3.3.8.2. Khai thác cơ sở dữ liệu địa chính số phục vụ quản lý đất đai
a. Kê khai đăng ký và lập hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
ELIS cung cấp các chức năng phục vụ cho quá trình kê khai đăng ký và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo trình tự quy định tại Quyết định số 680/2015/QĐ-UBND ngày 04 tháng 5 năm 2015 của UBND tỉnh Lạng Sơn về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành, thủ tục hành chính bị bãi bỏ trong lĩnh vực đất đai thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn. ELIS bổ sung một số phương pháp cập nhật thông tin kê khai như: Kê khai một chủ một thửa đất, một chủ nhiều thửa đất, nhiều chủ nhiều thửa đất, chủ - thửa - nhà. Trong thời gian thực hiện đề tài xây dựng CSDL địa chính tơi đã kê khai
tổng cộng 100 hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất với tổng số 100 hồ sơ đã kê khai hoàn thiện
Hình 3.15. Nhập thơng tin đăng ký sử dụng đất
Từ Menu chính chọn HSĐC/Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Chọn thửa đất cần cấp GCN trong danh sách các thửa đất của chủ sử dụng. Khi thực hiện cấp GCN chương trình sẽ yêu cầu nhập căn cứ pháp lý cho GCN.
+ Nếu chủ sử dụng đã được cấp GCN, tiến hành sửa các thông tin pháp lý của GCN cũ.
+ Nếu chủ sử dụng chưa được cấp GCN và đủ điều kiện để cấp GCN thì tiến hành nhập thơng tin pháp lý cho việc cấp GCN.
+ In giấy chứng nhận: Máy in sử dụng trong thao tác in GCN là máy in khổ A3, khi in GCN hệ thống sẽ tự động in giấy chứng nhận ra máy in mặc định của máy tính, cần chắc chắn máy in sử dụng để in GCN đang được thiết lập ở chế độ mặc định.
+ Lập hồ sơ báo cáo Cấp giấy chứng nhận
Sau khi nhập đầy đủ các căn cứ pháp lý, chọn “In GCN” để tiến hành in lên phơi GCN
Hình 3.16. In Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
b. Lập bộ Hồ sơ địa chính
Phần mềm ELIS cung cấp chức năng tạo Hồ sơ địa chính từ dữ liệu thuộc tính đã có. Từ Menu chính chọn tác vụ “Sổ sách, báo cáo” cho phép thực hiện các chức năng tạo Sổ địa chính, Sổ mục kê, Sổ theo dõi biến động, Sổ cấp giấy chứng nhận (Hình 3.13). Thực hiện tạo mới sổ địa chính cho các đối tượng sử dụng đất gồm: hộ gia đình, cá nhân ở địa phương, các tổ chức, người ở địa phương…
c. Cập nhật, chỉnh lý biến động đất đai
Chức năng này hỗ trợ người dùng thực hiện các loại chỉnh lý biến động như: Biến động cấp đổi cấp lại giấy chứng nhận, Biến động chuyển đổi mục đích sử dụng, Biến động chuyển nhượng quyền sử dụng đất, biến động đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất, biến động tách thửa, biến động hợp thửa ... (Hình 3.14 )
Hình 3.18. Chức năng chỉnh lý biến động
Sau khi chọn chức năng Chỉnh lý biến động sẽ hiện ra như Hình 3.15, chọn thửa đất tham gia biến động, chọn loại biến động trong danh sách, nếu loại biến động chưa tồn tại hãy thực hiện thêm mới tại danh mục Loại biến động
Tùy theo từng loại biến động cụ thể mà chọn loại biến động cho phù hợp. Sau khi điền đầy đủ các thông tin theo như hồ sơ vào trong các mục chọn Ghi lại để lưu biến động vào trong CSDL địa chính.
Các căn cứ để thực hiện cập nhật, chỉnh lý CSDL địa chính gồm:
+ Hồ sơ giao đất hoặc hồ sơ cho thuê đất, hồ sơ đấu giá quyền sử dụng đất, hồ sơ đăng ký, cấp GCN được lập sau khi xây dựng CSDL địa chính;
+ Hồ sơ thu hồi đất;
+ Hồ sơ đăng ký biến động về sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất; + Hồ sơ cấp đổi GCN, cấp lại GCN bị mất; đính chính nội dung ghi trên GCN đã cấp;
+ Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thành lập mới hoặc điều chỉnh địa giới hoặc đổi tên đơn vị hành chính liên quan đến thửa đất, tài sản gắn liền với đất.
