1.1 Lý thuyết cơ bản về ERP
1.1.4.3 Hiện trạng triển khai ERP
Hãng tư vấn giải pháp Panorama phát hành báo cáo về tình hình áp dụng và triển khai ERP năm 2018. Báo cáo này được tổng hợp từ kết quả khảo sát 237 doanh nghiệp trên thế giới thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau chủ yếu từ khu vực Bắc Mỹ, châu Âu và châu Á… Mục đích chính của báo cáo này nhằm xác định hiện trạng về tính hiệu quả, những hạn chế, rủi ro tiềm ẩn trong q trình triển khai ERP qua đó đưa ra một số phân tích về các nhân tố tác động đến quá trình triển khai ERP. Hiện trạng này được tác giả chia thành 5 phần: (i) Động lực tiến hành triển khai ERP, (ii) Ngân sách, (iii) Thời gian triển khai, (iv) Thời gian hoàn vốn, (v) Kết quả triển khai.
(i) Động lực tiến hành triển khai ERP
Có hơn 10 lý do giải thích tại sao doanh nghiệp lại chịu chi để triển khai một giải pháp ERP mới hoặc thay thế cho phần mềm đang sử dụng, trong đó lợi ích chiếm tỷ trọng lớn nhất (64%) được đưa ra là “Nâng cao hiệu quả kinh doanh”
Biểu đồ 1.2: Những lý do triển khai ERP (2018)
(Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018)
(ii) Ngân sách
64% doanh nghiệp có chi phí triển khai ERP vượt quá ngân sách dự kiến. Đây là một con số không nhỏ, nhưng so với mốc 74% năm 2017 thì mức độ vượt quá ngân sách đã được cải thiện đáng kể. Đồng thời, nhiều doanh nghiệp tham gia khảo sát năm 2018 cũng trả lời họ khá hài lịng với mức chi phí triển khai trong mối quan hệ tương quan giữa chi phí và hiệu quả triển khai.
Biểu đồ 1.3: Thực trạng về ngân sách triển khai ERP ngân sách triển khai ERP
Biểu đồ 1.4: Mức độ hài lịng về chi phí triển khai
(Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018)
7% 7% 24% 29% 32% 38% 41% 49% 54% 57% 57% 64% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Khác
Chuẩn hóa việc vận hành kinh doanh trên tồn cầuBởi vì những cơng ty khác sử dụng ERP Đảm bảo tuân thủ các báo cáo, quy định Củng cố niềm tin với công ty mẹ và các bên liên quanThay thế hệ thống ERP cũ, hệ thống lỗi thời Hệ thống ở nhiều địa điểm khác nhau tương tác tốt hơn
Tạo điều kiện thuận lợi hơn để nhân viên hoàn thành … Để phục vụ khách hàng tốt hơnGiảm nguồn vốn lưu động Nâng cao vị thế công ty để phát triển Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Lý do triển khai ERP
64% 36%
Vượt quá ngân sách Đảm bảo ngân sách 4% 18% 21% 26% 31%
Nguyên nhân chi phí ERP vượt quá ngân sách
Biểu đồ 1.5: Những nguyên nhân làm chi phí ERP vượt quá ngân sách
(Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018)
Những nguyên nhân chính làm cho việc chi phí triển khai ERP vượt quá ngân sách là do những vấn đề phát sinh không lường trước được về: tổ chức, nhân sự, công nghệ, phạm vi dự án… và do thiếu kinh nghiệm trong việc lập ngân sách cho triển khai dự án ERP.
(iii) Thời gian triển khai dự án
Triển khai vượt quá thời gian là điều thường gặp đối với các doanh nghiệp triển khai ERP. Năm 2018, khảo sát của Panorama ghi nhận 79% doanh nghiệp cho biết các dự án ERP của họ đã vượt quá thời gian quy định. Nếu so sánh với con số 59% năm 2017 thì con số 79% năm 2018 chúng ta có thể thấy sự gia tăng đáng kể trong tỷ lệ triển khai vượt quá thời hạn.
(Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018)
2% 9% 45% 35% 41% 31% 43% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Chi phí tư vấn tăng do thời gian triển khai bị kéo dài
Ước tính chi phí triển khai quá thấp Những vấn đề phát sinh về tổ chức nằm ngồi dự kiến Ước tính về nhân sự dự án quá chưa thực tế Phát sinh những yêu cầu về cơ sở hạ tầng CNTT Phạm vi dự án mở rộng Lập ngân sách chưa thực tế
21%
79%
Đúng thời hạn Vượt quá thời hạn
Biểu đồ 1.6: Thực trạng về thời gian triển khai triển khai
Các nguyên nhân dẫn đến dự án triển khai ERP vượt quá thời gian và ngân sách quy định. Theo đó timeline khơng thực tế (74%) và vấn đề tồn đọng của tổ chức (76%) là hai nguyên nhân chính dẫn đến dự án triển khai quá kế hoạch.
