4.2. Xây dựng chỉ số KPI
4.2.2. Khảo sát sự đồng thuận về KPI
4.2.2.1. Tiến hành khảo sát vòng 1
Tác giả gửi phiếu khảo sát vòng 1 về 34 KPI phác thảo (PKS-V1-KPI, Phụ lục 6) đến 14 chuyên gia. Các KPI được thiết lập trong Bảng PL6.1 (Phụ lục 6) kèm trong phiếu khảo sát, các chuyên gia tiến hành đánh giá và đánh dấu vào phiếu khảo sát các KPI nào “Đồng ý”; “Khơng đồng ý” có giải thích về ngun nhân không đồng ý, hoặc bổ sung thêm KPI mới nếu có.
Kết quả vịng 1 khảo sát KPI
Qua 02 vòng khảo sát về bản đồ chiến lược, các chuyên gia ngày càng có kinh nghiệm hơn trong việc phản hồi và chủ động trao đổi với tác giả, tiến trình khảo sát vịng 1 KPI được nhanh hơn.
Mã Mục tiêu Mã số
KPI Chỉ số đo lường (KPI)
L Học hỏi Phát triển – Learning and Growth
L.1 Nâng cao năng lực về thiết kế
sản phẩm mới, năng lực công L.1.1
Số mẫu thiết kế đạt/nhân viên thiết kế.
nghệ thông tin, năng lực đội ngủ kỹ thuật chủ chốt và đội ngũ quản lý kế thừa.
L.1.2 Số chương trình đào tạo chuyên sâu về thiết kế sản phẩm cho R&D L.1.3 Tỉ lệ nhân viên thành thạo các phần
mềm được triển khai.
L.1.4 Tỉ lệ % số nhân viên kế thừa cho tổng số vị trí quản lý.
L.2
Giữ chân nhân viên có năng lực – đặc biệt chú trọng đội ngũ làm sản phẩm mới. L.2.1 Tỉ lệ nhân sự chủ chốt nghỉ việc. L.2.2 Tỉ lệ nhân sự làm sản phẩm mới nghỉ việc. L.3
Xây dựng môi trường làm việc sáng tạo, đổi mới, cải tiến liên tục.
L.3.1 Số lượng sáng kiến cải tiến được áp dụng .
L.3.2
Số chương trình chia sẻ kinh nghiệm của các cấp quản lý, của nhân viên.
Từ phản hồi của các chuyên gia, tác giả tổng hợp chi tiết , ghi nhận các ý kiến của các chun gia và tính tóan, thống kê chi tiết số liệu, tỉ lệ đồng ý, cập nhật các KPI bổ sung của các chuyên gia vào Bảng PL7.1- Phụ lục 7. Kết quả phân tích 34 KPI được khảo sát trong vòng 1 như sau :
Số KPI đạt đồng thuận của 14 chuyên gia - 100%: 15 KPI Số KPI đạt đồng thuận của 13 chuyên gia – 92,9%: 03 KPI Số KPI đạt đồng thuận của 12 chuyên gia – 85,7%: 07 KPI Số KPI đạt sự đồng thuận của 11 chuyên gia – 78,6%: 02 KPI Số KPI đạt sự đồng thuận của 10 chuyên gia – 71,4%: 02 KPI Số KPI đạt sự đồng thuận của 09 chuyên gia – 64,3%: 03 KPI Số KPI đạt sự đồng thuận của 08 chuyên gia – 57,1%: 01 KPI Số KPI đạt sự đồng thuận của 07 chuyên gia – 50%: 01 KPI
Số KPI được bổ sung là 03 , gồm 02 KPI ở mục tiêu khách hàng C.5 “Dẫn đầu về thương hiệu vải trong phân khúc thị trường của Công ty đang kinh doanh” – Bổ sung tách ra thành 02 KPI gồm BS- C.5.1 “Thứ hạng công ty đạt được trong các giải,
các chương trình bình chọn về thương hiệu ở thị trường nội địa” và BS- C.5.2 “Thứ
hạng công ty đạt được trong các giải, các chương trình bình chọn về thương hiệu ở thị trường nội địa” và bổ sung 01 KPI ở mục tiêu I.2 “Phát triển thương mại điện tử” với
KPI bổ sung là BS – I.2.2” Số khách hàng ghé thăm trang web công ty”.
