Ví dụ minh hoạ: Thông tin cá nhân của Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển công nghệ BPT như bảng dưới đây. Cuối tháng Công ty cần phải thống kê các số liệu để lấy thông tin phục vụ cho các công việc chung như khen [thưởng] cho từng người, nộp thuế thu nhập nếu thu nhập vượt quá 10 triệu đồng, tính tổng thu nhập của nam giới trong công ty
H
× Hình 1.28: Bảng kê thu nhập cá nhân
Để tính số nhân viên nữ trong công ty ta làm như sau:
Các bước
Thao tác Giải thích
1 Chọn ô F13 Chuẩn bị nhập công thức
2 =COUNTIF(C3:C12;”Nữ”) Ta nhập hàm COUNIF với các thông số như trên. Trong đó: C3:C12 là vùng cần đếm,”Nữ” là điều kiện
3 Enter Kết thúc việc nhập hàm, kết quả sẽ là 3
Bảng 1.66 : Ví dụ minh họa
Các bước
Thao tác Giải thích
1 Chọn ô F14 Chuẩn bị nhập công thức
2 =COUNTIF(E3:E12;”Xuất sắc”) Ta nhập hàm COUNIF với các thông số như trên. Trong đó: E3:E12 là vùng cần đếm,”Xuất sắc” là điều kiện
3 Enter Kết thúc việc nhập hàm, kết quả sẽ là 4
Bảng 1.67 : Ví dụ minh họa
Để tính số người có thu nhập >10 triệu ta làm như sau:
Các bước
Thao tác Giải thích
1 Chọn ô F15 Chuẩn bị nhập công thức
2 =COUNTIF(D3:D12;”>10.000.000”) Ta nhập hàm COUNIF với các thông số như trên. Trong đó: D3:D12 là vùng cần đếm,”>10.000.000” là điều kiện
3 Enter Kết thúc việc nhập hàm, kết quả sẽ là
5
Bảng 1.68 : Ví dụ minh họa
Để tính tổng thu nhập của nam giới ta làm như sau:
Các bước
Thao tác Giải thích
1 Chọn ô F16 Chuẩn bị nhập công thức
2 =SUMIF(C3:C12;”Nam”,D3:D12) Ta nhập hàm SUMIF với các thông số như trên. Trong đó:
C3:C12 là vùng đối chiếu “Nam” là điều kiện
D3:D12 là vùng cần tính tổng
Bảng 1.69 : Ví dụ minh họa
Lưu ý: Hàm COUNTIF chỉ đếm theo 1 điều kiện, nếu từ 2 điều kiện trở lên phải dùng hàm DCOUNT. Hàm SUMIF chỉ tính tổng theo 1 điều kiện, nếu cần tính tổng theo 2 điều kiện trở lên phải dùng hàm DSUM.
1.2.4. Các hàm thống kê
Các hàm thống kê
Tên hàm Công dụng Minh họa Kết
quả
MAX(số 1,số 2...,số n) Cho ta giá trị lớn nhất trong các số
=MAX(7,9,100,3) 100 MIN(số 1,số 2...,số n) Cho ta giá trị nhỏ nhất trong
các số
=MAX(7,9,100,3) 3 AVERAGE(số 1,số
2,...số n)
Trung bình cộng giản đơn của các số
=AVERAGE(7,9,10 0,3)
29,75 MODE(vùng) Trả lại giá trị hay gặp nhất
trong vùng
=AVERAGE(7,9,1,3 ,9)
9 LARGE(vùng,k) Phần tử lớn thứ k trong vùng =LARGE(A1:A4,2) 9 SMALL(vùng, k) Phần tử nhỏ thứ k trong vùng =SMALL(A1:A4,2) 7 RANK(số x,vùng, kiểu
xếp)
Xác định thứ hạng của số x trong vùng, tức là xem số đó đứng thứ mấy trong vùng đó. Đối số cuối cùng là kiểu xếp, xếp giảm dần nếu là 0, xếp tăng dần nếu là 1.
