CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
2.4 Đánh giá về hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Viễn thơng Bình Dương
2.4.2 Đánh giá từng bộ phận cấu thành
2.4.2.1 Mơi trường kiểm sốt
** Ưu điểm:
Đánh giá về thực trạng mơi trường kiểm sốt tại Viễn thơng Bình Dương, đơn vị đã đạt được những điểm như sau:
- Đề cao tính chính trực và giá trị đạo đức trong tồn thể đơn vị, cĩ sự nêu gương và thực hiện từ phía nhà lãnh đạo, xây dựng mơi trường làm việc cũng như văn hĩa doanh nghiệp lành mạnh. Với đặc thù là doanh nghiệp nhà nước, đơn vị khơng tồn tại những áp lực dẫn đến các hành vi gian lận hoặc thiếu trung thực tình hình tài chính.
- Xây dựng tốt quy chế về tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, khen thưởng và kỷ luật nhân viên trong đơn vị. Đề cao việc tuyển dụng và bố trí nhân viên cĩ trình độ chun mơn phù hợp với vị trí làm việc.
- Cĩ tổ chức Ban thanh tra với các thành viên nằm ngồi Ban giám đốc và bộ phận kế tốn, thực hiện thanh kiểm tra việc tuân thủ quy định và quy chế cơ quan. Ban lãnh đạo đơn vị đề cao vai trị của hệ thống kiểm sốt nội bộ, thường xuyên tổ chức các cuộc họp để đánh giá tình hình hoạt động tại doanh nghiệp.
- Các nhà quản lý cĩ thái độ đúng đắn trong thực hiện các quy định về tài chính kế tốn, sẵn sàng khai báo và điều chỉnh khi cĩ yêu cầu. Cĩ trình độ chuyên mơn nghiệp vụ phù hợp với vị trí quản lý.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với qui mơ doanh nghiệp, cĩ sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng, tránh chồng chéo. Bên cạnh đĩ, việc áp dụng mơ hình BSC trong đánh giá thành quả lao động bước đầu đã xây dựng được bảng mơ tả cơng việc cụ thể cho từng người lao động.
** Nhược điểm:
Ngồi những điểm đã đạt được ở trên, đơn vị vẫn tồn tại những hạn chế khiến hoạt động đạt hiệu quả chưa cao, cụ thể:
- Ban lãnh đạo và các nhà quản lý trong đơn vị chưa chú trọng quản trị rủi ro trong tư duy điều hành. Mặc dù khơng cĩ những dự án kinh doanh mạo hiểm cĩ mức độ rủi ro cao, nhưng các yếu tố về rủi ro luơn tồn tại trong các mặt hoạt động của đơn vị. Chính tư duy về rủi ro khơng được chú trọng nên hoạt động của cơng ty khơng đạt được hiệu quả cao như mong đợi.
- Các yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức chưa được thể thức hĩa thành văn bản hay quy chế trong doanh nghiệp, chưa cĩ cơ chế khen thưởng khích lệ cán bộ nhân viên trong đơn vị phát huy tốt tinh thần này. Khơng xây dựng cơ chế chi tiêu tiết kiệm khiến một số khoản chi gây lãng phí.
- Việc tuyển dụng nhân viên khơng được tổ chức qua thi tuyển phổ biến nên khơng thu hút được nguồn nhân lực giỏi trong xã hội. Cịn nặng về ưu tiên con em trong ngành theo quy chế ban hành trong đơn vị.
- Chưa thực hiện tốt cơ chế về chi trả lương cho các cá nhân cĩ tinh thần học tập, nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ.
- Cơ chế khen thưởng, kỷ luật cũng như bổ nhiệm tại đơn vị chưa xây dựng được các thước đo và chỉ tiêu đánh giá năng lực làm việc của nhân viên. Điều này dẫn đến khơng phát huy sự sáng tạo, tinh thần làm việc của người lao động.
- Chi trả lương ngồi giờ cịn mang nặng tính cơng bằng hơn là hiệu quả cơng việc.
- Ban thanh tra đơn vị tồn tại về mặt pháp lý hơn là hình thức hoạt động do cơng ty khơng thành lập Ban thanh tra chuyên trách, vì vậy hoạt động thanh kiểm tra khơng được thực hiện thường xuyên và đều đặn qua các năm.
- Các nhà quản lý và phịng ban chức năng cịn nặng về thành tích cá nhân, cục bộ hơn là phối hợp hướng về mục tiêu chung. Mơ hình tổ chức cịn nặng về sự tách bạch giữa các phịng ban mà ít cĩ sự phối hợp, kiểm tra giám sát lẫn nhau nên tạo ra sự rời rạc trong hoạt động.
