6. Kết cấu luận văn 7
2.2. Thực trạng của hoạt động quản trị tri thức tác động đến kết quả thực hiện
2.2.3.4. Tiếp thu tri thức 55
Từ công tác xác định tri thức đối với người lao động trong EVNPECC3 qua các bản mô tả công việc theo chức danh, thông qua các quy định tại từ điển năng lực khi tuyển dụng vào, EVNPECC3 đã xác định được những tri thức cần thiết cho các hoạt động sản xuất cho mình. Hoạt động tiếp thu tri thức trong quá trình làm việc là điều rất cần thiết cho người lao động, việc này giúp cho vốn kiến thức của người lao động trong EVNPECC3 ngày càng phong phú và cũng từ đó góp phần
làm giàu tri thức cho EVNPECC3 trong tương lai. Người lao động trong EVNPECC3 sẽ cảm thấy được thoả mãn trong công việc khi họ học hỏi, tiếp thu được nhiều kiến thức có giá trị sử dụng, có ích cho bản thân của họ và doanh nghiệp.
Từ kết quả khảo sát trong bảng 2.18 cho thấy đối với yếu tố tiếp thu tri thức có điểm trung bình 3,73. Kết quả khảo sát cho thấy yếu tố này được đánh giá tương đối cao trong các yếu tố. Trong đó, biến khảo sát “KI3: Tơi được tạo cơ hội học
tập, đào tạo để cải thiện khả năng thích ứng với các nhiệm vụ mới” được người lao
động đánh giá cao nhất với mức trung bình là 3,81. Kết quả khảo sát này phù hợp với thực trạng đào tạo hiện nay của EVNPECC3.
Bảng 2.18: Kết quả khảo sát của yếu tố tiếp thu tri thức
Mã số Tiêu thức Trung
bình
Độ lệch chuẩn
Tiếp thu tri thức 3,73
KI1
Kiến thức chuyên môn như là sự hiểu rõ khách hàng và dự báo nhu cầu của khách hàng được quản lý một cách có hệ thống.
3,67 0,881
KI3 Tôi được tạo cơ hội học tập, đào tạo để cải thiện khả
năng thích ứng với các nhiệm vụ mới. 3,81 0,813 KI4 Tơi có thể tham khảo, tìm hiểu cách tốt nhất thực hiện công việc và áp dụng chúng. 3,57 0,944 KI5 Tơi có thể tìm hiểu những gì cần thiết cho các nhiệm vụ mới 3,67 0,881 KI6 Cơng ty có xây dựng các tiêu chuẩn, quy định về nguồn tài nguyên thông tin. 3,77 0,833 KI7 Dữ liệu và thơng tin tồn Cơng ty được duy trì, cập nhật thường xuyên va lưu trữ tốt. 3,73 0,861
(Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu điều tra của tác giả)
Lãnh đạo cấp cao của EVNPECC3 luôn quan tâm đến hoạt động đào tạo cho người lao động trong Công ty. EVNPECC3 là đơn vị dịch vụ tư vấn chuyên môn
sâu, sử dụng vốn tri thức để cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng với dịch vụ đạt chất lượng nhất. Do đó hoạt động đào tạo đối với Công ty là một nhiệm vụ quan trọng cần chú trọng hàng đầu. Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong cơng ty do phịng TC&NS của cơng ty chủ trì kết hợp với trưởng các đơn vị phòng ban đề ra kế hoạch đào tạo ngắn hạn và dài hạn trong năm của tồn bộ cơng ty.
