6. Kết cấu luận văn 7
2.2. Thực trạng của hoạt động quản trị tri thức tác động đến kết quả thực hiện
2.2.3.3. Chia sẻ tri thức 48
Tại ENVPECC3, hoạt động chia sẻ tri thức thông qua các buổi hội thảo, các buổi họp chuyên đề nhằm chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm chuyên môn thực tế. Các buổi họp thường xuyên và định kỳ cụ thể là các buổi giao ban định kỳ về công tác quản lý hoặc những buổi họp thường xuyên để theo dõi tiến độ nhằm mục
đích cung cấp và cập nhật những vấn đề đang giải quyết hoặc những vướng mắt cần phải xử lý.
Từ kết quả khảo sát trong bảng 2.14, nhận thấy rằng với yếu tố chia sẻ tri thức được đánh giá ở mức điểm trung bình 3,60 khá thấp so với các yếu tố khác ảnh hưởng đến kết quả thực hiện công việc của người lao động.
Bảng 2.14: Kết quả khảo sát của yếu tố chia sẻ tri thức Mã số Tiêu thức Trung bình Độ lệch chuẩn Chia sẻ tri thức 3,60
KS1 Anh (chị) cải thiện hiệu quả công việc bằng cách chia sẻ thông tin và kiến thức với đồng nghiệp. 3,48 1,016 KS2 Anh (chị) chia sẻ thông tin và kiến thức cần thiết của nhiệm vụ/ công việc với đồng nghiệp. 3,65 0,929 KS3
Công ty phát triển các hệ thống thông tin như mạng nội bộ và bảng tin điện tử để chia sẻ thông tin và kiến thức cho người lao động
3,66 0,917
KS4
Cơng ty thúc đẩy, khuyến khích việc chia sẻ thơng tin và tri thức giữa các nhóm/ đội/ phịng ban với nhau.
3,61 0,907
KS5
Anh (chị) thấy dễ dàng giao tiếp và hợp tác với nhân viên từ các đơn vị và chức năng tổ chức khác.
3,62 0,906
(Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu điều tra của tác giả)
Trong đó, khảo sát biến “KS3: Công ty phát triển các hệ thống thông tin như mạng nội bộ và bảng tin điện tử để chia sẻ thông tin và kiến thức cho người lao
động” được đánh giá cao nhất trong yếu tố này là 3,66. Kết quả khảo sát này phù
hợp với thực trạng hiện nay của EVNPECC3, Lãnh đạo rất quan tâm đến việc thiết lập các mạng nội bộ để chia sẻ thông tin và dữ liệu phục vụ cho người lao động trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Tại EVNPECC3 đã có những cơng cụ hỗ trợ nhân viên trong hoạt động chia sẻ tri thức chủ yếu là hệ thống mạng nội bộ, thông qua hệ thống mạng nội bộ người quản lý chia sẻ tri thức qua trang nội bộ của phòng. Hệ thống mạng trực tuyến qua mạng Lan giúp nhân viên các phòng ban ở xa (cụ thể là Chi nhánh Miền Trung và các Ban tư vấn giám sát tại cơng trình xa trụ sở chính của Cơng ty) cũng có thể trao
đổi trực tiếp với nhau nhằm tiết kiếm thời gian và chi phí di chuyển cũng như làm việc với các phịng ban khác trong cùng cơng ty. Hệ thống hộp thư điện tử (e-mail) là hình thức trao đổi thơng dụng nhất trong công ty. Điều này phù hợp với khảo sát biến KS3, Công ty phát triển các hệ thống thông tin mạng nội bộ để chia sẻ thức cho người lao động.
Hoạt động chia sẻ cũng như phổ biến tri thức tại EVNPECC3 hiện nay chủ yếu thông qua kênh họp trực tuyến, thông báo và hệ thống mạng nội bộ nhưng chỉ dừng lại ở mức độ phổ biến những nội dung quy định mới, quy trình mới và những kiến thức liên quan đến các vần đề về thay đổi hệ thống, thông báo từ ban Tổng giám đốc một số vấn đề chung trong điều hành sản xuất hoặc quản lý. Những buổi họp của bộ phận nhằm theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh, cập nhật những vấn đề đang giải quyết, những vướng mắc đang gặp phải cũng như chia sẻ những kinh nghiệm thực tế tốt nhất thông qua những vấn đề đã được giải quyết trong thực tế.
