2.7.2. Các thông số cơ bản của PivotTable:
Ở bảng CSDL trên, tiêu đề của các cột là các trường [Tên sản phẩm], [Tên đại lý], [Ngày bán], [Thành tiền], các trường này sẽ tham gia vào việc xây dựng bảng tổng hợp. Bảng tổng hợp được chia làm 4 vùng :
TT Tên vùng Giải thích
1 Page Toàn bộ dữ liệu được tổng kết theo từng nhóm của trường này. Page luôn nằm ở phía trên của bảng tổng hợp. Trong ví dụ này, Page là trường [Tên sản phẩm]
2 Row Mỗi nhóm dữ liệu của trường này được tổng kết trên một dòng, vì vậy được gọi là "Row". Nếu số trường kéo vào Row nhiều hơn 1, PivotTable sẽ tổng kết các trường này theo kiểu lồng nhau theo thứ tự từ trên xuống dưới. Trong ví dụ này, chỉ có 1 trường là [Tên đại lý]
3 Column Mỗi nhóm dữ liệu của trường này được tổng kết trên một cột, vì vậy được gọi là "Column". Nếu số trường kéo vào Column này nhiều hơn 1, PivotTable sẽ tổng kết các nhóm này theo thứ tự từ trái qua phải. Trong ví dụ này, chỉ có 1 trường [Ngày bán]
4 Data Vùng chính của bảng tổng hợp ghi kết quả của một phép toán. Trong ví dụ này, số liệu cuả trường [Thành tiền] được đưa vào và phép toán tổng kết là lấy tổng (SUM)
Bảng 2.25. Các thông số cơ bản của PivotTable:
2.7.3. Tạo mới 1 bảng tổng hợp:
TT Thao tác Giải thích
1 Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột
Chọn vùng dữ liệu để tạo bảng tổng hợp 2 Vào menu Data /PivotTable Sử dụng Pivot để tạo bảng tổng hợp 3 Xuất hiện hộp thoại Pivot
(Step1) với các lựa chọn
Bắt đầu nhập các lựa chọn để tạo bảng 4 Chọn Microsoft Excel list or
Database
Chọn dữ liệu từ bảng Excel
5 Chọn PivotTable Tạo bảng tổng hợp (không tạo đồ thị)
6 Chọn Next Chuyển sang Pivot (Step2)
7 Xuất hiện hộp thoại Pivot (Step2) với các lựa chọn
8 Gõ vào địa chỉ vùng chứa dữ liệu để tạo bảng
Đây chính là vùng chứa DL để tạo bảng
9 Chọn Next Chuyển sang Pivot (Step3)
10 Xuất hiện hộp thoại Pivot (Step3) với các lựa chọn
Nhập các lựa chọn
11 Nếu chọn New worksheet Bảng tổng hợp sau khi tạo xong sẽ được lưu vào 1 sheet mới, ngay tiếp sau sheet hiện tại. 12 Nếu chọn Exiting workshett Bảng tổng hợp sau khi tạo xong sẽ được lưu
vào sheet hiện tại, ta phải chọn vị trí trong bảng để đặt bảng tổng hợp
12 Chọn Layout Bắt đầu nhập tên các trường
13 Xuất hiện hộp thoại Layout Kéo thả tên các trường vào vùng tương ứng 14 Kéo thả trường tổng thể vào
{PAGE}
Đây là trường tổng thể để quan sát 15 Kéo thả trường cần sắp xếp theo
cột vào {COLUMN}
Các trường đó sẽ được bố trí theo cột 16 Kéo thả trường cần sắp xếp theo
hàng vào {ROW}
Các trường này sẽ được bố trí theo hàng 17 Kéo thả 1 trường cần tính toán
vào{DATA}
Đây là trường sẽ được tính toán theo 1 hàm nhất định (nhất thiết phải có), dữ liệu của trường này sẽ được phân bố trên từng ô. 18 Chọn OK để xem bảng tổng hợp Kết thúc tạo bảng
Bảng 2.26. Các bước thực hiện tạo mới 1 bảng Pivot Table
Trong hộp thoại PivotTable (Step3) nếu ta chọn Option thì sẽ điền thêm được 1 vài thông số sau:
TT Thông số Giải thích
1 Name Gõ vào tên của bảng tổng hợp
2 Grand Total For Columns Tạo thêm cột tổng cho mỗi số liệu của Column 3 Grand Total For Rows Tạo thêm hàng tổng cho mỗi số liệu của Row 4 Save Data With Table
