6. Kết cấu luận văn 7
2.2. Thực trạng của hoạt động quản trị tri thức tác động đến kết quả thực hiện
2.2.3.2. Sự tích luỹ tri thức 43
Hiện nay, tại EVNPECC3 hoạt động tích lũy và phát triển tri thức là một phần của hoạt động được EVNPECC3 đánh giá là quan trọng. Người lao động trong EVNPECC3 luôn ý thức được hoạt động phát triển tri thức dựa vào những thông tin dữ liệu hiện có sẵn, tài liệu kỹ thuật và các quy định, quy trình và hướng dẫn đã
được xây dựng sẵn, từ đó nhân viên vận dụng một cách có hiệu quả, đề xuất các thiết kế với giải pháp khả thi và ngày càng hồn thiện các quy trình, phù hợp với mọi yêu cầu các tài liệu này. Người lao động có thể truy cập vào cở sở dữ liệu này để nắm bắt được những tri thức có ích, có liên quan nhằm hỗ trợ cho họ trong công việc và ra quyết, đạt được kết quả cao. Đồng thời, điều này sẽ làm tăng nguồn tri thức cho bản thân của họ ngày càng phong phú hơn, sẽ thoả mãn và hồn thành cơng việc với kết quả tốt nhất. Các cá nhân trong trong EVNPECC3 đều có ý thức tự xây dựng được nguồn cơ sở dữ liệu cần thiết phục vụ cho chính cơng việc của mình. Điều này đúng theo thực trạng đối với hoạt động tích lũy tri thức và phát triển tri thức trong EVNPECC3 qua bảng khảo sát yếu tố này ở bảng 2.10.
Bảng 2.10: Kết quả khảo sát của yếu tố tích lũy tri thức
Mã số Tiêu thức Trung
bình
Độ lệch chuẩn
Tích luỹ tri thức 3,72
KA1 Anh (chị) cố gắng bồi dưỡng duy trì chun mơn, kỹ
thuật và nguyên tắc liên quan đến công việc. 3,71 1,143 KA2 Anh (chị) thường tìm hiểu các tài liệu, thông tin, cơ sở dữ liệu cần thiết trước khi thực hiện công việc. 3,78 1,298 KA3 Chúng tôi ghi lại những kiến thức cần thiết cho các
tác vụ. 3,59 0,865
KA4
Anh (chị) có thể tóm tắt và tích luỹ từ các tri thức trong quá trình làm việc, được đào tạo, và lưu chúng để tham khảo trong tương lai.
3,75 1,309
KA5
Anh (chị) có thể quản lý kiến thức cần thiết cho các cơng việc một cách có hệ thống và lưu trữ nó để sử dụng trong tương lai.
3,75 1,317
(Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu điều tra của tác giả)
Từ các số liệu bảng 2.10, kết quả khảo sát cho thấy yếu tố “Tích lũy tri thức” đạt trung bình 3,72 đạt mức trên trung bình khá. cho thấy người lao động của EVNPECC3 đã có ý thức duy trì, phát triển và bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, kỹ thuật. EVNPECC3 hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, nên các kỹ sư thiết kế hoạt động hành nghề là lĩnh vực kinh doanh có điều kiện và phải có chứng chỉ hành nghề
thiết kế, giám sát theo pháp luật Nhà nước quy định của ngành xây dựng. Do đó tất cả các kỹ sư hoạt động trong các lĩnh vực thiết kế, giám sát và khảo sát phải có kế hoạch bồi dưỡng và tự bồi dưỡng tri thức phù hợp với chun mơn của mình. Vì các chứng chỉ được các đơn vị, các cấp có thẩm quyền trong ngành cấp có thời hạn là 5 năm và định kỳ đến hạn các kỹ sư phải tiến hành các thủ tục liên quan cho việc thi kiểm tra định kỳ các kiến thức bao gồm kiến thức chuyên môn và kiến thức về pháp luật liên quan trong ngành để duy trì và được cấp lại chứng chỉ hoạt động nghề.
Trong đó với biến khảo sát cao nhất là 3,78 với câu hỏi “KA2: Anh (chị) thường tìm hiểu các tài liệu, thông tin, cơ sở dữ liệu cần thiết trước khi thực hiện công việc.”. Kết quả này cho thấy người lao động ln có ý thức chủ động tìm kiếm
thơng tin dữ liệu liên quan quan đến công việc trước khi thực hiện công việc. Trong EVNPECC3 đã và đang vận hành quản lý chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn ISO 9000, nên đã xây dựng được hệ thống quy trình, hướng dẫn và các bảng biểu liên quan đến công tác thiết kế khảo sát cũng như quản lý nguồn lực trong Công ty. Vì vậy các cá nhân hoặc nhóm cá nhân trước khi triển khai cơng việc đều phải tìm hiểu các tài liệu, quy trình, quy định liên quan cơng tác đảm nhận.
