Từ năm 2002 Công ty TNHH Long Sinh đã chuyển đổi cơ cấu quản lý Ban Giám đốc thành cơ cấu quản lý theo Ban Tổng giám đốc.
Dưới Hội đồng thành viên là Ban Tổng giám đốc bao gồm một Tổng giám đốc và hai Phó tổng giám đốc. Đây có thể xem là những nhà quản lý cao nhất tại Công ty có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động diễn ra tại Công ty và chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban Cố vấn của Công ty gồm các chuyên gia nước ngoài, chuyên cố vấn cho Ban Tổng giám đốc các vấn đề chuyên môn về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Công ty có ba bộ phận chính bao gồm:
- Bộ phận quản trị hành chính: do Tổng giám đốc phụ trách gồm các phòng ban chức năng: Phòng kế toán, Phòng quản lý kinh doanh, Phòng marketing, Phòng kỹ thuật, Phòng xuất nhập khẩu, Phòng tổ chức hành chính, Phòng thu mua. Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện tốt công việc được giao góp phần hoàn thành tốt mọi mục tiêu chiến lược của Công ty.
+ Phòng kế toán: gồm 1 Trưởng phòng kế toán, 1 Phó phòng kế toán, cùng 2 kế toán viên phụ trách toàn bộ công việc kế toán: thu chi, giao dịch ngân hàng, tính giá thành, phân bổ chi phí, công nợ nguyên vật liệu, lập bảng cân đối kế toán và hiệu quả sản xuất kinh doanh trong tháng…và phụ trách cả việc quản lý bộ phận kế toán ở các chi nhánh.
+ Phòng quản lý kinh doanh: gồm 2 Trưởng phòng quản lý kinh doanh, và 3 nhân viên chuyên phụ trách công tác liên hệ với khách hàng, soạn thảo hợp đồng thương mại, nhận đơn hàng, liên hệ phương tiện vận chuyển, lập bản kê bán hàng, công tác giao nhận hàng hóa, đối chiếu công nợ với khách hàng, lập các chương trình khuyến mãi, giảm giá, báo cáo định kỳ tình hình kinh doanh cho Ban Tổng Giám Đốc và bộ phận nghiệp vụ kinh doanh. Đồng thời theo dõi luôn công việc liên quan tại các chi nhánh.
+ Phòng marketing: gồm 11 nhân viên, dứng đầu là giám đốc marketing và 3 trưởng nhóm phụ trách thực hiện các hoạt động như nghiên cứu thị trường, giới
thiệu về Công ty với khách hàng, hỗ trợ triển khai thực hiện các chương trình xúc tiến bán hàng như các hội thảo khách hàng, khuyến mãi, quảng cáo cho từng thị trường cụ thể… phụ trách cả việc quản lý bộ phận nhân viên thị trường của Công ty. + Phòng kỹ thuật: gồm 1 Trưởng phòng kỹ thuật và 1 nhân viên chuyên phụ trách việc thử nghiệm và đăng ký công bố chất lượng hàng hóa, thiết kế bao bì, nhãn mác sản phẩm, liên hệ mua nguyên vật liệu trong và ngoài nước.
+ Phòng xuất nhập khẩu: gồm các cán bộ chuyên trách toàn bộ công tác xuất nhập khẩu: lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, liên hệ công tác kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa, liên hệ phương tiện vận chuyển.
+ Phòng tổ chức hành chính: gồm 1 Trưởng phòng tổ chức hành chính và 1 nhân viên phụ trách công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, tính lương, theo dõi bảo hiểm của cán bộ công nhân viên, liên hệ công việc hành chính pháp lý với các cơ quan quản lý Nhà Nước, tổ chức sự kiện trong Công ty, đồng thời quản lý luôn cả đội xe, bảo vệ, bếp ăn, tạp vụ, y tá.
+ Phòng thu mua: gồm các cán bộ chuyên đi liên hệ mua tất cả các vật tư phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng tại Công ty.
- Bộ phận kinh doanh: do Giám Đốc kinh doanh hoặc Phó Giám Đốc kinh doanh phụ trách quản lý các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và các bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản, phân bón lá sinh học, thức ăn tôm giống và nguyên liệu sản xuất thức ăn chăn nuôi. Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm quản lý kinh doanh khắp các khu vực Bắc, Trung, Nam và Cao Nguyên.
