6. Kết cấu luận văn 7
2.2. Thực trạng của hoạt động quản trị tri thức tác động đến kết quả thực hiện
2.2.3. Thực trạng hoạt động quản trị tri thức tại EVNPECC3 38
2.2.3.1. Tạo tri thức
Đối với EVNPECC3 hoạt động tạo tri thức là một quá trình và khả năng cá nhân hay nhóm để tạo ra kiến thức mới về các ý tưởng và các giải pháp mới. Sáng tạo tri thức là một quá trình năng động và tương tác nhằm đến các mối quan hệ liên quan đến việc tạo ra kiến thức mới. Kiến thức mới có thể được tạo ra và chuyển đổi từ kiến thức hiện sang kiến thức ngầm và từ kiến thức ngầm sang kiến thức hiện. EVNPECC3 luôn tạo cơ hội và môi trường để người lao động tạo tri thức mới trong quá trình sản xuất cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Hiện nay EVNPECC3 định kỳ tổ chức các hội đồng khoa học xét duyệt các đề tài sáng kiến cải tiến và đề tài nghiên cứu và đánh giá tính hiệu quả của nội dung của các tri thức mới tạo ra.
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát của yếu tố tạo tri thức
Mã số Tiêu thức Trung bình Độ lệch chuẩn Sáng tạo tri thức 3,88
KC1 Tôi được đào tạo đầy đủ bởi người tiền nhiệm của tôi
để đảm nhận nhiệm vụ của tôi. 3,78 1,077 KC2 Tơi hồn tồn hiểu được kiến thức cốt lõi cần thiết cho
công việc của tơi. 3,92 1,066
KC3
Tơi có được thơng tin hữu ích và gợi ý từ các cuộc họp tìm kiếm ý tưởng hoặc giải pháp cho các vấn đề mà không tốn quá nhiều thời gian.
3,97 1,094
KC4 Tơi tìm kiếm thơng tin cho các tác vụ từ các nguồn
kiến thức khác nhau do Công ty quản lý. 3,77 0,995 KC5 Anh (chị) sẵn sàng tiếp thu những kiến thức mới và áp dụng nó vào cơng việc khi cần thiết. 3,95 0,918
Từ kết quả khảo sát trong bảng 2.7, người lao động cho rằng sáng tạo tri thức ở EVNPECC3 đánh giá khá cao, điểm trung bình cho yếu tố này là 3,88. Trong đó, với biến khảo sát được đánh giá cao nhất “KC3: Tơi có được thơng tin hữu ích và gợi ý từ các cuộc họp tìm kiếm ý tưởng hoặc giải pháp cho các vấn đề mà không tốn quá nhiều thời gian” với kết quả là 3,97. Với kết quả này phù hợp với thực
trạng hoạt động tạo tri thức tại EVNPECC3 hiện nay.
Hoạt động tạo tri thức của EVNPECC3 được thể hiện chuyển hóa những tri thức ẩn thành tri thức hiện, cụ thể là thông qua các buổi thảo luận, chuyên đề, hội nghị và các kết quả đề tài nghiên cứu khoa hoặc các báo cáo sáng kiến cải tiến kỹ thuật/ quản lý của các cá nhân trong quá trình làm việc. Từ các kết quả đó có thể áp dụng và nghiên cứu các quy định, quy trình, hướng dẫn cơng việc hoặc sản phẩm mới.
Bảng 2.8: Thống kê sáng kiến cải tiến mới tại EVNPECC3 STT Đơn vị có sáng kiến Số sáng kiến ghi nhận
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 I Các đơn vị sản xuất
1 Chi nhánh XNKS 4 4 8
2 Chi nhánh Miền Trung 12 12 26
3 Phòng TKTĐ 4 4 2 4 Phòng MT 2 2 2 5 Phòng TKĐD 6 6 5 6 TTNĐ&NLM 3 3 6 7 Ban TVGS 1 1 0 8 Phòng NLTT 2 2 0 9 Phòng TVĐB 0 0 0 II Các đơn vị hỗ trợ 1 Văn phòng 2 2 2 2 Phòng KHKD 9 9 9 3 Phòng TCKT 1 1 0 4 Phòng CNTT 5 5 0 5 Phòng TC&NS 5 5 6 6 Phòng KT&QLCL 3 3 5 TỔNG CỘNG 59 59 71
Cụ thể bảng 2.8 và bảng 2.9 là những thống kê những sáng kiến cải tiến cũng như các đề tài nghiên của nhân viên lao động trong EVNPECC3 qua các năm. Như vậy có thể thấy được, Cơng ty đã tạo mơi trường, tạo điều kiện cho người lao động tạo tri thức mới. EVNPECC3 cũng đã tổ chức đánh giá nội dung cần thiết và quan trọng của tri thức mới tạo ra. Tuy nhiên chưa thấy được các tri thức mới tạo ra sẽ lưu trữ và quản lý khai thác như thế nào. Đây làm một trong những điểm hạn chế trong hoạt động tạo tri thức trong EVNPECC3. Do đó, người lao động đã đánh giá thấp việc tìm kiếm khai thác vốn tri thức tại EVNPECC3.