Layout
Bảng tổng hợp được lưu trữ cùng với Format được tạo
5 AutoFormat Table Tự động tạo khuôn cho bảng tổng hợp
Bảng 2.27. Các thông số khác khi sử dụng Option trong hộp thoại Pivot Table
2.7.4. Sửa đổi 1 bảng tổng hợp:
TT Mục đích Thao tác
1 Thay đổi vị trí các trường Trong bảng tổng hợp kéo và thả tên trường tại vị trí mong muốn.
2 Bổ sung các trường Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp Chọn mục Data /PivotTable
Thực hiện lại các bước như khi tạo mới bảng tổng hợp để bổ sung trường vào các vị trí mong muốn 3 Xoá trường Trong bảng tổng hợp kéo tên trường cần xoá ra
khỏi bảng
4 Sửa tên trường Đưa con trỏ ô về trường cần thiết trong bảng tổng hợp và tiến hành sửa tên như sửa dữ liệu của bảng tính
Bảng 2.28. Các bước sửa 1 bảng tổng hợp
2.7.5. Thay đổi hàm số tính toán:
Ở chế độ mặc định số liệu của vùng DATA được lấy tổng và các cột hoặc hàng Total cũng được lấy tổng. Có thể thay đổi các cách tính này bằng các hàm số khác như đếm (Count), tính trung bình (Average), tìm cực đại (Max), tìm cực tiểu (Min). Các bước như sau:
TT Thao tác
1 Trong bảng tổng hợp chọn trường trước đó ta đã đưa vào vùng DATA 2
Chọn mục Data /PivotTable Field xuất hiện hộp thoại
3 Chọn hàm tương ứng danh sách Summarize by 4 Chọn OK
Bảng 2.28. Thay đổi hàm số tính toán trong bảng tổng hợp
2.7.6. Tự động điều chỉnh bảng tổng hợp khi dữ liệu gốc thay đổi:
TT Thao tác
2 Chọn ô bất kỳ của Bảng Tổng hợp 3 Chọn mục Data, Refresh Data
Bảng 2.29. Điều chỉnh bảng tổng hợp khi dữ liệu gốc thay đổi
Lưu ý: Với ví dụ đầu tiên của chúng ta là 1 ví dụ đơn giản nhất về tạo bảng tổng hợp, về sau khi đã sử dụng thành thạo chức năng này chúng ta có thể tự tạo những bảng tổng hợp tuỳ biến theo mong muốn.
2.8. Vẽ đồ thị
2.8.1. Khái niệm về đồ thị:
Đồ thị (Graph) được sử dụng để diễn tả sự phân bố của các đại lượng dưới dạng hình ảnh.
Đồ thị cột bao gồm một trục đánh dấu các mốc và các cột biểu diễn giá trị tại các mốc của các đại lượng.
Ví dụ: Hãy thể hiện bằng đồ thị doanh thu của các sản phẩm qua các năm 2005; 2006; 2007. Kết quả được thể hiện như hình dưới đây.
Sản phẩm Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Bóng đèn 1000 1200 1300
Phích nước 1500 1400 1600
Bình sứ 1200 1500 1700
Hình 2.20. Đồ thị doanh thu sản phẩm trong 3 năm
2.8.2. Chèn đồ thị vào bảng tính.
Bước 1: Chọn kiểu đồ thị
Chart Type (kiểu đồ thị):
• Column: dạng cột dọc. • Bar: dạng thanh ngang. • Line: dạng đường. • Pie: bánh tròn. • XY: Đường, trục X là số. • Area: dạng vùng. • Doughtnut: băng tròn. • 3-D Column: Cột 3 chiều • Radar: Toạ độ cực. • Surface: dạng bề mặt. • Bubble: dạng bong bóng. • Stock: 3 dãy (cao, thấp, khớp).