Với biến khảo sát thấp nhất là 3,59 với câu hỏi “KA3: Chúng tôi ghi lại
những kiến thức cần thiết cho các tác vụ”. Với kết quả khảo sát này đánh giá được
thực trạng hiện nay của EVNPECC3 trong công tác tn thủ các quy trình làm việc trong Cơng ty. Qua các đợt đánh giá nội bộ của Công ty qua các kế hoạch kiểm tra định kỳ theo tiêu chuẩn ISO 9000, tại EVNPECC3 vẫn còn một số cá nhân hoặc nhóm cá nhân vẫn cịn bị đánh giá chưa tuân thủ một số quy trình, hướng dẫn trong hệ thống với nhiều lý do công việc xử lý gấp do tiến độ yêu cầu quá ngắn một số nhân viên đã bỏ qua một số bước xử lý theo quy trình cụ thể như thiếu các biểu mẫu khai báo theo quy định trong quy trình. Thiếu ghi nhận trong các hồ sơ liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Điều nay sẽ gây khó khăn cho việc truy tìm dấu vết hoặc để đúc kết các kinh nghiệm trong quá trình giải quyết các phát sinh trong q trình thực hiện cơng việc. Như vậy, có thể thấy rằng do nhiều nguyên nhân dẫn đến việc khó khăn cho người lao động ghi lại tri thức tại ra như quá nhiều biểu mẫu
trong quá trình sử dụng; hoặc các biểu mẫu hoặc cách thức ghi nhận tri thức chưa phù hợp cho các công việc đang thực hiện hiện nay; hoặc do cách thức mã hóa phân loại chưa cụ thể cũng là nguyên nhân gây bất cập trong việc ghi nhận lại những kiến thức cho các công việc đang thực hiện.
Với kết quả khảo sát biến “KA4: Anh (chị) có thể tóm tắt và tích luỹ từ các
tri thức trong quá trình làm việc, được đào tạo, và lưu chúng để tham khảo trong
tương lai.” và “KA5: Anh (chị) có thể quản lý kiến thức cần thiết cho các cơng việc một cách có hệ thống và lưu trữ nó để sử dụng trong tương lai.” có cùng kết
quả trung bình đạt 3,75. Kết quả khảo sát biến này được nhân viên EVNPECC3
đánh giá tương đối đạt trên mức trung bình, khảo sát này tương đối phù hợp tại EVNPECC3 cho hoạt động tóm tắt và tích lũy tri thức của các nhân cũng như hoạt động quản lý và lưu trữ các tri thức này trên hệ thống để phục vụ cho tương lai của họ khi cần.
EVNPECC3 đã và đang thực hiện lưu trữ tri thức trên 2 hình thức sau: (1) Lưu trữ tập trung của Công ty và (2) Lưu trữ cá nhân tại đơn vị. Lưu trữ tập trung tại Công ty bằng hệ thống lưu trữ tại bảng 2.11 và cách thức lưu trữ tại bảng 2.12
Bảng 2.11: Thống kê hệ thống lưu trữ tri thức Tên Hệ thống Nội dung lưu trữ
(1) Hệ thống server dùng để lưu giữ quy trình, thủ tục, tài liệu tiêu chuẩn, dự án đã hoàn thành, bản đồ,…
(2) Hệ thống mạng sharepoint dùng để lưu trữ các tài liệu đào tạo bên ngoài bên trong nội bộ, kỹ thuật, bài học kinh nghiệm
(Nguồn : Nội bộ của EVNPECC3)
Ở cấp độ Công ty, hệ thống này ghi nhận những quy trình, hướng dẫn được phê duyệt ban hành cho tất cả các hoạt động liên quan đến hoạt động sản xuất cũng nhưng quản lý của EVNPECC3 và được quản lý bởi nhân viên của hệ thống thuộc phòng KT&QLCL. Hệ thống tài liệu được bố trí theo cấu trúc của tổ chức và cấu trúc cơng việc của từng phịng ban.
