Mỗi khía cạnh của BSC và mỗi chỉ số KPI có tầm ảnh hưởng khác nhau đến chiến lược và việc thực hiện chiến lược. Như vậy, các khía cạnh và KPI có trọng số khác nhau trong hệ thống BSC. Nhằm xác định trọng số của 04 khía cạnh và các KPI, tác giả dựa trên sự nhận định, kinh nghiệm của các chuyên gia và tiến hành khảo sát.
4.3.1. Trình bày phương pháp xây dựng trọng số
Để tiến hành thiết lập trọng số cho 4 khía cạnh của BSC và các KPI, tác giả đề xuất nghiên cứu và xác định trọng số như sau :
a. Tiến hành khảo sát theo cách 1 :
Mã
số Mục tiêu Chỉ số đo lường (KPI)
doanh sản phẩm mới và khách hàng F1 top doanh số
I.5.2- Tỉ lệ tăng DT của 25 top khách hàng F1.
I.6 Tăng năng suất lao động, hợp lý
hóa nguồn lực I.6.1- Năng suất lao động. I.7 Liên tục cải tiến và đảm bảo hệ
thống quản lý an tòan trong sản xuất , vận hành và quản lý môi trường xanh sạch trong doanh nghiệp.
I.7.1- Số tai nạn lao động không nghiêm trọng.
I.7.2- Lượng nước tái sử dụng
L Học Hỏi Phát Triển
L.1 Nâng cao năng lực về thiết kế sản phẩm mới, năng lực công nghệ thông tin, năng lực đội ngủ kỹ thuật chủ chốt và đội ngũ quản lý kế thừa.
L.1.1- Số mẫu thiết kế đạt/nhân viên thiết kế
L.1.2- Tỉ lệ nhân viên thành thạo các phần mềm được triển khai.
L.1.3- Tỉ lệ % số nhân viên kế thừa cho tổng số vị trí quản lý
L.2 Giữ chân nhân viên có năng lực – đặc biệt chú trọng đội ngũ làm sản phẩm mới.
L.2.1- Tỉ lệ nhân sự chủ chốt và nhân sự làm sản phẩm mới nghỉ việc.
L.3 Xây dựng môi trường làm việc sáng tạo, đổi mới, cải tiến liên tục.
L.3.1- Số lượng sáng kiến cải tiến được áp dụng.
L.3.2- Số chương trình chia sẻ kinh nghiệm của các cấp quản lý, của nhân viên……
Tác giả tiến hành thiết lập phiếu khảo sát về trọng số. Từ kinh nghiệm của các chuyên gia, từng chuyên gia sẽ cho các trọng số vào phiếu khảo sát theo trình tự :
1. Bước 1: Các chuyên gia thực hiện - Các chuyên gia sẽ cho trọng số 04 khía
cạnh.
Ví dụ: Cho trọng số khía cạnh tài chính 40%; khía cạnh khách hàng 20%; khía cạnh qui trình 20%; khía cạnh Học hỏi phát triển 20%.
2. Bước 2: Các chuyên gia thực hiện – Xác định trọng số mục tiêu - Tại mỗi
khía cạnh, đánh giá trọng số của các mục tiêu trên tổng số trọng số của khía cạnh đó.
Ví dụ: Ở khía cạnh tài chính (trọng số 40% đã cho ở bước 1) có 2 mục tiêu là
Tăng doanh thu và Tăng lợi nhuận. Các chuyên gia sẽ cho trọng số 02 mục tiêu này. Ví
dụ cho trọng số của mục tiêu Tăng doanh thu là 18%%, trọng số tăng lợi nhuận 22%. 3. Bước 3: Các chuyên gia thực hiện – Chuyên gia tiếp tục xác định trọng số KPI
– Nếu mỗi mục tiêu chỉ có 01 chỉ số đo lường KPI được chọn thì trọng số của mục tiêu chính là trọng số của KPI; Nếu mục tiêu có 2 hoặc nhiều KPI thì từ trọng số của mục tiêu chuyên gia tiếp tục đánh giá cho trọng số của KPI.