Ngoài ra, hoạt động chia sẻ tri thức hiện nay chủ yếu được thực hiện thông qua những buổi đào tạo nội bộ cho nhân viên mới và nhân viên hiện tại và thông qua những hoạt động giải quyết những vấn đề trong thực tế. Những buổi đào tạo nội bộ chủ yếu được thực hiện tại chính trong phịng ban đó hoặc giữa các phịng ban với nhau, từ các nhu cầu thiếu hụt tri thức trong hoạt động giải quyết vấn đề các nhân viên trao đổi với nhau và hình thành nên những nguồn tài liệu chia sẻ tri thức theo bảng 2.15.
Những buổi đào tạo nội bộ thường được tổ chức cho những người mới, dựa trên tri thức có sẵn từ những nhân viên giàu kinh nghiệm hơn hướng dẫn lại cho những nhân viên mới hoặc xuất phát từ yêu cầu của các phòng ban khác mà các buổi chia sẻ được tổ chức cho những nhân viên khác. Ngoài ra hoạt động chia sẻ tri thức thường diễn ra giữa những người có chức năng cơng việc giống nhau hoặc liên quan tới nhau, thông qua những buổi làm việc cụ thể hoặc thông qua việc cùng nhau giải quyết vấn đề những nhân viên này chia sẻ cho nhau cách thức làm việc và các tri thức liên quan.
Bảng 2.15: Thống kê số chương trình đào tạo nội bộ giai đoạn 2015-2017 Đơn vị NĂM 2015 2016 2017 CNMT 7 9 4 CNXN 20 1 0 Phòng TKTR 3 2 2 Phòng TKĐD 3 3 4 Phòng MT 4 3 2 Phòng TVĐB 1 3 0 TTNĐ&NLM 6 6 7 Phòng NLTT 5 4 4 Phòng TKTĐ 3 1 1 Phòng TCNS 4 5 4 Phòng KT&QLCL 3 3 5 VP 4 2 1 Phòng TCKT 2 2 2 Phòng CNTT 4 9 5 Phòng KHKD 1 1 2 CỘNG 70 54 43
(Nguồn : Nội bộ của EVNPECC3)
EVNPECC3 đã ban hành bộ tài liệu Văn hóa EVNPECC3 và bộ quy tắc ứng xử EVNPECC3, nội dung chủ yếu ở bảng 2.16, trong hệ giá trị cốt lõi của EVNPECC3 đã nhấn mạnh 4 nội dung: (1) Chính trực – tin cận; (2) Chuyên nghiệp – Sáng tạo – Hiệu quả; (3) Học hỏi – Phát triển; (4) Đồn kết – Hợp tác – Thân thiện. Trong đó việc chia sẻ tri thức, kinh nghiệm là một trong các nội dung được nêu ra trong bộ Văn hóa của EVNPECC3. Điều này phù hợp với biến khảo sát
“KS4: Cơng ty thúc đẩy, khuyến khích việc chia sẻ thơng tin và tri thức giữa các nhóm/ đội/ phòng ban với nhau”. Tuy nhiên nhân viên đã đánh giá biến khảo sát này chỉ đạt điểm trung bình 3,61 khá thấp trong các biến khảo sát khác đối với yếu tố chia sẻ tri thức. Như vậy có thể thấy được mặc dù EVNPECC3 đã có bộ văn hóa doanh nghiệp nhưng việc tuyên truyền phổ biến chưa đạt hiệu quả, văn hóa doanh nghiệp chưa thúc đẩy việc chia sẻ tri thức cũng như kinh nghiệm trong EVNPECC3.
Bảng 2.16: Bảng nội dung văn hóa và quy tắc ứng xử EVNPECC3
Nội dung văn hóa EVNPECC3 Quy tắt ứng xử
Chính trực – tin cậy:
- Dám làm, dám nhận trách nhiệm, không đỗ lỗi, trung thực, sẵn sàng nhận lỗi
- Thống nhất giữa lời nói và hành động
- Dám làm, dám nhận trách nhiệm, không đổ lỗi, trung thực, sẵn sàng nhận lỗi.
