6. Kết cấu đề tài
3.2.1.2 Giải pháp về bảo đảm lợi nhuận cho các dự án
(1) Giảm các công việc làm thêm giờ:
Thúc đẩy việc giám sát dự án tốt bởi áp dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ. Bảo đảm việc phân công các công việc cho nhân viên đúng người, đúng việc và luôn thực hiện kiểm tra chéo giữa các nhân viên phát triển với nhau để hạn chế các lỗi làm sai yêu cầu mà là nguyên nhân chính dẫn tới việc phải làm thêm giờ và phát sinh thêm chi phí cho dự án.
Tăng cường đào tạo cho các nhân viên khi tham gia vào dự án, đảm bảo biết
rõ quy trình đang áp dụng và cách thức để thực hiện phát triển và kiểm tra trong dự án.
(2) Thảo luận với khách hàng về yêu cầu phát sinh:
Trong q trình phát triển dự án, ln có những thay đổi u cầu từ khách hàng. Cần phải quản lý tất cả các yêu cầu phát sinh này, thống kê và gửi khách hàng xem xét, đánh giá trước khi thực hiện phát triển.
Đẩy mạnh việc quản lý yêu cầu bằng các văn bản và có sự đồng ý của khách hàng trước khi thực hiện. Khi có những phát sinh thì dễ dàng thương lượng với khách hàng và có văn bản để xác thực.
Thông báo các yêu cầu phát sinh đến bộ phận giám sát dự án PMO để thảo luận và thương lượng với khách hàng trong trường hợp có khả năng ảnh hưởng tiến độ, chất lượng so với kế hoạch ban đầu hay do khách hàng khơng đồng ý đó là các yêu cầu thay đổi.
3.2.1.3 Giải pháp về giảm chi phí trong Cơng ty
Với một Cơng ty có lợi nhận khơng cao như Cơng ty TNHH ISB thì biện pháp giảm chi phí là biện pháp quan trọng để gia tăng lợi nhuận cho Công ty. Để giảm được chi phí trong Cơng ty, các biện pháp sau cần được thực hiện:
Thực hiện thường xuyên công việc thiết kế, kiểm tra, giám sát các dự án phần mềm nhằm phát hiện sớm các vấn đề và có hướng giải quyết sớm để giảm thiểu chi phí phải làm lại; cần áp dụng nghiêm ngặt các quy trình Cơng ty như CMMI để kiểm sốt tốt chất lượng dự án,... nhằm tăng khả năng mở rộng, sự kế thừa trong quá trình phát triển và giảm sai sót giữa các giai đoạn phát triển dự án.
Theo dõi các công việc của các nhân sự tham gia trong dự án, có kế hoạch điều phối các nhân sự cho hợp lý giữa các công việc trong dự án để giảm thời gian lãng phí giữa các cơng việc, thời gian phải làm việc thêm giờ phát sinh không cần thiết. Quản lý chặt chẽ công việc các nhân sự của các công ty cộng tác tham gia trong dự án, và rút nhanh các nhân sự này ra khỏi dự án khi thấy dự án không cần thiết hoặc các nhân viên trong Cơng ty có thể bảo đảm các cơng việc của họ.
(2) Tối ưu chi phí hoạt động dịch vụ khách hàng:
Theo dõi tiến độ các dự án của các khách hàng thường xuyên để phối hợp các bộ phận liên quan như bộ phận sản xuất, bộ phận kiểm tra, bộ phận bán hàng... và làm các báo cáo với lãnh đạo Công ty để tiến hành thu hồi công nợ sớm tránh tình trạng nợ kéo dài gây ảnh hưởng đến khả năng tài chính Cơng ty.
Khuyến khích sử dụng các công cụ trực tuyến để trao đổi với khách hàng như skype, email,... tinh giản bớt các thủ tục bằng tay nhằm giảm chi phí hoạt động cho Công ty.
Cần áp dụng công cụ nội bộ như email, Redmine trong tồn Cơng ty.
(3) Tối ưu chi phí sử dụng cơng cụ dụng cụ, máy móc:
Thường xun kiểm tra tình trạng của các máy tính để bàn, các máy điện thoại thơng minh,.. của mỗi dự án trong Công ty trước khi lên kế hoạch thu mua và gửi lên ban giám đốc xem xét để chấp thuận. Đồng thời, tiến hành thanh lý sớm các máy tính khơng cịn nhiều giá trị sử dụng, máy tính cũ.