3.4.7.3. Đánh giá các tính năng của phần mềm ELIS phục vụ công tác quản lý nhà nước về đất đai
- Các thông tin về tài nguyên đất được lưu trữ trong máy tính theo biểu mẫu thống nhất và được liên kết với bản đồ, giúp cho việc quản lý được gọn nhẹ và nhanh chóng.
- Thống kê được các thông tin cần thiết trong việc quản lý dữ liệu tài nguyên đất.
- Có thể nhập, lưu trữ với một khối lượng dữ liệu khổng lồ mà gọn nhẹ so với phương pháp truyền thống. Khả năng lưu trữ và cập nhật thông tin tốt với dung lượng lớn vượt trội.
- Tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiện kế hoạch quản lý cơ sở dữ liệu, là nguồn dữ liệu quan trọng phục vụ công tác quy hoạch phát triển của vùng.
- Dễ dàng, nhanh chóng chuyển đổi các file với nhiều định dạng khác nhau. - Có khả năng phân tích thống nhất, mơ hình hóa và liên kết các dữ liệu thuộc tính với dữ liệu khơng gian.
3.4. Đánh giá kết quả nghiên cứu và đề xuất giải pháp góp phần hồn thiện cơng tác xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính trên địa bàn huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính trên địa bàn huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn
3.4.1. Đánh giá kết quả đạt được
- Hoàn thành xây dựng CSDL địa chính xã Đông Quan, huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn, phản ánh đúng hiện trạng tài liệu, dữ liệu bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính của địa phương tại thời điểm nghiên cứu. Sản phẩm CSDL địa chính xã Đơng Quan được thực hiện xây dựng bằng công nghệ tin học hiện đại; tuân thủ nghiêm ngặt quy trình, quy phạm của Bộ Tài ngun và Mơi trường và các quy định, hướng dẫn của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Lạng Sơn về xây dựng CSDL địa chính; đảm bảo các yêu cầu về chuẩn kỹ thuật địa chính theo quy định hiện hành. Sản phẩm đã hồn thành gồm có:
- Dữ liệu khơng gian địa chính hồn chỉnh tích hợp đầy đủ các đối tượng không gian theo nội dung của 183 tờ bản đồ địa chính xã Đơng Quan, tỷ lệ 1:1000. Dữ liệu được lưu trữ ở khuôn dạng file *.MDB;
- Dữ liệu thuộc tính địa chính tích hợp đầy đủ thơng tin thuộc tính của thửa đất theo đúng thực trạng dữ liệu hồ sơ địa chính xã Đơng Quan tại thời điểm nghiên cứu; với: 25.501 thửa đất đã được tích hợp. Dữ liệu thuộc tính địa chính được lưu trữ ở khuôn dạng file *.BAK;
- Dữ liệu quét (chụp) tổng số có 100 bản lưu Giấy chứng nhận QSD đất được lưu giữ ở khuôn dạng file *.PDF đối với từng GCN.
- Sản phẩm CSDL địa chính xã Đơng Quan hồn thành đã được thử nghiệm vận hành, khai thác, sử dụng và đáp ứng phục vụ tốt các nhiệm vụ chuyên môn trong công tác quản lý Nhà nước về đất đai.
Sản phẩm hoàn thành đã được bàn giao cho Phòng Đo đạc, bản đồ và viễn thám, thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Lạng Sơn (Là đơn vị được giao thực hiện nhiệm vụ xây dựng CSDL địa chính xã Đơng Quan) để tiếp tục hồn thiện, tích hợp bổ sung dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các thửa đất được cấp GCN sau thời điểm từ tháng 9/2015, bổ sung dữ liệu quét (chụp) các giấy tờ pháp lý; đồng
thời đề nghị chủ đầu tư thực hiện kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm, bàn giao đưa vào sử dụng.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính xã Đơng Quan đã đạt được hiệu quả rõ rệt. Phục vụ đắc lực tác nghiệp chuyên môn như đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cập nhật chỉnh lý biến động, quy hoạch sử dụng đất...được thực hiện chính xác, rút ngắn thời gian. Thơng tin đất đai được truy vấn, khai thác đơn giản, thuận tiện làm tăng hiệu quả công việc. Thay đổi cách điều hành cơng việc hành chính theo phương pháp hiện đại, phát hiện và làm chuẩn hóa kết quả giải quyết công việc của cán bộ cấp dưới, tăng cường tư duy và năng lực cán bộ.