Q trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được mô tả theo bảng 2.19. cụ thể theo sau:
Bảng 2.19. Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Thứ tự Nội dung Trách nhiệm
Bước 1 Chiến lược, Mục tiêu của PECC3 Ban Tổng giám đốc
Bước 2
Căn cứ: Nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất của đơn vị (bao gồm tiêu chuẩn năng lực, tiêu chuẩn chất lượng lao động), Trưởng đơn vị xác định nhu cầu đào tạo
P.TC&NS/ Các đơn vị
Bước 3 Lập kế hoạch đào tạo P.TC&NS/ Các đơn vị Bước 4 Duyệt kế hoạch đào tạo Ban Tổng giám đốc
Bước 5 Triển khai công tác đào tạo P.TC&NS/ Các đơn vị Bước 6 -Báo cáo kết quả đào tạo
-Đánh giá hiệu quả đào tạo P.TC&NS/ Các đơn vị Bước 7 Lưu hồ sơ đào tạo
Cập nhật phần mềm QLNS (HRMS) P.TC&NS/ Các đơn vị
(Nguồn : Nội bộ của EVNPECC3)
Căn cứ vào chiến lược phát triển của Công ty, cũng như mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, các đơn vị sẽ xác định nhu cầu đào tạo theo tiêu chí xét nhu cầu từ bảng 2.20 để xây dựng kế hoạch đào tạo cho các nhân của đơn vị mình. Phịng TC&NS có nhiệm vụ kết hợp với các đơn vị phịng ban tổng hợp và trình Ban Tổng giám đốc duyệt các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn và từ đó là cơ sở để triển khai đào tạo với các nội dung. Hàng năm vào thời điểm quy định của Công ty là trước 15/11, các
đơn vị sau khi xác định nhu cầu đào tạo, sẽ lập kế hoạch đào tạo chi tiết bao gồm cá nhân được cử đào tạo, nội dung đào tạo và kinh phí (nếu có), thời gian và đơn vị đào tạo.
Bảng 2.20. Nhu cầu đào tạo của PECC3
TT Nhu cầu
1 Công ty mở rộng cơ cấu sản xuất; Chiến lược hoặc mục tiêu sản xuất kinh doanh có thay đổi,
2 Cần đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn, chất lượng lao động.
3
Cần cải thiện yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực chức danh và kết quả thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh:
+ Qua khảo sát sự hài lòng của khách hàng
+ Xác định thấy nhân viên thiếu kỹ năng, trình độ..
+ Khi xác định kết quả thực hiện công việc của nhân viên kém + Khi cần áp dụng những kiến thức, kỹ thuật, công nghệ mới
4 Đào tạo cho nhân viên được thăng chức và bổ nhiệm vào vị trí cao hơn 5 Khi tuyển dụng nhân mới
6 Khi áp dụng chính sách tái đào tạo để nhân viên đáp ứng công việc mới 7 Khi cần phát triển đội ngũ kế thừa, bao gồm cán bộ chuyên môn, cán bộ
cấp trung.
8 Khi có các chương trình đào tạo của EVN
(Nguồn : Nội bộ của EVNPECC3)
Công tác đào tạo thường được Công ty thực hiện cụ thể nhất ở 2 hình thức chính: (1) Đào tạo bên ngoài và (2) Đào tạo nội bộ. Như vậy cũng có thể thấy được người lao động sẽ tiếp thu tri thức từ hoạt động đào tạo bên ngoài và hoạt động đào tạo nội bộ.
Hoạt động tiếp thu tri thức thơng qua các chương trình đào tạo bên ngồi do Cơng ty cử đi tại các trường đại học hoặc các trung tâm đào tạo chuyên ngành, hoặc các hiệp hội liên quan như hiệp hội tư vấn, hiệp hội xây dựng.
Hoạt động tiếp thu tri thức cịn thơng qua các chương trình đào tạo nội bộ được tổ chức cho người mới hoặc những tri thức cần thiết theo nhu cầu giữa các phịng ban trong Cơng ty. Đào tạo nhân viên mới: EVNPECC3, căn cứ vào tiêu chuẩn vị trí cơng việc của nhân viên mới vào để qua quá trình kèm tại chỗ để người
mới hiểu được công việc và đáp ứng được nhu cầu cơng việc. Hình thức đào tạo là thực hiện tại chỗ - văn phòng làm việc của đơn vị/ phịng ban, do những người có kinh nghiệm hoặc cấp trên hướng dẫn đào tạo. Đào tạo nhân viên kỹ thuật:
EVNPECC3 thực hiện đào tạo dưới nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc vào các mức độ khác nhau như đào tạo định kỳ hoặc đào tạo thường xuyên. Đào tạo nhằm
cải thiện nâng cao năng lực nhân viên: EVNPECC3, căn cứ vào đánh giá năng lực
định kỳ, căn cứ vào các vị trí cơng việc bố trí khác nhau để có các chương trình đào tạo khác nhau cụ thể như: đào tạo theo dự án; đào tạo kỹ năng mềm; đào tạo kỹ năng ngoại ngữ.