Địa chỉ của vùng phải là tuyệt đối. =RANK(9,$A$1:$A $4,0) 2 =RANK(9,$A$1:$A $4,1) 3
COUNT(vùng) Đếm số ô là giá trị số trong vùng, những giá trị rỗng và không phải là số không được đếm vào
=COUNT(A1:A4,"K há")
4
COUNTA(vùng) Đếm số ô trong vùng, những giá trị rỗng không được đếm vào
=COUNTA(A1:A4," Khá")
Bảng 1. 70 : Các hàm thống kê 1.2.5. Các hàm về lôgic
Các hàm lôgic
Tên hàm Công dụng Minh họa Kết quả
AND(biểu thức 1, biểu thức 2,..,biểu thức n)
Nhận giá trị TRUE (đúng) nếu tất cả các biểu thức 1, biểu thức 2.. . biểu thức n đều là TRUE, nhận giá trị FALSE (sai) nếu có ít nhất một đối số là FALSE =AND(9>8,19 >11) TRUE =AND(9>8,19 <11) FALSE OR(biểu thức 1, biểu thức 2,..,biểu thức n)
Nhận giá trị TRUE nếu một trong các biểu thức 1,l biểu thức 2,.., biểu thức n là TRUE, nhận giá trị FALSE nếu tất cả các biểu thức đó là FALSE. =AND(9>8,19 <11) TRUE =AND(9<8,19 <11) FALSE
NOT(biểu thức) Cho ta giá trị phủ định của đối số, kết quả TRUE hoặc là FALSE
=NOT(1+1>3) TRUE =NOT(1+1=2) FALSE FALSE() Hàm không đối số, cho ta kết
quả là giá trị lôgic FALSE
=FALSE() FALSE
TRUE() Hàm không đối số, cho ta kết quả là giá trị lôgic TRUE
IF(biểu thức lôgic, giá trị 1, giá trị 2)
Cho ta kết quả là giá trị 1 nếu biểu thức lôgic là đúng, còn nếu sai sẽ nhận giá trị 2. Giá trị 2 có thể không có. Hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp. Đây là 1 hàm quan trọng, để có thể sử dụng hiệu quả hàm này chúng ta sẽ xét đến ở các ví dụ khác. Giả sử tại ô A1=8 =IF(A1>7,"Kh á","Dở" Khá Bảng 1. 71 : Các hàm logic
Ví dụ: Để đưa ra được hạn ngạch xuất khẩu hàng dệt may vào Hoa Kỳ, người ta căn cứ vào năng lực sản xuất của chính công ty đó, hãy xác định hạn ngạch xuất khẩu cho các công ty:
Hình 1.29: Bảng quy định xét duyệt hạn ngạch
Các bước
Thao tác Giải thích
2 =IF(B10=”Cực lớn”, 1.000.000, IF(B10=”Lớn”, 500.000, IF(B10=”Trung bình”, 300.000, 50.000))) Nhập công thức vào ô C10 3 Enter Kết thúc nhập công thức 4
Kéo trái từ ô C10C16 Định dạng cho các ô còn lại
Bảng 1. 72 : ví dụ minh họa 1.2.6. Các hàm về thông tin (kiểm tra):
Các hàm kiểm tra
Tên hàm Công dụng Minh họa Kết quả
ISBLANK(đối số)
Kiểm tra xem ô đó có phải là ô trống hay không, nếu đúng kết quả là TRUE, sai là FALSE
=ISSBLANK( A1)
TRUE
ISERR(đối số) Kiểm tra xem ô đó có phải là ô chứa thông báo lỗi N /A (lỗi không xác định) hay không, nếu đúng kết quả là TRUE, sai là FALSE
=ISERR(A1) FALSE
ISERROR(đối số) Kiểm tra xem ô đó có phải là ô chứa thông báo lỗi hay không, nếu đúng kết quả là TRUE, sai là FALSE
=ISERROR(A1 )
FALSE
ISLOGICAL(đối số)
Kiểm tra xem ô đó có phải là ô chứa giá trị logic hay không, nếu đúng (True hay Fale) kết quả là TRUE, nếu không phải thì là FALSE
=ISERROR(A1 )
FALSE
ISNONTEXT(đối số)
Kiểm tra giá trị trong ô đó có phải là chuỗi hay không, nếu không phải là chuỗi thì kết quả là TRUE, sai là FALSE
=ISNONTEXT (A2)
TRUE
ISTEXT(đối số) Kiểm tra giá trị trong ô đó có phải là chuỗi hay không, nếu đúng là chuỗi thì kết quả là TRUE, sai là FALSE
