CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Viễn thơng Bình
3.2.2 Giải pháp về thiết lập mục tiêu
(1) Quá trình thiết lập và phân bổ mục tiêu nên cĩ sự thảo luận, bàn bạc, gĩp ý của các cấp và phịng ban chức năng trên cơ sở những ý kiến chỉ đạo, mong muốn, mục tiêu phấn đấu mà ban lãnh đạo đơn vị đặt ra.
Điều này, khiến cho mục tiêu chung của đơn vị cĩ được sự bao quát, phù hợp giữa các mục tiêu trên tất cả các mặt hoạt động của đơn vị, hơn là chỉ chú trọng vào những số liệu mang tính ước đốn. Q trình thảo luận cần bắt đầu từ các đơn vị trực thuộc, sau khi ghi nhận và tổng hợp các số liệu đăng ký ở các bộ phận, xem xét các kế hoạch về chi phí, doanh thu cĩ đảm bảo hiệu quả với những chỉ đạo chung của Giám đốc Viễn thơng Bình Dương hay khơng? Sau đĩ, tiến hành gởi các báo cáo đăng ký về Phịng kế hoạch xem xét, và trước khi việc thiết lập mục tiêu, kế hoạch được ban hành chính thức cần tổ chức một cuộc họp giữa các nhà quản lý trên cơ sở bảo vệ những quan điểm và hội ý với Ban lãnh đạo.
(2) Trong xây dựng kế hoạch hành động phát triển cần dựa trên những thế mạnh mà đơn vị đang nắm giữ.
Thực tế cho thấy, đơn vị là người con cả trong ngành dịch vụ viễn thơng trực thuộc Tập đồn Bưu chính viễn thơng dưới sự giám sát và quản lý của Bộ thơng tin và truyền thơng, cĩ bề dày phát triển lâu và hạ tầng kỹ thuật hồn thiện rộng khắp, luơn đi đầu trong phát triển các sản phẩm mới. Tuy nhiên, do chưa nắm bắt được thế mạnh của mình, chưa triệt để khắc phục được những hạn chế vốn tồn tại rất lâu trong đơn vị khiến các đối thủ cạnh tranh nhanh chĩng đuổi kịp và vượt mặt. Những hạn chế đĩ xuất phát từ khâu phục vụ khách hàng, quá trình tiếp thị sản phẩm, chiến lược giá cả, chương trình khuyến mãi, chăm sĩc khách hàng… Vì vậy, đơn vị cần hiểu rõ và cải thiện những khiếm khuyết đĩ và biến chúng thành sức mạnh hoạt động.
Đơn vị cần chú trọng phát triển doanh thu đang là thế mạnh của đơn vị như: MyTV, LiveTV, Internet, dịch vụ di động thỏa sức alơ.
Ngồi ra, các kế hoạch phân bổ chi phí thực hiện cần được tính tốn trên cơ sở mặt bằng giá cả hiện hành, tình hình lạm phát. Việc xem xét các yếu tố này sẽ hạn chế tình trạng chi phí khơng bị cắt giảm khơng hiệu quả, giúp đơn vị chủ động được những thay đổi trong tương lai.
(3) Thiết lập các chỉ tiêu về khách hàng mục tiêu, chất lượng phục vụ trong xây dựng kế hoạch phát triển.
Chú tâm đến các chỉ tiêu về chất lượng sẽ giúp đơn vị duy trì được doanh số ổn định, ngay cả khi gặp khĩ khăn trong phát triển mới. Các chỉ tiêu này cĩ thể kể đến như sau:
- Hướng đến các đối tượng khách hàng chủ lực, cĩ xu hướng tiêu dùng lâu dài, ví dụ như: khách hàng doanh nghiệp, thuê bao di động trả sau. Do là đơn vị tiên phong trong phát triển dịch vụ viễn thơng, do đĩ các khách hàng lớn và ổn định là các đối tượng nêu trên. Vì vậy, đơn vị cần tập trung trong chất lượng phục vụ, cơng tác hậu mãi với các khách hàng này nhằm duy trì doanh số. Ngồi ra, thực tế là các thuê bao trả sau thường ít khi được hưởng các chương trình khuyến mãi so với các
vị. Đây là một bất cập tồn tại khá lâu trong ngành, đơn vị cần xem xét và cĩ chiến lược kinh doanh phù hợp hơn.