Chart sub-type: kiểu cụ thể của kiểu đã chọn.
Hình 2.21. Hộp thoại các kiểu đồ thị
Bước 2: Xác định dữ liệu
110
Các kiểu chuẩn Các kiểu tuỳ biến
Xem tên & lời giải thích của kiểu đồ thị
Các đại lượng được bố trí theo: Hàng (Rows)
Cột (Columns) Data Range
Hình 2.22. Hộp thoại lựa chọn kiểu bố trí dữ liệu
Hình 2.23. Hộp thoại hiển trị các thông số để vẽ đồ thị
Bước 3: Một số thuộc tính khác (tiêu đề của đồ thị)
111
Các đại lượng (series)
Thêm (add), bỏ bớt (remove) đại lượng được lựa chọn
Series
Nhãn của trục X
Tên (name) của đại lượng Miền dữ liệu của đại lượng
Chart title - Tiêu đề đồ thị Category (X) axis
Value (Y) axis
Hình 2.24. Hộp thoại thể hiện tiêu đề các trục
Hình 2.25. Hộp thoại hiện trục tọa độBước 3: Một số thuộc tính khác (các lưới kẻ ô) Bước 3: Một số thuộc tính khác (các lưới kẻ ô)
Hiện trục X -Vạch chia tự động - Vạch chia mặc định - Vạch chia dạng thời gian Hiện trục Y Lưới kẻ ô trục X:
Major gridlines - lưới ô chính Minor gridelines - lưới ô phụ
Lưới kẻ ô trục Y:
Major gridlines - lưới ô chính Minor gridelines - lưới ô phụ
Hình 2.26. Hộp thoại thuộc tính các lưới kẻ ô
Hình 2.27. Hộp thoại thuộc tính chú giải: legend
Show legend - hiển thị chú giải
Vị trí hiển thị (bottom - phía dưới, top - phía trên, …)
Series name - hiện tên nhãn dữ liệu Category name - hiện giá trị trên trục mốc lên đồ thị
Value - Hiện giá trị lên đồ thị
Hình 2.28. Hộp thoại thuộc tính chọn nhãn cho dữ liệu
Hình 2.29. Hộp thoại thuộc tính khác hiển thị bảng dữ liệu
Bước 4: Chọn vị trí đặt đồ thị:
1.
Show data table - Hiển thị bảng dữ liệu kèm đồ thị
Show legend keys - Hiển thị ký hiệu (hình ảnh) chú giải
Đặt đồ thị tại một trang tính mới có tên là chart1
Hình 2.30. Hộp thoại để chèn đồ thị vào trang tính2.8.3. Các thành phần của đồ thị: 2.8.3. Các thành phần của đồ thị: 2.8.4. Sửa đổi 1 đồ thị đã có sẵn: • Chart Area • Plot Area • Data series • Data points • Axis • Title • Legend • Legend key • Legend Entry • Data table • Trendline • Gridlines
Kích chuột phải vào không gian trống trên đồ thị:
(hoặc chọn menu Chart)
Format Chart Area: Định dạng Chart Type: Chọn lại kiểu đồ thị Source Data: Chọn lại dữ liệu Chart Options: Các thuộc tính khác Add Data: Thêm dữ liệu
Add Trendline
Có thể kích chuột phải vào từng đối tượng của đồ thị
Hình 2.31. Các bước định sửa lại đồ thị
Định dạng lại Font, màu
Hình 2.32. Hộp thoại định dạng lại font, màu cho đồ thị
Thêm dữ liệu và đường hồi quy vào đồ thị. Màu và mẫu tô
Phông chữ
Kích chuột vào menu Chart.
Add Data: Thêm dữ liệu (nhập vùng dữ liệu cần thêm).
Add Trendline: Thêm đường hồi quy. Chọn kiểu đường hồi quy.