Bên cạnh đó, xây dựng CSDL địa chính tạo một cơng cụ hỗ trợ cho người quản lý, người sử dụng trong việc khai thác, sử dụng các thông tin thửa đất đã có được nhanh chóng, kịp thời; Cơ sở dữ liệu địa chính được cập nhật thường xuyên, đầy đủ các biến động, xử lý các mâu thuẫn giữa bản đồ địa chính và thuộc tính địa chính; với một cơ chế quản lý tập trung, một hệ thống đường truyền chuyên dùng sẽ bảo đảm dữ liệu địa chính ln ln được duy nhất, chính xác và hợp pháp.
Kết quả vận hành thử nghiệm hệ thống cơ sở dữ liệu trên phần mềm ELIS với những thành công đã đạt được đã thể hiện sự tin tưởng hơn về tính bền vững lâu dài của việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính là chính xác và thiết thực.
3.4.2. Đánh giá về những thuận lợi, khó khăn, hạn chế
3.4.2.1. Những mặt thuận lợi
- Chủ trương, chính sách: Xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai là một trong những chủ trương và nhiệm vụ mang tính đột phá của Bộ Tài ngun và Mơi trường trong chiến lược hiện đại hóa cơng tác quản lý Nhà nước. Nắm bắt chủ trương này, Sở Tài ngun và Mơi trường Lạng Sơn đã tích cực triển khai dự án tổng thể xây dựng hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu quản lý đất đai tồn tỉnh.
- Có cơ quan chun trách về cơng nghệ thông tin từ trung ương đến địa phương + Tại Trung ương: Đã thành lập cục công nghệ thông tin là cơ quan chịu trách nhiệm ứng dụng, phát triển CNTT trong ngành
+ Tại địa phương: Đã có trung tâm CNTT trực thuộc sở TN&MT thực hiện hoạt động về ứng dụng và phát triển CNTT trong phạm vi quản lý của Sở
- Được sự tạo điều kiện của Sở Tài nguyên và môi trường Lạng Sơn
+ Cung cấp dữ liệu, số liệu điều tra cũ kết hợp với kế thừa có chọn lọc các thơng tin
+ Giới thiệu xuống địa bàn thuận tiện cho điều tra + Cung cấp nguồn nhân lực
+ Cơ sở vật chất kỹ thuật
- Diện tích địa bàn nhỏ, giao thơng thuận lợi - Có phần mềm quản lý tiện ích
+ Giúp nhập dữ liệu dễ dàng, số liệu thống kê đầy đủ chi tiết
+ Quản lý chi tiết, đồng bộ đến từng thửa đất, từng chủ sử dụng, tiện cho việc tra cứu thông tin, chỉnh lý biến động.
+ Giúp cho công tác quản lý đất đai của xã được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác, tạo hiệu quả trong việc sử dụng nguồn nhân lực, tiết kiệm được thời gian, giảm bớt được khối lượng lớn giấy tờ sổ sách trong việc lưu trữ thơng tin đất
+ Minh bạch hóa các thủ tục hành chính trong quản lý đất đai.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, tiến tới việc số hóa quản lý dữ liệu đất,
trong đó gắn giá đất ngay trong bản đồ sẽ phát huy được quyền làm chủ của nhân dân, phát huy được giá trị đất đai trong các giao dịch, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội.
Người dân cũng sẽ rất thuận lợi khi muốn tìm hiểu các thơng tin về các
thửa đất mình định mua bán hoặc đầu tư. Chẳng hạn, khi người dân muốn mua bán, tìm hiểu thơng tin về mảnh đất mình sẽ mua hoặc đầu tư thì chỉ cần vào website của Sở TN&MT tỉnh vào mục cần tìm, sau đó gõ số thửa đất vào sẽ biết được hiện trạng và tương lai của mảnh đất. Như vậy, người dân sẽ tránh được nhiều rủi ro trong việc mua bán, đầu tư trên mảnh đất đó.
+ Dễ dàng quản lý nghiệp vụ, luân chuyển hồ sơ, chỉnh lý biến động đất đai... thơng qua hệ thống máy tính.