- Các chức danh ở vị trí quản lý ít cĩ sự biến động, thuyên chuyển làm cho phong cách quản lý của đơn vị hay đi vào lối mịn, khơng thu hút các đội ngũ trẻ năng động, sáng tạo. Ngồi ra, một số vị trí quản lý trong đơn vị khơng được đào tạo qua các lớp quản lý để cĩ những am hiểu cần thiết trong cơng tác quản trị.
- Ít chú trọng vào các dự án kinh doanh lớn khiến hoạt động tại đơn vị khơng cĩ sự tăng trưởng vượt bậc.
2.4.2.2 Thiết lập mục tiêu
Đơn vị xây dựng được các mục tiêu kế hoạch và chi tiết từng loại hình hoạt động cho từng đơn vị trực thuộc. Thực hiện linh hoạt các chỉ tiêu để hướng về mục tiêu chung của đơn vị.
Trên cơ sở các mục tiêu chung của cơng ty được phân bổ từ Tập đồn VNPT, nhà quản lý phân bổ các kế hoạch này đến từng khối đơn vị trực thuộc triển khai chiến lược thực hiện để hồn thành mục tiêu.
Hiện nay, Viễn thơng Bình Dương đang trong giai đoạn triển khai và hồn thiện cơ chế đánh giá thành quả hoạt động của các cá nhân và tổ chức trực thuộc qua hệ thống Bảng cân bằng điểm. Đây là một trong những điểm mới và cải tiến trong hình thức quản lý nhằm thúc đẩy hồn thành mục tiêu cơng ty.
** Nhược điểm:
Tuy nhiên, cơng tác thiết lập mục tiêu tại Viễn thơng Bình Dương cịn tồn tại những hạn chế như sau:
- Trong quá trình phân bổ kế hoạch thực hiện doanh thu, chi phí các nhà quản lý thường ít tham gia tham mưu ý kiến chỉ đạo mà giao phĩ cho Phịng kế hoạch thực hiện dựa trên tổng hợp các số liệu đăng ký từ các đơn vị trực thuộc và phịng ban chức năng. Các khối này lại tập hợp số liệu đăng ký chủ yếu từ phịng kế tốn tài chính mà khơng cĩ những thảo luận chuyên sâu.
- Các kế hoạch thực hiện khơng dựa trên phân tích thị trường, xu hướng tiêu dùng, thị hiếu, thế mạnh, đối thủ cạnh tranh mà thường dựa trên các chỉ tiêu thực hiện của năm trước. Các yếu tố về kinh tế, giá cả, lạm phát cũng thường bị bỏ qua.
- Khi xây dựng các mục tiêu hoạt động cụ thể tại đơn vị thường khơng đề cập đến các chỉ tiêu chất lượng như: chất lượng phục vụ khách hàng, thời gian khắc phục sự cố, tập trung các thị trường tiềm năng, khách hàng chiến lược.
- Quá trình triển khai kế hoạch thực hiện mục tiêu chung của đơn vị, cơng ty khơng cĩ chiến lược tập trung phát triển cho các sản phẩm dịch vụ thuộc thế mạnh và cĩ thị trường lớn của mình. Các khối đơn vị trực thuộc phát triển doanh thu dàn trải trong hầu hết 9 tháng đầu năm, sau đĩ khi tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch, nhà quản lý mới đưa ra chiến lược phát triển các mảng doanh thu dễ thực hiện để cĩ thể hồn thành mục tiêu cuối năm. Như các chương trình “30 ngày đêm hồn thành kế hoạch”, “mỗi cán bộ nhân viên là một người bán hàng” nhằm phân bổ nhiệm vụ đến tồn thể người lao động. Điều này gây nên nhiều bất bình trong bộ phận nhân viên, vì để hồn thành kế hoạch “bắt buộc” này trong thời điểm nguồn cung quá nhiều, họ phải bán giá thấp và bù lỗ, khiến giá trị sản phẩm của đơn vị sụt giảm. Trong khi đĩ, đơn vị lại khơng cĩ cơ chế khen thưởng cho các cá nhân nổi trội.
- Một số mục tiêu hoạt động khơng hướng đến mục tiêu chung của đơn vị. Cĩ thể kể đến như: hoạt động mua sắm vật tư chưa triệt để hướng đến việc thực hiện mục tiêu “tiết kiệm chi phí” do các khối trực thuộc mua sắm khơng xây dựng tốt nhu cầu sử dụng khiến giá trị tồn kho cao, danh sách các nhà cung cấp khơng được xem xét lại hàng năm, khơng cĩ quy trình thẩm định giá, đối chiếu giá cả thị trường.
