Các yếu tố Lin (2007) Adel Ismail và cộng sự (2007) Zahidul và cộng sự (2011) Seba và cộng sự (2012) Kathiravelu và cộng sự (2014) Tổng cộng Thích giúp đỡ người khác x 1
Tự hiệu quả kiến thức x 1
Thời gian x 1 Khen thưởng x x x 3 Truyền đạt x x x 3 Cấu trúc tổ chức x x x 3 Sự tin cậy x x x x 4 Hỗ trợ từ Lãnh đạo x x x x 4
Công nghệ thông tin x x x x 4
2.3. Quan hệ giữa các yếu tố với Chia sẻ tri thức
2.3.1. Quan hệ giữa Thích giúp đỡ người khác với Chia sẻ tri thức
Các yếu tố cá nhân về thúc đẩy hoặc ức chế hoạt động chia sẻ tri thức trong tổ chức được Lin (2007) khám phá ở trên, xem xét tập trung vào hai yếu tố gần với các yếu tố quyết định việc chia sẻ tri thức, xác định đó là “ sự thích thú trong việc giúp đỡ người khác và tự hiệu quả kiến thức”.
“Thích giúp đỡ người khác” bắt nguồn từ khái niệm lòng vị tha. Organ (1988) đã xác định lòng vị tha bao gồm các hành vi tùy ý giúp đỡ cụ thể, khác với các nhiệm vụ hoặc vấn đề có liên quan đến trách nhiệm trong tổ chức. Constant et al. (1994), Davenport và Prusak (1998) nghiên cứu cho rằng lao động tri thức có thể được thúc đẩy bởi lòng vị tha tương đối do mong muốn giúp đỡ người khác. Người lao động tri thức là người có được sự hưởng thụ từ việc giúp đỡ người khác có thể được định hướng thuận lợi hơn về chia sẻ kiến thức và có xu hướng chia sẻ kiến thức hơn (cả về quyên góp và thu thập kiến thức).
Một số nghiên cứu trước đây cũng cho thấy rằng nhân viên về bản chất muốn thúc đẩy đóng góp kiến thức vì tham gia việc theo đuổi trí tuệ và giải quyết vấn đề một cách thách thức hoặc thú vị, và bởi vì họ thích giúp đỡ người khác (Wasko và Faraj, 2000; Wasko và Faraj, 2005). Do đó, cũng có cơ sở khi đưa ra giả thuyết rằng yếu tố thích giúp đỡ người khác có ảnh hưởng tích cực đến sự sẵn lịng của nhân viên cả về sự quyên góp và thu thập kiến thức.
Tuy nhiên, lịng vị tha, sự thích thú tự giúp đỡ người khác và những rào cản về tâm lý cá nhân khác nhau là những vấn đề trừu tượng trong văn hóa và đặc trưng nhiệm vụ công của tổ chức Thanh tra Sở Xây dựng. Vì vậy, việc tăng cường hành vi chia sẻ về tri thức trong tổ chức Thanh tra Sở dựa vào yếu tố trên sẽ gặp rất nhiều khó khăn do khó định lượng cụ thể vấn đề trong phạm vi hạn chế của đề tài. Do đó tác giả khơng đề xuất nghiên cứu yếu tố này.