- Không thiên vị, thành kiến, thưởng phạt công tâm, khen thưởng phải kịp thời;
- Làm việc tận tâm, thống nhất giữ lời nói và hành động;
- Giải quyết cơng việc vì mục tiêu chung, lợi ích chung, khơng vì một cá nhân nào
Chuyên nghiệp – Sáng tạo – Hiệu quả:
- Làm việc trên tinh thần hướng đến mục tiêu chung
- Ln tìm kiếm các giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề
- Làm việc trên tinh thần hướng đến mục tiêu chung và tầm nhìn chiến lược
- Ln tìm kiếm các giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề;
- Quyết đoán, bản lĩnh, tự tin, chuyên nghiệp; - Đi họp đúng giờ, chuẩn bị thật tốt cho nội dung họp, thông tin chính xác;
- Năng động, sáng tạo trong cơng việc, thích nghi với mọi hồn cảnh;
-Thực hiện đúng phạm vi cơng việc của mình;
- Tiếp khách lịch sự, không sa đà, hạn chế rượu bia trong giờ làm việc;
- Tiết kiệm chi phí.
Học hỏi – Phát triển:
- Luôn tự học tập để phát triển bản thân và thăng tiến; - Công ty tạo cơ hội cho nhân
viên được học tập, sáng tạo, đề xuất cải tiến.
Học hỏi – Phát triển:
- Luôn tự học tập để phát triển bản thân và thăng tiến;
- Công ty tạo cơ hội cho nhân viên được học tập, sáng tạo, để xuất cải tiến;
- Cải tiến các hệ thống đánh giá ngày càng thực tế hơn;
- Xây dựng Công ty thành một tổ chức học tập;
- Tổ chức đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm; - Trao đổi, tập hợp tri thức trong Công ty; - Nghiên cứu sáng tạo trong công việc; - Học hỏi thông qua công việc và học hỏi các đối tác
Đoàn kết – hợp tác – Thân thiện: - Đoàn kết, chân thành, cởi mở,
thân thiện.
- Thẳng thắng trao đổi, chia sẻ tri thức, kinh nghiệm, lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.
Đoàn kết – hợp tác – Thân thiện:
- Đoàn kết, chân thành, cởi mở, thân thiện; - Thẳng thắn trao đổi, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm;
- Lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác;
- Xây dựng tinh thần đồng đội;
- Hỗ trợ nhân viên khi làm việc với khách hàng và đối tác;
- Chào hỏi hoặc mỉm cười khi gặp nhau; - Hiểu rõ và tôn trọng đối tác, khách hàng kể cả khách hàng nội bộ;
- Khi giao tiếp thể hiện lòng hiếu khách, chân tình, cởi mở, quan tâm đến khách hàng, đối tác.
(Nguồn : Nội bộ của EVNPECC3)
Môi trường làm việc của EVNPECC3 là môi trường làm việc chủ yếu ttheo dự án nên hoạt động và làm việc tập trung nhiều theo nhóm. Các nhóm theo dự án có khi chỉ là người trong cùng đơn vị, nhưng có nhóm dự án phải kết hợp của nhiều phòng ban. Do đó việc thúc đẩy nhóm làm việc và chia sẻ tri thức giữa cá nhân với nhóm làm việc là rất quan trọng. Công ty cũng thấy được tầm quan trọng của tinh thần hợp tác giữa cá nhân trong nhóm, giữa các nhóm trong Cơng ty nên ln thúc đẩy khuyến khích hoạt động nhóm. Hàng năm EVNPECC3 đã tiến hành công tác đánh giá chéo giữa các đơn vị để đo lường mức độ chia sẻ tri thức cũng như kinh nghiệm của các đơn vị trong EVNPECC3, số liệu cụ thể theo bảng 2.17. Qua kết quả thống kê có thể thấy hoạt động chia sẻ tri thức, kinh nghiệm trong Công ty chưa được đánh giá cao, chưa thu hút các nhân viên cũ cũng như nhân viên mới trong hoạt động này. Tuy nhiên cũng có thể thấy được EVNPECC3 cũng đã có cơng cụ để đo lường và đánh giá mức độ chia sẻ tri thức bằng cách các đơn vị tự đánh giá chéo về hoạt động chia sẻ tri thức với những bộ phận mình có làm việc trực tiếp.
Với biến khảo sát “KS1: Anh (chị) cải thiện hiệu quả công việc bằng cách
chia sẻ thông tin và kiến thức với đồng nghiệp” đạt kết quả thấp nhất là 3,48. Với
khảo sát này, có thể thấy người lao động chưa có niềm tin vào việc chia sẻ thông tin, chia sẻ tri thức với đồng nghiệp có thể cải thiện cơng việc của mình. Mặc dù
EVNPECC3 đã tạo điều kiện bao gồm cả phương tiện cơng nghệ thơng và văn hóa tổ chức ln luôn được chú trọng hoạt động chia sẻ thông tin, tri thức. Nhưng với kết quả khảo sát biến KS1, có thể thấy hoạt động chia sẻ thơng tin tri thức chưa có hiệu quả và người nhân viên thấy việc chia sẻ tri thức chưa cải thiện hiệu quả công việc của họ. Thực tế việc chia sẻ tri thức giữa các phòng ban còn hạn chế, cịn mang tính thụ động, khi nào cần thì u cầu dẫn đến thiếu đi những tri thức cần thiết để áp dụng và giải quyết vấn đề cần thiết, những bài học kinh nghiệm và cách làm tốt nhất ít được chia sẻ.
