1.3 Xây dựng khung phân tích
1.3.1.2 Phương pháp phân tích nhân tố khám phá (EFA)
Phân tích nhân tố khám phá (EFA) là một phương pháp phân tích định lượng dùng để rút gọn một tập gồm nhiều biến đo lường phụ thuộc lẫn nhau thành một tập biến ít hơn (gọi là các nhân tố) để chúng có ý nghĩa hơn nhưng vẫn chứa đựng hầu hết nội dung thông tin của tập biến ban đầu (Hair et al. 2009).
Hai mục tiêu chính của EFA là phải xác định:
i. Số lượng các nhân tố ảnh hướng đến một tập các biến đo lường. ii. Cường độ về mối quan hệ giữa mỗi nhân tố với từng biến đo lường 1.3.2 Khung phân tích đề xuất
1.3.2.1 Bước 1: Xác định danh sách các ERP CSF.
Tại bước này, tác giả sẽ thừa kế kết quả từ những nghiên cứu trước đây để xác định các ERP CSF. Có rất nhiều nghiên cứu đưa ra phân loại, đánh giá, phân tích các ERP CSF. Sau khi xem xét các tài liệu, tác giả sử dụng kết quả nghiên cứu của Shaul và Tauber (2013) để đưa ra danh sách các ERP CSF, đây là nghiên cứu đầy đủ toàn diện nhất được tổng hợp từ những nghiên cứu được thực hiện tại các công ty thuộc các nước trên khắp thế giới (bao gồm cả các nước phát triển và đang pháp triển). Theo kết quả của nghiên cứu này, có 16 ERP CSF đã được đưa ra cùng với các yếu tố thành phần của các ERP CSF (sẽ được đề cập ở Bước 7):
Bảng 1.4: Các ERP CSF thừa kế từ nghiên cứu của Shaul & Tauber
ERP CSF Mô tả ngắn gọn
F1: Chiến lược triển khai Chiến lược sử dụng nguồn lực dự án (con người, cơ sở hạ tầng CNTT, cơng nghệ, chi phí, thời gian…)
F2: Sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao
Sự sẵn sàng hỗ trợ từ quản lý cấp cao (về tài chính, về cơng nghệ, ý kiến chỉ đạo, tầm nhìn kinh doanh)
F3: Đặc điểm của hệ thống ERP
Khả năng tùy chỉnh linh hoạt, khả năng tích hợp, uy tín, tính thân thiện, …
F4: Bảo trì phần mềm Có các cơng cụ, kỹ năng và kỹ thuật xử lý sự cố thích hợp, kiểm tra và ngăn chặn những sự cố tiềm tang. F5: Quản lý dữ liệu Khả năng quản lý cơ sở dữ liệu hệ thống
F6: Quản lý dự án Kiểm soát sự thay đổi, quản lý chuyển giao kiến thức, quản lý mâu thuẫn, xung đột, quản lý tình hợp pháp, kế hoạch dự án rõ ràng và, ập nhật kế hoạch nếu cần thiết, quản lý kỳ vọng, quản lý rủi ro, quản lý chi phí…
F7: Theo dõi dự án Quản lý chất lượng toàn diện (liên phịng ban, chun nghiệp, các cột mốc có thời han thực tế và có khả năng đạt được)
F8: Nhà cung cấp ERP Lựa chọn nhà cung cấp ERP (đặc điểm, các đối tác thương mại, sự hỗ trợ, …)
F9: Quản lý những “thay đổi”
Khả năng quản lý thay đổi phát sinh do triển khai ERP
F10: Kinh nghiệm tổ chức Có kinh nghiệm tổ chức dựa trên những nguồn lực sẵn có (cơ sở hạ tầng CNTT, đã từng trải qua những thay đổi lớn về CNTT torng doanh nghiệp, …)
F12: Sự chấp thuận của người dùng
Theo dõi những phản hồi của người dùng dựa theo kết quả đánh giá ở các cột mốc quan trọng.
F13: Đào tạo và huấn luyện
Đào tạo huấn luyện cho tư vấn viên và cho người dùng.