2.3.2. Quan hệ giữa Tự hiệu quả kiến thức với Chia sẻ tri thức
Tự hiệu quả kiến thức hay tự nâng cao năng lực bản thân được định nghĩa là những đánh giá của các cá nhân liên quan đến khả năng của họ đối với tổ chức và
thường tích cực thực hiện các khóa học hành động cần thiết để đạt được mức độ hiệu suất cụ thể (Bandura, 1986). Năng lực bản thân có thể giúp thúc đẩy nhân viên chia sẻ kiến thức với các đồng nghiệp (Wasko và Faraj, 2005). Các nhà nghiên cứu cũng đã tìm thấy rằng nhân viên có niềm tin cao vào khả năng cung cấp kiến thức có giá trị của họ sẽ là người có nhiều khả năng hồn thành các nhiệm vụ cụ thể (Constant et al., 1994). Kiến thức tự hiệu quả điển hình biểu hiện ở những người tin rằng kiến thức của họ có thể giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc và nâng cao hiệu quả công việc (Luthans, 2003). Tuy nhiên, để nhân viên tin rằng họ có thể đóng góp hiệu suất tổ chức bằng cách chia sẻ kiến thức, phát triển sự sẵn sàng tích cực hơn về đóng góp và tiếp nhận kiến thức trong tổ chức thì cần rất nhiều yếu tố tác động từ cá nhân (như là: sở thích, tâm lý an tồn trách nhiệm, cơ hội được khẳng định..) hay những yếu tố tác động từ tổ chức (như cấu trúc, quy trình, sự ủng hộ cấp trên..). Vì vậy, tác giả luận văn không đưa vào nghiên cứu giả thuyết trên do không phù hợp bối cảnh và hiện trạng đối tượng nghiên cứu.
2.3.3. Quan hệ giữa Thời gian với Chia sẻ tri thức
Về mặt lý thuyết, bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào cũng có thể cho rằng thời gian là điều kiện cơ bản để tri thức được chia sẻ, do đó thời gian đã là yếu tố xuất hiện sớm trong một số đánh giá về chia sẻ tri thức; Ipe (2003) lập luận về thời gian là vấn đề có tầm quan trọng cho các cá nhân trong tổ chức tham gia trao đổi tri thức. Sandhu và cộng sự (2011) cũng xác định việc thiếu thời gian là một trong những rào cản đối với tổ chức khi muốn tăng cường chia sẻ tri thức; Lee và Ahn (2007) thì cho rằng việc phân bổ thời gian cũng có thể trở thành một trở ngại làm giảm hiệu quả việc chia sẻ tri thức, bởi vì các nhà quản lý khu vực cơng thường xem tri thức là một thủ tục bổ sung, và thường không phân bổ đủ thời gian. Haas và Hansen (2007) cũng có kết luận rằng nhân viên sẵn lịng chia sẻ tri thức khi có khoảng thời gian được phân bổ hợp lý cho một nhiệm vụ trong trường hợp mà việc chia sẻ tri thức có thể là có ích. Hay như Seba và cộng sự (2012) cũng đã nghiên cứu và cho rằng việc phân bổ thời gian cũng có tác động đến thái độ của người lao động đối với việc đẩy mạnh chia sẻ tri thức trong tổ chức.
Tuy nhiên, trên thực tiễn các nhà quản lý sẽ là người kiểm soát hầu hết các yếu tố hình thành đặc trưng văn hoá về chia sẻ tri thức, trong đó có thời gian và phần thưởng mà tổ chức đưa ra (Bircham-Connolly và cộng sự, 2005; Lee và Ahn, 2007; Sandhu và cộng sự, 2011). Trong các nghiên cứu thực nghiệm được thực hiện với khu vực cơng, dù có đề cập đến việc phân bổ thời gian nhưng yếu tố này vẫn không trở thành vấn đề mà các nhà nghiên cứu có nhiều sự quan tâm, chú ý do văn hóa của tổ chức và đặc thù các ngành nghề, lĩnh vực ln giảm thiểu thời gian khi có thể.
