Tuy nhiên bên cạnh đó cịn tồn tại một số những khó khăn như:
+ Hệ thống các quy định của quản lý nhà nước về đất đai ở nước ta chưa đạt được một sự ổn định tương đối.
Ở nước ta cứ khoảng 5 đến 10 năm là Luật đất đai lại phải thay đổi hoặc sửa đổi một lần, các Luật này ngay từ khi mới ra đời đã có những vấn đề chưa rõ ràng và để thực thi chúng đòi hỏi phải tiếp tục ra nhiều văn bản dưới luật. Các văn bản dưới luật và các thơng tư hướng dẫn thì thay đổi với tốc độ chóng mặt và khơng lường hết trước được những tình huống có thể xảy ra trong thực tế.
Trong vòng 15 năm, từ năm 1995 đến năm 2009, mẫu (và nội dung) các sổ sách hồ sơ địa chính đã thay đổi 5 lần theo quyết định 499 QĐ/ĐC ngày 27/7/1995, thông tư số 1990/2001/TT-TCĐC ngày 30/11/2001 của Tổng cục Địa chính, thơng tư 29/2004/TT-BTNMT, thơng tư 17/2009/TT-BTNMT và thông tư 24/2014/TT- BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Sự thay đổi nhanh chóng này dẫn đến nội dung thơng tin trong hồ sơ cũ và hồ sơ mới không tương ứng, thiếu đồng bộ thông tin. Việc chuyển các hệ thống sổ sách cũ sang hệ thống sổ sách mới tốn rất nhiều thời gian, kinh phí và cơng sức mà vẫn khơng thể đảm bảo độ tin cậy 100% do các sai sót trong q trình chuyển đổi. Mặt khác, mỗi khi có quy định mới về hệ thống hồ sơ địa chính thì các phần mềm quản lý hồ sơ cũng bắt buộc phải thay đổi theo. Sự thay đổi này khơng hề đơn giản mà là một quy trình phức tạp và tốn nhiều thời gian. Thực tế này đã tạo ra một vòng luẩn quẩn dẫn đến tình trạng các phần mềm xây dựng CSDL địa chính phải liên tục được nâng cấp, chỉnh sửa mà vẫn khơng thể đáp ứng được nhu cầu. Do đó, hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin là rất thấp.
+ Công nghệ số mặc dù được nhắc đến nhiều nhưng chưa được khẳng định trong hệ thống quản lý nhà nước ở nước ta.
Mặc dù, thông tư 24/2014/TT-BTNMT cũng đã đề cập đến chức năng của một CSDL địa chính dạng số, song cho đến thời điểm này ở Việt Nam vẫn chưa có một văn bản luật chính thức nào cơng nhận tính pháp lý cũng như cơ chế hoạt động của các văn bản điện tử, các chữ ký điện tử cũng mới chỉ đang trong giai đoạn
nghiên cứu. Hệ quả là CSDL địa chính được thành lập thì cũng chỉ mang tính chất hỗ trợ cho hệ thống hồ sơ dạng giấy mà khơng thay thế hồn tồn được. Như vậy, ở thời điểm hiện nay CSDL có được xây dựng và hoạt động tốt thì vẫn cứ phải duy trì 2 hệ thống: hệ thống trên giấy và hệ thống trên máy tính. Do đó, khối lượng cơng việc khơng được giảm đi nhiều và người sử dụng sẽ mất dần niềm tin vào các CSDL địa chính.
+ Thủ tục hành chính phức tạp và người sử dụng đất khơng tích cực tham gia vào q trình đăng ký.
Một trong những mục đích của hệ thống đăng ký là đảm bảo quyền của chủ sử dụng đất. Song thực tế hiện nay người sử đụng đất khơng có xu hướng tích cực tham gia vào q trình đăng ký do họ khơng thấy hết được lợi ích của việc đăng ký mang lại mà chỉ thấy trở ngại trong việc nộp thuế, lệ phí và làm các thủ tục giấy tờ dẫn đến khó khăn trong việc xây dựng CSDL địa chính do q trình đăng ký ban đầu phải kéo dài, các biến động đất đai không được cập nhật.
+ Hầu hết các tỉnh đều không cân đối hoặc bố trí đủ kinh phí.
Theo chỉ đạo của Chính phủ, các tỉnh bố trí tối thiếu 10% tổng số thu từ tiền sử dụng đất để thực hiện cơng tác đo đạc, lập bản đồ địa chính và cấp Giấy chứng nhận. Song thực tế, trong ba năm qua, chỉ được tỉnh đầu tư khoảng 4% so với tiền sử dụng đất.
+ Thông tin đất đai phân tán tại nhiều nơi.
