3.2. Nghiên cứu định tính
3.2.1. Phương thức thu thập dữ liệu
Căn cứ vào thực tiễn các tồn tại của đơn vị và các yếu tố có liên quan đã được nghiên cứu, tác giả thu thập ý kiến trực tiếp của các chuyên gia tại một số đơn vị và người lao động trong cơ quan thơng qua hình thức các buổi phỏng vấn, thảo luận. Tác giả đã phỏng vấn trực tiếp các chuyên gia tại một số đơn vị và cá nhân làm việc tại Thanh tra Sở Xây dựng như: Lãnh đạo Thanh tra Sở phụ trách chuyên môn; Lãnh đạo một số Đội thuộc Thanh tra Sở; Trưởng ban Pháp chế-Chính sách, Liên đồn Lao động Thành phố; Trưởng phịng Quản lý Đơ thị; Phó Trưởng phịng Pháp chế, Sở Quy hoạch-Kiến trúc Thành phố; Thanh tra viên Thanh tra Sở Quy hoạch-Kiến trúc Thành phố; Thanh tra viên, Chuyên viên một số Đội thuộc Thanh tra Sở, phụ trách địa bàn quận/huyện (Phụ lục 1).
Tại các cuộc thảo luận, tác giả đã nêu rõ cơ cấu bộ máy của Thanh tra Sở Xây dựng, mục tiêu nghiên cứu của đề tài này và các yếu tố mà nhiều nhà nghiên cứu trước đã thực hiện trước đây tại một số tổ chức ở nước ngồi có thể tương đồng như tổ chức Thanh tra Sở Xây dựng.
Ý kiến ghi nhận được từ các chuyên gia về những yếu tố thực tiễn có khả năng tác động đến việc tri thức được chia sẻ trong tổ chức Thanh tra Sở Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh, hầu hết các cá nhân đều đồng tình với nội dung nhận định: “Các
yếu tố có khả năng ảnh hưởng tích cực đến việc chia sẻ tri thức trong tổ chức công tương đồng như Thanh tra Sở Xây dựng bao gồm: Sự tin cậy, Sự Truyền đạt, Hỗ trợ của Lãnh đạo, Cấu trúc tổ chức, Hệ thống công nghệ thông tin, Hệ thống khen
thưởng, và ngồi ra có thể cả yếu tố Thời gian”.
3.2.2. Các yếu tố xác định có ảnh hưởng đến chia sẻ tri thức
Sau khi có ý kiến các chuyên gia, tác giả tiếp tục trao đổi trực tiếp với một số người lao động trong các đơn vị thuộc Thanh tra Sở và nhận thấy một vài yếu tố như Khen thưởng hay Thời gian trên thực tiễn khơng có tác động nhiều đến chia sẻ tri thức do trong quy định về khen thưởng hiện khơng có cơ chế nào để khuyến khích, đánh giá sự khác biệt về chia sẻ tri thức. Ngoài ra, yếu tố Thời gian rất khó có thể thay đổi trong tổ chức cơng như Thanh tra Sở Xây dựng vì những quy định hành chính ràng buộc.
Sàng lọc kết quả nghiên cứu định tính, những yếu tố có nhiều khả năng tác động đến chia sẻ tri thức của người lao động tại Thanh tra Sở Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh được xác định gồm 05 yếu tố: Sự tin cậy; Truyền đạt; Lãnh đạo hỗ trợ; Hệ thống công nghệ thông tin; và Cấu trúc của tổ chức (Phụ lục 3).