Đặc thù cơng tác thanh tra, kiểm tra của người lao động trong Thanh tra Sở Xây dựng cũng vậy, yếu tố thời gian tuy rằng ln cần phải có, nhưng trên thực tiễn đây là yếu tố ít có sự thay đổi được do mỗi nhiệm vụ hành chính hay chun mơn đã được áp đặt cố định khung thời gian ngay từ đầu theo trình tự thủ tục luật định. Vì vậy, khi xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, thời gian mà người lao động có được thường chỉ đủ đáp ứng những yêu cầu về quy trình thủ tục theo u cầu cơng việc, mà ít có những cơ chế để người lao động được chủ động thay đổi phù hợp nhằm có điều kiện tác động tích cực hơn đến việc chia sẻ tri thức trong tổ chức. Do đó, tác giả luận văn nhận thấy, với bối cảnh hạn chế của đề tài, yếu tố thời gian hiện nay không phải yếu tố cấp thiết cần nghiên cứu thay đổi nhằm nâng cao việc chia sẻ tri thức của người lao động trong Thanh tra Sở Xây dựng. Vì thế, tác giả khơng đề xuất đưa yếu tố thời gian vào nghiên cứu sâu hơn trong các bước tiêp theo.
2.3.4. Quan hệ giữa Truyền đạt với Chia sẻ tri thức
Truyền đạt giữa những người lao động hoặc giữa tổ chức với cá nhân là đề cập đến “sự tương tác của mọi người thông qua các cuộc đàm thoại, sử dụng ngôn ngữ cơ thể hoặc là một số hình thức khác trong giao tiếp”. Một số nghiên cứu trước như của Cummings (1984), Anderson và Narus (1990), Mohr và Spekman (1994), Hendriks (1999), Cheng, Yeh và Tu (2008) cho thấy truyền đạt góp phần nâng cao việc chia sẻ các tri thức, kinh nghiệm vì nó làm tăng thêm sự tin cậy của mọi người trong các mối quan hệ của tổ chức và trở thành hình thức cơ bản để tri thức được khuyến khích chia sẻ (Smith và Rupp, 2002).
Các cơ quan, đơn vị hiện nay rất ủng hộ việc tri thức được chia sẻ và tích hợp thành giá trị chung, tạo ra một sàn thảo luận để khuyến khích đối thoại và tranh luận cởi mở, tạo điều kiện cho các cá nhân ở các cấp khác nhau tự do bày tỏ ý kiến của mình về các vấn đề của tổ chức (Davenport và Prusak, 1997). Sự truyền đạt như vậy giữa các nhân viên được thực hiện bởi nhiều hoạt động bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu từ nhiều kênh khác nhau, đến sự phán đoán của mỗi cá nhân rồi đến việc họ biến đổi dữ liệu thành thông tin và sau đó tham gia vào các q trình thảo luận để tìm kiếm thêm tri thức (Lopez và cộng sự, 2004). Al-Alawi và cộng sự (2007) đã điều tra rằng sự tác động tương hỗ của con người được tăng cường rất nhiều nhờ sự hiện diện của mạng xã hội tại nơi làm việc.
Tiếp theo nghiên cứu của Al-Alawi (2007) và Islam (2011), Kathiravelu (2014) và những người cộng tác nghiên cứu của họ đã tiếp tục chứng minh rằng truyền đạt giữa các đồng nghiệp là một khía cạnh quan trọng và có quan hệ tích cực với việc tri thức được chia sẻ trong tổ chức. Do đó, một tổ chức mà khuyến khích thảo luận cởi mở giữa các cá nhân tức là truyền đạt tốt, sẽ có thể chia sẻ một cách dễ dàng những kiến thức, kinh nghiệm và sẽ thành công trong việc tạo ra tri thức mới cho tổ chức, làm giảm chi phí cho việc thử nghiệm để loại trừ sai sót.
Từ quan hệ giữa các yếu tố nêu trên, nghiên cứu đối chiếu với thực trạng tổ chức Thanh tra Sở Xây dựng thành phố Hồ Chí Minh, tác giả nhận thấy trong các q trình cơng tác, vấn đề truyền đạt giữa các cá nhân hay bộ phận trong các đơn vị dù đã được cấp lãnh đạo quan tâm khuyến khích nhưng yêu cầu thực tế việc truyền đạt phải trực tiếp, kịp thời, cụ thể làm cho tri thức được chia sẻ để nâng cao hiệu quả cơng việc và tích lũy xây dựng tri thức mới cho tổ chức thì kết quả rất hạn chế.