Hình 2.33. Hộp thoại thêm dữ liệu và đường hồi quy vào đồ thị
Nói thêm về Consolidate (ghép dữ liệu trên nhiều bảng thành 1):
Khi báo cáo dữ liệu để người đọc có thể tiếp nhận thông tin 1 cách trực quan chúng ta có thể sử dụng tính năng vẽ đồ thị. Tuy nhiên để vẽ đồ thị chúng ta cần có dữ liệu, dữ liệu của 1 DN đôi khi nằm rải rác, vì vậy chúng ta cần ghép nối nhiều vùng dữ liệu của bảng tính, thậm chí trên nhiều bảng tính khác nhau thành một vùng kết quả trên bảng tính hiện thời. Trên thực tế số liệu được cập nhật và góp nhặt từ nhiều nguồn thông tin, nhiều địa điểm và hoàn cảnh khác nhau, do vậy ta phải đưa tất cả các dữ liệu ở tất cả các bảng vào 1 sheet (tương đương như tính năng Copy), các công việc vừa nêu ở trên có thể thực hiện bằng tính năng Consolidate.
Các bước thực hiện như sau:
TT Thao tác
1 Đặt con trỏ tại vị trí định kết xuất kết quả. Thực hiện lệnh Data /Consolidate. Hộp thoại Consolidate xuất hiện
2 Trong dòng Reference gõ hoặc chọn địa chỉ vùng cần tổng hợp. Kích nút Add để bổ sung địa chỉ đó vào hộp All references
3 Trong trường hợp vùng liên kết nằm trên bảng tính khác, chọn Browse và trong danh sách để chọn file gõ địa chỉ vùng dữ liệu gốc
4 Nếu muốn xoá địa chỉ trong hộp All references, kích chuột vào nó và chọn Delete
5 Trong hộp Function chọn hàm số cần tổng hợp 6 Chọn các lựa chọn sau nếu cần thiết:
7 Top Row: Sử dụng hàng trên cùng của các vùng dữ liệu gốc trong vùng đích 8 Left Column: Sử dụng cột đầu tiên bên trái của các vùng dữ liệu trong vùng
đích
9 Create links to Source Data: Tạo liên kết giữa dữ liệu các vùng gốc với kết quả của vùng đích. (Lựa chọn này chỉ được phép sử dụng khi vùng kết quả nằm ở bảng tính khác với các bảng tính chứa vùng dữ liệu gốc)
Bảng 2.31. Các bước thực hiện ghép dữ liệu trên nhiều bảng thành một
Lưu ý: Tất cả các bảng dữ liệu phải theo cùng 1 định dạng thống nhất theo quy định của người quản lý đặt ra.
Hình 2.34: Hộp thoại Consolidate trợ giúp tổng hợp dữ liệu
Ví dụ: Tại công ty CAOCAO, cuối tháng các đơn vị thành viên phải gửi về máy tính cho người quản lý 1 File về tình hình sử dụng vật tư trong tháng của đơn vị mình, tên các File tương ứng là PHANXUONG1, PHANXUONG2, PHANXUONG3. Trong máy tính của người quản lý đã có sẵn 1 File tên là TONGHOP nhưng chưa có dữ liệu nào trong đó. Nhiệm vụ của người quản lý là muốn tổng hợp dữ liệu của các đơn vị thành viên vào trong File TONGHOP của mình. Để thực hiện điều đó các bước như sau:
Hình 2.36: Dữ liệu File PHANXUONG1
Hình 2.37: Dữ liệu File PHANXUONG2
Hình 2.38: Dữ liệu File PHANXUONG3
TT Thao tác
1 Đặt con trỏ tại ô A2 của File TONGHOP. Thực hiện lệnh Data /Consolidate. Hộp thoại Consolidate xuất hiện
2
Trong dòng Reference gõ hoặc chọn A1 B3 của File PHANXUONG1, chọn Add
4 Trong dòng Reference gõ hoặc chọn A1 B4 của File PHANXUONG2, chọn
Add
5 Trong dòng Reference gõ hoặc chọn A1 B4 của File PHANXUONG2, chọn
Add
6 Trong hộp Function chọn hàm số cần tổng hợp, hàm SUM
7 Left Column: Sử dụng cột đầu tiên bên trái của các vùng dữ liệu trong vùng đích
8 Create links to Source Data: Tạo liên kết giữa dữ liệu các vùng gốc với kết quả của vùng đích. (Lựa chọn này chỉ được phép sử dụng khi vùng kết quả nằm ở bảng tính khác với các bảng tính chứa vùng dữ liệu gốc)
9 Chọn OK, hiện kết quả
Bảng 2.32. Các bước giải quyết ví dụ sử dụng tính năng Cốnlidate
CÂU HỎI ÔN TẬP, THẢO LUẬN CHƯƠNG 2
Câu 1. Phân biệt sự khác nhau giữa vùng điều kiện tương đối và vùng điều kiện tuyệt đối?