Ngoài ra, EVNPECC3 đã và đang triển khai dự án 2 dự án phần mềm: (1) “Phần mềm quản trị tri thức - Sharepoint” và (2) “EVNPECC3 E-learning”. 2 chưa chương trình này đang được nghiên cứu và triển khai tại EVNPECC3. Đối với “Phần mềm quản trị tri thức – Sharepoint”: bước đầu lưu trữ các tài liệu đào tạo và chia sẽ các tài liệu đào tạo cho các cá nhân có nhu cầu tự học hỏi và thao khảo. Đối với “EVNPECC3 E-learning”: đây là chương trình đào tạo, học tập trực tuyến ứng dụng công nghệ truyền thông đa chức năng. Theo đánh giá các nội dung và hình thức đào tạo này chưa đa dạng. Hình thức đào tạo này đòi hỏi ý thức tự giác, tự động trau dồi tri thức của người lao động. Nếu người lao động khơng có sự chủ động thì sẽ mang đến sự lãng phí và khơng hiệu quả.
Như vậy có thể thấy Cơng ty đã và đang rất quan tân đến vấn đề đào tạo và bổ sun tri thức cho người lao động trong Công ty nhằm thu hẹp những khoảng cách tri thức giữa tri thức đang có và tri thức cần có để giúp đội ngũ nhân viên hồn thành tốt các cơng việc được phân công và đáp ứng nhu cầu sản xuất trong Công ty.
Nhưng ngược lại, với kết quả thấp nhất là 3,57 cho khảo sát biến “KI4: Tơi
có thể tham khảo, tìm hiểu cách tốt nhất thực hiện công việc và áp dụng chúng.”
Đây là kết quả đánh giá thấp nhất của người lao động đối với biến KI4, một trong 6 biến của yếu tố tiếp thu tri thức. Điều này hiện nay phù hợp với đánh giá của người lao động trong EVNPECC3, hoạt động này liên quan đến việc người lao động tự đào tạo bằng cách tham khảo các cách cũng như các kinh nghiệm đã có trước đây
để có thể vận dụng trong cơng việc. Hoạt động giải quyết và quản lý vấn đề của các nhân hoặc nhóm cá nhân được tổ chức thơng qua những buổi họp riêng biệt và những văn bản thông báo cụ thể sau các buổi họp phân tích nguyên nhân đề xuất giải pháp xử lý vấn xử lý này được lưu trong chương trình quản lý cơng văn do đó khó truy cập để tham khảo và học hỏi cách thức giải quyết vấn đề. Đây là một trong những hạn chế của việc ghi nhận tri thức và lưu trữ tri thức cũng như các cách thức tốt nhất để giải quyết vấn đề tại EVNPECC3. Từ đó, khó có thể tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viêc tham khảo, học hỏi các cách thức xử lý vấn đề và áp dụng chúng, điều này phù hợp với kết quả đánh giá thấp nhất cho biến khảo sát KI4.
Ngoài ra với biến khảo sát “KI5: Tơi có thể tìm hiểu những gì cần thiết cho
các nhiệm vụ mới.” đạt kết quả 3,67 ở mức được đánh giá hơn mức trung bình, phù
hợp với hiện trạng người lao động có thể tìm hiểu những quy trình, quy định liên quan đến nhiệm vụ sản xuất hoặc quản lý của Công ty. Cụ thể:
Ở cấp độ của Tổ chức, EVNPECC3 đã xây dựng được một hệ thống quy định, quy chế, quy trình, hướng dẫn theo tiêu chuẩn ISO với tên gọi “Hệ thống tài
liệu ISO”, theo hình hệ thống này này lưu trữ và ghi nhận cập nhật những quy trình
bằng văn bản hóa được phê duyệt của tất cả các hoạt động đang vận hành trong EVNPECC3 và được phân quyền quản lý cho Phòng KT&QLCL là đơn vị quản lý hệ thống. Hệ thống tài liệu ISO được lưu trữ theo cơ cấu của tổ chức và cấu trúc công việc của từng phịng ban trong cơng ty. Hệ thống tài liệu ISO hiện nay cũng được phịng KT&QLCL liên tục rà sốt và cập nhật khi thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh có thay đổi. Người lao động trong EVNPECC3 khi truy cập vào nội dung các quy trình quy định của hệ thống tài liệu ISO xem được những tài liệu hướng dẫn và những quy định cụ thể. Với cách thức tổ chức của hệ thống tài liệu ISO, tất cả các nhân viên bao gồm cả nhân viên mới được tuyển dụng vào EVNPECC3 có thể học hỏi nhanh nhất những quy định, quy trình và hướng dẫn cần thiết cho các quá trình sản xuất và quản lý tại EVNPECC3.
