Biểu đồ 2.6: Nguyên nhân kéo dài thời gian triển khai
18.75%
18.75%
43.75% 18.75%
trễ so với kế hoạch, chưa đóng dự án trễ so với kế hoạch, đã đóng dự án đúng tiến độ, đã đóng dự án đang thực hiện 67% 33% 17% 50% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
Thay đổi yêu cầu ban đầu Muốn thay đổi số dư đầu kỳ Muốn go-live lại Còn những yêu cầu trong phạm vi …
2.3.1 Đào tạo huấn luyện
2.3.1.1 Thuận lợi
Đối với công tác đào tạo cho chuyên viên tư vấn triển khai
Thứ nhất, công ty hiện tại là đối tác hạng Vàng của Microsoft về các giải pháp Microsoft Dynamics.
• Tồn bộ nhân nhân viên tư vấn được thừa hưởng nguồn tài liệu phong phú và toàn diện liên tục cập nhật của Microsoft được cơng ty renew mỗi năm.
• Được tạo điều kiện học tập, nghiên cứu thực tế và rất gần gũi với công việc. Thứ hai, công ty quan tâm và tạo động lực cho nhân viên trau dồi tiếng Anh.
Công việc hằng ngày tiếp xúc với tiếng Anh, từ tài liệu cho đến giao diện phần mềm, bên cạnh đó cũng có những dự án có yếu tố nước ngồi nên đòi hỏi tất cả nhân viên phải có khả năng đọc, hiều giao tiếp bằng tiếng Anh.
Hiện tại, hằng năm, cơng ty:
• Mở lớp dạy tiếng Anh giao tiếp (do nhân viên công ty đứng lớp), nhân viên nào muốn tham dự có thể đăng ký.
• Cơng ty tổ chức kỳ thi TOEIC nội bộ.
Đối với công tác đào tạo cho người dùng
Hầu hết các đội dự án đều tuân thủ tốt nhiệm vụ đào tạo người dùng theo hai giai đoạn: Giai đoạn tiền dự án:
Đây là công tác đào tạo bước đầu (giai đoạn tiền triển khai) cho người dùng tại đơn vị tiếp nhận triển khai. Để dự án có thể thật sự bắt đầu, ban lãnh đạo của công ty tiếp nhận triển khai phải là những người đầu tiên có một cái nhìn đúng đắn về ERP và phần mềm mà mình sắp triển khai cũng như có kế hoạch chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho dự án đặc biêt là nguồn lực tài chính và nhân sự. Tiếp đến là công tác đào tạo theo kiểu “tuyên truyền” để mọi người trong doanh nghiệp hiểu rõ mình sắp có một dự án có thể cần phải thay đổi quy trình để hiệu suất cơng việc được nâng cao hơn… do đó địi mọi người đặc biệt là đội dự án cần phải phối hợp chặt chẽ, ăn ý với nhau.
Giai đoạn dự án:
Việc đào tạo, huấn luyện là một bước rất quan trọng trong giai đoạn triển khai (Deployment), bao gồm:
• Chuyên viên tư vấn triển khai chuẩn bị các tài liệu liên quan (tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài liệu các nghiệp vụ cơ bản thường gặp, …)
• Chuyên viên tư vấn triển khai thực hiện đào tạo
2.3.1.2 Tồn tại
Cơng ty chưa có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực phù hợp cho từng đối tượng và liên tục cập nhật.
Hiện tại gần như các trường đại học, cao đẳng tại Việt Nam chưa có ngành đào tạo chuyên về Quản lý nguồn lực doanh nghiệp. Ngành đào tạo gần gũi nhất đối với công việc chuyên viên tư vấn triển khai ERP là ngành “Hệ thống thông tin kinh doanh” với định hướng nghề nghiệp khi ra trường là Business Analysis – tạm gọi là chuyên viên phân tích nghiệp vụ kinh doanh.
Mãi đến năm 2018, trường đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã đưa chuyên ngành “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” vào giảng dạy – chuyên ngành này trực thuộc Khoa công nghệ thông tin kinh doanh.
Do đó, nguồn nhân lực chính chun cho nghề tư vấn triển khai là rất khan hiếm. Với các đối tương vừa mới ra trường hoặc đã đi làm nhưng chưa có kinh nghiệm về ERP đều cần phải được đào tạo bước đầu để có bước đệm trở thành một chuyên viên tư vấn triển khai thực thụ.
Tại DiCentral, công tác đào tạo huấn luyện cho chuyên viên tư vấn triển khai chủ yếu là người đi trước hướng dẫn cho người đi sau, đòi hỏi khả năng tự học, tự nghiên cứu tìm tịi và tính tự giác rất cao.