Bảng 2.17. Thống kê điểm trung bình đánh giá: “Chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức: sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức, tài liệu để thực hiện”
Stt Đơn vị Năm 2015 2016 2017 1 Chi nhánh XNKS 3,7 4,0 3,8 2 Chi nhánh CNMT 3,7 3,5 4,3 3 Phòng TKR 4,5 4,0 4,3 4 Phòng TKĐD 3,0 3,7 3,6
5 Trung tâm NĐ&NLM 3,5 3,8 4,3
6 Phòng TKTĐ 4,0 3,8 4,0 7 Phòng TVĐB 3,5 3,7 4,0 8 Phòng MT 3,7 3,5 4,0 9 Phòng NLTT 4,0 3,3 3,8 10 Phòng KT&QLCL 3,7 3,8 4,0 11 Phòng CNTT 3,5 4,0 3,6 12 Phòng KHKD 3,3 3,8 3,8 13 Phòng TCKT 3,7 4,3 4,2 14 VP 3,3 3,5 4,0 15 Phòng TC&NS 4,3 4,0 4,4 16 XKM 4,0 3,3 4,0
(Nguồn : Nội bộ của PECC3)
Nhận xét: Tại EVNPECC3, mặc dù ban lãnh đạo cao nhất đã quan tâm đến
hoạt động chia sẻ tri thức trong Công ty, đã trang bị các công cụ (bao gồm cả phần mềm) để người lao động chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa cá nhân và cá nhân, giữ cá nhân với các nhóm, giữa các đơn vị với nhau. Công ty cũng đã xây dựng bộ văn hóa tổ chức khuyến khích người lao động chia sẻ tri thức. Tuy nhiên, khảo sát cho thấy
rằng hoạt động chia sẻ tri thức giữa các nhân viên trong đơn vị, giữa các phòng ban khác còn bị hạn chế, chủ yếu là tương tác giữa các cá nhân và cịn mang tính bị động có nghĩa là chia sẻ khi nào cần thì yêu cầu. Do đó việc chia sẻ cịn hạn chế, nên dẫn đến thiếu đi những tri thức cần thiết áp dụng vào giải quyết vấn đề, những bài học kinh nghiệm cách làm tốt nhất ít được chia sẻ và phổ biến do bị giới hạn quyền đăng nhập vào các room cũng như chưa tổ chức một nơi lưu trữ riêng cho những bài học kinh nghiệm. Điều này có thể thấy EVNPECC3 chưa xác định rõ ràng mạng lưới chia sẻ tri thức, chưa xác định được những thành viên sở hữu tri thức liên quan đến vấn đề họ cần tìm hoặc họ đang cần giải quyết. Vì việc xác định nội dung của tri thức cần chia sẻ là phần quan trọng nhất trong hoạt động chia sẻ tri thức trong EVNPECC3. Để xác định được những nội dung cần chia sẻ đến người lao động thì sẽ liên quan đến một loạt các hoạt động khác trong Công ty, cụ thể: (1) Nội dung tri thức cần chia sẻ; (2) Người chia được chia sẻ là những đối tượng nào; (3) Người tiến hành việc chia sẻ đến người cần được chia sẻ; và cuối cùng (4) Cách thức hoặc phương pháp chia sẻ nào là phù hợp. Mặc dù nhân viên trong EVNPECC3 đồng thuận cao cho rằng hoạt động chia sẻ tri thức là cần thiết và luôn hỗ trợ, hợp tác cho những hoạt động này, sẵn sàng chia sẻ tri thức của mình với đồng nghiệp, với nhóm làm việc. Nhưng mặt khác họ cũng cho rằng việc chia sẻ tri thức chưa đem lại hiệu quả công việc, do những nội dung thông tin được chia sẻ chưa thực sự liên quan đến cơng việc của mình. Do đó họ đánh giá hoạt động chia sẻ tri thức trong EVNPECC3 chưa thể cải thiện kết quả thực hiện công việc của họ và chưa đạt hiệu quả cao.