- Xây dựng các chỉ tiêu phát triển như: cải thiện thời gian mất liên lạc, thời gian phục vụ ứng cứu sửa chữa khắc phục sự cố, thời gian cung ứng dịch vụ đến khách hàng, tổ chức hiệu quả đội ngũ ứng cứu phục vụ cơng tác sửa chữa nhanh chĩng kịp thời. Các yếu tố trên đơn vị hiện đang thực hiện chưa tốt so với các đối thủ khác và gây khơng ít phiền lịng đến người tiêu dùng. Doanh nghiệp cần cĩ phương hướng giải quyết thích hợp và cải thiện tốt hơn trong tương lai.
(4) Chủ động hơn trong lập kế hoạch, thời gian lập kế hoạch.
Cơng tác lập kế hoạch tại đơn vị thường được thực hiện theo kiểu “nước đến chân mới nhảy” vào thời điểm cuối năm tài chính, đơn vị sẽ tổng hợp các kế hoạch đăng ký từ các phịng ban, đơn vị trực thuộc trên kết quả thực hiện ước tính năm hiện hành, từ đĩ tiến hành phân bổ kế hoạch. Do đĩ, cơng ty cần chủ động hơn về mặt thời gian thực hiện nhằm cĩ được những chỉ tiêu trên cơ sở xác định đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng, cĩ phương án thực hiện cụ thể, tránh được việc lập kế hoạch chỉ dựa trên các con số báo cáo. Từ đĩ, hạn chế tình trạng thừa thiếu trong phân bổ và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch khiến việc sử dụng các khoản chi kém hiệu quả, cũng như cơ chế “xin, cho” vẫn thường xuyên xuất hiện.
(5) Cần cĩ chiến lược triển khai việc thực hiện mục tiêu kế hoạch hiệu quả.
Các chiến lược này cĩ thể nĩi đến như:
- Triển khai chi tiết quá trình thực hiện kế hoạch doanh thu theo từng quý, tránh tình trạng chạy nước rút vào thời điểm cuối năm.
- Tập trung phát triển cho những sản phẩm dịch vụ đang là thế mạnh của đơn vị.
điểm cuối năm, cĩ những chính sách giá ưu đãi hơn, cĩ chính sách khuyến khích hợp lý.
(6) Cải thiện một số hoạt động nhằm hướng đến mục tiêu chung tồn đơn vị.
Các hoạt động cần hồn thiện như:
- Cần cĩ những căn cứ chính xác về nhu cầu sử dụng của các đơn vị trực thuộc, phịng ban chức năng, tổ, đài trạm trong mua sắm vật tư, hàng hĩa, cơng cụ dụng cụ. Bên cạnh đĩ, cân đối với hiện trạng tồn kho nhằm tránh tình trạng thừa thiếu vật tư, khiến việc sử dụng khơng hiệu quả, hư hỏng, cũ kỹ gây lãng phí.
- Danh sách nhà cung cấp cần xem xét lại hàng năm nhằm đánh giá lại hiệu quả trong mua sắm, đảm bảo về chất lượng, giá cả, ưu đãi trong giao dịch.
- Cần tổ chức việc kiểm tra lại, đối chiếu giá cả trên thị trường, khơng nên giao phĩ hồn tồn cho bộ phận mua hàng thực hiện để tránh thất thốt trong mua sắm.
Các giải pháp trong những hoạt động nêu trên nhằm hướng đến mục tiêu về tiết kiệm chi phí của đơn vị.
(7) Thường xuyên, định kỳ thực hiện việc xem xét, đánh giá hiệu quả các mục tiêu hoạt động.
Cơng tác này nhằm hướng tồn bộ các mục tiêu hoạt động đến mục tiêu chung của doanh nghiệp, kiểm tra thường xuyên để cĩ những phát hiện và chấn chỉnh kịp thời. Ví dụ: xem xét quá trình sử dụng các nguồn lực tại đơn vị cĩ đảm bảo với mục tiêu tiết kiệm chi phí hay khơng? Cơng tác phục vụ khách hàng, chất lượng mạng lưới cĩ đảm bảo sẽ thu hút người sử dụng để gia tăng doanh thu hay khơng?
(8) Xây dựng tiêu chuẩn định lượng trong đánh giá một số chỉ tiêu hoạt động.
Các tiêu chuẩn gồm: quy định thời gian cụ thể trong ứng cứu thơng tin, sửa chữa đường dây do khách hàng phản hồi. Bên cạnh đĩ, nhằm giúp các tiêu chuẩn này được đánh giá triệt để, cần tổ chức quy trình đánh giá và báo cáo trong nội bộ đơn vị.