• Nhóm thực tập sinh, trợ lý tư vấn: thì sẽ có người hướng dẫn với kế hoạch đào tạo ban đầu từ 3-6 tháng (tùy theo) và được xem xét đánh giá định kỳ.
• Nhóm nhân viên tư vấn, nhân viên tư cấp cao: thường sẽ hướng dẫn cho thực tập sinh, trợ lý, tự trao đổi kinh nghiệm học hỏi lẫn nhau.
Về kiến thức:
Phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp bao gồm rất nhiều các phân hệ có quan hệ hữu cơ với nhau: Quản lý tài chính, Quản lý chuỗi ứng và Logistics, Quản lý kho hàng, Quản lý nhân sự, Sản xuất, Quản lý dự án, Quản trị dịch vụ... do đó địi hỏi:
Chuyên viên tư vấn chức năng:
• Phải có kiến thức về các lĩnh vực trên đặc biệt phải nắm được quy trình và nghiệp vụ đặc thù của từng phân hệ đồng thời hiểu được mối liên hệ giữa các phân hệ này như thế nào.
• Hiểu biết rõ về quy trình kinh doanh, các chức năng của phần mềm ERP mà mình đang triển khai.
• Có hiểu biết về “hệ sinh thái” hỗ trợ phần mềm ERP mà mình đang triển khai. • Có kiến thức cơ bản về quản trị cơ sở dữ liệu và có thể vận dụng linh hoạt khi
thiết kế giải pháp.
Hiện tại nhân viên tư vấn chức năng thường có chun mơn là kinh tế, chủ yếu là Tài chính – Kế tốn (chiếm 65%). Quản lý tài chính-kế tốn được xem là kiến thức xương sống của mỗi chuyên viên tư vấn chức năng.
Chuyên viên tư vấn kỹ thuật:
• Có kiến thức về ngơn ngữ lập trình quản lý cơ sở dữ liệu.
• Hiểu rõ về quy trình, các chức năng, ngơn ngữ lập trình, cơng cụ hỗ trợ đặc thù của từng phần mềm mà mình đang triển khai.
• Có hiểu biết về “hệ sinh thái” hỗ trợ phần mềm ERP mà mình đang triển khai. • Có hiểu biết cơ bản về một số nghiệp vụ kinh doanh để linh hoạt khi thiết kế giải
pháp.
Có kiến thức về hệ thống, quản lý máy chủ, đường truyền.
Hiện tại 100% các chuyên viên quản trị hệ thống có chun mơn về Cơng nghệ thơng tin.
Đối với nhóm nhân viên cần đào tạo ban đầu: Khi phân công người hướng dẫn cho các bạn mới, người hướng dẫn thường sẽ đưa ra một kế hoạch đào tạo trong vòng 3-6 tháng tới. Kế hoạch này thường đưa ra theo chủ quan người hướng dẫn và không có sự đồng bộ, chưa kể nếu thiếu nhân sự, người hướng dẫn có q nhiều cơng việc quan trọng hơn làm cho chất lượng đào tạo cũng giảm xuống theo.
Đối với nhóm nhân viên đã có kiến thức nền: Chủ yếu các nhân viên này sẽ tự tìm tịi, học hỏi nghiên cứu từ các nguồn tại liệu hoặc học hỏi lẫn nhau. Cơng ty hiện khơng có kế hoạch đào tào nào để nâng cao kiến thức, trau dồi nghiệp vụ cho nhóm này.
Về kỹ năng:
Cơng việc tư vấn triển khai ERP địi hỏi rất nhiều kỹ năng: lập kế hoạch – tổ chức, giao tiếp, thuyết phục, làm việc nhóm, lắng nghe, phân tích nghiệp vụ kinh doanh…
Hiện tại việc phát triển các kỹ năng này chưa được thật sự quan tâm, chủ yếu mỗi cá nhân tự nhận thức và nâng cao kỹ năng của mình.
Như đã đề cập trước đây, phịng ban ERP bao gồm: nhóm Tư vấn kỹ thuật, nhóm Tư vấn chức năng, nhóm Quản lý hệ thống. Các nhân viên hiện tại khơng có định hướng rõ ràng được mình nên phát triển bản thân theo hướng nào để phù hợp với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty.
