6. Kết cấu đề tài
1.2 Chỉ số hiệu suất cốt yếu KPI
1.2.2 Điều kiện áp dụng KPIs
Phụ thuộc vào điều kiện của mỗi tổ chức mà việc áp dụng KPIs sẽ cho các kết quả mong đợi khác nhau. Tất cả các tổ chức đều có thể đánh giá nhân viên của mình theo KPIs đã được gắn cho họ. Và theo Parmenter (2009), để ứng dụng KPIs thành cơng vào tổ chức thì cần các điều kiện như sau:
- Cam kết của nhà quản trị cấp cao: Áp dụng vào tổ chức một phương pháp mới thì các nhà quản trị cấp cao cần bảo đảm thực hiện để nhân viên tự tin áp dụng. Nhà quản trị cấp cao cần bảo đảm đầy đủ các nguồn lực thực hiện và giải quyết các vấn đề nảy sinh khi ứng dụng KPIs vào tổ chức.
- Sự tư vấn và hỗ trợ từ chun gia ngồi tổ chức: Tổ chức có thể dành thời gian để nghiên cứu, học hỏi và áp dung KPIs vào các hoạt động của tổ chức mình. Nhưng điều này có thể mất nhiều thời gian và có thể sai lệch hướng tiếp cận vì thiếu kinh nghiệm. Các chun gia bên ngồi là những người có nhiều kinh nghiệm triển khai và sẽ giúp đỡ tổ chức áp dụng một cách bài bản.
- Thiết lập tổ dự án để triển khai KPIs cho tổ chức: tổ dự án là nhóm người từ hai đến bốn thành viên tham gia phụ thuộc vào quy mô tổ chức. Họ là những người hiểu các KPIs và được học bài bản trong tổ chức. Với sự hỗ trợ và giúp đỡ từ các lãnh đạo cấp cao và nhân viên tổ chức, các thành viên này sẽ triển khai KPIs để đánh giá các hoạt động tổ chức.
- Mục tiêu chiến lược cần đo lường thông qua chỉ số: các yếu tố thành công xác định mục tiêu chiến lược cần phải đo lường thông qua các chỉ số hoạt động. Các nhân viên trong tổ chức cần phải hiểu rõ cơng việc của mình, các chỉ tiêu đã gắn tới mình và làm thế nào để hồn thành và đóng góp vào mục tiêu của tổ chức.
- Lãnh đạo cần chia sẻ thông tin về hệ thống KPIs cho các nhân viên: Muốn nhân viên áp dụng KPIs vui vẻ và hứng thú, cũng như biết rõ sự đối nghịch khi áp dụng hệ thống thì tổ dự án và các lãnh đạo cấp cao cần chia sẻ các thông tin đến tất cả các nhân viên trong tổ chức.
- Chỉ tiêu trong công việc cần được mô tả rõ ràng: Tổ chức ứng dụng KPIs trong việc đánh giá kết quả hoạt động thì cần phải mơ tả rõ ràng cơng việc cho các vị trí, phịng ban cũng như từng cá nhân trong tổ chức. Nhân viên trong tổ chức cần hiểu rõ
KPIs và các KPIs cần đáp ứng các tiêu chí như cụ thể, có thể đo lường được, thời gian cụ thể, tin cậy được, và phù hợp với thực tiễn.
- Tất cả dữ liệu liên quan đến KPIs cần được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu: Điều này giúp các lãnh đạo của tổ chức dễ dàng tham khảo, truy xuất thông tin và điều chỉnh bổ sung KPIs cho tổ chức. Kết quả thực hiện KPIs của nhân viên được dùng tham khảo cho các đợt đánh giá nhân viên hàng năm cũng như theo dõi sự tiến bộ của nhân viên trong tổ chức.
- Các chế độ của tổ chức được gắn liền với kết quả thực hiện: Các nhân viên trong tổ chức cần hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ khi thực hiện các KPIs được phân cơng cho mình. Các chế độ cũng như lợi ích của nhân viên được xây dựng theo chính sách thực hiện KPIs của nhân viên và từ đó khuyến khích nhân viên đóng góp, nỗ lực trong cơng việc và hồn thành tốt nhiệm vụ được tổ chức giao.