Ví dụ: Mục tiêu “Giữ và phát triển hệ thống phân phối tạo tính sẵn sàng trong
cung ứng cho khách hàng” có trọng số giả định 10% có 02 chỉ số đo lường KPI là “Số lượng khách hàng F1” và “Số lượng cửa hàng bán lẻ” và nếu như đánh giá tầm quan
trọng của số lượng khách hàng F1 quan trọng hơn do tập trung bán sỉ hiệu quả hơn theo quan điểm của chuyên gia, thì sẽ cho trọng số “Số lượng khách hàng F1“ là 6% và “Số
lượng cửa hàng bán lẻ” 4%.
4. Bước 4: Tác giả thực hiện - Như vậy đến bước 3, đã có trọng số 04 khía cạnh và các KPI theo ý kiến mỗi chuyên gia. Sau đó tác giả sẽ tổng hợp tính trung bình của tất cả các chun gia theo phương án 1 cho kết quả bình quân của các trọng số của 4 khía cạnh và các KPI theo cách 1.
Ưu và nhược điểm của cách 1
Ưu điểm: Phương án này có ưu điểm là định vị tầm quan trọng, cho trọng số từ
góc nhìn tổng qt 04 khía cạnh sau đó các trọng số KPI theo từng khía cạnh.
Nhược điểm: Tuy nhiên, phương án này cũng có khuyết điểm là nếu khía cạnh
nào có ít số lượng mục tiêu, ít số lượng KPI thì các trọng số KPI của khía cạnh đó rất cao và ngược lại.
b. Tiến hành khảo sát theo cách 2 :
Sau khi các chuyên gia phản hồi khảo sát cho các trọng số theo cách 1, tác giả tiến hành gửi phiếu khảo sát theo cách 2. Từ kinh nghiệm của các chuyên gia, từng chuyên gia sẽ cho các điểm các KPI vào phiếu khảo sát theo trình tự:
1. Bước 1: Các chuyên gia thực hiện – Các chuyên giá sẽ cho điểm của từng KPI. Chuyên gia chọn 01 KPI có tầm quan trọng nhất theo quan điểm của mình và cho số điểm tối đa 10 điểm, sau đó, các KPI cịn lại so sánh tầm quan trọng với KPI này sẽ cho số điểm bằng (quan trọng tương đương) hoặc thấp hơn theo góc nhìn của chun gia.
Ví dụ: Cho điểm của KPI “ Tỉ lệ tăng Lợi nhuận” 10 điểm và từ Lợi nhuận xem xét cho điểm KPI “Doanh thu” cũng có tầm quan trọng nhưng ở mức 9 điểm; và KPI về “Số mẫu mới được khách hàng đặt hàng” được đánh giá ở mức 7 điểm so với lợi nhuận và cứ thế tiếp tục đánh giá các KPI sau.
2. Bước 2: Tác giả thực hiện – Tác giả tính tóan bằng cách tổng hợp số điểm tất cả KPI; Sau đó lấy số điểm từng KPI chia tổng số điểm sẽ ra tỉ lệ phần trăm và là trọng số của KPI.
3. Bước 3: Tác giả thực hiện - Cộng tất cả trọng số KPI trong từng khía cạnh sẽ là trọng số của từng khía cạnh.
4. Bước 4: Tác giả thực hiện - Như vậy đến bước 3, đã có trọng số 04 khía cạnh và các KPI theo ý kiến mỗi chuyên gia. Sau đó tác giả sẽ tổng hợp tính trung
bình của tất cả các chuyên gia cho kết quả bình qn về trọng số 4 khía cạnh và các KPI theo cách 2.
Ưu và nhược điểm của cách 2
Ưu điểm: Phương án này ngược lại với phương án 1 là trọng số của mỗi KPI
khơng có sự chệnh lệch nhiều.