Tác giả tổng hợp các KPI được các chuyên gia đồng thuận 100% đưa vào danh sách lựa chọn KPI, đối với các KPI chưa đạt được sự đồng ý 100% và các KPI bổ sung (Bảng 4.9), sau đó tác giả tiếp tục tiến hành khảo sát vòng 2
Bảng 4.9 : Tổng hợp kết quả KPI qủa khảo sát vịng 1 Khía cạnh Tổng số các KPP Số KPI đạt 100% đồng thuận Số KPI có ý kiến chưa đồng ý Số KPI bổ sung Tài chính 4 1 3 Khách hàng 9 4 5 2 Qui trình nội bộ 13 6 7 1 Học hỏi phát triển 8 4 4 Tổng cộng 37 15 19 3 4.2.2.2. Tiến hành khảo sát vòng 2 :
Tương tự như khảo sát về bản đồ chiến lược, ở vòng 2 khảo sát KPI này tác giả tổng hợp các ý kiến của vòng 1 và thiết lập nên bảng câu hỏi cho vòng 2 và tiến hành lấy ý kiến của các chuyên gia.
Tác giả thống kê các ý kiến chưa thống nhất của các chuyên gia trong khảo sát vòng 1 vào Bảng 4.10 và thiết lập bảng câu hỏi khảo sát và gửi phiếu khảo sát vòng 2 (PKS-V2-KPI, Phụ lục 8) đối với các KPI có sự khơng đồng ý và các KPI bổ sung. Trong phiếu khảo sát của vòng 2 tại bảng Bảng PL8.1 – Phụ lục 8, tác giả ghi rõ các thơng tin các KPI có các tỉ lệ “Đồng ý”, “Khơng đồng ý” và ghi các lý do không đồng ý, đồng thời cung cấp các KPI được đề nghị bổ sung ở vòng 1 để khảo sát sự đồng thuận của các chuyên gia.
Bảng 4.10: Các KPI chưa thống nhất và các KPI bổ sung
STT Mục tiêu Chỉ số đo lường (KPI)
F Tài chính
F.1 Tăng doanh thu F.1.2 - Tỉ lệ tăng doanh thu.
– Chuyên gia 1, 2, 3 & 8: Đều nêu ý kiến Trong 2 KPI “Doanh thu” và “Tỉ lệ tăng doanh thu” nên chọn 1
STT Mục tiêu Chỉ số đo lường (KPI)
F.2 Tăng lợi nhuận F.2.1 -Lợi nhuận.
– Chuyên gia 1 & 3: KPI “ …Lợi nhuận và tỉ lệ tăng lợi nhuận
nên chọn 1…”
F.2.2- Tỉ lệ tăng LN.
– Chuyên gia 2 & 8: “…Lợi nhuận và tỉ lệ tăng lợi nhuận nên
chọn 1…”
C Khách hàng
C.2 Phát triển đa dạng các dòng mẫu sản
phẩm mới từ
nguyên liệu mới đáp ứng khách hàng tiêu dùng may đo.
C.2.1- Số sản phẩm từ nguyên liệu mới được thiết kế. – Chuyên gia 1, 3 & 4: Vì “…Chỉ số KPI không thể hiện được
hiệu quả…”
– Chuyên gia 2, 5 & 10: “…Chưa chắc thiết kế nhiều thì tốt mà
quan trọng là được chọn..”;
– Chuyên gia 7: Không ghi ý kiến
C.2.2 - Số sản phẩm mới từ NL mới được đặt hàng. – Chuyên gia 4: “…Sản phẩm mới không chỉ từ nguyên liệu
mới..”
– Chuyên gia 8: “…Không cần thiết đặt đo lường ở cấp Công ty,
Nên đưa về KPI cho Trung tâm R&D…”
C.4 Giữ và phát triển hệ thống phân phối (sỉ, lẻ) tạo tính sẵn sàng trong cung ứng cho khách hàng
C.4.1- Số lượng khách hàng F1.