Thông tin về đất đai và liên quan đến đất đai do nhiều cơ quan quản lý như ngành Địa chính, Thuế, Xây dựng,… Mỗi cơ quan quản lý chúng theo nhu cầu của mình mà người sử dụng khi có nhu cầu khơng thể nhận được tồn bộ thơng tin mà mình mong muốn. Trong khi, thơng tin đất đai có đặc điểm là biến đổi nhiều, nên nếu chúng phân tán ở nhiều nơi thì sẽ dễ dàng xảy ra mâu thuẫn. Vì vậy, cần quản lý tập trung các thơng tin về đất đai và có liên quan đến đất đai.
+ Sự trùng lặp thông tin trong hệ thống.
Các thông tin hiện thời được lưu trữ trong 4 loại sổ sách: sổ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký biến động và sổ cấp GCN. Để tiện theo dõi nên các thông tin
đã được cố gắng đưa vào càng nhiều trong một cuốn sổ, chẳng hạn như thông tin về diện tích thửa đất có trong cả 4 sổ nói trên. Do đó, khi xây dựng CSDL địa chính và cập nhật thơng tin thì phải rà sốt kiểm tra cả ở 4 cuốn sổ sẽ làm giảm hiệu suất làm việc.
1.5.2. Tình hình xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính tại tỉnh Lạng Sơn
Tại nhiều địa phương trên cả nước nói chung và đặc biệt là tại tỉnh Lạng Sơn nói riêng việc xây dựng CSDL địa chính mới chỉ dừng lại ở việc lập bản đồ địa chính và hồ sơ địa chính dạng số cho riêng từng xã ở một số địa bàn mà chưa được kết nối, xây dựng thành CSDL địa chính hồn chỉnh nên chưa được khai thác sử dụng hiệu quả và không cập nhật biến động thường xuyên. Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng trên là do nhận thức về CSDL địa chính hiện nay chưa đầy đủ, việc đầu tư xây dựng CSDL địa chính ở các địa phương chưa đồng bộ và các bước thực hiện chưa phù hợp.
Hệ thống bản đồ và hồ sơ địa chính là 2 loại dữ liệu cơ bản để xây dựng CSDL địa chính phu ̣c vu ̣ quản lý đất đai. Tuy nhiên, hệ thống dữ liệu bản đồ ở địa phương cịn chưa đầy đủ, độ chính xác khơng cao và chưa được chuẩn hóa trọn vẹn, đặc biệt với các bản đồ được lập từ những năm 90 của thế kỷ trước do những nguyên nhân khác nhau như chiến tranh, hoàn cảnh kinh tế,... Với sự nỗ lực rất lớn của toàn ngành Địa chính cũng như sự áp dụng cơng nghệ hiện đại, từ những năm 1990 trở lại đây, công tác thành lập bản đồ địa chính tại Lạng Sơn đã có những bước tiến như đã thực hiện đo đạc lập bản đồ địa chính với khoảng 76% diện tích cần đo đạc tính đến tháng 11/2011. Nhưng vấn đề tồn tại trong q trình hồn thiện CSDL địa chính mà nước ta đang mắc phải là dữ liệu bản đồ còn nằm ở nhiều định dạng khác nhau (chủ yếu là *.dgn của Microstation và *.dwg / *.dxf của Auto CAD).
Trong khi đó, hệ thống sổ sách cũ nát, hư hỏng, không được cập nhật thường xuyên và thiếu đồng bộ. Mặc dù, công nghệ thông tin đã được áp du ̣ng để quản lý hồ sơ đi ̣a chính, tuy nhiên, nó mới chỉ như mơ ̣t phương tiê ̣n để soa ̣n thảo và lưu trữ các văn bản ở hầu hết các đơn vi ̣ thuô ̣c khu vực đô thi ̣ và các đơn vi ̣ cấp huyê ̣n trở lên ở khu vực nông thôn. Đây cũng là mức đô ̣ thấp nhất của viê ̣c áp du ̣ng công nghê ̣
thông tin. Các dữ liê ̣u bản đồ và các dữ liê ̣u trong văn bản đươ ̣c xây dựng không đươ ̣c lưu trữ theo các nguyên tắc tổ chức của CSDL, hay nói khác đi là đươ ̣c xây dựng không theo mô ̣t quy chuẩn dữ liê ̣u nhất đi ̣nh. Điều này dẫn đến viê ̣c phân tích và xử lý thông tin vẫn rất khó khăn, năng suất lao đô ̣ng thấp, khả năng xảy ra sai sót lớn.