F14: Quy trình lựa chọn hệ thống
Có kế hoạch lựa chọn phần mềm rõ ràng cụ thể và phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
F15: Môi trường kinh doanh
Cơ hội phát triển khi sử dụng ERP, phân tích từ các yếu tố trong ngành (áp lực cạnh tranh, đối thủ, cơ hội tăng trưởng, …)
F16: Sự tương tác của người dùng
Sự sẵn sàng đóng góp ý kiến và tham gia của người dùng trong suốt quá trình triển khai.
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp theo nghiên cứu của Shaul & Tauber, 2013)
Theo nghiên cứu này, mỗi CSF lại bao gồm nhiều yếu tố thành phần khác ảnh hưởng đến CSF, các yếu tố thành phần này sẽ được sử dụng trong giai đoạn sau.
1.3.2.2 Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa từng cặp ERP CSF.
Để xác định mối quan hệ này, tác giả đã thực hiện thu thập thông tin như sau:
Hình thức thực hiện: phỏng vấn trực tiếp các đối tượng tham gia và lấy ý kiến số đông. Thời gian thực hiện: Tháng 3/2019
Đối tượng thực hiện: dự kiến là 16 người tham gia nhưng thực tế tham gia 12 người. Đây là những thành viên thuộc phịng ERP, có kinh nghiệm triển khai các dự án ERP từ 5 năm trở lên bao gồm: chuyên viên tư vấn kỹ thuật, chức năng, quản lý dự án. Các thành viên này đều có kinh nghiệm triển khai nhiều dự án ở nhiều lĩnh vực và nhiều phân hệ. Các mối quan hệ có thể có giữa các cặp ERP CSF được ký hiệu như sau:
A: Nhân tố Fi thay đổi kéo theo nhân tố Fj thay đồi V: Nhân tố Fj thay đổi kéo theo nhân tố Fi thay đồi X: Fi và Fj có mối tương tác hai chiều.
1.3.2.3 Bước 3: Xây dựng ma trận cấu trúc tự tương tác (SSIM). Bảng 1.5: Kết quả chuyên gia về mối quan hệ giữa từng cặp ERP CSF. Bảng 1.5: Kết quả chuyên gia về mối quan hệ giữa từng cặp ERP CSF.
Fj Fi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 2 A 3 A V 4 O O O 5 O O O O 6 O V O O O 7 O O O O O X 8 V V V O O O O 9 O V X O O A O O 10 O V O O A A O A V 11 O X O O O A O A A O 12 O O O O O O O O O O O 13 O O O O O O O O A A A O 14 O O O A O O O A O O O O O 15 O O O O O O O O O O O O O O 16 O V O O A O O O A O O O O O O (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Từ kết quả trên, xây dựng SSIM như sau: • Nếu giá trị (i;j) = A thì giá trị (j;i) = V • Nếu giá trị (i;j) = V thì giá trị (j;i) = A • Nếu giá trị (i;j) = X thì giá trị (j;i) = X • Nếu giá trị (i;j) = O thì giá trị (j;i) = O
1.3.2.4 Bước 4: Xây dựng ma trận khả năng tiếp cận
Một, xây dựng ma trận khả năng tiếp cận ban đầu bằng cách chuyển đổi các ký hiệu A, V, X, O thành các giá trị nhị phân
Nếu giá trị = A, X thì ghi 1 Nếu giá trị = V, O thì ghi 0 Đối với các (i;j) có i = j thì ghi 1
Bảng 1.6: Ma trận khả năng tiếp cận Fj Fj Fi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 2 1 1 1 0 0 1 0 1 1 1 1 0 0 0 0 1 3 1 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 4 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 7 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 8 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 9 0 0 1 0 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 0 1 1 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 11 0 1 0 0 0 1 0 1 1 0 1 0 0 0 0 0 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 13 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 0 1 0 0 0 14 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 16 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1
(Nguồn: Tính tốn của tác giả)
Hai, Kiểm tra tính bắc cầu (transitivity rule) để đảm bảo nếu F1 có liên quan đến F2 và F2 có liên quan đến F3 thì F1 có liên quan đến F3 (chi tiết xem phụ lục 4)
Ba, Ma trận khả năng tiếp cận cuối cùng được hình thành
Những giá trị 1* là những mối quan hệ có được nhờ tính chất bắc cầu.