Công ty xem xét để mua sắm thiết bị mới phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi dự án. Để tránh lãng phí và vẫn bảo đảm cho vận hành của các dự án, tác giả đề xuất Cơng ty nên đưa tồn bộ việc quản lý thiết bị trong Công ty về bộ phẩn Quản lý nội bộ để quản lý thay vì quản lý tại từng bộ phận như hiện nay.
Trong mỗi giai đoạn phát triển hệ thống phần mềm như khâu khảo sát và phân tích yêu cầu, thiết kế cơ bản, thiết kế chi tiết, kế hoạch thực hiện kiểm tra dự án cần phải làm đúng ở mỗi giai đoạn, tránh tình trạng sai sót nhiều dẫn đến mất nhiều thời gian để quay lại chỉnh sửa ở giai đoạn trước.
Các trưởng dự án cần tăng cường phối với với bộ phận QA để kiểm tra và giám sát việc thực hiện đúng và hợp lệ cho từng giai đoạn dự án; lựa chọn các Công ty cộng tác phù hợp với nhu cần nhân sự trong các dự án, không hợp tác với những Công ty cộng tác không tốt.
Tất cả các thông tin của dự án cần được lưu trữ lại như một bộ cơ sở dữ liệu trung tâm và có thể tham khảo cho các dự án sau này.
3.2.1.4 Các giải pháp khác để tăng doanh thu cho Cơng ty
(1) Hồn thiện bộ máy làm định giá dự án
Căn cứ vào khả năng làm đấu thầu các dự án phần mềm hiện tại của Công ty, khả năng đánh giá yêu cầu và đưa ra định giá cho các phần mềm ở Việt Nam chưa thật sự phù hợp, đặc biệt là khâu giá cả vẫn cao hơn mức thị trường Việt Nam chấp nhận. Do vậy, cần có cơ chế luân chuyển các nhân viên có nhiều kinh nghiệm để tham gia vào công tác làm định giá dự án; Tuyển dụng những sinh viên giỏi hoặc các thành viên có kiến thức trình độ trong việc am hiểu về kiến trúc và định giá phần mềm.
(2) Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Bộ phận Quản lý chất lượng trong công ty cần nghiên cứu thêm các quy trình, cải tiến các quy trình nhằm hạn chế sai sót trong mọi giai đoạn phát triển phần mềm.
Nghiên cứu xu hướng công nghệ đang áp dụng trong các dự án trên thế giới để áp dụng vào sản phẩm, dịch vụ của Công ty tạo ra tính năng mới ưu việt hơn cho sản phẩm và tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm, dịch vụ của Cơng ty.
(3) Áp dụng chính sách giá phù hợp
Không nên định giá cho các sản phẩm, dịch vụ phần mềm một cách cứng nhắc như phân nhỏ yêu cầu rồi làm định giá từng phần mà cần linh động theo từng nhu
cầu của khách hàng và phù hợp mặt bằng chung của thị trường chấp thuận. Nên chia các đối tượng khách hàng thành nhiều nhóm riêng biệt, và Cơng ty có các chính sách giá theo từng nhóm cho phù hợp. Bên cạnh đó, phụ thuộc thực tế của thị trường mà Cơng ty có thể điều chỉnh chiến lược giảm giá cho phù hợp để gia tăng khách hàng.
Cần tối ưu hóa các nguồn tài ngun có sẵn trong Cơng ty để giảm giá thành cho các sản phẩm của mình như:
- Nghiên cứu ứng dụng các nền tảng có sẵn thay vì phải viết lại từ đầu, thiết kế kiến trúc theo các mẫu chuẩn trong ngành phần mềm, sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý, giám sát dự án, thực hiện kiểm tra tự động,...; Tìm nguồn cung cấp nhân sự cộng tác rẻ hơn.
- Giảm thiểu các quy trình khơng cần thiết cho dự án để tiết kiệm nhân sự, thiết bị sử dụng, thời gian phát triển, thời gian kiểm tra, thời gian giao hàng và đóng gói dự án.
(4) Thực hiện quảng cáo hiệu quả
Công ty có lợi thế trong lĩnh vực gia cơng phần mềm và cũng được nhiều đối tác biết đến. Do vậy, Công ty cần phải tạo ra nét khác biệt cho các sản phẩm, dịch vụ phần mềm của mình như:
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới vào sản phẩm phẩn mềm để hỗ trợ và đáp ứng đầy đủ nhất cho các yêu cầu của khách hàng và có thể tạo khác biệt với các cơng ty khác.