Nhược điểm: Tuy nhiên, phương án này cũng có khuyết điểm là khi tổng hợp
các khía cạnh thì các khía cạnh nào có số lượng KPI ít thì trọng số khơng cao và ngược lại.
c. Tiến hành kết hợp cách 1 và cách 2 để xác định trọng số
Như đã trình bày ưu, khuyết điểm của mỗi cách cho trọng số, từ kết quả khảo sát của cách 1 và cách 2, tác giả tiến hành tổng hợp trung bình của 2 cách sẽ xác định trọng số cho mỗi khía cạnh.
Về nguyên tắc để hòan thiện hơn trong việc xác định trọng số, sau khi có kết quả trung bình trọng số của 02 cách, có thể tổ chức hội thảo thảo luận với các chuyên gia, dựa trên quan điểm định hướng chiến lược của Cơng ty có thể rà sóat, thảo luận thêm để chọn trọng số. Tuy nhiên, vì thời gian có hạn, tác giả chọn phương án trung bình cộng của 02 cách sau khi đã khảo sát để thiết lập bản trọng số, việc này cũng đảm bảo tính khách quan trong việc xây dựng trọng số.
4.3.2. Tiến hành khảo sát thiết lập trọng số
Dựa theo phương pháp đã trình bày, tác giả tiến hành gửi phiếu khảo sát trọng số theo cách 1 (PKS-C1-Trọng số, Phụ lục 10) đến các chuyên gia thực hiện cho trọng số. Để thuận lợi cho việc đánh giá, tác giả đã trình bày chi tiết hướng dẫn các chuyên gia về cách cho trọng số trong phiếu khảo sát.
Sau khi các chuyên gia phản hồi khảo sát theo cách 1, tác giả tiến hành gửi phiếu khảo sát theo cách 2 (PKS-C2-Trọng số, Phụ lục 11).
4.3.3. Kết quả các trọng số
Từ các ý kiến chuyên gia, tác giả tiến hành tổng hợp số liệu của cách 1 theo Bảng PL12.1 (Phụ lục 12) và cách 2 theo Bảng PL12.1 (Phụ lục 12). Sau đó, tác giả tổng hợp kết quả của 02 cách, tính trung bình chi tiết Bảng PL12.3 (Phụ lục 12) và xác định được kết quả cuối cùng về trọng số 04 khía cạnh và KPI (Bảng 4.13).
Bảng 4.13: Kết quả cuối cùng các trọng số Khía Cạnh Khía Cạnh Trọng số các khía cạnh (%) Mục Tiêu Trọng số mục tiêu (%) KPI Trọng số KPI (%) F Tài chính (Finance) 22.4 F.1 11.1 F.1.1 11.1 F.2 11.2 F.2.1 11.2 C Khách hàng (Customer) 29.3 C.1 5.5 C.1.1 5.5 C.2 4.3 C.2.1 4.3 C.3 3.5 C.3.1 3.5 C.4 6.5 C.4.1 3.4 C.4.2 3.1 C.5 5.8 C.5.1 3.0 C.5.2 2.8 C.6 3.8 C.6.1 3.8 I Qui trình nội bộ (Internal Process ) 27.0 I.1 3.3 I.1.1 3.3 I.2 3.4 I.2.1 3.4 I.3 3.3 I.3.1 3.3 I.4 3.3 I.4.1 3.3 I.5 5.8 I.5.1 2.9 I.5.2 2.9 I.6 3.5 I.6.1 3.5 I.7 4.3 I.7.1 2.3 I.7.2 2.0 L Học hỏi Phát triển (Learning and Growth) 21.4 L.1 9.5 L.1.1 4.0 L.1.2 2.9 L.1.3 2.7 L.2 5.3 L.2.1 5.3 L3 6.5 L.3.1 3.5 L.3.2 3.0