Tác giả đã rút ra nhận định rằng nguyên nhân chủ yếu vẫn là những nội dung chưa đảm bảo liên quan đến an toàn tâm lý, năng lực cá nhân, vị trí trách nhiệm..., đặc biệt người lao động vẫn xem kiến thức, kinh nghiệm hiện có là tài sản riêng cá nhân và việc tri thức cần chia sẻ không thuộc trách nhiệm của mình. Vì vậy, tác giả nhận thấy truyền đạt có thể ảnh hưởng việc chia sẻ tri thức là giả thuyết đặt ra trong tổ chức Thanh tra Sở Xây dựng và cần phải nghiên cứu trong đề tài này.
2.3.5. Quan hệ giữa Cấu trúc của tổ chức với Chia sẻ tri thức
Thời nay, hầu hết các nhà quản lý đều nhận ra những bất lợi từ cấu trúc của tổ chức quan liêu, làm chậm lại, gây trở ngại và mất rất nhiều thời gian cho quá trình lưu chuyển dịng thơng tin, lọc tri thức qua các cấp độ trong tổ chức. Các cấu trúc của tổ chức truyền thống vẫn thường đặc trưng bởi các trình tự, thủ tục, cách thức báo cáo phức tạp, nhưng chưa thực sự hướng đến hiệu quả việc cập nhật thơng tin, tình hình mà khu vực cơng là một điển hình cụ thể như với khu vực cơng ở nước ta. Với các cấu trúc hỗ trợ cho quá trình lưu chuyển dịng thơng tin dễ dàng, với tối thiểu ranh giới giữa các cấp độ sẽ tạo điều kiện cho tri thức được chia sẻ thuận lợi (Syed-Ikhsan và Rowland, 2004).
Theo Gorry (2008), tùy thuộc vào loại hình cấu trúc tổ chức mà có thể tạo điều kiện thúc đẩy hoặc là rào cản đối với chia sẻ tri thức. Cấu trúc của tổ chức được thừa nhận sẽ ảnh hưởng đến cơ hội giao tiếp giữa các cá nhân và giữa các tổ chức, vì vậy quan hệ giữa cấu trúc của tổ chức với việc tri thức được chia sẻ đã được cung cấp bằng chứng lý thuyết và thực nghiệm bởi tác giả Jennex (2005), Grevesen và Damanpour (2007), Gorry (2008). Gần đây, các nhà nghiên cứu đã có nhận thức rõ ràng hơn về cấu trúc tổ chức là rào cản đối với việc tri thức cần chia sẻ, cụ thể là việc thực hành và áp dụng tri thức cần phải thay đổi cho phù hợp với thực tiễn cấu trúc tổ chức (Jennex, 2005; Willem và Buelens, 2009). Ngoài ra, trong một nghiên cứu của Ragsdell (2009), nhận thấy rằng hai khía cạnh của cấu trúc tổ chức là cơ sở vật chất (ví dụ như văn phịng, cơng cụ, thiết bị...) và quy chế (thẩm quyền, thủ tục, quy trình báo cáo) là có ảnh hưởng đến hiệu quả của chia sẻ tri thức.
Nghiên cứu của Al-Alawi và cộng sự (2007) cho thấy có một mối quan hệ tích cực giữa các khía cạnh nhất định của cấu trúc tổ chức (như là tăng cường ý kiến người lao động trong việc ra quyết định, các luồng thơng tin được trao đổi dễ dàng, có thành lập các nhóm hay tổ cơng tác) với việc tổ chức tri thức chia sẻ. Những nghiên cứu gần đây của Seba và cộng sự (2012), Kathiravelu và cộng sự (2014) cũng đã xác định cấu trúc bộ máy của cơ quan có tác động đến việc tri thức sẽ được chia sẻ.