Biểu đồ 1.7: Những nguyên nhân làm thời gian triển khai kéo dài
(Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018)
66% các doanh nghiệp tham gia khảo sát đã trải qua sự gián đoạn hoạt động trong khi triển khai ERP. Con số này nhỉnh hơn 10% so với năm 2017. Quá trình gián đoạn phổ biến nhất duy trì ở mức 1-2 tháng (chiếm tới 46%) trong khi số lượng doanh nghiệp có giai đoạn gián đoạn ít hơn 1 tuần chỉ ở mức 9%. Ngun nhân chính dẫn đến gián đoạn có thể đồng nhất với nguyên nhân dẫn đến dự án vượt quá thời gian triển khai. Theo khảo sát, trở ngại lớn nhất chính là sự lệch pha giữa kế hoạch dự kiến và kế hoạch thực tế khi phát sinh các thay đổi. Như vậy, quá trình quản lý thay đổi cần được đo đếm và tính tốn trước để giảm thiểu tối đa khó khăn gặp phải trong q trình triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP.
Biểu đồ 1.8: Hiện trạng thời gian dự án bị gián đoạn
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Vấn đề liên quan đến đào tạo người dùng Mâu thuẫn về quyền lợi Hạn chế về nguồn lực Cty triển khai không chuyển giao đúng tiến độ Vấn đề về dữ liệu Vấn đề tồn đọng của tổ chứcVấn đề về kỹ thuật Phạm vi dự án mở rộng Kế hoạch triển khai không thực tế
9% 20% 46% 16% 9% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% <= 1 tuần 2-4 tuần 1-2 tháng 2-3 tháng 3-6 tháng
(Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018)
(iv) Thời gian hoàn vốn
Năm 2018, 50% số doanh nghiệp tham gia khảo sát đã thu hồi được số vốn tương ứng với chi phí bỏ ra khi triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP trong vòng 3 năm. Con số này đã tăng 31% so với năm ngoái.
Biểu đồ 1.9: Hiện trạng về thời gian hoàn vốn
(Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018)
(v) Kết quả triển khai
Khả năng tùy chỉnh
Rất ít doanh nghiệp sử dụng ERP mà không tùy chỉnh, nguyên nhân chủ yếu dẫn tới nhu cầu cần tùy chỉnh hệ thống của doanh nghiệp là vì chức năng của hệ thống chưa đáp ứng được hoặc chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu của doanh nghiệp, và doanh nghiệp thì muốn giữ quy trình nhằm tránh những xáo trộn khơng cần thiết.
Biểu đồ 1.10: Mức độ tùy chỉnh khi triển khai ERP
4% 24% 50% 16% 3% 1% 2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% < 1 năm 2 năm 3 năm 4 năm >= 5 năm Khơng thể hồn vốn Khơng có thơng tin
12% 13% 70% 4% 0% 1% 11% 10% 33% 37% 8% 1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Không tùy chỉnh Tùy chỉnh (1-10%) Tùy chỉnh (11-25%) Tùy chỉnh (26-50%) Tùy chỉnh (>50%) Tùy chỉnh hoàn toàn
Năm 2018 ghi nhận sự chuyển biến rõ rệt về mức độ tùy chỉnh phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP của các doanh nghiệp tham gia khảo sát. Nếu năm 2017, mức độ tùy chỉnh ERP phần lớn chỉ dừng lại ở mức 10% thì năm 2018, mức độ tùy chỉnh đã tăng lên 27%.
Quản lý sự thay đổi của doanh nghiệp
Việc quản lý sự thay đổi của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều hoạt động được tiến hành xuyên suốt thời gian triển khai. Khi cần thiết phải có một sự thay đổi để thích nghi nhằm tối ưu hóa quy trình kinh doanh thì doanh nghiệp cần phải sẵn sàng, sẽ có những thay đổi về nhân sự, cơ cấu tổ chức, công việc hằng ngày… điều này đòi hỏi đơn vị triển khai phải có kế hoạch, chiến lược cũng như những việc làm cụ thể để người dùng tại đơn vị cảm thấy sự thay đổi này là thật sự cần thiết và sẽ làm việc kinh doanh của họ hiệu quả hơn. Tuy việc quản lý sự thay đổi rất quan trọng và ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP nhưng vẫn có 27% đối tượng được khảo sát khơng quan tâm hoặc quan tâm rất ít đến vấn đề này.
Hiệu quả triển khai
Cải tiến quy trình kinh doanh: Có 95% phản hồi cho rằng việc triển khai ERP đã cải tiến những quy trình chủ chốt hay tồn bộ quy trình của doanh nghiệp.
Hầu hết các doanh nghiệp nhận thấy hiệu quả rõ rệt sau 13-18 tháng triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Đây là một sự thay đổi đáng kể so với năm ngoái khi 48% số doanh nghiệp được hỏi trả lời rằng họ cảm nhận được lợi ích chỉ sau 6 tháng triển khai. Bên cạnh đó đa số cũng nhận ra được 30%-80% những lợi ích từ việc triển khai
27%
60% 13%
Rất ít hoặc khơng Chú trọng Rất chú trọng
Biểu đồ 1.11: Mức độ quan tâm đến quản lý thay đổi quản lý thay đổi
Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018
ERP so với kỳ vọng. (Nguồn: Báo cáo ERP của Panorama Consulting Solutions năm 2018)