giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng là vấn đề rất cần thiết trong hoạt động công chứng, không chỉ bảo đảm an tồn cho đội ngũ cơng chứng viên mà còn phòng chống rủi ro cho cá nhân, tổ chức khi có u cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản. Do vậy, Điều 20 của Dự thảo Nghị định thay thế Nghị định số 02/2008/NĐ-CP quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin, dữ liệu công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện qua hai kênh: giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc giữa các tỉnh với nhau khi có nhu cầu cung cấp thơng tin và giữa tổ chức hành nghề công chứng với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất. Bộ Tư pháp, các Bộ, ngành có liên quan và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đều có trách nhiệm đối với vấn đề này.
Liên quan đến vấn đề trên, chúng tôi cho rằng hiện nay cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, đặc biệt là hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng chưa được triển khai xây dựng, nhiều địa phương chưa làm thống nhất, dữ liệu còn tản mạn ở từng tổ chức hành nghề công chứng, nên khi cần tra cứu về một tài sản nào đó gặp rất nhiều khó khăn và khơng thể kiểm sốt được. Một số tổ chức hành nghề cơng chứng, công chứng viên chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng của việc xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được cơng chứng. Điều đó dễ
dẫn đến những rủi ro cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, lợi ích liên quan và sự bảo đảm an tồn pháp lý cho cơng chứng viên cũng như tổ chức hành nghề cơng chứng cịn mong manh. Do đó, việc quy định xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng để trước khi chứng nhận hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản, tổ chức hành nghề công chứng (Phịng cơng chứng, Văn phịng cơng chứng), cơng chứng viên phải tra cứu thông tin tại Trung tâm thông tin công chứng được đặt tại Sở Tư pháp các địa phương là cần thiết.
Hơn nữa việc quy định những vấn đề trên nhằm quản lý tập trung thống nhất cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trong phạm vi địa phương, để tạo điều kiện thuận lợi cung cấp cho công chứng viên, tổ chức hành nghề cơng chứng các thơng tin về tình trạng pháp lý, các quan hệ hợp đồng đang diễn ra đối với các bất động sản góp phần bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp của việc cơng chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đồng thời phòng ngừa rủi ro cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, những người có quyền, lợi ích liên quan, các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.
Điều này cũng khắc phục những bất cập đã và đang xảy ra tại các tỉnh, thành phố lớn có số lượng lớn cơng chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản như thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phịng, Đà Nẵng... (hiện nay những địa phương này đã bắt đầu triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được cơng chứng). Ví dụ qua tìm hiểu của tơi thì hiện nay Bộ phận thông tin công chứng thuộc Sở Tư pháp thành phố Hải Phịng (tính từ khi triển khai hoạt động tháng 9/2009 đến khoảng đầu năm 2010) đã trả lời gần 10.000 yêu cầu tra cứu thông tin, đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, phục tốt hoạt động cơng chứng cho các tổ chức hành nghề công chứng trên
địa bàn thành phố Hải Phòng. Hiện nay, thành phố Hà Nội cũng đang triển khai xây dựng Chương trình quản lý thơng tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng. Đối với thành phố Đà Nẵng, phần mềm “xây dựng hệ thống khai thác thông tin ngăn chặn rủi ro trong hoạt động của hệ thống tổ chức hành nghề công chứng thành phố Đà Nẵng, giai đoạn 1” đã được xây dựng và đưa vào chạy thử tại Phịng cơng chứng số 1. Đối với thành phố Hồ Chí Minh, Sở Tư pháp đang nghiên cứu để xây dựng Đề án thành lập Trung tâm thông tin về hoạt động công chứng...