2.3 Phân tích thực trạng triển khai ERP tại cơng ty
2.3.6 Quản lý thay đổi
2.3.6.1 Thuận lợi
Mọi dự án ERP luôn đối mặt với tâm lý ngại thay đổi đặc biệt là thay đổi công nghệ. Việc triển khai giải pháp ERP đồng nghĩa với việc phải học hỏi cái mới, phải thay đổi thói quen, thậm chí là quy trình thường ngày. Việc thay đổi có thể gây ra tâm trí phản kháng. Vấn đề này luôn được DiCentral cung cấp thông tin và chia sẻ kinh nghiệm cho doanh nghiệp tiếp nhận triển khai để ban lãnh đạo có kế hoạch cũng như những hành động cụ thể để việc quản lý thay đổi thật sự hiệu quả.
2.3.6.2 Tồn tại
Hiện tại DiCentral chưa thật sự có quy trình quản lý thay đổi.
Hiện tại các dự án đã và đang triển khai thường chỉ có hành động cụ thể khi sự việc đã xảy ra (có sự phản kháng, khơng muốn thay đổi từ phía người dùng) chứ khơng có kế hoạch hay quy trình thực hiện xuyên suốt dự án.
Việc thay đổi chủ yếu diễn ra và có những tác động trực tiếp đến doanh nghiệp tiếp nhận triển khai do đó đội dự án và ban lãnh đạo nên có sự chuẩn bị và có kế hoạch hành động ngay từ khi chuẩn bị bắt đầu dự án:
• Có kế hoạch và quy trình quản lý những thay đổi: Thường các cơng ty tiếp nhận triển khai thường sẽ ít khi trải qua một sự thay đổi lớn như khi triển khai ERP vì việc triển khai ERP ảnh hưởng đến quy trình của tất cả các phịng ban nghĩa là mức độ ảnh hưởng là tồn bộ doanh nghiệp. Do đó với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án, cơng ty tư vấn nên có quy trình quản lý thay đổi để tư vấn cho đơn vị tiếp nhận triển khai. Hiện tại DiCentral chưa thật sự quan tâm đến quy trình này, khi có những sự phản kháng, khơng chấp nhận từ người dùng thì sẽ tìm cách thuyết phục hay tìm giải pháp phù hợp hơn chứ chưa có kế hoạch hay quy trình quản lý vấn đề này.
• Khi đưa ra một quy trình quản lý thay đổi, cần cân nhắc đến các yếu tố liên quan đến cơ cấu tổ chức và văn hóa doanh nghiệp của đơn vị tiếp nhận triển khai để có phương pháp và hướng tiếp cận phù hợp, hiệu quả nhất.
2.3.6.3 Nguyên nhân
Đây là một tồn tại tiềm tàng, vì cách làm hiện tại vẫn hiệu quả và chưa có hậu quả nghiêm trọng xảy ra nên chưa có động lực đưa ra một quy trình chuẩn cho việc này.
2.4 Kết luận về thực trạng
Tác giả thực hiện khảo sát ý kiến chuyên gia để xác nhận những thực trạng trên là phù hợp với tình hình doanh nghiệp.
Hình thức thực hiện: phỏng vấn trực tiếp các đối tượng tham gia và lấy ý kiến số đông. Thời gian thực hiện: Tháng 4/2019
Đối tượng thực hiện: dự kiến là 16 người tham gia nhưng thực tế tham gia 10 người. Đây
là những thành viên thuộc phịng ERP, có kinh nghiệm triển khai các dự án ERP từ 5 năm trở lên bao gồm: chuyên viên tư vấn kỹ thuật, chức năng, quản lý dự án.
Kết quả: >70% những người tham gia đồng ý với thực trạng này Bảng 2.1 Kết quả kết luận về thực trạng
Nhân tố Tồn tại Nguyên nhân /10
Đào tạo huấn luyện
Cơng ty chưa có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực phù hợp cho từng nhóm đối tượng và liên tục cập nhật.
Chưa có kế hoạch đào tạo tương ứng với lộ trình thăng tiến phù hợp với từng nhóm đối tượng
10
Năng lực
đội dự án Các thành viên đội dự án hiện tại khó có thể tham gia tồn thời gian vào dự án
- Khả năng multi-tasking của các thành viên đội dự án
- Các thành viên đội dự án bị quá tải vì cơng việc chồng chéo
10
Năng lực đội dự án
Thành viên đội dự án được ủy quyền ra quyết định, nhưng chưa thật sự hiệu quả.
- Tính cách, tâm lý, năng lực của người ủy quyền và người nhận ủy quyền.
- Phương pháp thực hiện ủy quyền ra quyết định chưa hiệu quả
8
Ban lãnh đạo
Việc hoạch định nguồn nhân lực của DiCentral chưa hiệu quả
- Nguồn nhân lực khơng ổn định dẫn đến sự khó khăn khi lập kế hoạch tương ứng với kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn. 8 Sự tham gia của người dùng Sự bất hợp tác, phản kháng, khơng chấp nhận từ phía người dùng.
