CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Viễn thơng Bình
3.2.8 Giải pháp về giám sát
(1) Thành lập bộ phận kiểm tốn nội bộ và thực hiện thường xuyên cơng tác kiểm tốn kế tốn tài chính trong đơn vị.
Việc tổ chức một bộ phận kiểm tốn nội bộ hoạt động chuyên trách sẽ giúp cơng tác kiểm tốn thực hiện thường xuyên và hiệu quả, tránh được tình trạng kiểm tra năm thực hiện năm lại khơng do việc kiêm nhiệm tạo áp lực cơng việc. Bên cạnh đĩ, kiểm tốn nội bộ gĩp phần giám sát cơng tác tuân thủ, thực hiện các chế độ kế tốn đang áp dụng tại đơn vị bao gồm cả bộ phận kế tốn khối quản lý, đánh giá hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ, kịp thời phát hiện các sai phạm và yếu kém, tham mưu cho Ban giám đốc nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục.
(2) Thực hiện giám sát đột xuất hoạt động tại các đơn vị trực thuộc, phịng ban chức năng.
Giám sát đột xuất sẽ làm tăng hiệu quả của cơng tác thanh, kiểm tra hoạt động tại các đơn vị, tránh tình trạng đối phĩ, lấp liếm che giấu sai phạm. Kịp thời
phát hiện các hành vi gian lận, khơng tuân thủ mà trong các đợt kiểm tra định kỳ khơng phát hiện được.
(3) Theo dõi các báo cáo phản hồi từ khách hàng để giám sát hoạt động của nhân viên.
Việc theo dõi thường xuyên các thơng tin phản hồi, gĩp ý từ phía khách hàng sẽ giúp đơn vị phát hiện và ghi nhận được những hành vi xấu, thái độ làm việc thiếu trách nhiệm cĩ tồn tại trong cơng ty hay khơng, từ đĩ giúp nhà quản lý đưa ra những phương thức giám sát thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng làm việc của người lao động.
(4) Tổ chức kiểm tra lại các chứng từ thu chi hàng tháng để đảm bảo các thủ tục, yêu cầu về quy định kế tốn được thực hiện đầy đủ.
Các kế tốn trưởng các phịng ban kế tốn ở các cấp thực hiện hoạt động này sẽ giúp chủ động hơn trong phục vụ kiểm tốn thường niên, hạn chế tình trạng những sai sĩt, chứng từ, chữ ký xác nhận, mộc dấu, đánh số thứ tự khơng đầy đủ, hoặc bất cẩn xảy ra do kế tốn phụ trách khơng phát hiện kịp thời.
(5) Thực hiện cơng tác giám sát các nghiệp vụ kinh tế nhằm đảm bảo tính hiện hữu của chúng và tăng hiệu quả trong chi tiêu.
Giám sát tính hiện hữu (hơn là chỉ kiểm tra về mặt thủ tục kế tốn) của các nghiệp vụ sẽ hạn chế và phát hiện tình trạng các cá nhân trong đơn vị thơng đồng, bắt tay với các đối tượng khác thực hiện các khoản chi khống, chi cao gây thất thốt và lãng phí nguồn lực.
Cụ thể: giám sát các loại vật tư, hàng hĩa, cơng cụ cĩ được mua về hay khơng?, các cơng trình đầu tư, sửa chữa cĩ thực sự được thực hiện tại các đơn vị trực thuộc hay khơng? Phê duyệt giá trong thanh quyết tốn cĩ sát với mặt bằng giá trên thị trường hay khơng?
Quá trình này nếu phát hiện được những sai phạm sẽ giúp nhà quản lý chấn chỉnh lại hoạt động nội bộ, phân cơng, phân nhiệm hiệu quả và cĩ những thủ tục, quy định hợp lý hơn.