Bảng 2.9. Tổng hợp các đề tài nghiên cứu khoa học đã phê duyệt
STT Các đơn vị 2015 2016 2017 Số lượng Số tiền (triệu đồng) Số lượng Số tiền (triệu đồng) Số lượng Số tiền (triệu đồng) I Các đơn vị sản xuất 1 TTNĐ&NLM 2 32 1 32 3 57 2 Phòng TKTR 1 64 1 100 1 14 3 CNMT 1 45 1 80 1 35 4 Phòng MT 1 40 2 128 1 20 5 Phòng TKTĐ 1 26 6 Phòng NLTT 2 60 2 214 1 49 7 Phòng TKĐD 1 50 2 130 1 29 8 XNKS 2 75 1 20 II Các đơn vị hỗ trợ 1 Phòng CNTT 2 87 1 31 2 Phòng TCNS 1 30 3 Phòng KT&QLCL 1 60 TỔNG CỘNG 14 543 11 735 9 230
(Nguồn : Nội bộ của EVNPECC3)
Vì vậy có thể thấy được hạn chế trong hoạt động tạo tri thức của EVNPECC3 là hoạt phân loại mã hóa và ghi nhận các tri thức mới tại ra. Điều này phụ hợp với thực tế của kết quả đạt là 3,77 cho biến khảo sát “KC4: Tơi tìm kiếm thông tin cho các tác vụ từ các nguồn kiến thức khác nhau do Công ty quản lý.”, là
sáng tạo tri thức tại EVNPECC3. Kết quả đánh giá này có thể thấy người lao động đánh giá khơng cao hoạt động tìm kiếm thơng tin cũng như dữ liệu trong q trình thực hiện cơng việc hay nhiệm vụ được phân cơng.
Ngồi các hoạt động sáng kiến cải tiến và đề tài nghiên cứu, tri thức được tạo ra và ghi nhận ở một số hình thức khác nhau tại EVNPECC3, nhưng chưa hình thành một cách cụ thể. Nhưng vẫn có thể thấy cụ thể theo sau:
Ở cấp độ cá nhân, EVNPECC3 ghi nhận tri thức mới thông qua Hệ thống PDCA dùng để ghi nhận lại cách thức và kết quả của việc giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tiễn mà có sự khác biệt trong các quy trình hiện tại các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phảm, liên quan đến sự tuân thủ quy trình. Những vấn đề được xác định theo 3 mức độ cụ thể sau: (1) Những vấn đề về sự tuân thủ quy định, quy trình, hướng dẫn của doanh nghiệp; (2) Những vấn đề gây ra sự lặp đi lặp lại những vấn đề tương tự; (2) Những vấn đề nhằm cải thiện quy trình hiện tại. Nhìn chung hệ thống này giúp EVNPECC3 ghi nhận lại kinh nghiệm thực tế tích lũy thơng qua giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tiễn, thông qua các hành động khắc phục theo mức độ ảnh hưởng của vấn đề phát sinh. Điểm hạn chế của hoạt động ghi nhận tri thức mới tạo ra trong quá trình xử vấn đề là chưa có cách thức phân loại, mã hố để lưu trữ. Vấn đề này gây khó khăn và bất cập trong quá trình tìm kiếm vận dụng hoặc tham khảo, tham chiếu.
Ở cấp độ nhóm, EVNPECC3 có hoạt động tạo tri thức thông qua việc tổ chức các nhóm dự án nhằm thực hiện các dự án thiết kế cho Cơng ty. Thơng qua họat động nhóm dự án thiết kế. Thơng qua hoạt động nhóm dự án thông qua những tương tác giữa cá nhân và nhóm. Theo cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ, EVNPECC3 phân 2 loại hoạt động: (1) Hoạt động tư vấn thiết kế và (2) Hoạt động tư vấn giám sát hoặc khảo sát. Mỗi hoạt động của nhóm sẽ có những tiêu chí cụ thể phải đạt được. Đặc điểm của nhóm tại EVNPECC3 chủ yếu là xuất hiện các tri thức mới liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật. Những tri thức này thường được tạo mới bởi những người có kinh nghiệm và chun mơn sâu. Ngồi ra làm việc nhóm yêu cầu phải có sự phối hợp của một số phòng ban khác, các biểu mẫu liên quan. Hiện nay những tri
thức nhóm tạo ra trong quá trình thiết kế hoặc giám sát được ghi nhận lên hệ thống riêng cụ thể: (1) Thư viện giám sát (TVGS) cho nhóm hoạt động giám sát; và (2) Chương trình quản lý cơng trình (PMS) cho nhóm dự án thiết kế. Tuy nhiên hạn chế những hệ thống này khi chia sẻ hay cần tham khảo thì sẽ gặp những hạn chế nhất định do việc phân quyền khi truy cập vào dự án cụ thể.