Q trình nghiên cứu định tính, một số ý kiến lập luận thêm rằng, nhất là trong tổ chức cơng, cần có nguồn lực tác động rất tích cực để tri thức trong tổ chức được thực hiện chia sẻ và các nguồn lực cần thiết này có thể xây dựng được trong nội tại của tổ chức hoặc phát huy tiềm lực bên ngoài. Tuy nhiên, đa số ý kiến thảo luận cho rằng, nguồn lực trước hết cần xây dựng dựa vào sự tác động từ 05 yếu tố được tìm thấy nêu trên và trước hết phải hình thành trong nội bộ tổ chức. Khi quá trình tri thức trong tổ chức được thúc đẩy chia sẻ sẽ tạo ra những đột phá, sáng tạo giúp tổ chức huy động thêm được nguồn lực từ bên ngoài.
Từ kết quả nêu trên, tác giả nhận thấy những yếu tố được xác định thông qua phỏng vấn, thảo luận phù hợp với mơ hình lý thuyết đề xuất bao gồm 05 yếu tố tác động đến chia sẻ tri thức của người lao động trong cơ quan Thanh tra Sở Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh. Qua đó, tác giả tiến hành hồn chỉnh phương pháp thu thập dữ liệu, xây dựng và hoàn chỉnh các thang đo khảo sát để tiến hành phân tích định lượng.
3.2.3. Lập Phiếu Khảo sát
Phiếu khảo sát là tổng hợp các câu hỏi thể hiện chi tiết những vấn đề cần khảo sát để phân tích (Phụ lục 4) và được xây dựng từ những bảng hỏi có trước. Nội dung phiếu khảo sát có giới thiệu mục đích nghiên cứu và gồm 02 phần sau:
- Phần 1: Đo lường mức độ ảnh hưởng mà các yếu tố có thể tác động đến việc chia sẻ tri thức của người lao động tại Thanh tra Sở Xây dựng bằng các câu hỏi định lượng thông qua thang đo Likert 5 điểm cho tất cả các biến.
- Phần 2: Sử dụng thông tin nhân khẩu học để phân nhóm những người được khảo sát như: học vấn, thâm niên công tác, tình trạng cơng việc, độ tuổi, giới tính ...
Cấu trúc phiếu khảo sát được thiết kế trước hết gồm phần bảng các câu hỏi và phần thông tin để khảo sát các đối tượng dựa trên bảng hỏi gốc của tác giả Al-Alawi và cộng sự (2007), Seba và cộng sự (2012). Phiếu khảo sát được tham khảo ý kiến của Giáo viên hướng dẫn và trao đổi với một số người được khảo sát để điều chỉnh lại nội dung dễ hiểu và phù hợp thực tiễn.
3.2.4. Xây dựng các Thang đo
Tiếp thu kinh nghiệm từ các nghiên cứu trước, tác giả sử dụng Thang đo Likert 5 điểm để phân tích các ý kiến trả lời câu hỏi với mức độ từ “Hồn tồn khơng đồng ý” đến “Hoàn toàn đồng ý”. Căn cứ tình hình thực tế của Thanh tra Sở Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh, các thang đo được xây dựng phù hợp với những vấn đề tồn tại cần được giải quyết trong tổ chức.
Các Thang đo được trình bày với các đối tượng được khảo sát và thảo luận, sau đó tham khảo ý kiến của Giáo viên hướng dẫn để điều chỉnh trên cơ sở những câu hỏi gốc từ tác giả Al-Alawi và cộng sự (2007) (hiệu chỉnh từ các thang đo của Davenport và Prusak, 1998; Al-Alawi, 2005); và tác giả Seba và cộng sự (2012) (hiệu chỉnh từ các thang đo của Lu, Leung và Koch, 2006; Chow và Chan, 2008; Van den
Hooff và Huysman, 2009) (Phụ lục 2).
Trên cơ sở điề u chỉ nh từ ngữ và mục tiêu cần hỏi, các thang
Thang đo Sự tin cậy đư ợc xem là thư ớc đo một trong những
yế u tố cốt lõi để xây dựng nên việc chia sẻ tri thức trong tổ chức.