- Chuẩn bị các bảng mô tả, giới thiệu về Công ty thật chuyên nghiệp và phản ánh đầy đủ các sản phẩm dịch vụ cũng như các thế mạnh của Cơng ty, từ đó khách hàng có thể cảm nhận đầy đủ chi tiết các sản phẩm, dịch vụ của Công ty cung cấp.
- Sản phẩm phần mềm là sản phẩm có đặc thù riêng, nên tiếp thị nó đến khách hàng cũng cần có sự khác biệt. Cơng ty nên có chính sách khuyến mãi hoa hồng cho khách hàng giới thiệu dự án hoặc chiết khấu cho các dự án của khách hàng tuỳ theo từng giá trị từng dự án khác nhau.
(5) Giải pháp mở rộng thị trường:
Đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt, khách hàng cảm thấy hài lòng khi sử dụng thử các sản phẩm của Cơng ty. Từ đó, có thể giới thiệu thêm các dịch vụ mà Công ty cung cấp như vận hành hệ thống và cơ sở hạ tầng triển khai, bảo trì phần mềm, bảo dưỡng các vấn đề của sản phẩm,...
Khuyến khích bộ phận bán hàng tìm thêm nhiều khách hàng mới, song song đó là có chế độ khen thưởng, hoa hồng hợp lý cho các nhân viên bán hàng để họ có động lực tìm nhiều khách hàng cho Cơng ty.
Cải tiến bộ phận làm định giá sản phẩm phần mềm và tăng khả năng đấu thầu dự án thành công.
Tăng cường hợp tác và liên kết với các công ty phần mềm khác để chia sẽ các tài nguyên trong các dự án phần mềm như tài nguyên con người, kỹ thuật công nghệ mới,… trên cơ sở hợp tác và đơi bên cùng có lợi.
3.2.2 Giải pháp thuộc khía cạnh khách hàng
3.2.2.1 Giải pháp nâng cao sự tin cậy của khách hàng
Cần thực hiện các giải pháp dưới đây để bảo đảm việc triển khai sản phẩm phần mềm đến khách hàng theo đúng cam kết của hai bên và giữ được niềm tin nơi khách hàng:
- Thực hiện tư vấn khách hàng về kỹ thuật áp dụng, mơ hình sẽ áp dụng và phương thức vận hành, triển khai sản phẩm sau này. Khách hành cần thấy rõ lộ trình phát triển, triển khai của sản phẩm đặt hàng tại Công ty.
- Quản lý dự án và ban giám đốc cần định nghĩa rõ vai trò, trách nhiệm của các thành viên tham gia trong dự án cũng như các bộ phận liên quan. Đồng thời phải định nghĩa các giai đoạn cụ thể, rõ ràng của dự án và các cách thức truyền thông, liên lạc trong nội bộ dự án và giữa dự án với khách hàng.
- Bộ phận Phân tích, thiết kế trong dự án cần phải tổ chức khảo sát kỹ yêu cầu của khách hàng và bảo đảm mơ hình kiến trúc phải thỏa mãn tất cả các yêu cầu của khách hàng đang mong muốn. Tránh phát sinh các lỗ hổng kỹ thuật ngoài yêu cầu sau này.
- Bộ phận Quản lý chất lượng dự án QA cần tiến hành rà sốt các quy trình, quy định liên quan đến cơng tác quản lý kỹ thuật và quản lý vận hành hiện hành của dự án có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Chủ động đề xuất quy trình cụ thể theo yêu cầu cụ thể của mỗi dự án nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho dự án khách hàng.
- Bộ phận Phát triển sản phẩm, dịch vụ cần phải tuân theo các quy trình viết mã nguồn theo định nghĩa của dự án. Trong mỗi mã nguồn mà nhân viên phát triển viết ra thì cần phải đảm bảo là đúng đắn theo mỗi đơn vị tránh gây sai sót lớn khi tích hợp với các mã nguồn của nhân viên khác. Bên cạnh đó thì bộ phận này cũng hỗ trợ khách hàng điều tra các vấn đề của dự án, tìm hiểu nguyên nhân gốc của vấn đề để báo cáo lên câp trên và báo cáo qua khách hàng.