+ Chi nhánh Tp. Hồ Chí Minh: gồm 1 Trưởng chi nhánh cùng 4 nhân viên với công việc liên hệ khách hàng và phụ trách phân phối, theo dõi công nợ cho tất cả các mặt hàng của Công ty ở khu vực phía Nam.
+ Chi nhánh Đà Nẵng: gồm 1 Trưởng chi nhánh, 3 nhân viên với công việc liên hệ khách hàng, phụ trách phân phối và theo dõi công nợ cho tất cả các mặt hàng của Công ty ở khu vực phía Bắc.
+ Bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản: 1 Phó giám đốc kinh doanh, 2 đại diện khu vực, 2 nhân viên kinh doanh và 1 nhân viên nghiệp vụ. Trưởng khu
vực tổ chức cho nhân viên nghiệp vụ kinh doanh đi đến tận người tiêu dùng là hộ nuôi thủy sản hướng dẫn kỹ thuật, giới thiệu sản phẩm, giám sát tình hình kinh doanh của khách hàng và nắm bắt thông tin thị trường.
+ Bộ phận kinh doanh phân bón lá sinh học: 1 Phó giám đốc kinh doanh, 2 Phó phòng kinh doanh, 7 nhân viên kinh doanh và 2 nhân viên nghiệp vụ. Chức năng, nhiệm vụ như bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản.
+ Bộ phận kinh doanh thức ăn tôm giống: chức năng, nhiệm vụ như bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản, có 1 Giám đốc marketing, 3 Phó phòng kinh doanh, 6 nhân viên kinh doanh.
+ Bộ phận kinh doanh nguyên liệu thức ăn chăn nuôi: gồm một đại diện thương mại liên hệ bán hàng cho các nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi.
- Bộ phận sản xuất: do Giám đốc sản xuất phụ trách, gồm các Phòng KCS & hóa nghiệm, Phòng môi trường, Bộ phận thủ kho và giao nhận, Bộ phận cơ khí điện nước và các Phân xưởng sản xuất bột cá, thuốc thú y thủy sản, phân bón lá sinh học và Phân xưởng đóng gói hàng nhập khẩu.
+ Phòng KCS: có 1 nhân viên phụ trách toàn bộ công tác kiểm tra chất lượng nguyên liệu, vật tư bao bì, và thành phẩm, đồng thời giám sát chất lượng sản phẩm và quy trình sản xuất trong suốt quá trình sản xuất.
+ Phòng hóa nghiệm: gồm 2 nhân viên do Giám đốc sản xuất kiêm quản lý phụ trách việc kiểm nghiệm các chỉ tiêu chất lượng đối với nguyên liệu và thành phẩm.
+ Phòng môi trường: gồm 1 Trưởng phòng và 3 nhân viên chuyên phụ trách công tác xử lý nước thải, khí thải, tiếng ồn, vệ sinh môi trường trong tất cả các phân xưởng sản xuất.
+ Phân xưởng sản xuất bột cá: gồm 1 Giám đốc sản xuất, 1 Trưởng phòng sản xuất và 15 công nhân phụ trách sản xuất từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói bán thành phẩm và thành phẩm.
+ Phân xưởng sản xuất thuốc thú y thủy sản: gồm 1 Giám đốc sản xuất, 1 Trưởng phòng sản xuất và 10 công nhân phụ trách sản xuất thuốc thú y thủy sản bao bì nhỏ (từ 250ml – 4l) và 6 công nhân sản xuất sản phẩm bao bì lớn (từ 10kg-25kg) từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói thành phẩm.
+ Phân xưởng sản xuất phân bón lá sinh học: gồm 1 Giám đốc sản xuất, 1 Trưởng phòng sản xuất và 12 công nhân phụ trách sản xuất phân bón lá sinh học từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói thành phẩm.
+ Phân xưởng sản xuất đóng gói hàng nhập khẩu: gồm 8 công nhân do Trưởng phòng sản xuất phụ trách việc đóng gói dán nhãn hàng nhập khẩu.
+ Bộ phận thủ kho và giao nhận: gồm 1 Tổ trưởng và ba nhân viên thủ kho phụ trách toàn bộ việc bảo quản, xuất nhập kho vật tư bao bì, nguyên liệu, thành phẩm, đồng thời phụ trách cả đội xe nâng hàng gồm 2 người và đội xe bốc xếp gồm 8 người.