- Các mục tiêu hoạt động khơng được đơn vị xem xét và đánh giá lại thường niên dẫn đến khĩ phát hiện được những yếu kém và đưa ra hiệu chỉnh thích hợp, kịp thời.
- Một số chỉ tiêu hoạt động chưa xây dựng được tiêu chuẩn định lượng để đánh giá, hoặc q trình đánh giá khơng thực hiện triệt để. Ví dụ: chỉ tiêu nâng cao chất lượng phục vụ cho khách hàng trong cung cấp sản phẩm dịch vụ, đơn vị khơng xây dựng các thước đo về thời gian, tiến độ thực hiện trong hoạt động ứng cứu thơng tin, sửa chữa máy – đường dây; hoặc quy định về thời gian lắp đặt dịch vụ đến nhà khách hàng lại khơng cĩ quy trình đánh giá, bộ phận tiến hành đánh giá.
Những hạn chế trên khiến các mục tiêu này khơng được thực hiện tốt và đánh giá chính xác.
2.4.2.3 Nhận dạng các sự kiện
** Ưu điểm:
Tuy hoạt động nhận dạng các sự kiện tại Viễn thơng Bình Dương khơng được nhấn mạnh, nhưng cơng tác điều hành thường xuyên tại đơn vị vẫn cĩ những ghi nhận và quan tâm đến các yếu tố cĩ thể tác động đến mục tiêu đơn vị. Cơng tác này thể hiện qua việc thường xuyên cập nhật các thơng tin, quy định, văn bản mới về pháp luật, thuế, kế tốn, thể chế kinh tế, quy định trong kinh doanh, … tình hình sản xuất kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh.
Căn cứ vào báo cáo kết quả kinh doanh sơ bộ hàng tháng qua các cuộc họp giao ban hoặc sơ kết, tổng kết, đơn vị xác định những yếu tố thuận lợi, khĩ khăn gây ảnh hưởng đến hoạt động của mình. Từ đĩ, nhà quản lý sẽ cĩ những chỉ đạo mang tính tập trung nguồn lực hơn.
** Nhược điểm:
Những hạn chế trong hoạt động nhận diện sự kiện tại đơn vị thể hiện qua các tồn tại sau:
- Khơng cĩ cơ chế hoạt động rõ ràng trong cơng tác nhận diện sự kiện. Do khơng chú trọng hoạt động này khiến việc nhận định các yếu tố cĩ thể ảnh hưởng thường khơng thực hiện đầy đủ, thường xuyên, khơng bao trùm tất cả các mặt hoạt động tại cơng ty.
- Khơng cĩ những nhận diện rõ ràng, đầy đủ các sự kiện tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị, từ cơ hội đến rủi ro, từ những yếu tố bên trong và bên ngồi đơn vị. Điều này khiến việc triển khai thực hiện mục tiêu khơng cĩ những ước đốn phù hợp.
** Nhược điểm:
Những hạn chế trong đánh giá rủi ro tại đơn vị gồm cĩ:
- Khơng xây dựng quy trình phân tích và đánh giá rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Việc khơng thấy được tầm quan trọng đến hoạt động này khiến một số mục tiêu kế hoạch do Tập đồn phân bổ khơng được hồn thành, khơng đánh giá được những ảnh hưởng từ các yếu tố tác động cũng là nguyên nhân đơn vị khơng đưa ra chiến lược kinh doanh thích hợp và hiệu quả.
- Khơng cĩ các kỹ thuật trong đánh giá rủi ro cũng là nguyên nhân khiến hoạt động này khơng thực hiện tại đơn vị. Thiếu các cơng cụ hỗ trợ làm cho quá trình thực hiện gặp nhiều khĩ khăn, và các đánh giá khơng cĩ sức thuyết phục.
2.4.2.5 Đối phĩ với rủi ro
** Ưu điểm:
Tuy văn hĩa về đối phĩ với rủi ro trong Viễn thơng Bình Dương khơng được đề cập phổ biến, nhưng các hoạt động trong điều hành, quản lý, các thủ tục trong quy trình nội bộ vẫn mang dáng dấp của đối phĩ với rủi ro. Cĩ thể kể đến như:
- Cĩ sự phân cấp trong một số quy trình nội bộ như: quy định đấu thầu với giá trị cơng trình ngồi hạn mức trần tại các đơn vị trực thuộc, việc mua sắm tài sản cố định khơng phân bổ cho khối trực thuộc thực hiện. Điều này nhằm hạn chế sự lạm quyền của các nhà quản lý tại các trung tâm trực thuộc.
