CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Viễn thơng Bình
3.2.6.1 Giải pháp trong kiểm sốt cơng tác kế tốn và phần mềm kế tốn
(1) Hạn chế sự kiêm nhiệm trong thực hiện các nghiệp vụ phát sinh ở các đơn vị trực thuộc.
Do các đơn vị trực thuộc cĩ qui mơ tổ chức tương đối nhỏ (nhân sự trung bình từ 50 – 60 người/ trung tâm), vì vậy tác giả chỉ đề cập đến trong giải pháp này đối với các nghiệp vụ phát sinh cĩ giá trị tương đối lớn so với tổng chi phí hoạt động tại đơn vị đĩ nhằm hạn chế được những thất thốt cĩ thể xảy ra do kiêm nhiệm các chức năng mà vẫn đảm bảo các chu trình hoạt động trơi chảy.
Cần cân nhắc khi phân cơng các cơng việc thực hiện tránh tình trạng kiêm nhiệm trong các tình huống như sau:
Người thực hiện mua tài sản với người bảo vệ hoặc sử dụng tài sản.
Người yêu cầu mua hàng với người thực hiện chức năng thanh tốn.
Người giám sát và người thẩm định các cơng trình sửa chữa.
Các chức năng này thực trạng vẫn tồn tại sự kiêm nhiệm tại các phịng ban, đơn vị trực thuộc trong khâu chi mua vật tư, cơng cụ dụng cụ, tài sản, các cơng trình sửa chữa cải thiện mạng lưới di động. Do nhân lực khơng nhiều nên sự kiêm nhiệm vẫn thường xảy ra. Vì vậy, đối với các nghiệp vụ cĩ chi phí tương đối lớn, đơn vị cần chỉ định hoặc phân cơng đảm bảo yêu cầu bất kiêm nhiệm nhằm giảm thấp tình trạng thất thốt tài sản và chi phí của đơn vị.
(2) Yêu cầu các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ chi phí phải cĩ chứng từ giải trình kèm theo.
Kế tốn cần tiến hành liệt kê các nghiệp vụ này hàng tháng, kèm theo chứng từ giải trình sẽ hỗ trợ tốt hơn trong quá trình kiểm tốn, phát hiện những nghiệp vụ bất thường, hạn chế những hành vi gian lận trong hạch tốn kế tốn để kịp thời chấn chỉnh. Các nghiệp vụ bao gồm: điều chỉnh mã thống kê, tài khoản chi phí, do hạch tốn nhầm, hoặc yêu cầu từ tập đồn do cĩ quy định mới; phân bổ cơng
(3) Bộ phận tin học và Kế tốn tại đơn vị cùng phối hợp để cải thiện hơn chương trình phần mềm kế tốn.
Những cải thiện này đơn vị cĩ thể trình Tập đồn xem xét, đánh giá và đưa vào sử dụng, trong đĩ phần mềm cần thể hiện các tính năng như: phản ánh nhật ký sử dụng, ghi nhận các thao tác xử lý trên hệ thống, cĩ các báo cáo liệt kê các nghiệp vụ sai sĩt. Các tính năng kể trên sẽ gĩp phần hạn chế và giúp phát hiện được những nhầm lẫn, hoặc các ghi chép bất thường của nhân viên kế tốn, xác định trách nhiệm cụ thể.
(4) Định kỳ phân cơng các nhân viên kế tốn tiến hành kiểm tra chéo, đối chiếu sổ sách. Các kết quả đối chiếu nên được ghi chép thành tài liệu.
Nếu cơng việc này được thực hiện tốt sẽ hạn chế được tình trạng mạnh ai nấy làm, khơng phát hiện được những gian lận hoặc sai sĩt cĩ thể xảy ra. Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ sách kế tốn là khâu quan trọng nhằm kiểm sốt lại việc ghi chép, hạch tốn đầy đủ chính xác, từ đĩ đảm bảo cho các số liệu báo cáo đáng tin cậy hơn.
(5) Xây dựng và phổ biến sơ đồ mơ tả nghiệp vụ kế tốn cho các nhân viên kế tốn đơn vị nắm rõ.
Việc mơ tả bằng sơ đồ giúp các kế tốn viên dễ tiếp cận hơn, cĩ ý thức tuân thủ hơn các trình tự về quy trình xử lý, linh hoạt và chủ động hơn trong phối hợp thực hiện khi cần thiết. Việc mơ tả cĩ thể thực hiện bằng cách phát hành văn bản nội bộ, gắn bảng hướng dẫn tại các phịng kế tốn, bàn làm việc.
(6) Hướng dẫn và quy định việc sử dụng thống nhất các ký hiệu mã hĩa chứng từ trên phần mềm kế tốn.
Các ký hiệu chứng từ tại đơn vị đều được mã hĩa trên chương trình kế tốn (ví dụ: “C”: Chi tiền mặt, “T”: Thu tiền mặt, “CN”: Cơng nợ, “CP”: Chi phí,…). Tuy nhiên, do khơng cĩ quy định thống nhất trong hạch tốn, nên ở mỗi
liên quan đến 2 đối tượng (Ví dụ: thu tiền nợ của khách hàng, ghi nhận nợ phải trả…). Ngồi ra, các vùng nhập liệu khơng bắt buộc và khơng được mã hĩa trên