3. VỊ TRÍ CỦA MƠN HỌC
2.3. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
2.3.1. Bản chất của chức năng tổ chức
Trong thực tế, việc phát triển kinh tế nĩi chung và hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị kinh tế cơ sở nĩi riêng đều được thực hiện bởi khơng chỉ một mà thơng thường là nhiều cá nhân, nhiều bộ phận.
Mỗi người, mỗi bộ phận đĩ đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau, thực hiện mục tiêu cụ thể khác nhau nhưng đều hướng đến một mục tiêu chung nhất định. Do đĩ cần phải cĩ sự thống nhất trong phân định cơng việc, quyền hạn, cơng cụ, thơng tin... phù hợp để hồn thành nhiệm vụ đơn lẻ cũng như phối hợp một cách ăn khớp, hữu hiệu giữa các cá nhân và bộ phận để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ chung. Đĩ là những cơng việc được thực hiện thơng qua chức năng tổ chức.
Như vậy, tổ chức là sự kết hợp hoạt động của các bộ phận riêng rẽ sao cho chúng liên kết với nhau trong một cơ cấu chặt chẽ, hợp lý tạo thành một hệ thống thống nhất như một cơ thể sống. Từ đĩ cĩ thể hiểu:
Chức năng tổ chức của quản lý kinh tế là việc thiết lập bộ máy quản lý trong đĩ gồm các cấp/bộ phận được phân cơng hoặc chuyên mơn hĩa, cĩ liên hệ với nhau nhằm thực hiện các nhiệm vụ quản lý kinh tế vì mục tiêu chung. Thực chất, đĩ chính là chức năng hình thành bộ máy tổ chức
và mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của bộ máy đĩ. Hay nĩi cách khác, đĩ chính là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong hệ thống kinh tế nhằm thực hiện các mục tiêu trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc quản lý.
Với bản chất được chỉ ra ở trên, rõ ràng tổ chức là một chức năng quan trọng, khơng thể thiếu trong quy trình quản lý. Các nhà quản lý phải xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của hoạt động kinh tế và năng lực của cán bộ đồng thời tiếp thu kinh nghiệm của thế giới để khơng ngừng hồn thiện bộ máy quản lý từ các đơn vị kinh tế cơ sở đến tổng thể nền kinh tế quốc dân.
2.3.2. Nội dung của chức năng tổ chức
Cũng xuất phát từ bản chất nĩi trên, chức năng tổ chức của quản lý kinh tế bao gồm các nội dung: Xây dựng bộ máy tổ chức các cấp, các ngành trong nền kinh tế hoặc các bộ phận trong mỗi đơn vị kinh tế cơ sở; phân cơng chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận cấu thành và thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận đĩ trong quá trình thực hiện mục tiêu chung của quản lý kinh tế.
a) Chức năng xây dựng bộ máy tổ chức
Cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế được hiểu là tổng hợp các cấp/bộ phận khác nhau cĩ mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên mơn hĩa và cĩ những trách nhiệm, quyền hạn kinh tế nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung của hệ thống kinh tế. Cơ cấu đĩ được thiết kế và xây dựng trên cơ sở mục tiêu và kế hoạch phát triển của các cấp, ngành hoặc đơn vị kinh tế cơ sở. Chỉ khi đảm nhận tốt chức năng xây dựng cơ cấu tổ chức mới cĩ thể tạo ra lực lượng cần thiết để tiến hành chức năng hoạch định trước đĩ cũng như chức năng lãnh đạo và kiểm sốt trong các giai đoạn, trình tự quản lý tiếp theo.
Chức năng này cũng được biểu hiện khác nhau trong quản lý nhà nước về kinh tế và trong quản lý sản xuất kinh doanh của các đơn vị kinh tế cơ sở. Trong quản lý nhà nước về kinh tế, chức năng này bao gồm: sắp xếp, tổ chức lại các đơn vị kinh tế, các vùng/khu kinh tế và hệ thống quản lý từ trung ương đến địa phương; đổi mới thể chế và thủ tục hành chính, đào tạo và đào tạo lại, sắp xếp đội ngũ cán bộ cơng chức quản lý nhà nước, thiết lập mối quan hệ với các nước và các tổ chức quốc tế... Trong khi đĩ ở các đơn vị kinh tế cơ sở, chức năng này bao gồm: tổ chức mơ hình và cơ chế quản lý, xây dựng và phát triển đội ngũ nhân lực, cơ sở vật chất và mơi trường hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Việc xây dựng bộ máy tổ chức quản lý cĩ thể áp dụng phương pháp thừa kế kinh nghiệm thành cơng và loại bỏ yếu tố bất hợp lý của các bộ máy đã cĩ sẵn với điều kiện bộ máy cũ cĩ những yếu tố tương tự bộ máy tổ chức quản lý sắp hình thành (gọi là phương pháp tương tự). Hoặc cũng cĩ thể áp dụng phương pháp phân tích, đánh giá mặt hợp lý và khơng hợp lý của cơ cấu hiện hành để dự kiến bộ máy mới hoặc dựa vào phương hướng, mục đích của hệ thống để xây dựng sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý tổng quát và xác định đặc trưng cơ bản nhất của bộ máy tổ chức này (gọi là phương pháp phân tích theo yếu tố). Tuy nhiên, cho dù áp dụng phương pháp nào, việc xây dựng bộ máy tổ chức cũng phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
- Phải căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ phát triển kinh tế mà kế hoạch đã đề ra (bao gồm cả mục tiêu, nhiệm vụ trước mắt và lâu dài).
- Phải đảm bảo tính kinh tế: Bộ máy tổ chức sử dụng chi phí quản lý một cách hiệu quả nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả tương ứng sẽ nhận được.