Tại bước này, tác giả tính tốn khả năng gây ảnh hưởng (Driving Power) và mức độ chịu ảnh hưởng (Dependence Power) của các ERP CSF.
Bảng 1.7: Ma trận khả năng tiếp cận cuối cùng Fj Fj Fi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 DR 1 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 1 1 1 0 1* 1 1* 1 1 1 1 0 0 0 0 1 11 3 1 0 1 0 1* 1* 1* 1 1 1* 0 0 0 0 0 0 8 4 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 5 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 6 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 7 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 8 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 9 1* 0 1 0 1* 1 1* 1* 1 1 0 0 0 0 0 0 8 10 0 0 0 0 1 1 1* 1 0 1 0 0 0 0 0 0 5 11 1* 1 1* 0 1* 1 1* 1 1 1* 1 0 0 0 0 1* 11 12 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 13 1* 1* 1* 0 1* 1* 1* 1* 1 1 1 0 1 0 0 1* 12 14 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 3 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 16 1* 0 1* 0 1 1* 1* 1* 1 1* 0 0 0 0 0 1 9 DE 7 3 6 2 8 9 9 10 6 7 3 1 1 1 1 4
1.3.2.5 Bước 5: Phân cấp các ERP CSF Bảng 1.8: Kết quả phân cấp các ERP CSF Bảng 1.8: Kết quả phân cấp các ERP CSF
F Tập hợp “gây ảnh hưởng” Tập hợp “bị ảnh hưởng” Phần giao Cấp 1 F1,F8 F1,F2,F3,F9,F11,F13,F1 6 F1 Cấp II 2 F1,F2,F3,F5,F6,F7,F8,F9,F10, F11,F16 F2,F11,F13 F2,F11 Cấp V 3 F1,F3,F5,F6,F7,F8,F9,F10 F2,F3,F9,F11,F13,F16 F3,F9 CấpIII 4 F4 F4,F14 F4 Cấp I 5 F5 F2,F3,F5,F9,F10,F11, F13,F16 F5 Cấp I 6 F6,F7 F2,F3,F6,F7,F9,F10,F11 ,F13,F16 F6,F7 Cấp I 7 F6,F7 F2,F3,F6,F7,F9,F10,F11 ,F13,F16 F6,F7 Cấp I 8 F8 F1,F2,F3,F8,F9,F10,F11 ,F13,F14,F16 F8 Cấp I 9 F1,F3,F5,F6,F7,F8,F9,F10 F2,F3,F9,F11,F13,F16 F3,F9 CấpIII 10 F5,F6,F7,F8,F10 F2,F3,F9,F10,F11,F13, F16 F10 Cấp II 11 F1,F2,F3,F5,F6,F7,F8,F9,F10, F11,F16 F2,F11,F13 F2,F11 Cấp V 12 F12 F12 F12 Cấp I 13 F1,F2,F3,F5,F6,F7,F8,F9,F10, F11,F13,F16 F13 F13 CấpVI 14 F4,F8,F14 F14 F14 Cấp II 15 F15 F15 F15 Cấp I 16 F1,F3,F5,F6,F7,F8,F9,F10,F16 F2,F11,F13,F16 F16 CấpIV ((Nguồn: Tính tốn của tác giả, chi tiết xem Phụ lục 5)
1.3.2.6 Bước 6: Xây dựng mơ hình cấu trúc các ERP CSF
Theo kết quả mơ hình ISM, các nhân tố cấp à những nhân tố kém quan trọng nhất và được đặt cao nhất trong cấu trúc ISM. Nhân tố có sức ảnh hưởng nhất là CSF13: Đào tạo và huấn luyện.