+ Bộ phận cơ khí điện nước: gồm một Tổ trưởng, một Tổ phó với 11 nhân viên chuyên phụ trách bảo trì, sửa chữa, chế tạo các máy móc thiết bị, hệ thống điện nước trong Công ty.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức sản xuất tại Công ty TNHH Long Sinh:
(Nguồn từ: Phòng tổ chức hành chính – Công ty TNHH Long Sinh).
PXSX thuốc thú y PX Sản xuất bột cá PXSX thuốc BVTV Thủ kho Bốc xếp Tạp vụ Lái xe Bảo vệ Nguyên liệu Vật tư Thành phẩm BP cơ khí điện nước BP.Hóa nghiệm KCS BP sản xuất chính BP phục vụ sản xuất CÔNG TY TNHH LONG SINH
• Chức năng- nhiệm vụ của bộ máy sản xuất. Bộ phận Cơ khí Điện nước.
Gồm tổ trưởng và các nhân viên. Có nhiệm vụ quản lí, bảo trì bảo dưỡng vận hành máy móc thiết bị được giao, quản lí hệ thống cơ điện lạnh, máy móc thiết bị một cách thường xuyên. Đồng thời điều hành tổ chức mọi hoạt động của phân xưởng nhằm khai thác tối đa các yếu tố, tay nghề công nhân để phục vụ cho việc sản xuất diễn ra liên tục không bị ngưng vì những lí do bất ngờ .
Bộ phận Hóa nghiệm KCS.
Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa của công ty theo các tiêu chuẩn kĩ thuật. Mặt khác bộ phận này còn kiểm tra giám sát việc thực hiện các định mức kinh tế kĩ thuật vào việc nâng cao chất lượng của sản phẩm; cải tiến các sản phẩm mới.Tổ chức bảo quản NVL, sản phẩm làm ra theo đúng tiêu chuẩn quy định. Thường xuyên kiểm tra, phát hiện kịp thời những sản phẩm không đạt chất lượng trong quá trình sản xuất trước khi đưa tiêu thụ trên thị trường và đem đi xuất khẩu.
Bộ phận sản xuất gồm có 3 phân xưởng chính:
- Phân xưởng thuốc thú y thủy sản: là một trong 3 phân xưởng sản xuất
chính của công ty. Nhiệm vụ của phân xưởng là tổ chức và sản xuất ra mặt hàng chính là thuốc thú y thủy sản.
- Phân xưởng sản xuất bột cá: là một trong 3 phân xưởng sản xuất chính
của công ty có nhiệm vụ tổ chức và sản xuất ra mặt hàng chính là bột cá.
- Phân xưởng sản xuất thuốc bảo vệ thực vật: là phân xưởng chính thứ3.
Nó giúp công ty trong việc khai thác mọi nguyên liệu sẵn có trong nước cũng như phải nhập khẩu từ nước ngoài để sản xuất mặt hàng thuốc bảo vệ thực vật.
Bộ phận phục vụ sản xuất.
- Bộ phận bốc xếp tạp vụ và bộ phận lái xe bảo vệ: đây là hai bộ phận có
nhiệm vụ phục vụ cho hoạt động của công ty diễn ra một cách nhịp nhàng và liên tục. Bộ phận lái xe có nhiệm vụ đưa đón công nhân viên trong công ty từ KCN về và đi đồng thời còn có nhiệm vụ chở hàng.
Bộ phận kho gồm kho vật tư, kho nguyên liệu, kho thành phẩm.
Mỗi kho có các thủ kho chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất nguyên vật liệu, thành phẩm, vật tư.
Tóm lại, công ty đã bố trí cơ cấu sản xuất là tương đối hợp lý, phù hợp với công việc. Các bộ phận với chức năng và quyền hạn của mình đã làm việc khá tốt và có hiệu quả. Các bộ phận trong công ty phối hợp hỗ trợ cho nhau một cách chặt chẽ nên đã giảm bớt thời gian rất nhiều.
Với số lượng lao động trong năm qua làm việc rất ổn định và dường như đã đáp ứng được đầy đủ yêu cầu công việc và hoàn thành đúng tiến độ. Do đó đây là một cơ cấu hợp lí đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục.