6. Kết cấu luận văn 7
3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống quản trị tri thức nhằm nâng cao kết quả thực
3.2.1.2. Phương pháp ghi nhận tri thức được tạo ra: 77
Mục tiêu giải pháp
Xác định cách thức tạo tri thức và ghi nhận tri thức từ bên trong và bên ngoài EVNPECC3 bao gồm ghi nhận các ý tưởng mới, chuyển tải tri thức ẩn thành tri thức hiện hỗ trợ thực hiện ý tưởng nhằm có những cách thức làm việc mới tốt hơn hiệu quả hơn.
Nội dung giải pháp
Hoạt động tạo tri thức của EVNPECC3 thông qua từ 2 nguồn tri thức từ bên trong nội bộ và từ bên ngoài của EVNPECC3.
Đối với nguồn tri thức bên trong nội bộ EVNPECC3: xây dựng trao đổi ý tưởng
mới và cách thức làm việc mới theo phương pháp 5M, sẽ thực hiện ghi nhận theo bảng 3.6, cụ thể sau:
Bảng 3.6. Bảng ghi nhận ý tưởng mới
Tên nhân viên Bộ phân
Ngày Người duyệt
Nội dung ý tưởng
Yếu tố Trước khi áp dụng
Sau khi áp dụng
Chi phí tiết
kiệm được Kết luận Máy móc Con người Vật liệu Đo lường Phương pháp Môi trường Thông tin Khác
(Nguồn : Tác giả đề xuất)
Các ý tưởng này sẽ được ghi nhận trong hệ thống mạng nội bộ của EVNPECC3 và được đánh giá theo định kỳ, phê duyệt bởi người quản lý của Phòng CNTT thu hướng dẫn thực hiện của quy trình. Tất cả các nhân viên trong EVNPECC3 được
cấp quyền đề truy cập và xem những ý tưởng này. Tất cả các trình tự trong quy trình sẽ được phân duyệt theo trình tự của quy trình.
Ở cấp độ nhóm dự án của EVNPECC3 đề xuất giải pháp tóm tắt lại những kết quả thực hiện dự án và những bài học kinh nghiệm có được từ dự án và cập nhật lên hệ thống lưu trữ tri thức của EVNPECC3 thông qua mục đã quy định sẵn cho dự án những bài học kinh nghiệm nhằm tạo điều kiện để dàng cho việc tìm kiếm sau này.
Nhằm hỗ trợ cho hoạt động tạo ra tri thức và ghi nhận tri thức dễ dàng hơn tác giả đề xuất sử dụng các cơng cụ phần mềm nhằm hỗ trợ q trình tạo tri thức như video recoder, audio record. Tất cả các công cụ này được sử dụng nhằm tạo điều kiện thuận tiện trong việc tạo tri thức liên quan đến cách thức sử dụng phần mềm, hệ thống của Công ty và những buổi đào tạo trực tuyến.
Đối với nguồn tri thức bên ngoài: EVNPECC3 thường ghi nhận tri thức bên
ngồi từ những chương trình đào tạo và các buổi hội thảo theo một số suy nghĩ chủ quan từ cán bộ cấp lãnh đạo khi cử nhân viên đi đào tạo, những nội dung nào quan trọng thì thu thập các tài liệu và lưu trữ để tham khảo khi có nhu cầu. Do đó tác giả đề xuất xây dựng quy định 2 cách ở bảng 3.7:
Bảng 3.7. Các chương trình ghi nhận tri thức từ bên ngồi Tên thương trình Cách thức triển khai Thời gian
Nghiên cứu/ đọc tài liệu theo chủ đề
(1) Các cá nhân trong cơng ty tìm hiểu kiến thức theo chủ đề đã chọn
(2) Tóm tắt và trình bày kiến thức từ tài liệu đã nghiên cứu bằng cá buổi họp. (3) Tài liệu tóm tắt được lưu trữ vào hệ thống lưu trữ tri thức của EVNPECC3 theo quy định. Tổ chức định kỳ theo quý/ Cho các đơn vị đăng ký chủ đề Mua những cuốn sách và phân chia nội dung cho từng phòng ban cụ thể
(1) EVNPECC3 tiến hành mua các tài liệu hoặc sách
(2) Phân chi nội dung cho từng phòng ban cụ thể.
(3) Tổ chức họp và chis sẻ theo thời gian đã ấn định dưới dạng tóm tắt
Định kỳ quý
Nguồn lực triển khai:
- Nguồn lực chính: Tất cả nhân viên lao động trong EVNPECC3; - Nguồn lực hỗ trợ: Nhân sự của Phòng KT&QLCL và Phòng CNTT - Tài chính: trích từ chi phí đào tạo của EVNPECC3.
Cách thức thực hiện:
- Thành lập bộ phận giám sát, đánh giá hiệu quả chương trình
- Thành lập quỹ chuyên dùng cho chương trình được trích từ nguồn quỹ đào tạo của EVNPECC3.
- Ghi nhận cơng lao của những nhân viên đóng góp tri thức, khen thưởng hợp lý công bằng.
Thời gian triển khai: từ quý 2/2019 – quý 4/2020
- Giai đoạn hình thành: 3 tháng đầu triển khai chọn lọc một số đơn vị. - Giai đoạn phát triền: 6 tháng tiếp triển khai nhân rộng cho tất các đơn vị. - Giai đoạn duy trì: 12 tháng đưa vào mục tiêu hàng năm và có đánh giá
giám sát thực hiện chương trình
Tính khả thi giải pháp: Dựa trên cơ sở hạ tầng có sẵn do đó việc triển khai có
tính thuận lợi dễ dàng giải pháp này giúp là, giàu tri thức cho nhân viên và tích luỹ được tri thức cho kho lưu trữ của Cơng ty. Giải pháp này có tính khả thi cao do dễ thực hiện và không tốn nhiều nguồn lực kinh tế.