CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
2.3 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Viễn thơng Bình Dương
2.3.7 Thơng tin và truyền thơng tại Viễn thơng Bình Dương
Qua khảo sát thực trạng về thơng tin và truyền thơng tại Viễn thơng Bình Dương, kết quả cho thấy thơng tin tại đơn vị được tổ chức và truyền đạt tốt. Các thơng tin trong đơn vị được tin học hĩa qua chương trình xử lý văn bản AIS tại wepsite http://ais.vnpt.com.vn/ do Tập đồn VNPT quy định và sử dụng thống nhất trong tồn ngành. Qua chương trình này, các cá nhân trong đơn vị sẽ được cung cấp user và password riêng đảm bảo cho việc bảo mật. Các văn bản mới từ Tập đồn, cũng như từ Viễn thơng Bình Dương sẽ được xử lý và chuyển đến những người cĩ trách nhiệm thực hiện theo từng cấp độ quản lý. Tuy nhiên, do chương trình được triển khai vào thời gian đầu thay thế cho chương trình e-Office trước đây, việc triển khai chỉ được hướng dẫn cho một số đối tượng quản lý ở các đơn vị trực thuộc, trưởng các phịng ban, vì vậy việc xử lý và thao tác nghiệp vụ cịn nhiều hạn chế, chưa được tất cả các nhân viên trong đơn vị tiếp cận, do đĩ rất nhiều thơng tin nội bộ khơng được tiếp nhận nhanh chĩng. Ngồi ra, chức năng phân cơng nhiệm vụ trên hệ thống cũng chưa được khai thác tối ưu.
Thơng tin về mục tiêu thực hiện của đơn vị chưa được truyền đạt rộng rãi đến tồn thể nhân viên, các mục tiêu này hầu như chỉ được bộ phận kế hoạch, kế tốn khối quản lý nắm rõ do cĩ trách nhiệm báo cáo trực tiếp. Vì vậy, người lao động tại đơn vị hầu như chỉ cĩ ý thức về hồn thành trách nhiệm theo nhiệm vụ được phân cơng hơn là hướng về mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thơng, đơn vị luơn cĩ trang bị hệ thống và đội ngũ tiếp nhận các thơng tin phản hồi từ khách hàng, qua các hệ thống như Trung tâm chăm sĩc khách hàng, Hệ thống tổng đài 119, 116… Ghi nhận các thơng tin về sự cố mất liên lạc, đường truyền, tín hiệu… từ đĩ cĩ những biện pháp khắc phục và xử lý kịp thời. Tuy nhiên, do đội ngũ ứng cứu, sửa chữa kỹ thuật mạng lưới viễn thơng đa phần tập trung ở khu vực thị xã Thủ Dầu Một nên các sự cố xảy ra ngồi khu vực trên sẽ xảy ra sự chậm trễ do mất thời gian di chuyển và
Đối với hệ thống thơng tin kế tốn, thực trạng như sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế được nhập liệu và xử lý qua chương trình kế tốn đặc thù tại đơn vị sau khi đã được kiểm tra, xét duyệt bởi các cấp cĩ thẩm quyền. Việc xử lý qua hệ thống máy tính với những ứng dụng về kết chuyển tự động giúp tránh được những sai sĩt do tính tốn so với những thao tác thủ cơng.
- Các nghiệp vụ phát sinh được mã hĩa theo từng loại chứng từ giúp hỗ trợ tốt khi liệt kê, tìm kiếm, tổng hợp chứng từ phục vụ cơng tác báo cáo.
- Các báo cáo, sổ sách kế tốn tại đơn vị được thiết kế chi tiết dễ hiểu giúp ích cho việc kiểm tra, theo dõi. Việc đối chiếu sổ cái và sổ chi tiết được tiến hành hàng tháng đảm bảo số liệu báo cáo chính xác, khớp đúng.
- Đơn vị tuân thủ chặt chẽ các quy định về cơng bố thơng tin trên báo cáo tài chính.
- Các chu trình về xử lý các nghiệp vụ kế tốn chưa được cụ thể hĩa bằng sơ đồ hướng dẫn cho nhân viên. Thường chỉ được sự truyền đạt từ nhân viên đi trước, do đĩ trong một số tình huống, nhân viên kế tốn sẽ bị động trong thực hiện, thiếu linh động hoặc ngại xử lý nếu khơng nhận được sự hướng dẫn từ người phụ trách.
- Các nghiệp vụ về điều chỉnh do sai sĩt, phân bổ, ghi nhận cơng nợ, điều chỉnh mã thống kê, điều chỉnh tài khoản do cĩ văn bản quy định từ Tập đồn thường khơng cĩ chứng từ kèm theo. Chúng được xử lý trên hệ thống và chỉ được giải trình khi cĩ yêu cầu trong quá trình kiểm tra, thanh quyết tốn hằng năm.
- Ban giám đốc tại đơn vị thường khơng cĩ yêu cầu về các mẫu biểu kế tốn phục vụ cho cơng tác quản trị, ngồi các mẫu báo cáo tài chính theo quy định được lập hàng tháng, đơn vị chỉ thực hiện thêm mẫu báo cáo doanh thu, chi phí chi tiết cho từng nội dung nhằm xem xét tình hình thực hiện kế hoạch của Tập đồn theo từng hạng mục. Ngồi ra, mẫu biểu báo cáo tình hình thực hiện chi phí giữa
các phịng ban lại khơng cĩ sự thống nhất, dẫn đến việc báo cáo trùng lấp và thơng tin thiếu tính nhất quán.