Hình 2.3. Cách thức tổ chức hệ thống tài liệu EVNPECC3
(Nguồn: Nội bộ EVNPECC3)
Hiện nay tại EVNPECC3, báo đánh giá chất lượng Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9000 của Cơng ty thì cơng tác quản lý lưu trữ theo các tài liệu này được thực hiện đúng theo trình tự của quy định ban hành. Tuy nhiên theo khảo sát ý các ý kiến thu thập được, thì cơng tác quản lý các tài liệu tri thức trên hệ thống quản trị trị thức chưa được cấp nhật đầy đủ và chưa được kiểm tra cập nhập mặc dù EVNPECC3 đã có những quy định cho cơng tác lưu trữ và cập nhập. Nguyên nhân có thể thấy được là mặc dù quy định được đặt ra, nhưng lại thiếu cơ chế giám sát thực hiện. Và qua đó cũng có thể thấy được tính hỗ trợ hợp tác cũng như tự giá
Nhân sự Tuyển dụng Đào tạo Đánh giá Tài chính Văn phịng Kiểm sốt chi phí Nghiệp vụ kế toán Nghiệp vụ văn thư
Kế hoạch Mua hàng Bán hàng Hợp đồng Đầu thầu Cơ sơ vật chất Công nghệ thông tin Hệ thống mạng Lưu trữ Hệ thống tài liệu ISO Kỹ thuật Kiểm soát tài liệu
Kiểm soát chất lượng
Sản xuất Thiết kế
Giám sát Khảo sát
Chất lượng Chất lượng đầu vào
Kiểm soát chất lượng Chất lượng đầu ra
Giám sát Hiệu chuẩn đo lường Thí nghiệm
trong việc tuân thủ quy trình quy định là chưa có và đó là một trong những điểm hạn chế của hệ thống quản trị tri thức tại EVNPECC3.
Ngồi ra Cơng ty đã xây dựng các quy định về việc quản lý thông tin cũng như các tài liệu liệu lưu trữ, cụ thể: (2) Quy định lưu trữ tài liệu hồ sơ bao gồm cả file điện tử và file giấy: bao gồm nội dung lưu trữ và khai thác, nhưng hiện nay vẫn tập trung nhiều cho công tác lưu trữ hồ sơ thiết kế bằng file giấy; (2) Quy định về quản lý trị thức: bao gồm hoạt động lưu trữ, cung cấp và khai thác trên chưa trình sharepoint bao gồm cả quy định cập nhập tài liệu đào tạo nội bộ và bên ngoài sau đào tạo và một số tài liệu tiêu chuẩn khai thác phục vụ cho công tác thiết kế. (3) Quy định cập nhật và sao lưu dữ liệu trên server của Công ty bao gồm tập trung và cá nhân. Theo đánh giá thì cơng tác này đã và đang vận hành, mặc dù vẫn còn một vài điểm còn hạn chế. Điều này phù phợp với kết quả khảo sát 2 biến KI6 = 3,77 và biến KI7= 3,73 được đánh giá trên mức trung bình khá.
Nhận xét: Qua kết quả phân tích trên có thể thấy công tác đào tạo tại
EVNPECC3 rất được quan tâm và đẩy mạnh các hình thức đào tạo. Hệ thống lưu trữ tri thức của Công ty tương đối có tính hệ thống rõ ràng. Tuy nhiên, vẫn còn hạn chế đối với việc lưu trữ tri thức thơng qua các phịng ban trong EVNPECC3, các loại tri thức này dễ bị mất đi sau khi nhân viên đó nghỉ việc, và cách thức mã hóa của từng cá nhân khác nhau, mang tính chủ quan, do đó hạn chế trong việc tiếp cận các loại tri thức này cũng các cách thức giải quyết vấn đề tốt nhất khơng được chia sẻ. Hình thức tiếp thu tri thức qua các hình thức đào tạo tại EVNPECC3 chưa được đa dạng, các nội dung đào tạo chưa được cập nhật đối với tri thức chuyên môn sâu trong chương trình học trực tuyến. Điều này có thể cho thấy hoạt động lập kế hoạch tiếp nhân tri thức tại các đơn vị chưa được mang tính chủ động.