Một trong hoạt động quan trọng trong tạo tri thức và ghi nhận tri thức là xác định được tri thức. Hoạt động tạo tri thức ở EVNPECC3 có ở cả 2 cấp độ: cá nhân và nhóm đội. Ở cấp độ cá nhân, xác định tri thức được thể hiện qua bản mô tả công việc theo vị trí cơng tác, nhiệm vụ. Do đó, mỗi người lao động trong EVNPECC3 đều biết được vị trí và nhiệm vụ của mình trước khi đảm nhiệm. Điều này phù hợp với khảo sát ở biến “KC1: Tôi được đào tạo đầy đủ bởi người tiền nhiệm của tôi để
đảm nhận nhiệm vụ của tôi”, với điểm đánh giá đạt 3,78 ở mức khá nhưng không
được người lao động đánh giá cao biến khảo sát này. Vì một số người lao động thực hiện thêm một số nhiệm vụ nhưng khơng có trong bảng mơ tả nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn không được rõ ràng cụ thể.
Tại EVNPECC3, việc nhân viên tiếp cận những tri thức mới được tiến hành qua những hoạt động cập nhật những thông tin về thị trường, sự phát triển của dịch vụ của các ngành Điện, ngành Xây dựng, từ các hiệp hội ngành Điện. Thông qua những kênh thông tin này nhân viên sẽ tiếp cận những thông tin mới nhất dưới cấp độ cá nhân, cấp độ nhóm và sử dụng vào trong cơng việc của mình. Điều này phù hợp với khảo sát biết “KC5: Anh (chị) sẵn sàng tiếp thu những kiến thức mới và áp
dụng nó vào cơng việc khi cần thiết.” được đánh với kết quả 3,95. Nhân viên của EVNPECC3 sẵn tiếp thu tri thức mới từ nhiều kênh khách nhau để vận dụng phù hợp trong quá trình thiết kế. EVNPECC3 tiến hành các hoạt động đào tạo dưới nhiều hình thức như hợp tác với những trung tâm đào tạo bên ngoài, các trường đại học hoặc cao đẳng nhằm ghi nhận những tri thức mới giúp nâng cao hiệu quả công việc cũng như cung cấp thêm tri thức cho những sáng tạo và cải tiến trong công việc. Với hoạt động đào tạo này tại EVNPECC3, các chương trình đào tạo được xác định căn cứ theo nhu cầu của các đơn vị thơng qua mục tiêu của từng phịng ban.
Các phịng ban đề xuất các chương trình bao gồm: Nội dung, kiến thức cần thiết, thời gian đối tượng cần được đào tạo. Phòng TC&NS chịu trách nhiệm tổ chức và liên hệ các trung tâm đào tạo để thực hiện. Nhân viên được cử đi đào tạo về sẽ tích lũy tri thức thức và ứng dụng vào cơng việc khi cần thiết.
Nhận xét: Hoạt động sáng tạo tri thức là một trong những yếu tố quan trọng
và cần thiết cho người lao động có trình độ trong việc thực hiện cơng việc, từ đó tạo ra những cách thức, phương pháp thực hiện công việc mới hơn sáng tạo hơn, từ đó giúp việc thực hiện cũng như triển khai công việc được dễ dàng và đạt hiệu quả tốt hơn từ đó dẫn đến hồn thành kết quả công việc một cách tốt nhất và đạt chất lượng. Tuy nhiên hiện nay hoạt động tạo tri thức của EVNPECC3 còn một số hạn chế lớn nhất là chưa có cách thứ mã hóa và phân loại tri thức do đó khó khăn và bất cập trong hoạt động quản lý lưu trữ và khai khác. Do đó người lao động gặp khó khăn trong việc trình bày, cập nhập những kiến thức tích lũy cũng như tìm kiếm những tri thức liên quan.
Đối với hoạt động ghi nhận tri thức từ bên trong cũng như ngồi EVNPECC3 chưa có cách thức ghi nhận cụ thể và được đẩy mạnh. EVNPECC3 đã tạo môi trường hợp tác cho các cá nhân hoạt động trong các nhóm dự án. Do đó những tri thức mới được tạo ra trong môi trường dự án là một lợi thế tại EVNPECC3, tuy nhiên hạn chế ở đây cũng là vấn đề chưa có những cơng cụ thích hợp cho việc ghi nhận lại những tri thức mới tạo ra này. Mặc dù tại EVNPECC3 đã có một hệ thống để lưu trữ và chia sẻ tri thức chung, nhưng theo đánh giá của người lao động thì việc tìm kiếm thơng tin trên hê thống chưa đạt hiệu quả. Điều này cho thấy cách thức mã hóa, phân loại và tổ chức lưu trữ thơng tin dữ liệu tại EVNPECC3 cịn nhiều hạn chế dẫn đến khó tìm kiếm trong q trình sử dụng.