– Chuyên gia 10: Vì “…Nên chú trọng 01 KPI phát triển kênh
phân phối lẻ, showroom của Công ty, không nên quá tập trung phụ thuộc vào kênh sỉ F1..”
C.5 Dẫn đầu về thương hiệu vải trong phân khúc thị trường của Công ty đang kinh doanh
C.5.1 - Số lượng chương trình tham gia quảng bá thương hiệu.
– Chuyên gia 1 & 10: “…không thể hiện hiệu quả cho xây dựng
thương hiệu..;”
– Chuyên gia 2, 5 & 8: “…Việc tham gia khơng cần số lượng vì
có khi số lượng nhiều nhưng không phù hợp lại không tốt…”
– Chuyên gia 3 “…Nên tập trung đo lường kết quả như là thứ
hạng thươmg vì có nhiều hình thức khác cho thương hiệu chứ khơng phải tham gia nhiều chương trình quảng bá là tốt..”
C.5.2- Thứ hạng công ty đạt được trong các giải , các chương trình bình chọn về thương hiệu .
– Chuyên gia 1 & 6: Vì “…Nên tách ra thứ hạng thương hiệu tại
02 thị trường riêng là trong nước và quốc tế…”
– Chuyên gia 13 : “…Khó đo lường…”
BS – C.5.3 – Bổ sung : tách KPI C.5.2 “ Thứ hạng
công ty đạt được trong các giải , các chương trình bình chọn về thương hiệu ” thành “ Thứ hạng công ty đạt được trong các giải , các chương trình bình chọn về
STT Mục tiêu Chỉ số đo lường (KPI)
thương hiệu nội địa”
Chuyên gia 1 & 6:”.. tách ra thứ hạng thương hiệu tại 02 thị
trường riêng…”
BS – C.5.4 – Bổ sung : tách KPI “Thứ hạng…” thành
“ Thứ hạng công ty đạt được trong các giải , các chương trình bình chọn về thương hiệu quốc tế.
– Chuyên gia 1 & 6: “.. tách ra thứ hạng thương hiệu tại 02 thị
trường riêng…”
I Qui trình nội bộ
I.1 Rút ngắn thời gian giao hàng
I.1.2-Thời gian SX một đơn hàng chuẩn.
– Chuyên gia 3 & 8: “…Nên đưa vào KPI đơn vị khối SX…” – Chuyên gia 1, 2 & 5: “…Đã bao gồm trong mục tiêu về Thời
gian giao hàng. Đây là mục tiêu con của chỉ số KPI chung Thời gian giao hàng..”
I.2 Phát triển thương mại điện tử
BS- I.2.2- Bổ sung: Số khách hàng ghé thăm trang web.
– Chuyên gia 7: “…Bồ sung để đánh giá sự quan tâm của khách
hàng với thương mai điện tử của Công ty giúp cho sự tăng trưởng…”
I.3 Hợp tác liên kết với các đơn vị nghiên cứu KHKT ngành dệt, các nhà SX nguyên liệu gốc
I.3.1-Số lượng sản phẩm mới từ liên kết đơn vị bên ngòai.
– Chuyên gia 6 & 10: “… KPI này không nên đặt ở cấp Công ty,
đưa về RD…”
I.3.2-Số dự án hợp tác đạt mục tiêu đặt ra.
– Chuyên gia 1, 3 & 10:“...Không nên đặt KPI này cấp chiến lược
vì dự án tùy từng thời điểm nên không thể đánh giá theo số lượng mà nên đặt KPI kết quả khi có dự án và quản lý theo dự án”
– Chuyên gia 2 & 5:“..Khó đo lường và đánh giá chỉ số này ; nên
tập trung vào KPI hợp tác tạo sản phẩm mới vì mang tính chiến lược..”
I.4 Áp dụng Công nghệ thông tin vào họat động quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationships
Management).
I.4.1-Mốc thời gian hòan tất áp dụng phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng.
– Chuyên gia 6 & 13: “..Chỉ là một công cụ không đặt ra KPI này…”
I.5 Duy trì và phát triển chính sách cho khách hàng tiên phong kinh doanh
I.5.1-Số lượng khách hàng F1 tiên phong kinh doanh sản phẩm mới.
