Trong kinh doanh, chúng ta thường phải tham gia các buổi họp của công ty hay gặp gỡ khách hàng. Bạn sẽ cần một bố cục rõ ràng cho những buổi họp như vậy để có thể kiểm sốt tốt ảnh hưởng của bạn, ví dụ như bố cục dưới đây.
1. Trước hết, quyết định xem tại sao bạn muốn tổ chức một buổi họp. Nó có thực sự cần thiết khơng? Kết quả bạn muốn có được là gì và làm thế nào bạn biết mình đã đạt được nó? Bạn có thể đạt được kết quả ấy nhờ vào một cú điện thoại thay vì một buổi họp khơng?
2. Hãy có một kế hoạch hành động tập trung vào kết quả mong muốn và bằng chứng cho việc giành được kết quả đó để giúp mọi người dự họp đi đúng hướng.
3. Chọn địa điểm tổ chức cuộc họp sao cho nó gắn với những cảm giác tích cực và hãy chọn một nơi chuyên để tổ chức họp. Làm như vậy sẽ khiến cho những người tham gia, trong vô thức, tự động thiết lập tư tưởng chuyên nghiệp phù hợp cho cuộc họp.
4. Bắt đầu buổi họp bằng cách đề ra mục đích của cuộc họp và những việc cần làm để đạt được nó. Điều này giúp cho mọi người bắt đầu ở cùng một điểm xuất phát. Hãy đảm bảo là tất cả mọi người đều hiểu và đồng ý với nó.
5. Hãy giữ cho những cuộc bàn bạc ln liên quan tới nội dung chính. Vì mọi người đều đã đồng ý với mục đích ngay từ lúc bắt đầu cuộc họp, việc dừng những câu chuyện ngoài lề cũng dễ dàng hơn.
6. Hãy trao vai trò phù hợp cho mọi người. Ví dụ, nếu như trong số đó có người có xu hướng hay nhặt lỗi và phản đối, ngay từ ban đầu bạn hãy đề nghị họ phản biện tại một số thời điểm được đặt ra sẵn.
7. Vừa họp vừa kết luận. Khi đạt được một số thỏa thuận, hãy đảm bảo là bạn nhận được những cái gật đầu xung quanh. “Vậy là chúng ta đều đồng ý ở điểm này chứ?”
8. Nếu bạn cần làm sáng rõ một luận điểm, vậy thì hãy quay ngược lại bằng cách nói: “Tơi muốn chúng ta quay lại điểm này để có thể đi đến được thỏa thuận.”
9. Nếu có sự bất đồng, hãy sử dụng kĩ năng thương thuyết của bạn. Hãy nói: “Nếu tơi làm việc X, vậy thì bạn có thể làm việc Y khơng?”
10. Vào cuối buổi họp, tổng kết lại về những điểm mọi người đã thống nhất và đồng ý về bước tiến tiếp theo.
Một phút suy ngẫm:
Hãy tuân theo luật 2/3. Công thức này được áp dụng theo hai cách. Trước hết, bất cứ ai đến dự buổi họp cũng cần phải có khả năng đưa ra quyết định hay đóng góp cho
2/3 những điều cần bàn bạc trong kế hoạch hành động. Thứ hai, nếu 2/3 số người có liên quan khơng xuất hiện tại buổi họp, hãy hủy nó đi.
Hãy liên tục tóm tắt lại các điểm đã bàn luận trong cuộc họp và trở thành một người chủ trì hiệu quả.