CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Viễn thơng Bình
3.2.6.3 Giải pháp trong kiểm sốt Chu trình cung cấp dịch vụ viễn thơng và
(6) Cần đánh dấu trên mỗi hĩa đơn đã thanh tốn.
Quá trình này tuy đơn giản nhưng lại thường bị bỏ qua tại đơn vị, thực hiện tốt thủ tục này sẽ hạn chế những sai sĩt, gian lận của nhân viên thanh tốn.
3.2.6.3 Giải pháp trong kiểm sốt Chu trình cung cấp dịch vụ viễn thơng và thu tiền tiền
(1) Cần phản hồi thơng tin đến khách hàng ngay khi đơn vị đã hồn thiện được khả năng cung ứng dịch vụ.
Việc lưu trữ khách hàng tiềm năng, kiểm tra lại khả năng cung ứng và phản hồi cho khách hàng sẽ là cách giúp đơn vị thu hút được nhiều người sử dụng, tạo đánh giá tốt trong cung cách phục vụ. Qua đĩ, gĩp phần tăng doanh thu và mục tiêu của đơn vị.
Cách thức thực hiện cĩ thể như: phân cơng cho đội ngũ chăm sĩc, tiếp thị tại đơn vị gởi thơng báo, điện thoại, email đến khách hàng về khả năng cung ứng căn cứ vào dữ liệu khách hàng tiềm năng.
(2) Kiểm tra, theo dõi thường xuyên cơng nợ khách hàng các dịch vụ lắp đặt thuê bao.
Hoạt động này nhằm kiểm sốt và phát hiện những hành vi biển thủ tiền thu được từ khách hàng của các nhân viên thu tiền. Việc theo dõi cần thực hiện hàng tháng, liên hệ trực tiếp với khách hàng qua điện thoại, email, xem xét báo cáo từ bộ phận thu nợ, xác định nguyên nhân thu nợ chậm, đối chiếu với những lần thu nợ gần nhất.
Do đặc thù kinh doanh tại đơn vị, các khoản nợ khĩ địi thường rất cao. Vì vậy, đơn vị cần tổ chức phân tích tuổi thọ các khoản nợ đến hạn, khả năng thu hồi để cĩ biện pháp giải quyết, ghi nhận vào chi phí và xĩa nợ đúng quy định. Các khoản nợ cần được phân loại theo đối tượng sử dụng, thời gian, tuyến thu nợ. Đối với các khoản nợ cĩ thời hạn trên 01 năm cần cĩ cơng tác thu nợ tích cực hơn, xác định nguyên nhân gây nợ đọng, đối tượng phụ trách thu nợ, lập các báo cáo về tình hình nợ trình lãnh đạo xử lý. Tránh tình trạng để nợ kéo dài quá lâu mà khơng cĩ phân tích cụ thể. Nghiên cứu các văn bản quy định việc xử lý nợ quá hạn để thực hiện kịp thời.