- Chuyên viên tư vấn triển khai chưa có phương pháp và chiến lược tiếp cận phù hợp với người dùng
Đặc điểm hệ thống ERP
Chi phí cho một giải pháp ERP của Microsoft nói riêng hay của các sản phẩm ERP ngoại là tương đối đắt đỏ
Vấn đề đặc thù của các giải pháp ERP ngoại. Nếu so với các “ông lớn” ERP ngoại trong ngành thì Microsoft vẫn cịn thấp hơn
8
Quản lý
thay đổi Chưa có quy trình quản lý thay đổi Chưa có quy trình quản lý thay đổi 10
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Bảng 2.2: Bảng tóm tắt Tồn tại - Nguyên nhân trực tiếp - Giải pháp đề xuất
Nhân tố
Tồn tại Nguyên nhân Giải pháp đề xuất Mã
giải pháp Đào tạo huấn luyện Cơng ty chưa có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực phù hợp cho từng nhóm đối tượng và liên tục cập nhật.
Cơng ty chưa có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực phù hợp cho từng nhóm đối tượng và liên tục cập nhật.
Đề xuất quy trình thực hiện đào tạo tại chỗ phù hợp với lộ trình thăng tiến của từng nhóm đối tượng. GP1 Năng lực đội dự án Các thành viên đội dự án hiện tại khó có thể tham gia tồn thời gian vào dự án - Khả năng multi- tasking của các thành viên đội dự án - Các thành viên đội dự án bị q tải vì cơng việc chồng chéo - Đề xuất quy trình thực hiện đào tạo tại chỗ phù hợp với lộ trình thăng tiến của từng nhóm đối tượng. - Đề xuất quy trình hoạch định nguồn nhân lực. GP1 GP2 Năng lực đội dự án Thành viên đội dự án được ủy quyền ra quyết định, nhưng chưa thật sự hiệu quả.
- Tính cách, tâm lý, năng lực của người ủy quyền và người nhận ủy quyền.
- Phương pháp thực hiện ủy quyền ra quyết định chưa hiệu quả
- Đề xuất quy trình thực hiện đào tạo tại chỗ phù hợp với lộ trình thăng tiến của từng nhóm đối tượng. - Phương pháp phân quyền, ủy quyền ra quyết định
GP1
Ban lãnh đạo
Chiến lược phân bổ nguồn lực của DiCentral chưa hiệu quả
- Nguồn nhân lực không ổn định dẫn đến sự khó khăn khi lập kế hoạch tương ứng với kế hoạch phát sinh dự án mới.
- Đề xuất quy trình hoạch định nguồn nhân lực. GP2 Sự tham gia của người dùng Sự bất hợp tác, phản kháng, khơng chấp nhận từ phía người dùng.
- Chuyên viên tư vấn triển khai chưa có phương pháp và chiến lược tiếp cận phù hợp với nhóm người dùng - Việc quản lý thay đổi chưa thật sự hiệu quả.
- Đề xuất quy trình thực hiện đào tạo tại chỗ phù hợp với lộ trình thăng tiến của từng nhóm đối tượng. - Chưa có kinh nghiệm và quy trình quản lý phù hợp GP1 GP4 Đặc điểm của hệ thống ERP Chi phí cho một giải pháp ERP của Microsoft nói riêng hay của các sản phẩm ERP ngoại là tương đối đắt đỏ
Vấn đề đặc thù của các giải pháp ERP ngoại. Nếu so với các “ơng lớn” ERP ngoại trong ngành thì Microsoft vẫn còn thấp hơn
Đây là vấn đề khách quan từ phía nhà cung cấp Microsoft x Quản lý thay đổi Chưa có quy trình quản lý thay đổi
Chưa có quy trình quản
lý thay đổi Đề xuất quy trình quản lý thay đổi
GP4
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Mơ hình EFA cho kết quả rằng 21 biến đo lường được rút trích thành 6 nhân tố đồng thời cũng cung cấp được chiều hướng và cường độ mối quan hệ giữa các biến đo lường với từng nhân tố được rút trích, bất cứ một sự tác động tích cực nào đến biến đo lường đều làm tăng giá trị của từng nhân tố.
Dựa theo khung phân tích đã đưa ra, xác định được các mặt tồn tại trọng yếu sau: • Tồn tại 1: Cơng ty chưa có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực phù hợp cho từng
nhóm đối tượng và liên tục cập nhật.
• Tồn tại 2: Các thành viên đội dự án hiện tại khó tham gia tồn thời gian vào dự án.
• Tồn tại 3: Thành viên đội dự án được ủy quyền ra quyết định, nhưng chưa thật sự hiệu quả.
• Tồn tại 4: Việc hoạch định nguồn nhân lực của DiCentral chưa hiệu quả • Tồn tại 5: Sự bất hợp tác, phản kháng, khơng chấp nhận từ phía người dùng • Tồn tại 6: Chưa có quy trính quản lý thay đổi
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO KHẢ NĂNG THÀNH CÔNG KHI TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY TNHH DICENTRAL VIỆT NAM