2.2.3.2. Sự tích luỹ tri thức
Hiện nay, tại EVNPECC3 hoạt động tích lũy và phát triển tri thức là một phần của hoạt động được EVNPECC3 đánh giá là quan trọng. Người lao động trong EVNPECC3 luôn ý thức được hoạt động phát triển tri thức dựa vào những thơng tin dữ liệu hiện có sẵn, tài liệu kỹ thuật và các quy định, quy trình và hướng dẫn đã
được xây dựng sẵn, từ đó nhân viên vận dụng một cách có hiệu quả, đề xuất các thiết kế với giải pháp khả thi và ngày càng hồn thiện các quy trình, phù hợp với mọi yêu cầu các tài liệu này. Người lao động có thể truy cập vào cở sở dữ liệu này để nắm bắt được những tri thức có ích, có liên quan nhằm hỗ trợ cho họ trong cơng việc và ra quyết, đạt được kết quả cao. Đồng thời, điều này sẽ làm tăng nguồn tri thức cho bản thân của họ ngày càng phong phú hơn, sẽ thoả mãn và hồn thành cơng việc với kết quả tốt nhất. Các cá nhân trong trong EVNPECC3 đều có ý thức tự xây dựng được nguồn cơ sở dữ liệu cần thiết phục vụ cho chính cơng việc của mình. Điều này đúng theo thực trạng đối với hoạt động tích lũy tri thức và phát triển tri thức trong EVNPECC3 qua bảng khảo sát yếu tố này ở bảng 2.10.
Bảng 2.10: Kết quả khảo sát của yếu tố tích lũy tri thức
Mã số Tiêu thức Trung
bình
Độ lệch chuẩn
Tích luỹ tri thức 3,72
KA1 Anh (chị) cố gắng bồi dưỡng duy trì chun mơn, kỹ
thuật và ngun tắc liên quan đến công việc. 3,71 1,143 KA2 Anh (chị) thường tìm hiểu các tài liệu, thơng tin, cơ sở dữ liệu cần thiết trước khi thực hiện công việc. 3,78 1,298 KA3 Chúng tôi ghi lại những kiến thức cần thiết cho các
tác vụ. 3,59 0,865
KA4
Anh (chị) có thể tóm tắt và tích luỹ từ các tri thức trong quá trình làm việc, được đào tạo, và lưu chúng để tham khảo trong tương lai.
3,75 1,309
KA5
Anh (chị) có thể quản lý kiến thức cần thiết cho các cơng việc một cách có hệ thống và lưu trữ nó để sử dụng trong tương lai.
3,75 1,317
(Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu điều tra của tác giả)
Từ các số liệu bảng 2.10, kết quả khảo sát cho thấy yếu tố “Tích lũy tri thức” đạt trung bình 3,72 đạt mức trên trung bình khá. cho thấy người lao động của EVNPECC3 đã có ý thức duy trì, phát triển và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, kỹ thuật. EVNPECC3 hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nên các kỹ sư thiết kế hoạt động hành nghề là lĩnh vực kinh doanh có điều kiện và phải có chứng chỉ hành nghề
thiết kế, giám sát theo pháp luật Nhà nước quy định của ngành xây dựng. Do đó tất cả các kỹ sư hoạt động trong các lĩnh vực thiết kế, giám sát và khảo sát phải có kế hoạch bồi dưỡng và tự bồi dưỡng tri thức phù hợp với chuyên môn của mình. Vì các chứng chỉ được các đơn vị, các cấp có thẩm quyền trong ngành cấp có thời hạn là 5 năm và định kỳ đến hạn các kỹ sư phải tiến hành các thủ tục liên quan cho việc thi kiểm tra định kỳ các kiến thức bao gồm kiến thức chuyên môn và kiến thức về pháp luật liên quan trong ngành để duy trì và được cấp lại chứng chỉ hoạt động nghề.
Trong đó với biến khảo sát cao nhất là 3,78 với câu hỏi “KA2: Anh (chị) thường tìm hiểu các tài liệu, thông tin, cơ sở dữ liệu cần thiết trước khi thực hiện công việc.”. Kết quả này cho thấy người lao động ln có ý thức chủ động tìm kiếm
thông tin dữ liệu liên quan quan đến công việc trước khi thực hiện công việc. Trong EVNPECC3 đã và đang vận hành quản lý chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn ISO