- Cơ cấu phải được thiết kế và thực hiện cho một thời gian dài, chỉ nên thay đổi khi nào thực sự cần thiết do thay đổi của bối cảnh và địi hỏi từ mục tiêu quản lý.
- Phải phối hợp cả hai yếu tố ổn định và biến đổi: Bộ máy quản lý cần phải duy trì một số lượng cần thiết các bộ phận chuyên mơn hĩa theo chức năng trong một thời gian nhất định. Tuy nhiên, do sự thay đổi của nhiệm vụ phát triển kinh tế và sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý kinh tế phải từng bước hồn thiện cả về cơ cấu và phương thức hoạt động. Yêu cầu này cũng chính là địi hỏi về tính linh hoạt để cĩ khả năng thích ứng với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống và mơi trường bên ngồi.
b) Chức năng phân cơng, phân cấp
Về thực chất, đây là việc phân định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng cấp, từng bộ phận và cá nhân trong bộ máy quản lý nhằm mục đích phát huy tối đa khả năng của các cấp/bộ phận và cá nhân đĩ, tạo tiền đề cho việc đảm bảo một sự hợp tác cĩ hiệu quả. Trong quá trình quản lý kinh tế, cĩ thể phải tiến hành chỉnh đốn các phân hệ quản lý nĩi trên khi bối cảnh và yêu cầu phát triển kinh tế cĩ sự thay đổi.
Các yêu cầu phải đạt được khi thực hiện phân cơng, phân cấp trong quản lý kinh tế bao gồm:
- Phải đảm bảo yêu cầu chuyên mơn đối với nhân sự quản lý: Thành phần tạo nên bộ máy tổ chức chính là con người nên ngồi yêu cầu về phẩm chất, chất lượng của bộ máy tổ chức phụ thuộc vào trình độ chuyên mơn, kinh nghiệm của đội ngũ quản lý này. Vì thế phải lựa chọn để bố trí, sắp xếp các chuyên gia cĩ chuyên mơn phù hợp vào từng vị trí, bộ phận tương ứng trong bộ máy quản lý.
- Phát huy được khả năng, sở trường và tâm huyết của từng cá nhân trong bộ máy quản lý: Nếu khơng nắm bắt được các yếu tố này sẽ khơng sử dụng đúng người đúng việc, dẫn đến kìm hãm sự phát triển của cá nhân nhà quản lý, lãng phí nhân lực, giảm sút hiệu quả quản lý và hoạt động kinh tế.
- Sự phân cơng, phân cấp phải rõ ràng, tuyệt đối khơng được mâu thuẫn hoặc chung chung, mập mờ. Yêu cầu này được đảm bảo sẽ tránh được việc hiểu sai chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn, lợi ích của các cấp/bộ phận/cá nhân và những mâu thuẫn khơng đáng cĩ trong bộ máy quản lý.
- Hướng tới việc phối hợp hiệu quả nhất giữa các cấp/bộ phận/cá nhân trong bộ máy tổ chức; tránh được sự chồng chéo nhiệm vụ đồng thời khơng được để xảy ra tình trạng bỏ trống nhiệm vụ.
c) Chức năng thiết lập mối quan hệ trong bộ máy tổ chức
Nếu chức năng xây dựng cơ cấu tổ chức đề cập đến cơng tác thiết kế mơ hình bộ máy quản lý và chức năng phân cơng, phân cấp trong quản lý đề cập đến việc phân định, chỉnh đốn các phân hệ trong bộ máy đĩ thì chức năng thiết lập mối quan hệ trong bộ máy tổ chức chính là tạo dựng và phát triển mối quan hệ, cơ chế phối hợp giữa các cấp/bộ phận và cá nhân trong bộ máy tổ chức nhằm hồn thành tốt nhất những nhiệm vụ đề ra trong kế hoạch. Và chỉ khi thực hiện tốt cả 3 chức năng trên mới hình thành nên một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh tế hồn chỉnh.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh tế nĩi trên cĩ tác động trực tiếp đến quá trình hoạt động của hệ thống thơng qua việc phân cơng nhiệm vụ trong quản lý. Cơ cấu này phản ánh trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong hệ thống, đồng thời tác động lớn tới sự phát triển của hệ thống. Chính vì vậy, việc hồn thiện cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế phải đảm bảo kết hợp mối quan hệ chặt chẽ và hiệu quả giữa các cá nhân, bộ phận và các cấp, các khâu quản lý. Tức là kết hợp hữu hiệu hành động theo cả chiều dọc và chiều ngang theo nguyên tắc đạt được
mục tiêu quản lý với số lượng khâu, cấp, bộ phận, cá nhân quản lý là ít nhất cĩ thể.
Việc thực hiện chức năng thiết lập mối quan hệ trong bộ máy tổ chức cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Thực hiện tốt sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các cá nhân, bộ phận và các cấp trên cơ sở bảo đảm tính chính xác của tất cả các thơng tin được sử dụng trong hệ thống.
- Cán bộ một cấp, bộ phận hoặc một khâu quản lý nào đĩ cĩ thể độc lập giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng của mình.
- Đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận trong hệ thống và với hệ thống bên ngồi.
- Bên cạnh việc phân định và cụ thể hĩa các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phù hợp với số lượng nhân sự của từng bộ phận, cần xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm đảm bảo các bộ phận dễ dàng phối hợp để đạt hiệu quả cao.
Thực hiện tốt các yêu cầu trên sẽ giúp cơ cấu tổ chức quản lý từ các đơn vị kinh tế cơ sở đến tổng thể nền kinh tế quốc dân được hồn thiện, cĩ tính năng động cao, luơn đi sát và phục vụ lợi ích của hệ thống kinh tế.