Câu 2. Tại sao nói “Lọc nâng cao là một công cụ vạn năng khi cần lọc dữ liệu, nhưng lại không được sử dụng nhiều trong thực tế khi so sánh với Lọc đơn giản?”
Câu 3. Phân biệt sự khác nhau giữa phép toán AND và OR khi lọc dữ liệu?
Câu 4. Trong nhóm hàm Cơ sở dữ liệu các đối số thường tương đối giống nhau, đối số nào là quan trọng nhất, tại sao?
Câu 5. Việc tạo lập một bảng tổng hợp dựa trên công cụ Pivot Table được dùng khi nào? Lấy ví dụ cụ thể.
BÀI TẬP ỨNG DỤNG
BẢNG KÊ THU NHẬP CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN 2018 Đơn vị tính: 1.000.000 đ Ho ten Ngay sinh Que quan Gioi tinh Phong ban Ngay cong He so Luong Đặng Hoàng Phương 3/6/1972 Hải Phòng Nữ Kế hoạch 25 3 41 Trần Văn Hiệu 1/9/1981 Nam Định Nam Kỹ thuật 26 3,3 37 Đỗ Hương Xuân 4/5/1975 Hà Nội Nữ Tài chính 24 4,5 89 Văn Thế Dũng
6/7/1980 Lào Cai Nam Hành chính 23 2,67 110 Dương Thị Hồng 2/7/1970 Quảng Ninh Nữ Dự án 22 3 50 Lê Xuân Tấn
9/4/1965 Bắc Ninh Nam Tài chính 23 4,1 57
Vũ Hướng Dương 6/2/1983 Vĩnh Phúc Nữ Kỹ thuật 21 2,67 95 Câu hỏi:
1. Lọc ra những nhân viên có tên Hải 2. Lọc ra những nhân viên họ Nguyễn
3. Lọc ra những nhân viên họ Lê hoặc họ Vũ 4. Lọc ra những nhân viên tên Hồng hoặc Xuân
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ TÍNH NĂNG CAO CẤP MỤC ĐÍCH CỦA CHƯƠNG:
Sau khi nghiên cứu và học tập chương này, sinh viên cần nắm được:
Cách thức sử dụng tính năng Goal Seek để dò tìm mục tiêu.
Cách thực sử dụng tính năng Solver để giải quyết một số bài toán tối ưu thường gặp trong quản trị
Cách giải quyết một số bài toán mẫu về lao động, tiền lương, vật tư trong quản trị.
NỘI DUNG CHƯƠNG 3.1. Tính năng Goal Seek:
Công dụng: Chức năng này sẽ cho kết quả của một ô (ô này gọi là hàm mục tiêu) bằng cách điều chỉnh giá trị của một ô khác (ô này chứa biến bị thay đổi). Các bước thực hiện như sau:
TT Thao tác
1
Chọn Tool /Goal Seek xuất hiện hộp thoại Goal Seek
2 Trong hộp Set Cell gõ địa chỉ của ô chứa công thức (ô hàm mục tiêu) muốn định lại giá trị (lưu ý là gõ địa chỉ)
4 Trong hộp To value, gõ kết quả mong muốn
5 Trong hộp By changing cell gõ hoặc chọn địa chỉ của ô chứa giá trị muốn điều chỉnh (lưu ý là gõ địa chỉ)
6 Chọn OK, hiện kết quả
Bảng 3.1. Các thao tác thực hiện Goal Seek