Thực tế ở nước ta nói chung và tại tỉnh Lạng Sơn nói riêng đã sử dụng khơng ít các phần mềm khác nhau để hỗ trợ việc xây dựng CSDL địa chính như MS Access, PLIS, CILIS, VILIS,… Một trong những CSDL địa chính được triển khai thử nghiệm trong thực tế là CSDL được xây dựng bởi phần mềm ELIS. ELIS là phần mềm được xây dựng một cách toàn diện và phù hợp với đặc thù quản lý đất đai tại Việt Nam, Bộ TN&MT đã có Quyết định cho phép sử dụng thống nhất phần mềm này tại VPĐKĐĐ cấp tỉnh và cấp huyện phục vụ công tác quản lý nhà nước về đất đai ở địa phương. Nhưng thực tế, hiệu quả áp dụng các phần mềm này vào công tác quản lý hệ thống hồ sơ địa chính ở nước ta nói chung và tại tỉnh Lạng Sơn nói riêng cịn thấp do nhiều nguyên nhân khác nhau:
+ Hệ thống sổ sách cũ nát và khơng được cập nhật thường xun;
+ Trình độ tin học củ a cán bô ̣ đi ̣a chính cũng như khả năng cơ sở hạ tầng còn chưa đồng bộ đặc biệt là tại những xã miền núi;
+ Thiều nguồn đầu tư kinh phí trong q trình xây dựng.
Chính vì vậy, trong những năm tới, UBND tỉnh Lạng Sơn có sự đầu tư trọng điểm vào dự án xây dựng CSDL địa chính tại huyện mẫu Lộc Bình, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm nhằm nhân rộng công tác xây dựng và vận hành CSDL địa chính trong tồn tỉnh.
1.6. Một số phần mềm quản lý Hồ sơ địa chính đang áp dụng tại Việt nam hiện nay hiện nay
1.6.1.Phần mềm Famis – CaddB [9]
Là phần mềm được viết chạy đồng bộ cùng Microstation có khả năng lưu trữ các thông tin cơ bản của thửa đất như: Số thửa, số tờ bản đồ, tên chủ sử dụng, địa chỉ thửa đất, loại đất cũ, loại đất mới .v.v. Các thông tin Famis quản lý và các chức
năng của Famis đáp ứng được nhu cầu khai thác cơ bản của thông tin đất đai đồng thời chạy trên nền Microstation nên rất phù hợp với việc biên tập quản lý dữ liệu bản đồ. Để quản lý HSĐC thì bộ phần mềm Famis - CaddB cịn nhiều hạn chế do khả năng lưu trữ dung lượng thấp, không được cập nhật theo các thay đổi của pháp luật về quản lý đất đai hiện hành.
1.6.2. Phần mềm CiLIS [9]
Đây là một bộ phần mềm được xây dựng bởi Viện nghiên cứu địa chính, CSDL địa chính được quản lý với định dạng dữ liệu của Microsoft Acess (định dạng *.mdb).
Ưu điểm: Phần mềm CiLIS là phương thức nhập đơn giản, dễ sử dụng như Word và Excell, người sử dụng dễ tiếp cận.
Nhược điểm: Phầm mềm CiLIS có độ bảo mật dữ liệu rất yếu, dung lượng lưu trữ dữ liệu thấp (với các xã có trên 20 nghìn thửa đất rất dễ tràn dữ liệu). Nhập dữ liệu vào phần mềm CiLIS tốn rất nhiều thời gian vì chỉ có thể nhập trên một máy, hỗ trợ xử lý phần mềm của cơ quan sản xuất phần mềm kém. Khai thác dữ liệu phải thông qua cán bộ quản lý CSDL. Công tác cập nhật biến động đất đai vào phần mềm rất khó khăn và tốn nhiều cơng sức vì bản đồ trong CSDL không thể cập nhật được mà phải cập nhật trên MicroStation sau đó mới chuyển ngược lại CiLIS.
1.6.3. Phầm mềm VILIS2.0 [9]
Với sự yêu cầu từ chính thực tiến quản lý và sử dụng đất đai cũng như: cải tiến, khắc phục những tồn tại khi triển khai sử dụng VILIS1.0 đội ngũ cán bộ lập trình viên Trung tâm Viễn Thám Quốc gia đã tiến hành xây dựng phần mềm VILIS 2.0
Ưu điểm: Microsoft SQL Server 2005 quản trị CSDL đảm bảo quản lý được tối đa theo yêu cầu quản lý dữ liệu địa chính. VILIS2.0 quản lý dữ liệu bản đồ địa chính đồng bộ với MicroStation, Famis và ArcGIS đảm bảo thống nhất CSDL phục vụ tối đa cho việc quản lý CSDL địa chính. Khai thác dữ liệu đơn giản, với các chủ sử dụng đất cần khai thác các thơng tin cơ bản có thể truy cập vào Website của phần mềm ViLIS2.0 để khai thác. Đội ngũ cán bộ lập trình viên ln hỗ trợ tối đa cho các tỉnh, đặc biệt là hiện nay bộ phận xây dựng VILIS2.0 đã được chuyển về trực thuộc
Tổng Cục Quản lý đất đai.