- Quy định chặt chẽ thực hiện các giao dịch cĩ giá trị lớn bằng hợp đồng kinh tế với các điều khoản rõ ràng, cụ thể nhằm ngăn chặn những gian lận và tranh chấp cĩ thể xảy ra.
- Xây dựng và yêu cầu cao các thủ tục, trình tự trong các nghiệp vụ kinh tế nhằm đảm bảo tính hợp lý và cĩ sự kiểm sốt chặt chẽ.
Do cơng tác đối phĩ với rủi ro khơng được chú trọng, những hạn chế đang tồn tại trong đơn vị là:
- Khơng xây dựng quy trình, cách thức đối phĩ với rủi ro trong điều hành doanh nghiệp, khiến các mục tiêu của đơn vị khơng đảm bảo hồn thành như dự kiến.
- Thĩi quen chấp nhận rủi ro trong tư duy quản lý khiến hoạt động tại đơn vị khơng phát huy tính hiệu quả của nĩ do q trình nhận dạng và đánh giá rủi ro khơng được thực hiện; những điều chỉnh, sửa đổi sau phát hiện sai phạm, hạn chế chỉ mang tính giải quyết hậu quả hơn là chủ động trong ngăn chặn nguy cơ tiềm ẩn.
2.4.2.6 Hoạt động kiểm sốt
2.4.2.6.1 Kiểm sốt cơng tác kế tốn và phần mềm kế tốn ** Ưu điểm: ** Ưu điểm:
Tổ chức kiểm sốt kế tốn tại Viễn thơng Bình Dương thực hiện khá tốt, đảm bảo tính bất kiêm nhiệm giữa các phần hành. Các chứng từ nghiệp vụ được xét duyệt trước khi thực hiện. Các thủ tục và quy định về kế tốn, hạch tốn, luân chuyển, kiểm tra đối chiếu được thực hiện đầy đủ. Các báo cáo về kế tốn tài chính đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ.
Chương trình phần mềm sử dụng tại đơn vị đảm bảo được những tính năng về bảo mật, xác định trách nhiệm của cá nhân thực hiện, số liệu báo cáo, sổ sách kết xuất từ chương trình chính xác, kịp thời, thuận tiện cho kiểm tra, đối chiếu.
Tổ chức lưu trữ trong quá trình ghi chép thực hiện tốt.
Đối với hoạt động kế tốn tài chính, đơn vị thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu sổ sách chi tiết, từng khoản mục với các báo cáo tổng hợp.
** Nhược điểm:
- Do qui mơ hoạt động ở một số trung tâm trực thuộc tương đối nhỏ vì vậy xảy ra tình trạng kiêm nhiệm người thực hiện và người bảo vệ tài sản gây thất thốt. Ngồi ra, các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ kế tốn khơng cĩ chứng từ kèm theo.
- Chương trình chưa thực hiện được của các user; thời gian và nội dung các chứng từ nghiệp vụ được chỉnh sửa, bổ sung, xĩa; khơng liệt kê các nghiệp vụ sai sĩt. Ngồi ra, các ký hiệu mã hĩa cho từng loại nghiệp vụ trên phần mềm kế tốn khơng được sử dụng thống nhất trong tồn đơn vị.
- Việc đối chiếu chưa được ghi chép thành tài liệu khiến hiệu quả của hoạt động này chưa cao. Việc đối chiếu cũng khơng được kiểm tra lại bởi nhân viên khác.
- Bên cạnh đĩ, các nhân viên kế tốn tại đơn vị khơng được trang bị các sơ đồ mơ tả nghiệp vụ kinh tế hỗ trợ cho cơng việc của mình khiến quá trình xử lý thiếu linh hoạt.
2.4.2.6.2 Kiểm sốt Chu trình mua sắm vật tư, hàng hĩa và thanh tốn ** Ưu điểm: ** Ưu điểm:
Qua thực trạng khảo sát chu trình mua sắm vật tư, hàng hĩa và thanh tốn, đơn vị đã thực hiện tốt những mặt sau:
- Các nghiệp vụ mua hàng đều cĩ lập đề nghị trình lãnh đạo xét duyệt dựa trên tổng hợp yêu cầu từ các tổ, bộ phận trực thuộc và xem xét tồn kho hiện tại.
- Lựa chọn nhà cung cấp dựa trên báo giá cạnh tranh.
- Vật tư, hàng hĩa trước khi nhập kho cĩ thực hiện việc kiểm tra số lượng, chủng loại, ký xác nhận của các bên liên quan. Thủ kho cĩ lưu chứng từ giao