Trên cơ sở thang đo gốc của Seba và cộng sự (2012). Dưới sự hướng dẫn của Giáo
viên và kết hợp những ý kiến thảo luận nhóm, tác giả đã điều chỉnh một số từ ngữ theo các biến quan sát để rõ ràng và dễ hiểu hơn (đính kèm thang đo gốc của Seba et al., 2012 – Phụ lục 2)
Các điều chỉnh cụ thể:
“Tơi biết các thành viên bộ phận của mình sẽ ln cố gắng và giúp đỡ tơi nếu tơi
cần biết điều gì đó” được điều chỉnh thành “Tôi biết các đồng nghiệp sẽ ln giúp đỡ tơi tìm thơng tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ”;
“Tơi ln có thể tin tưởng các thành viên trong bộ phận của mình để giúp tơi một
tay nếu tôi cần” được điều chỉnh thành “Tôi tin tưởng đồng nghiệp sẽ luôn hỗ trợ tôi khi tơi gặp hồn cảnh khó khăn”.
Bảng 3.2.4.1: Đề xuất thang đo Sự tin cậy Ký hiệu
mã hóa Biến quan sát
Tài liệu nghiên cứu
TR1 “Tôi biết các đồng nghiệp sẽ luôn giúp đỡ tơi tìm
thơng tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ”
Seba và cộng sự (2012)
TR2 “Tôi tin tưởng đồng nghiệp sẽ luôn hỗ trợ tôi khi
tơi gặp hồn cảnh khó khăn”
Seba và cộng sự (2012)
TR3 “Tôi luôn tin các đồng nghiệp sẽ chia sẻ tri thức
của họ nhằm giúp tôi nâng cao kết quả công việc”
Seba và cộng sự (2012)
TR4 “Tơi ln thấy thân thiện và gần gũi khi nói chuyện
và trao đổi kiến thức của mình với đồng nghiệp”
Seba và cộng sự (2012)
Ý kiến “Tơi có thể nói chuyện thoải mái với các thành viên trong bộ phận của
mình về kiến thức cá nhân” được điều chỉnh thành “Tôi luôn thấy thân thiện và gần gũi khi nói chuyện và trao đổi kiến thức của mình với đồng nghiệp”;
Ý kiến “Tơi ln có thể dựa vào các thành viên trong bộ phận của mình để giúp
công việc của tôi dễ dàng hơn bằng cách chia sẻ tri thức của họ” được điều chỉnh
thành “Tôi luôn tin các đồng nghiệp sẽ chia sẻ tri thức của họ nhằm giúp tôi nâng cao
kết quả cơng việc”.
Kết quả nghiên cứu định tính sau khi thảo luận đã đề xuất được thang đo Sự tin cậy gồm 04 biến quan sát và mã hóa ký hiệu như bảng 3.2.4.1 nêu trên.
Thang đo Truyền đạt được kế thừa từ những câu hỏi gốc của tác giả Al-Alawi
và cộng sự (2007) về sự tương hỗ của con người. Qua thảo luận, tác giả tiếp tục điều chỉnh một số từ ngữ theo ý kiến những người được phỏng vấn để các biến quan sát được rõ ràng và dễ hiểu hơn. Cụ thể:
“Có sự tương tác trực diện cao giữa các đồng nghiệp tại nơi làm việc” được điều
chỉnh thành “Các đồng nghiệp tại nơi tôi làm việc thường xuyên thảo luận trực tiếp
với nhau”;
Phát biểu “Thảo luận nhóm và hợp tác làm việc làm tăng cường giao tiếp giữa
các đồng nghiệp” được điều chỉnh thành “Thảo luận và hợp tác làm việc nhóm giúp tăng cường khả năng truyền đạt giữa các đồng nghiệp”;
Với phát biểu “Ngôn ngữ không phải là vấn đề khi giao tiếp với các nhân viên
khác” các ý kiến thảo luận cho rằng trong giao tiếp (truyền đạt) nội bộ tổ chức công ngôn
ngữ sử dụng luôn là tiếng Việt, nếu là ngoại ngữ thì cần phải có phiên dịch. Do đó vấn đề thực tế tại tổ chức Thanh tra Sở chỉ là khác biệt về âm điệu và ngữ nghĩa theo ngôn ngữ các vùng miền, và không ảnh hưởng lớn đến truyền đạt trong nội bộ. Vì vậy, phát biểu trên đã được điều chỉnh thành “Tại nơi tôi làm việc, ngôn ngữ vùng miền không ảnh
hưởng đến việc truyền đạt giữa các cán bộ, công nhân viên” để đưa vào khảo sát.