Nhược điểm: Phần mềm VILIS2.0 rất khó cài đặt và sử dụng, vấn đề chuyển giao công nghệ cho cán bộ địa phương sẽ cần rất nhiều thời gian và tốn nhiều công sức cũng như kinh phí đầu tư.
1.6.4. Phầm mềm ELIS [18]
ELIS (Environment Land Information System) là hệ thống thông tin quản lý đất đai. ELIS cung cấp đầy đủ các cơng cụ, tiện ích đáp ứng hầu hết các quy trình nghiệp vụ của cơng tác quản lý nhà nước về đất đai và môi trường tại Sở TNMT các tỉnh/thành trên tồn q́c.
ELIS là một hệ thống phần mềm với rất nhiều phân hệ. Trong đó, mỗi phân hệ có những chức năng, mục tiêu hoạt động riêng. Nhưng đều chạy trên một nền tảng công nghệ và sử dụng một cơ sở dữ liệu tập trung, thống nhất. Nhờ thế, tất cả việc thông tin về quy hoạch đất đai, tình trạng pháp lý, diện tích của thửa đất sẽ được kiểm tra lập tức, đầy đủ, hệ thống chỉ với một yêu cầu. Thời gian dành cho việc kiểm tra, thẩm định sẽ nhanh hơn hẳn các phần mềm về tra cứu, xây dựng CSDL đất đai đang sử dụng. Đồng thời, việc sử dụng hệ phần mềm ELIS sẽ cho phép người dân có thể truy xuất dữ liệu trực tuyến về thửa đất, lô đất, dự án, công trình đang thi cơng, quy hoạch mà họ quan tâm.
* Các phân hệ của hệ thống ELIS:
- ELIS-PMD: Phân hệ Quản lý nghiệp vụ và Luân chuyển hồ sơ đất đai Hoạt động theo cơ chế một cửa, quản lý quy trình nghiệp vụ và luân chuyển hồ sơ trong suốt quá trình xử lý theo quy trình đã thiết kế bắt đầu từ khâu tiếp nhận hồ sơ cho đến khi trả kết quả.
Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ khác, chủ yếu là cổng thông tin điện tử ELIS-Portal.
- ELIS-EIM: Phân hệ Quản lý thông tin môi trường
Mục tiêu và chức năng của phân hệ: Cho phép quản lý chỉ thơng tin thuộc
tính khi chưa có thơng tin đồ họa hoặc ngược lại. Cung cấp dữ liệu cho các phân hệ khác, chủ yếu là cổng thông tin điện tử ELIS-Portal.
- ELIS-REV: Phân hệ Hỗ trợ định giá bất động sản
Hỗ trợ định giá các thửa đất áp dụng trong cơng tác giải phóng bồi thường, tính thuế sử dụng đất…
Hỗ trợ xây dựng bản đồ chuyên đề giá đất. - ELIS-LAP: Phân hệ Hỗ trợ quy hoạch
Hỗ trợ xây dựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất từ các nguồn dữ liệu số
Mục tiêu và chức năng của phân hệ: Cung cấp cho người dùng chức năng
cập nhật, lưu trữ số liệu. Đồng thời cho phép tổng hợp và kết xuất ra các báo cáo bằng văn bản được hỗ trợ bởi công cụ Microsoft Word
- ELIS-PE: Phân hệ Thiết kế quy trình
* Mục tiêu và chức năng chính:
Là nơi thực hiện trao đổi thông tin, dữ liệu với các hệ thống thông tin, đồng thời thực hiện cung cấp và trao đổi thông tin với người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất trên nền tảng Web tại bất kỳ thời điểm nào và từ bất kỳ đâu.
Cơng khai hóa tối đa thơng tin một các tùy biến từ các phân hệ khác trong hệ thống ELIS cung cấp. Tùy biến giao diện và chức năng đối với từng đối tượng sử dụng. Cụ thể:
Đối với người dùng trong hệ thống ELIS: Có thể tra cứu tất cả các thông tin về hồ sơ, đất đai, môi trường,...
Đối với người dân: Họ có thể tra cứu thơng tin hồ sơ, đất đai,... của mình, có thể gửi u cầu tới cơ quan thụ lý hồ sơ, có thể đưa thêm các thơng tin mơ tả, hình ảnh minh họa về thửa đất của mình, và có quyền cơng khai thơng tin về chi tiết thửa đất đó cho cộng đồng.
Đối với người/doanh nghiệp khai thác dịch vụ: Họ có thể đăng ký sử dụng