2.3.1.3 Nguyên nhân
Xét về chun mơn của các nhóm chun viên, nhóm tư vấn chức năng là có chun mơn đa dạng nhất, tuy nhiên họ chỉ hiểu rõ về ngành mà họ được đào tạo, những lĩnh vực cịn lại có thể chỉ có kiến thức tổng quan do họ chưa bao giờ tiếp xúc hoặc chưa có cơ hội trải nhiệm việc sản xuất kinh doanh thực tế. Điều này dẫn đến việc gặp khó khăn khi:
• Đọc hiểu các tài liệu của Microsoft (thuật ngữ, quy trình đặc thù) – có tài liệu nhưng khơng khai thác triệt để được lợi ích từ nó.
• Nghe, Đọc - Hiểu quy trình kinh doanh của cơng ty tiếp nhận triển khai và tư vấn để tối ưu hóa quy trình này.
Thiếu thốn kiến thức về công nghệ thông tin, cơ sở dữ liệu hay nghiệp vụ, quy trình kinh doanh đều sẽ ảnh hưởng đến việc thiết kế giải pháp. Phần kiến thức thiếu thốn này của một nhóm chuyên viên sẽ được bù đắp một phần bởi các nhóm cịn lại.
Tất cả các kỹ năng đều rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến: • Chất lượng giải pháp: đáp ứng được nhu cầu khách hàng khơng? • Khả năng quản lý dự án: đúng tiến độ? không vượt ngân sách?
Vì chưa có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực phù hợp và liên tục cập nhật nên bản thân các nhân viên cũng khơng có một định hướng và nhận thức rõ ràng nào về năng lực của bản thân (đặc biệt là các bạn chưa có nhiều kinh nghiệm). Mình đang thiếu kiến thức gì, kỹ năng gì? Mình phát triển bản thân theo hướng này hướng kia thì có phù hợp với mục tiêu phát triển ngắn hạn, dài hạn của phòng ban, của cơng ty khơng? Cơng ty chỉ có thể phát triển được khi mục tiêu của công ty và mục tiêu của nhân viên đi cùng một hướng, điều này còn gia tăng cảm hứng với nhân viên và tăng khả năng gắn bó lâu dài của nhân viên với cơng ty.
Vì chưa có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực phù hợp và liên tục cập nhật nên các nhân viên có kinh nghiệm trở thành “người hướng dẫn” bất đắc dĩ. Họ bận bịu với việc triển khai nhiều dự án cùng một lúc, hỗ trợ pre-sales, hỗ trợ tích hợp với các phịng ban khác… nên thật sự khơng có thời gian để hướng dẫn, chia sẻ kiến thức kỹ năng với các bạn thực tập, trợ lý dẫn đến chất lượng đào tạo cũng không đạt được như mong đợi. Nếu có kế hoạch đào tạo (tương ứng với kế hoạch tuyển dụng của phịng nhân sự) thì các cơng việc sẽ khơng bị chồng chéo lên nhau.
2.3.2 Năng lực đội dự án
Khi tiến hành triển khai dự án, công ty triển khai và công ty tiếp nhận triển khai sẽ đưa những thành viên phù hợp vào đội dự án. Nhân tố này chịu ảnh hưởng lớn bởi nhân tố đào tạo - đội dự án có kiến thức, có kỹ năng và có kinh nghiệm sẽ góp phần làm cho chất lượng giải pháp ERP được nâng cao.
2.3.2.1 Thuận lợi
Thứ nhất, về năng lực, kỹ năng: Tại DiCentral, các chuyên viên có kiến thức chuyên mơn và có kỹ năng phù hợp với công việc, các kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm luôn được cải thiện và nâng theo thời gian và theo kinh nghiệm dự án.
Thứ hai, về việc xây dựng mối quan hê tốt đẹp với các thành viên khác trong đợi dự án: • Đội dự án gồm 2 thành phần: đến từ công ty triển khai và đến từ công ty tiếp nhận
triển khai – những người xa lạ được kết hợp ngẫu nhiên để làm việc cùng nhau. Hiểu rõ tình hình đó, các chun viên tư vấn triển khai – đặc biệt là bộ phận làm việc trực tiếp với khách hàng ln cố gắng giữ gìn mổi quan hệ thật tốt và hỗ trợ tối đa nhằm đảm bào chất lượng cũng như tiến độ của dự án.
• Vấn đề làm việc nhóm, hợp tác giữa thành viên trong nội bộ mỗi công ty cũng luôn được chú trọng.
Thứ ba, về khả năng tham gia dự án toàn thời gian của thành viên đội dự án:
• Tại DiCentral, ln có thành viên đội dự án tham gia toàn thời gian. Tùy theo quy mô và phạm vị triển khai của mỗi dự án cũng như cố lượng dự án đang đồng thời triển khai mà sẽ xác định có tối thiểu bao nhiêu thành viên đội dự án cần tham gia toàn thời gian trong suốt dự án hoặc toàn thời gian trong những giai đạon quan trọng của dự án
• Phía cơng ty tiếp nhận triển khai thơng thường chỉ có những cơng ty có quy mơ và phạm vi triển khai lớn thì họ mới đầu tư một số người hoặc một đội dự án toàn thời gian.