Với cơ cấu bộ máy phân bổ nhiều tầng nấc, tính chủ động chưa cao và cịn tồn tại nội dung chưa rõ ràng như trong cơ quan Thanh tra Sở Xây dựng, tác giả đề tài luận văn nhận định và đánh giá thực tiễn hệ thống, nhận thấy hiện trạng cấu trúc của tổ chức đã dẫn đến việc đánh giá kết quả chủ yếu dựa vào thống kê số lượng thủ tục, quy trình đã làm, chưa tạo ra mơi trường khích lệ các thành viên chia sẻ và tạo mới tri thức hay giải pháp cho tổ chức trong tương lai. Vì vậy, tác giả đề xuất đưa vấn đề cơ cấu bộ máy vào nghiên cứu tác động tích cực đến chia sẻ tri thức.
2.3.6. Quan hệ giữa Sự tin cậy với Chia sẻ tri thức
Sự tin cậy hay niềm tin, sự tin tưởng là khái niệm liên quan đến tình cảm, lịng tin về một đối tác, nó hình thành bởi cảm nhận của một người đối với cá nhân hay tổ chức khác xuất phát từ khả năng chun mơn, sự uy tín và tính chủ ý, sẵn lịng của các bên (Cheng và cộng sự, 2008). Sự tin cậy đã liên tục được xác định là tiền đề để tri thức được chia sẻ qua kết quả nghiên cứu của các tác giả Mayer và cộng sự (1995), Tsai và Ghoshal (1998), Butler (1999), Levin (1999), Andrews và Delahay (2000), Fahey (2000), Connelly và Kelloway (2002), Coakes (2006), Lin (2007), Issa và Haddad (2008), Lee và cộng sự (2010).
Khi đạt sự tin cậy, người ta thường dễ dàng chia sẻ, cảm thông và truyền cho nhau tri thức để giúp nhau cùng phát triển, và khi đó sự tin cậy trở thành xung lực tích cực cho phát triển của tổ chức.
Sự tin cậy có thể được phân thành hai nhóm: là niềm tin dựa vào tri thức cá nhân (personal knowledge-based trust), và niềm tin dựa trên tổ chức (institution-based trust) (Ardichvili, 2008). Sự tin cậy được phát triển dựa trên sự hợp tác tích cực, thường xuyên của các cá nhân, với vai trò giúp tri thức được chia sẻ, đã được nghiên cứu trong lý thuyết trao đổi xã hội hoặc nhận thức xã hội (Chow và Chan, 2008; Ringberg và Reihlen, 2008; Staples và Webster, 2008). Sự tin cậy gần đây đặc biệt đã xuất hiện trong các nghiên cứu về tri thức chia sẻ tại các cơ quan, đơn vị trong khu vực công (Ling San và Hock, 2009; Pardo, Cresswell, Thompson và Zhang, 2006), khi có nhận thức và lịng tin người lao động khơng chỉ sẵn sàng lắng nghe người khác mà cịn có thể tiếp thu tri thức từ những người khác (Bakker, Engelen, Gabbay và Leenders,
2006). Và ngược lại, Connelly và Kelloway (2002) cũng chỉ ra cho mọi người thấy rằng, người ta sẵn lòng sẻ chia kiến thức cho người khác khi họ có sự tin cậy đối với người sẽ được chia sẻ kiến thức ấy.
Các nhà nghiên cứu khác cũng nhận thấy lòng tin của người lao động liên quan đến sự lưu thông thông tin tự do giữa các đồng nghiệp. Ví dụ, Mayer và cộng sự (1995), Tsai và Ghoshal (1998), Levin (1999), Andrews và Delahay (2000) đã chỉ ra rằng, khi lòng tin tồn tại, mọi người sẵn sàng tiếp thu và chia sẻ tri thức của nhau. Số lượng kiến thức tự do luân chuyển từ những người lao động vào hệ thống giá trị của tổ chức bị