Biểu đồ 1.14: Mơ hình phân cấp các ERP CSF
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
1.3.2.7 Bước 7: Thực hiện phân tích MICMAC
Phân tích này được thực hiện để phân loại các ERP CSF vào nhóm tương ứng dựa trên: + Khả năng ảnh hưởng đến các CSF khác (Driving Power)
Biểu đồ 1.15: Kết quả phân tích MICMAC
(Nguồn: Tính tốn của tác giả)
Theo phân tích MICMAC, các ERP CSF được chia thành 4 nhóm:
• Nhóm 1 – Autonomous: Driving Power yếu và Dependence Power yếu – Những nhân tố này thường khơng có hoặc có rất ít mối liên hệ với những nhân tố khác, do đó ảnh hưởng khơng đáng kể đến kết quả chung.
• Nhóm 2 – Dependent: Driving Power yếu và Dependence Power mạnh – Những nhân tố này thường phụ thuộc rất lớn vào những nhân tố khác và thường nằm cao nhất trong mơ hình cấu trúc ISM
• Nhóm 3 – Linkage: Driving Power mạnh và Dependence Power mạnh – Những nhân tố này thường không ổn định bởi vì chúng có thể gây ảnh hưởng và cũng dễ dàng bị ảnh hưởng bởi những nhân tố khác
• Nhóm 4 – Independent: Driving Power mạnh và Dependence Power yếu – Những nhân tố này sức ảnh hưởng rất lớn đến những nhân tố khác nhưng lại rất ổn định vì ít chịu ảnh hưởng từ chiều ngược lại. Những nhà ra quyết định thường tập trung nhiều hơn vào những nhân tố loại này bởi vì chúng thường được cân nhắc là những nhân tố chủ chốt.
Như vậy, kết quả từ phân tích MICMAC xác định được những nhân tố thuộc nhóm Independent là: F13: Đào tạo vào huấn luyện, F2: Sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao, F11: Năng lực đội dự án, F16: Sự tham gia của người dùng, F3: Đặc điểm hệ thống ERP, F9: Quản lý thay đổi
Các ERP CSF này lại có nhiều yếu tố thành phần, tác giả tiếp tuc thừa kế kết quả này tuy nhiên có một số điều chỉnh cho phù hợp theo ý kiến các chuyên gia.
Bảng 1.9: Bảng tổng hợp ý kiến điều chỉnh các yếu tố thành phần của các ERP CSF
Theo Shaul & Tauber Điều chỉnh theo ý kiến các chuyên gia
tại DiCentral
Sự sẵn sàng hỗ trợ của ban lãnh đạo Sự sẵn sàng hỗ trợ của ban lãnh đạo
Sự hỗ trợ từ người ủng hộ dự án các nhân tố này đều diễn tả về Mức độ sẵn sàng hỗ trợ về các nguồn lực cho dự án. Để đảm bảo dễ hiểu và tránh lúng túng về khái niệm cho các đối tượng thực hiện khảo sát nên quyết định gộp thành một nhân tố: “Sự sẵn sàng hỗ trợ từ ban
lãnh đạo”
Mức độ sẵn sàng hỗ trợ từ quản lý cấp cao Sự tham gia tích cực của người hậu thuẫn dự án
Sử dụng ban chỉ đạo có kỹ năng quản lý và
chuyên nghiệp Để đảm bảo dễ hiểu và tránh lúng túng về khái niệm cho các đối tượng thực hiện khảo sát nên quyết định gộp thành một nhân tố: “Ban lãnh đạo có năng lực, tầm nhìn và chiến lược quản lý nguồn lực”
Hiểu biết rõ về năng lực của doanh nghiệp Giải quyết xung đột trong tổ chức
Tầm nhìn kinh doanh
Ban lãnh đạo sẵn sàng áp dụng các công nghệ hiện đại
Nhân tố này tuy cũng thể hiện “Sự sẵn sàng hỗ trợ của ban lãnh đạo” tuy nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin là một định hướng có ảnh hướng rất lớn đến việc triển khai hệ thống ERP nên nhóm chuyên gia quyết định tách riêng.