Điều này làm tăng mức độ tập trung các nguồn lực cho dự án nhằm kiểm soát và nâng cao giải pháp của sản phẩm cuối cùng.
Thứ tư, về mức độ thành viên đội dự án được ủy quyền ra quyết định:
• Đội dự án ở DiCentral có sự phân quyền, ủy quyền: Khi một thành viên có đủ năng lực về khả năng phân tích, xử lý vấn đề và khả năng ra quyết định, thành viên đó sẽ được Quản lý dự án tin tưởng và trao quyền quyết định trong một số phạm vi nào đó. Thơng thường ở DiCentral là các vị trí nắm chính của mỗi phân hệ trong một dự án, và họ sẽ có thường sẽ được Quản lý dự án ủy quyền quyết định đối với phân hệ của mình cho các quy trình chức năng nằm trong phạm vi dự án.
• Đội dự án ở các công ty tiếp nhận triển khai cũng được phân quyền ủy quyền theo từng phòng ban.
Việc được ủy quyền ra quyết định nếu hiệu quả sẽ làm giảm rất nhiều thời gian chờ hay công sức của các bộ phận hay cá nhân có liên quan.
Thứ năm, mức độ hiểu rõ và tuân thủ quy trình triển khai dự án
Ở DiCentral, khi kick-off một án, công việc đầu của quản lý dự án bao giờ cũng sẽ là phổ biến quy trình cùng với kế hoạch dự kiến đến cho toàn bộ các thành viện đội dự án và phân chia nhiệm vụ (thường là theo các phân hệ, nhóm cơng việc …). Việc này mang lại một số thuận lợi như sau:
- Quy trình triển khai ERP hiện hành mà DiCentral đang áp dụng – Quy trình kết hợp giữa mơ hình thác nước và mơ hình linh hoạt điều này sẽ giúp đội dự án dễ hiểu, dễ áp dụng nhưng vẫn đảm bảo tính linh hoạt cần thiết.
- Quy trình củng với kế hoạch được đưa ra nhằm phục vụ cho mục tiêu mà ban lãnh đạo hướng tới. phổ biến tồn bộ quy trình nhằm thơng tin cho đội dự án biết họ đang ở đâu, bước tiếp theo cần làm gì … để phuc vụ cho mục tiêu chung.
- Có quy trình thì sự phối hợp nhóm giữa các thành viên, phịng ban cũng ăn khớp và đúng trình tự hơn.
- Quy trình cũng giúp cho quản lý dự án dễ dàng kiểm soát tiến độ và chất lượng cơng việc.
Quy trình triển khai có tầm quan trọng rất lớn cho việc thành cơng của dự án, do đó việc đào tạo, huấn luyện cho đội dự án hiểu rõ về quy trình và tuân thủ quy trình là rất cần thiết.
2.3.2.2 Tồn tại
Thứ nhất, các thành viên đội dự án hiện tại khó có thể tham gia tồn thời gian vào dự án.
Đối với thành viên đội dự án thuộc DiCentral
• Ở những thời điểm có nhiều dự án triển khai cùng một lúc, một chuyên viên tư vấn triển khai có thể được phân bổ cho nhiều dự án cùng một lúc.
• Các chuyên viên tư vấn đồng thời vẫn phải hỗ trợ bộ phận dịch vụ khách hàng (help-desk) để phân tích và giải quyết các vấn đề phát sinh tại các dự án trước đó đang trong thời gian bảo trì, bảo hành.
• Các chuyên viên tư vấn cũng thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ cho các phòng ban khác trong cơng ty: phịng Bán hàng trong q trình pre-sales, phịng ODC khi có vấn đề liên quan đến tích hợp các giải pháp EDI với ERP …
Đối với thành viên đội dự án thuộc công ty tiếp nhận triển khai:
Đa số các công ty khách hàng mà DiCentral triển khai, các thành viên đợi dự án đều đồng thời vừa phải hoàn thành cơng việc của mình vừa phải thực hiện những nhiệm vụ liên quan đến dự án.
Thứ hai, thành viên đội dự án được ủy quyền ra quyết định, nhưng chưa thật sự hiệu quả.
Đối vối đội dự án thuộc DiCentral
• Một số quản lý dự án, người nắm chính ln trong tình trạng quá tải nhưng lại