6. Kết cấu đề tài
3.2.3 Giải pháp thuộc khía cạnh quy trình nội bộ
3.2.3.1 Giải pháp về tăng hiệu suất sử dụng lao động
- Để đạt được hiệu quả sử dụng lao động trong năm 85% người/năm từ năm 2019 (trong điều kiện đảm bảo chi phí để thực hiện các dự án theo đúng tiến độ), Công ty cần thực hiện các biện pháp sau:
nghỉ việc trước đó.
+ Giảm lao động trong trường hợp lao động đã xin nghỉ việc (giảm xuống dưới 10% số lượng nhân viên Công ty từ năm 2019)
- Trong giai đoạn từ 2016-2020, Công ty cần tiếp tục quan tâm và chú trọng đến công tác quản lý và sử dụng lao động nhằm cải thiện tiền lương và thu nhập nhân viên, đảm bảo việc làm cho nhân viên trong các dự án, giải quyết tốt chế độ chính sách, lợi ích cho nhân viên. Để cơng tác quản lý nhân viên được hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả, Công ty tiếp tục thực hiện những biện pháp sau:
+ Căn cứ vào khối lượng công việc thực tế để tổ chức sắp xếp và bố trí nhân viên hợp lý, quản lý chặt chẽ ngày công lao động, hạn chế tối đa việc tăng nhân viên. Thường xuyên theo dõi, tổng hợp các số liệu liên quan đến tình hình sử dụng nhân viên để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
+ Đầu tư vào quy trình sản xuất như: Tiếp thu và nắm bắt xu hướng công nghệ mới, cải tiến phương thức và phương tiện làm việc, sử dụng các nền tảng công cụ phần mềm hiện đại hơn nhằm giảm thời gian lao động, tăng năng suất trong các dự án…
+ Nhận xét đánh giá trình độ năng lực của từng nhân viên để phân cơng bố trí cơng việc phù hợp cho từng người, đồng thời gắn kết chi trả tiền lương với hiệu quả làm việc, trình độ và trách nhiệm của từng cá nhân để nhằm phát huy hiệu quả cao nhất trình độ chun mơn tay nghề của nhân viên.
+ Chú trọng việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trên cả 3 mặt: Kỹ năng, ý thức và kỷ luật.
+ Tổ chức tuyên dương, khen thưởng kịp thời đối với tập thể, cá nhân có thành tích để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, thường xuyên cải tiến và có sáng kiến trong cơng việc; nâng cao và hồn thiện kỹ năng quản lý nhân viên; không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng yêu cầu và mong muốn của khách hàng.
+ Đẩy mạnh đầu tư nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới vào sản phẩm, dịch vụ Công ty để gia tăng giá trị mang lại cho khách hàng và giảm chi phí phát triển
các dự án.
+ Tăng cường cho nhân viên đi đào tạo kỹ năng để hỏi hỏi các kỹ thuật mới đang áp dụng ở ngoài thị trường và ứng dụng vào các dự án trong Công ty.
+ Phòng Nhân sự cần điều tra mặt bằng lương trên thị trường có thể sử dụng số liệu của các công ty tuyển dụng đã điều tra. Từ đó, xem xét đề xuất lãnh đạo điều chỉnh lương cho nhân viên Cơng ty theo mức trung bình của thị trường trong lĩnh vực phần mềm.
3.2.3.2 Giải pháp bảo đảm an tồn thơng tin trong các dự án
Để bảo đảm an tồn thơng tin trong tất cả các dự án Công ty, cần thực hiện các biện pháp sau:
- Tổ chức các lớp đào tạo cho các nhân viên mới để nắm rõ các quy định của Cơng ty. Bên cạnh đó cũng tổ chức các kỳ sát hạch để bảo đảm các nhân viên đã từng làm việc ở Công ty để nhớ lại các qui đinh an tồn thơng tin. Tác giả giải pháp nên kiểm tra 2 lần 1 năm phụ thuộc vào thời gian dự án có thể sắp xếp cho nhân viên của mình.
- Phân quyền các thư mục trên server cho các nhóm đối tượng nhân viên. Các nhân viên thuộc về dự án thì mới được truy cập vào các tài liệu dự án. Bên cạnh đó, ngay cả trong cùng một dự án cũng cần phân quyền tùy theo vai trò và trách nhiệm trong dự án để tránh việc tạo, xóa và vi phạm các quy định an tồn trong dự án của Công ty.
- Người quản lý dự án và bộ phận Quản trị chất lượng thường xuyên kiểm tra và giám sát các nhân viên trong dự án và bảo đảm tất cả các quy định của Công ty phải thực hiện đầy đủ và đúng cách như sau một cuộc họp phải ghi lại nội dung chính trong cuộc họp và được đặt đúng thư mục quy định trên server để các thành viên tham khảo. Hay như tất cả tài liệu thiết kế của dự án, tài liệu yêu cầu của khách hàng, tài liệu phân phối sản phẩm cũng được đặt đúng quy định trên server.