Đặc điểm hệ thống ERP Đặc điểm hệ thống ERP
Mức độ tùy chỉnh các nhân tố này đều diễn tả về đặc điểm chức năng của hệ thống và đều diễn tả sự dễ dàng thích ứng với các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Để đảm bảo dễ hiểu và tránh lúng túng về khái niệm cho các đối tượng thực hiện khảo sát nên quyết định gộp thành một nhân tố: “Giải
pháp ERP linh hoạt (dễ thích nghi, tùy chỉnh, tích hợp, ...)”
Khả năng linh hoạt khi các điều kiện thay đổi
Khả năng tích hợp
Đảm bảo khả năng tương tác của hệ thống
Mức độ tin cậy (uy tín) của hệ thống (giữ nguyên) Mức độ thân thiện với người dùng (giữ nguyên) Mức độ tương thích với cơ sở hạ tầng
CNTT của doanh nghiệp
(giữ nguyên)
Quản lý thay đổi Quản lý thay đổi
Có kế hoạch và quy trình quản lý những "thay đổi"
(giữ nguyên) Hiểu về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (giữ nguyên) Hiểu văn hóa của doanh nghiệp (giữ nguyên)
Năng lực đội dự án Năng lực đội dự án
Kiến thức của các thành viên Để đảm bảo diễn tả đầy đủ, nhóm chuyên gia để nghị gộp 2 nhấn tố này thành “Kiến thức, kỹ năng của đội dự án”. Trong quá trình triển khai kiến thức và kỹ năng sẽ phối hợp chặt chẽ với nhau. Đội dự án cần có rất nhiều kỹ năng chứ khơng chỉ có mỗi làm việc nhóm.
Khả năng làm việc nhóm của đội dự án
Quan hệ tốt giữa nhóm dự án và người dùng
(giữ nguyên) Khả năng tham gia dự án toàn thời gian (giữ nguyên) Mức độ thành viên dự án được ủy quyền ra
quyết định
(giữ nguyên) Mức độ tuân thủ quy trình triển khai (giữ nguyên)
Đào tạo cho nhân viên tư vấn kỹ thuật Để đảm bảo dễ hiểu và tránh lúng túng về khái niệm cho các đối tượng thực hiện khảo sát nên quyết định gộp thành một nhân tố: “Đào tạo chọ chuyên viên tư vấn triển khai”
Đào tạo cho nhân viên tư vấn chức năng
Đào tạo cho người dùng cuối cùng (giữ nguyên) Xây dựng kế hoạch đào tạo rõ ràng (giữ nguyên)
Mức độ tham gia của người dùng Mức độ tham gia của người dùng
Việc sẵn sàng của người dùng khi mơ tả quy trình tổng thể
Để đảm bảo dễ hiểu và tránh lúng túng về khái niệm cho các đối tượng thực hiện khảo sát nên quyết định gộp thành một nhân tố: “Người dùng sẵn sàng mô tả
và xây dựng quy trình kinh doanh”
Thực tế khi triển khai hai công việc này đan xem lẫn nhau chứ không tách rời Sự tham gia của người dùng khi cải tiến và
đưa ra các quy trình mới
Sự tham gia của người dùng khi tiếp nhận
đào tạo và Acception Testing (giữ nguyên) Việc sẵn sàng phối hợp của người dùng
giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. (giữ nguyên)
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
1.3.2.8 Gợi ý khung phân tích
Bảng 1.10: Khung phân tích
Ban lãnh đạo doanh nghiệp
Sự thành công khi triển khai ERP
Sự tham gia của người dùng Đặc điểm hệ thống ERP Quản lý thay đổi
Năng lực đội dự án Đào tạo huấn luyện
1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công khi triển khai ERP tại công ty TNHH DiCentral Việt Nam DiCentral Việt Nam
Ở phần trước, tác giả đã tìm ra được các ERP CFS và xây dựng được 6 nhóm thang đo tiềm năng. Tiếp theo, tác giá tiếp thực hiện một cuộc khảo sát để nghiên cứu về các yếu tố thành phần của từng ERP CFS, tìm hiểu xem có thật sự tồn tại mối quan hệ giữa các