Kết quả nghiên cứu định tính sau thảo luận, thang đo Truyền đạt được đề xuất gồm 04 biến quan sát và mã hóa ký hiệu như sau:
Bảng 3.2.4.2: Đề xuất thang đo Truyền đạt Ký hiệu
mã hóa Biến quan sát
Tài liệu nghiên cứu
CO1 “Các đồng nghiệp tại nơi tôi làm việc thường xuyên
thảo luận trực tiếp với nhau”
Al-Alawi và cộng sự
(2007)
CO2 “Thảo luận và hợp tác làm việc nhóm giúp tăng
cường khả năng truyền đạt giữa các đồng nghiệp”
Al-Alawi và cộng sự
(2007)
CO3
“Tại nơi tôi làm việc, ngôn ngữ vùng miền không ảnh hưởng đến việc truyền đạt giữa các cán bộ, công nhân viên”
Al-Alawi và cộng sự
(2007)
CO4
“Đồng nghiệp trong cơ quan tôi thường xuyên truyền đạt kỹ năng, nghiệp vụ và kinh nghiệm của họ”
Al-Alawi và cộng sự
(2007)
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Thang đo Lãnh đạo được xây dựng trên cơ sở kế thừa từ thang đo gốc của Seba
và cộng sự (2012). Thảo luận nhóm cũng thống nhất cần điều chỉnh một số từ ngữ để biến quan sát dễ hiểu và đủ nghĩa hơn, cụ thể:
“Người quản lý của tôi luôn nêu gương tốt trong việc chia sẻ kiến thức của mình với người khác” điều chỉnh thành “Người quản lý của tơi ln sẵn lịng chia sẻ tri thức của Cô/Anh ấy với người khác”.
Ý kiến về yếu tố cản trở như “Người quản lý của tôi không quan tâm đến kiến
thức của tôi và không khuyến khích tơi chia sẻ kiến thức của mình với các đồng nghiệp khác” qua thảo luận, các ý kiến cho rằng cần rút gọn và đảo ngược ý hướng đến tăng
cường hành vi chia sẻ nên sẽ điều chỉnh thành: “Người quản lý của tơi ln quan tâm
Ngồi ra, yếu tố lãnh đạo hỗ trợ cũng được thể hiện: “Người quản lý của tôi hỗ
trợ tơi chia sẻ kiến thức của mình với các đồng nghiệp ở các phòng ban khác”.
Kết quả đề xuất thang đo Lãnh đạo gồm 05 biến quan sát được mã hóa ký hiệu như sau:
Bảng 3.2.4.3: Đề xuất thang đo Lãnh đạo
Ký hiệu
mã hóa Biến quan sát
Kết quả nghiên cứu
định tính
LE1 “Người quản lý của tơi ln sẵn lịng chia sẻ tri thức
của Cô/Anh ấy với người khác”
Điều chỉnh từ ngữ
LE2 “Người quản lý của tôi hỗ trợ tơi chia sẻ kiến thức của
mình với các đồng nghiệp ở các phòng ban khác” Giữ nguyên
LE3
“Người quản lý của tôi cho phép tôi chia sẻ kiến thức của mình với các đồng nghiệp khác dù có thể ảnh hưởng đến công việc được giao”
Giữ nguyên
LE4 “Người quản lý của tôi hướng dẫn chúng tôi cách chia
sẻ hiệu quả tri thức cá nhân trong từng bộ phận” Giữ nguyên
LE5 “Người quản lý của tơi ln quan tâm khuyến khích
tôi chia sẻ tri thức với các đồng nghiệp”
Chỉnh từ ngữ
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Thang đo Cấu trúc tổ chức được kế thừa từ thang đo của tác giả Al-Alawi và
cộng sự (2007), kết hợp thang đo của Seba và cộng sự (2012) (Phụ lục 2). Thảo luận nhóm, nhiều ý kiến cho rằng cần điều chỉnh từ và loại bớt những ý kiến khảo sát khơng sát thực với tình hình Thanh tra Sở Xây dựng Thành phố.