- Công ty cần trang bị các máy cắt giấy để bảo đảm tài liệu sau khi đã được sử dụng trong dự án sẽ được tiêu hủy và đảm bảo an tồn thơng tin tuyệt đối.
Người quản lý dự án cần bảo đảm các thành viên của dự án mình áp dụng và tuân thủ theo quy định này và các thành viên trong dự án không được mang bất kỳ tài liệu liên quan ra khỏi phạm vi Công ty.
- Bộ phận Quản lý nội bộ ở Công ty cũng cần phải thiết lập các chế độ an toàn mạng và ngăn các quyền truy cập từ bên ngoài vào dự án. Bảo đảm việc truy cập internet từ Công ty ra ngồi phải qua proxy bảo vệ của Cơng ty. - Trước khi bắt đầu mỗi dự án, Công ty phải ký với khách hàng về bảo đảm an tồn thơng tin bên cạnh đó cũng có ràng buộc với các thành viên trong dự án về đảm bảo thơng tin được tuyệt đối bảo mật và có các chế tài với các hình thức kỷ luật khác nhau nếu có trường hợp bị rị rỉ thơng tin ra bên ngồi. - Khi bất kỳ thông tin của bất kỳ dự án hay khách hàng Cơng ty bị rị rỉ thì cần phải thông báo ngay đến bộ phận giám sát dự án PMO để có phướng hướng giải quyết kịp thời đảm bảo an tồn cho khách hàng Cơng ty.
3.2.3.3 Giải pháp giảm nhân sự cộng tác trong dự án
Hiện tại nhân sự của các công ty cộng tác chiếm tỷ lệ khá cao trong các dự án của Công ty, trên 25% số nhân sự trong các dự án. Điều này dẫn tới hệ lụy là chi phí nhân cơng của dự án đội lên cao, giảm lợi nhuận cũng như hiệu suất sử dụng lao động trong Cơng ty. Vì vậy, để giảm nhân sự cộng tác trong dự án, Công ty cần phải thực hiện các biện pháp sau:
- Tăng cường tuyển dụng nhân sự mới với chất lượng cao ở các trường đại học cho Công ty. Bộ phận Nhân sự cần theo dõi các đợt ra trường của các trường đại học lớn có chun ngành Cơng Nghệ Thơng Tin ở Việt Nam như trường Bách Khoa, Tự Nhiên, Công Nghệ Thơng Tin,... và liên kết với phịng đạo tạo các trường để thông báo tuyển dụng thu hút được lực lượng lao động trẻ, nền tảng kiến thức vững, có khả năng trở thành nhân viên chủ chốt trong thời gian gần.
- Khuyến khích nhân viên đang làm việc trong Cơng ty giới thiệu bạn bè, người quen biết trong cùng lĩnh vực có kỹ năng tốt ứng tuyển vào Cơng ty. Đây là lực lượng lao động có kinh nghiệm sẽ là trụ cột cho các dự án mà Công ty
đang triển khai, phát triển.
- Bảo đảm có bộ đề tuyển dụng cũng như các nhân viên tốt tham gia tuyển dụng để tìm kiếm được ứng viên giỏi gia nhập vào Cơng ty.
- Bộ phận Sản xuất cần phối hợp với phòng Nhân sự để đăng ký các khóa đạo tạo nâng cao kỹ năng chun mơn cho nhân viên. Các nhân viên tham gia đào tạo cần chia sẽ kiến thức sau khóa học cho các nhân viên khác và sẽ là nhân viên quan trọng trong các dự án áp dụng các kỹ thuật được đào tạo.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc đào tạo, chia sẻ kiến thực nội bộ về kỹ thuật mới, kỹ thuật chuyên sâu trong dự án cho các thành viên khác trong tồn Cơng ty.
- Đo lường năng suất của các nhân viên Cộng tác để bảo đảm các công việc được giao phù hợp với kiến thức, kỹ năng của họ, tránh giao các cơng việc đơn giản, bình thường mà nhân viên Cơng ty có thể thực hiện dễ dàng được. Bên cạnh đó, người quản lý dự án cũng phải theo dõi, giám sát tiến độ thường xuyên để bảo đảm việc rút nhân viên cộng tác ra khỏi dự án khi thấy nhu cầu khơng cịn cần thiết nữa.
- Thay đổi quy trình nhân sự trong dự án, đưa tỷ lệ nhân sự cộng tác thành yếu tố bắt buộc xuống cho các quản lý dự án. Theo mục tiêu của Công ty là đưa tỷ lệ này xuống dưới 20% trong năm 2017 và 10% từ năm 2018. Các quản lý dự án cần phải ưu tiên sử dụng các nhân sự có sẵn trong Cơng ty trước khi tính đến việc sử dụng nhân viên cộng tác bên ngoài.
- Bổ sung vào tiêu chí sử dụng nhân viên cộng tác vào tiêu chí đánh giá cuối năm cho các nhân viên quản lý.