Với những thuận lợi như trên thì xã Đơng Quan có thể xây dựng được một cơ sở dữ liệu địa chính phù hợp với địa bàn và theo chuẩn dữ liệu địa chính mà nhà nước đã ban hành, góp phần đẩy nhanh tiến độ đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại xã.
3.4.2.2. Những mặt khó khăn a. Cơ sở vật chất:
- Máy móc trang thiết bị cịn thiếu thốn, lạc hậu, chưa đáp ứng việc quản lý, cập nhật thơng tin một cách nhanh chóng, gây khó hăn trong việc tra cứu thơng tin của người dân địa phương
- Hệ thống tài liệu lưu trữ cồng kềnh, gây khó khăn trong việc thu thập và tra cứu thông tin.
b. Cơ sở kỹ thuật:
- Dữ liệu được cập nhật theo kiểu chồng, đè lên dữ liệu cũ, chưa tra cứu được quá trình thay đổi (lịch sử ) của biến động đất đai
- Công nghệ hiện tại chưa đáp ứng việc cập nhật, chỉnh lý biến động đất đai trong cùng một hệ thống; Trong lĩnh vực công nghệ thông tin chưa đáp ứng được các chức năng tiên tiến như chức năng mạng (chưa chạy được trên mạng ), tra cứu trực tuyến.
- Chưa tích hợp dữ liệu địa chính với dữ liệu của các ngành khác trong ngành Tài nguyên Môi trường
- Dữ liệu đồ họa thu thập được không thống nhất về cơ sở toán học (múi chiếu, hệ tọa độ) nên việc biên tập, chồng xếp bản đồ địa chính và các lớp bản đồ thể hiện yếu tố cịn có sự sai lệch, gây mất thời gian.
- Là số liệu lập hồ sơ địa chính ban đầu mà chưa cập nhật được những biến động thường xuyên nên chưa phản ánh được hiện trạng sử dụng đất
- Vấn đề bảo mật thông tin, bảo mật dữ liệu chưa đảm bảo: virus, hacker…
c. Nguồn nhân lực:
- Chưa có nhiều đội ngũ chun mơn có tay nghề đáp ứng được yêu cầu cao trong việc khai thác và sử dụng CSDL
- Đội ngũ cán bộ làm cơng tác CNTT cịn thiếu, vẫn phải kiêm nhiệm các ông việc khác
d. Tài chính
- Nguồn kinh phí lớn, cần huy động trong thời gian ngắn - Chi phí cho việc xây dựng CSDL tốn kém, hiệu quả chưa cao
- Để tiến hành tin học hóa cơng tác thư viện thì địi hỏi phải có một nguồn kinh phí rất lớn mà ngân sách nhà nước cấp cho các đơn vị rất hạn chế nên vấn đề kinh phí ln là bài tốn nan giải. Việc xin kinh phí rất khó khăn do đó việc phát triển xây dựng CSDL thường không đồng bộ, manh mún. Vấn đề nảy sinh tiếp theo là làm sao có nguồn tài chính để duy trì các hoạt động của hệ thống CSDL khi đã hết nguồn kinh phí tài trợ, đây cũng là một bài tốn khó.
e. Những yếu tố khách quan
- Nhiều trường hợp người dân địa phương không phối hợp trong việc điều tra thông tin.
- Số lượng dữ liệu lớn gây khó khăn trong việc điều tra; nhập dữ liệu dễ gặp sai sót; rắc rối phát sinh trong q trình xử lý, gây nhầm lẫn thông tin hoặc không cho ra kết quả;
- Đất đai biến động liên tục gây khó khăn trong việc xây dựng CSDL
- Dự án xây dựng CSDL có nhiều nội dung mới và phức tạp, phải thực hiện đồng bộ từ đo đạc, thành lập mới hoặc chỉnh lý hoàn thiện bản đồ, kê khai đăng ký lập hồ sơ cấp giấy chứng nhận gắn với rà sốt, cập nhật tồn bộ các biến động đất đai, nhất là gắn với xử lý vi phạm đất đai, từ đó, xây dựng mới hoặc hồn thiện lại hồ sơ địa chính, xây dựng cơ sở dữ liệu theo các phần mềm chuẩn và công nghệ được Bộ Tài nguyên cho phép sử dụng. Trong quá trình thực hiện bằng các thiết bị, công nghệ mới, hiện đại phải bảo đảm tính kế thừa của hệ thống hồ sơ địa chính cũ.