- Bộ phận Kiểm tra dự án QC cần tiến hành kiểm tra theo từng yêu cầu cụ thể để bảo đảm tất cả các yêu cầu của khách hàng đã được kiểm tra. Thường xuyên liên hệ với bộ phận Phát triển sản xuất để thơng báo tình trạng lỗi sản phẩm hiện hành và tiến hành kiểm tra lại khi bộ phận Phát triển đã hoàn thành việc sửa lỗi.
- Lựa chọn đơn vị cộng tác đủ năng lực về chuyên môn để cùng Công ty phát triển dự án. Đặc biệt cần lưu ý ràng buộc trong hợp đồng phải có trách nhiệm trong các phần việc mà bên cộng tác thực hiên.
- Tất cả các điều chỉnh mà ảnh hưởng đến tiến độ dự án phải được thơng báo chính thức cho khách hàng ít nhất là 5 ngày làm việc. Trong trường hợp khó thương thảo với khách hàng thì cẩn phải báo cấp trên sớm để có các hành động cụ thể. Bên cạnh đó cũng phải thông báo kế hoạch nghỉ lễ của Công ty để khách hàng tránh gọi điện hay liên lạc trong các thời gian nghỉ lễ.
Phương thức vận hành của dự án phải tối ưu, các bộ phận phải truyền thơng với nhau liên tục để bảo đảm ít sai sót nhất khi tích hợp giữa các bộ phận. Thường xuyên kiểm tra, giám sát các vấn đề để thông báo xin ý kiến từ bộ phận Quản lý chất lượng dự án PMO và thông báo đến khách hàng để cùng nắm vấn đề và cùng nhau giải quyết.
3.2.2.2 Giải pháp về nâng cao chất lượng, dịch vụ
Thực hiện các giải pháp để bảo đảm chất lượng sản phẩm triển khai đến khách hàng cũng như các dịch vụ sau triển khai của Công ty. Trong quá trình phát triển phần mềm cũng như dịch vụ sản phẩm hiện tại nhiều yêu cầu hoặc đòi hỏi hỗ trợ của khách hàng chưa được giám sát chặt chẽ. Do vậy, trong thời gian tới Công ty cần phải:
- Thông báo người chịu trách nhiệm chính, cũng như thơng tin về số điện thoại, email liên lạc của dự án, dịch vụ mà khách hàng đang sử dụng. Đưa các tiêu chí về việc hỗ trợ khách hàng vào tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Tăng cường giáo dục và đào tạo cho nhân viên về tầm quan trọng của hỗ trợ và tư vấn khách hàng. Mỗi nhân viên cần phải có ý thức tự giác và hỗ trợ khách hàng khi có yêu cầu mà thuộc phạm vi cơng việc của mình.
- Thường xuyên theo dõi chất lượng dự án, báo cáo cho khách hàng ít nhất 1 tuần 1 lần tùy theo mức độ và phạm vi của dự án.
- Bên cạnh thời gian hỗ trợ đã qui định sẵn trong giờ hành chính, Cơng ty cần phân công hoặc chỉ định rõ người sẽ hỗ trợ khách hàng trong trường hợp khẩn cấp vào các ngày cuối tuần, ngày lễ để bảo đảm công việc của khách hàng được vận hành liên tục không bị gián đoạn.
- Đầu mối quản lý cuối cùng cho chất lượng là bộ phận PMO. Do vậy, mọi chia sẻ hoặc vấn đề các dự án phải được thơng báo đến PMO, từ đó có những quyết định đúng đắn và kịp thời để hỗ trợ khách hàng cũng như dự án, dịch vụ của Công ty.
Lấy khách hàng làm trung tâm, rà soát lại các quy định, qui trình trong Cơng ty để nâng cao khả năng hỗ trợ và làm hài lòng khách hàng. Tập trung cải tiến các điểm còn bất cập liên quan trực tiếp khách hàng như: truyền thông với khách hàng; thời gian thực hiện bảo trì, và hỗ trợ xử lý vấn đề khẩn cấp cho khách hàng… Bên cạnh đó cần mở các khóa đào tạo cho các nhân viên trong Công ty như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng thỏa mãn yêu cầu khách hàng… đảm
bảo nhân viên Công ty thân thiện khi truyển thông với khách hàng.
Ứng dụng công nghệ trong các hoạt động với khách hàng: tăng cường truyền thông, trao đổi với khách hàng qua điện thoại, email, trang website và tổ chức các buổi gặp mặt, các hoạt động để cảm ơn khách hàng, mời khách hàng tham gia các