độc lập sẽ đảm bảo số liệu trên sổ sách là khách quan, đồng thời tạo hiệu quả trong kiểm tra chéo. Nếu ở các trung tâm trực thuộc cĩ ít nhân viên kế tốn, cĩ thể phân cơng xen kẽ các chức năng hơn là giao cho cùng một kế tốn phụ trách.
Để đảm bảo lợi ích – chi phí, việc đối chiếu này cĩ thể thực hiện qua email, điện thoại, và giấy xác nhận chỉ cần thực hiện vào cuối mỗi quý, hoặc cuối năm. Điều này sẽ giúp kiểm sốt tốt tình hình cơng nợ, phát hiện được các cá nhân