– Chuyên gia 1:”… Chọn một trong hai KPI là số lượng hoặc tỉ lệ
Kết quả vòng 2:
Sau khi các chuyên gia trả lời khảo sát vịng 2 về các KPI khơng đồng thuận và các KPI đề xuất bổ sung, tác giả đã tiến hành tổng hợp các ý kiến của các chuyên gia trong Bảng PL7.2 – Phụ lục 7, đồng thời phân tích và nhận xét về các ý kiến về sự
STT Mục tiêu Chỉ số đo lường (KPI)
sản phẩm mới và khách hàng F1 top doanh số.
– I.5.2-Tỉ lệ tăng số lượng khách hàng F1 kinh doanh sản phẩm mới.
Chuyên gia 3, 5 & 8: Chọn một trong hai KPI “…Số lượng khách
hàng hoặc Tỉ lệ tăng số lượng..”
I.6 Tăng năng suất lao động, hợp lý hóa nguồn lực
I.6.2-Tỉ lệ nhân sự tin gọn.
– Chuyên gia 1 & 5: Vì “Đã có chỉ tiêu năng suất lao động” – Chuyên gia 3: “..Tin gọn là dự án hoặc tùy thời điểm, điều kiện
nên không lập chỉ số này..”
– Chuyên gia 10: “..Khơng nên đặt KPI vì có khi tin gọn nhưng năng suất lao động thấp..”
L Học hỏi Phát triển
L.1 Nâng cao năng lực về thiết kế sản phẩm mới, năng lực công nghệ thông tin, năng lực đội ngủ kỹ thuật chủ chốt và đội ngũ quản lý kế thừa.
L.1.2-Số chương trình đào tạo chuyên sâu về thiết kế sản phẩm cho R&D
– Chuyên gia 1 &6: “..Đặt thước đo số lượng chương trình khơng
nói lên nâng cao năng lực..”
– Chuyên gia 2, 3 & 5: “..Đây chỉ là một trong các lọai chương
trình , cách thức đào tạo , nên là một trong các KPI ở cấp đơn vị..”
L.1.3-Tỉ lệ nhân viên thành thạo các phần mềm được triển khai.
– Chuyên gia 6: Khơng đồng ý nhưng khơng giải thích L.2 Giữ chân nhân viên
có năng lực – đặc biệt chú trọng đội ngũ làm sản phẩm mới.
L.2.2- Tỉ lệ nhân sự làm sản phẩm mới nghỉ việc.
– Chuyên gia 3: “… Nên gộp chung vào một chỉ số với chỉ số nhân viên chủ chốt thành KPI Tỉ lệ nhân sự chủ chốt và nhân sự làm sản phẩm mới nghỉ việc…”
– Chuyên gia 6: Bỏ KPI này vì “ … thay đổi nhân viên làm sản
phẩm mới càng nhiều thì càng có nhiều ý tưởngmới.. “
L.3 Xây dựng môi trường làm việc sáng tạo , đổi mới, cải tiến liên tục.
L.3.2-Số chương trình chia sẻ kinh nghiệm của các cấp quản lý, của nhân viên.
– Chun gia 6: khơng đồng ý vì “…khó thực hiện do mọi người
có thể dấu kinh nghiệm và khơng muốn chia sẻ, không ép buộc được…”
đồng thuận của các chuyên gia để có kết quả của vịng khảo sát 2 được trình bày và so sánh với kết quả khảo sát vòng 1 thể hiện trong Bảng 4.11, như sau :
Bảng 4.11 : Kết quả khảo sát KPI vòng 2 và so sánh vòng 1
STT Mục tiêu Chỉ số đo lường
(KPI) Kết quả vòng 1 Kết quả vòng 2 Nhận xét từ các ý kiến của chuyên gia Tỉ lệ đồng ý (%) Tỉ lệ không đồng ý Tỉ lệ đồng ý (%) Tỉ lệ không đồng ý F Tài chính
F.1 Tăng doanh thu F.1.2 - Tỉ lệ tăng doanh
thu. 71,4 28,6 0 100
Tỉ lệ đồng ý 0% vì đã có KPI “Doanh thu” F.2 Tăng lợi nhuận
F.2.1 -Lợi nhuận. 85,7 14,3 100 0 100% đề nghị chọn một trong hai KPI “Lợi nhuận” hoặc “Tỉ lệ tăng lợi nhuận” F.2.2- Tỉ lệ tăng lợi nhuận 85,7 14,3 100 0 C Khách hàng C.2 Phát triển đa dạng các dòng mẫu sản phẩm mới từ nguyên liệu mới đáp ứng khách hàng tiêu dùng may đo.