Ở cấp độ cá nhân tại đơn vị, EVNPECC3 xây dựng hệ thống lưu trữ theo quy định tại địa chỉ cụ thể và những nội dung nào được lưu trữ và chia sẻ trên hệ thống server công ty và được quản lý bởi phòng CNTT của EVNPECC3.
Bảng 2.12: Bảng quy định địa chỉ lưu trữ của EVNPECC3
Đơn vị Nội dung
Cấp độ cơng ty Quy định hình nội dung và vị trí lưu trữ trên server tại tên user (tên phòng)
Cấp độ phòng ban và cá nhân
Cấp độ phịng ban Quy định hình nội dung và vị trí lưu trữ trên server tại tên user (tên phịng)
Cấp độ cá nhân Quy định hình nội dung và vị trí lưu trữ trên server tại tên user (cấp cá nhân)
(Nguồn : Nội bộ của EVNPECC3)
Đối với hệ thống qua mạng sharepoint: Công ty quy định hình thức và tài liệu lưu trữ tại hệ thống sharepoint cụ thể theo bảng 2.13.
Bảng 2.13: Bảng quy định cập nhật và tiếp nhận tài liệu tri thức
ST
T Tên tài liệu/ hồ sơ Đơn vị cung cấp
Đơn vị tiếp nhận và Phân
loại tài liệu
1 Hồ sơ thiết kế Các đơn vị Phòng CNTT
2 Tài liệu phục vụ thiết kế
2.1 Bản đồ Mua ngồi Phịng CNTT
2.2 Tiêu chuẩn/ quy chuẩn Mua ngoài/ các đơn vị Phịng CNTT 2.3 Đơn giá Mua ngồi/ các đơn vị Phòng CNTT 2.4 Tài liệu khác (Tài liệu kỹ
thuật, ….)
Mua ngoài/ các đơn vị Các đơn vị
3 Tài liệu đào tạo
3.1 Tài liệu đào tạo nội bộ Các đơn vị Phòng TC&NS 3.2 Tài liệu đào tạo bên ngồi TC&NS Phịng TC&NS 3.3 Tài liệu hội thảo/
Tham luận
Các đơn vị Phòng KT&QLCL
Nhận xét: Hoạt động tích lũy tri thức cũng một phần của hoạt động phát triển tri thức của bản thân dựa vào những kiến thức có sẵn, tài liệu kỹ thuật và quy trình có sẵn, từ đó vận dụng hiệu quả và phát triển sản phẩm và ngày càng hồn thiện hệ thống tài liệu quy trình hiện có. Để thực hiện được hoạt động này thì phương tiện công nghệ thông tin là một trong những phương tiện hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị trị thức. Hiện nay công tác lưu trữ, cập nhật cũng như khai thác tri thức của Công ty đã và đang thực hiện theo một số quy định cụ thể của Công ty. Tuy nhiên, một số hoạt động cịn bất cập và chưa được thơng suốt và thường xuyên, cụ thể ở một số hoạt động quản lý đào tạo tại EVNPECC3. Đối với đào tạo bên ngoài, người lao động sau khi tham dự các khóa đào tạo, hội thảo chuyên đề bên ngồi Cơng ty hoặc trong nội bộ Công ty để phải cung cấp các tài liệu về cho 02 bộ phận: Phòng TC&NS và Phòng KT&QLCL để lưu trữ trên phần mềm quản trị tri thức. Và các cá nhân sau đào tạo phải chịu trách nhiệm tóm tắt và báo cáo nội dung đã được đào tạo về cho phòng TC&NS. Nhưng thực trạng của EVNPECC3, thực hiện chưa phù hợp hoặc việc thực hiện chỉ làm cho có. Điểm hạn chế ở quy định này là người lao động sau khi được đào tạo đã có hiện tượng: có cá nhân thực hiện báo cáo hoặc không báo cáo theo quy định nhưng hiện nay Cơng ty chưa có chế tài phạt nếu khơng thực hiện và chưa có cơ chế thưởng khuyến khích khi người lao động tuân thủ đúng quy định sau đào tạo. Ngồi ra có thể do một số hạn chế của hoạt động mã hóa cũng như cách thức ghi nhận tri thức của EVNPECC3 chưa phù hợp cho người lao động trong việc tóm tắt các tri thức sau đào tạo và trong quá trình thực hiện cơng việc. Do đó hoạt động tích lũy tri thức tại EVNPECC3 nhưng chưa đồng đều và chưa đạt hiệu quả.