Cụ thể chỉnh sửa từ ngữ biến đo gốc của các tác giả như sau:
“Các quy tắc và thủ tục nhất định tồn tại để bảo vệ người chia sẻ kiến thức của mình trước những ý định có hại của người khác” được điều chỉnh thành “Cơ quan tơi có quy tắc cụ thể để bảo vệ những người chia sẻ kiến thức”;
“Thơng tin dễ dàng lưu chuyển trong tồn tổ chức bất kể vai trò của nhân viên hay các ranh giới khác” điều chỉnh thành “Thông tin được trao đổi dễ dàng trong cơ quan của tôi bất kể vai trị, vị trí của cá nhân hay các phịng ban”
“Một số nhiệm vụ nhất định yêu cầu thành lập các đội với các thành viên từ các phịng ban khác nhau để hồn thành” điều chỉnh thành “Tại cơ quan tôi, một số nhiệm vụ phải lập tổ cơng tác để phối hợp thực hiện với các phịng, ban”
Bảng 3.2.4.4: Đề xuất thang đo Cấu trúc của tổ chức Ký hiệu
mã hóa Biến quan sát
Tài liệu nghiên cứu
OS1 “Cơ quan tơi có quy tắc cụ thể để bảo vệ những người
chia sẻ kiến thức”
Al-Alawi và cộng sự (2007)
OS2
“Thông tin được trao đổi dễ dàng trong cơ quan của tơi bất kể vai trị, vị trí của các cá nhân hay phòng ban”
Al-Alawi và cộng sự (2007)
OS3
“Cán bộ, người lao động trong cơ quan tôi luôn được tham khảo ý kiến trong quá trình ra quyết định của tổ chức”
Al-Alawi và cộng sự (2007)
OS4 “Tại cơ quan tôi, một số nhiệm vụ phải lập tổ công tác
để phối hợp thực hiện với các phòng, ban”
Al-Alawi và cộng sự (2007)
OS5 “Cơ quan của tơi có thiết kế các quy trình để tạo điều
kiện trao đổi tri thức giữa các cá nhân, bộ phận”
Seba và cộng sự (2012)
Trong đó, ý kiến “Nhân viên tích cực tham gia vào quá trình ra quyết định” được điều chỉnh thành “Cán bộ, người lao động trong cơ quan tôi luôn được tham
khảo ý kiến trong quá trình ra quyết định của tổ chức”.
Đối với ý kiến tại biến đo gốc của Seba và cộng sự (2012) về “Bộ phận thiết kế
các quy trình để tạo điều kiện trao đổi tri thức giữa các phịng ban”, do khơng khác
biệt nhiều so với ý kiến thảo luận nên điều chỉnh thành “Cơ quan tơi có thiết kế các
quy trình để tạo điều kiện trao đổi tri thức giữa các cá nhân, bộ phận”.
Ngoài ra, các biến khác khơng phù hợp thì loại bỏ khơng đưa vào đề xuất nghiên cứu. Kết quả cịn lại 05 biến quan sát và mã hóa ký hiệu như bảng 4.2.4.4.
Thang đo Hệ thống Công nghệ thông tin được xây dựng dựa vào thang đo gốc