C.2.1- Số sản phẩm từ nguyên liệu mới được thiết kế.
50 50 28,6 71,4
Sau vòng 2, tỉ lệ đồng ý của chuyên gia thay đổi còn 28,6%
C.2.2 - Số sản phẩm mới từ nguyên liệu mới được đặt hàng.
85,7 14,3 92,9 7,1
Sau 2 vòng, tỉ lệ đồng ý của chuyên gia thay đổi tăng lên là 92,9%. C.4 Giữ và phát triển hệ thống phân phối (sỉ, lẻ) tạo tính sẵn sàng trong cung ứng cho khách hàng C.4.1- Số lượng khách hàng F1 92,9 7,1 92,9 7,1 Sau 2 vòng, tỉ lệ đồng ý của chuyên gia vẫn là là 92,9%. C.5 Dẫn đầu về thương hiệu vải trong phân khúc thị trường của Công ty đang kinh doanh
C.5.1 - Số lượng chương trình tham gia quảng bá
thương hiệu. 57,1 42,9 35,7 64,3
Sau vòng 2, tỉ lệ đồng ý của chuyên gia thay đổi còn 36,7% .
C.5.2- Thứ hạng cơng ty đạt được trong các giải, các chương trình bình chọn về thương hiệu
78,6 21,4
Tách ra KPI 02 thị trường nội địa và quốc tế riêng.
BS – C.5.3 – Bổ sung:
“Thứ hạng công ty đạt được trong các giải, các
Các chuyên gia đồng ý tách ra hai thị trường và tỉ lệ đồng ý
STT Mục tiêu Chỉ số đo lường (KPI) Kết quả vòng 1 Kết quả vòng 2 Nhận xét từ các ý kiến của chuyên gia Tỉ lệ đồng ý (%) Tỉ lệ không đồng ý Tỉ lệ đồng ý (%) Tỉ lệ không đồng ý chương trình bình chọn
về thương hiệu nội địa”
92,9 7,1
92,9% với KPI “Thứ
hạng công ty đạt được trong các giải , các chương trình bình chọn về thương hiệu nội địa”
BS – C.5.4 – Bổ sung:
“Thứ hạng công ty đạt được trong các giải, các chương trình bình chọn về thương hiệu quốc tế”
92,9 7,1 Các chuyên gia đồng ý tách ra hai thị trường và tỉ lệ đồng ý 92,9% với KPI “Thứ hạng công ty đạt được trong các giải , các chương trình bình chọn về thương hiệu quốc tế”
I Qui trình nội bộ
I.1 Rút ngắn thời gian giao hàng
I.1.2-Thời gian sản xuất
một đơn hàng chuẩn 64,3 35,7 42,9 51,7
Sau vòng 2, tỉ lệ đồng ý của chuyên gia thay đổi còn 42,9%.
I.2 Phát triển thương mại điện tử BS- I.2.2- Bổ sung: Số khách hàng ghé thăm trang web 7,1 92,9 Tỉ lệ đồng ý của chuyên gia về KPI bổ sung này là 7,1% I.3 Hợp tác liên kết với các đơn vị nghiên cứu KHKT ngành dệt, các nhà SX nguyên liệu gốc I.3.1-Số lượng sản phẩm mới từ liên kết đơn vị bên ngòai
85,7 14,3 100 0
Sau 2 vòng, tỉ lệ đồng ý của chuyên gia thay đổi tăng lên là 100%
I.3.2-Số dự án hợp tác
đạt mục tiêu đặt ra 64,3 35,7 50 50
Sau vòng 2, tỉ lệ đồng ý của chuyên gia thay đổi còn 50 %