=ISTEXT(A2) FALSE
ISNUMBER(đối số)
Kiểm tra giá trị trong ô đó có phải là số hay không, nếu đúng là số thì kết quả là TRUE, sai là FALSE
=ISNUMBER( A3)
TYPE(đối số) Kiểm tra kiểu của ô đó. Nếu giá trị trong ô đó là Number thì kết quả là 1, nếu Text = 2, nếu là Lôgic = 4, nếu là Lỗi =16, array=64
=TYPE(A3) 1
SIGN(số x) Xác định dấu của 1 số, nếu số x>0 thì kết quả là 1, số x=0 thì kết quả là 0, số x<0 thì kết quả là -1
=SIGN(A3) -1
Bảng 1.73 :Các hàm về thông tin (kiểm tra) 1.2.7. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu
Các hàm tìm kiếm và tham chiếu
Tên hàm Các đối số Giải thích
VLOOKUP(đối số) Lookup value Giá trị cần tìm kiếm, VLOOKUP sẽ dựa vào giá trị này để tìm kiếm ở cột thứ 1 bên Bảng tra cứu. Table array Bảng tra cứu (địa chỉ phải là tuyệt đối)
Col index num Số thứ tự của cột trong Bảng tra cứu nơi VLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về.
Range lookup Kiểu tìm kiếm là tuyệt đối hay tương đối. Nếu tuyệt đối thì ta điền số 0, nếu tương đối ta điền số 1 (khi nào thì áp dụng tuyệt đối hay tương đối ta sẽ tìm hiểu thông qua các ví dụ phía dưới). Tạm thời ta luôn tìm kiếm theo tuyệt đối.
HLOOKUP(đối số) Lookup value Giá trị được tìm kiếm trên hàng đầu tiên của Bảng tra cứu
Table array Bảng tra cứu được viết thành hàng (địa chỉ phải là tuyệt đối)
Row index num Số thứ tự của hàng trong Bảng tra cứu nơi HLOOKUP sẽ lấy giá trị trả về.
Range lookup Kiểu tìm kiếm INDEX(đối số)
Dạng 1
Array Miền tham chiếu Row num Số thứ tự hàng Column num Số thứ tự cột
INDEX(đối số) Reference Vùng tham chiếu (trong đó có chứa nhiều vùng nhỏ)
Dạng 2 Row num Số thứ tự hàng Column num Số thứ tự cột
Area num Chỉ số của vùng cần tham chiếu
Bảng 1. 74 : Các hàm tìm kiếm và tham chiếu
Lưu ý: Trong 3 hàm nêu trên thì hàm VLOOKUP là hàm được sử dụng nhiều nhất do tầm quan trọng của nó. Hàm này sẽ giúp cho người dùng đỡ được nhiều thao tác phải nhập dữ liệu, nó sẽ tự động lấy dữ liệu từ 1 bảng tham chiếu nào đó để tính toán. Việc sử dụng hàm này cũng tương đối đơn giản khi người dùng hiểu được công dụng của nó và các thông số, tuy nhiên sau 1 thời gian không dùng đến nhiều người lại quên và không hiểu các đối số của nó có nghĩa là gì (vì tên các đối số quá dài và khó hiểu hơn so với các hàm khác). Để có thể thực sự nhớ và hiểu hàm này chúng ta hãy liên hệ đến 1 ví dụ điển hình sau:
Hình 1.30: Bảng quy định xét thưởng
Ví dụ 1: Chi nhánh Agribank quận Hai Bà Trưng có Bảng quy định về phụ cấp trách nhiệm và thưởng cuối năm cho CBCNV tuỳ thuộc vào vị trí và chức vụ của họ, nhiệm vụ của người quản lý cần phải đưa ra được phụ cấp và mức thưởng cuối năm mà mỗi người nhận được, tuy nhiên do số lượng nhân viên trong công ty quá lớn không lẽ lại
làm thủ công điền cho từng người. Để đơn giản hoá công việc đó ta phải nhờ đến hàm VLOOKUP để tự động cho ta mức thưởng và phụ cấp của từng người căn cứ vào chức vụ của họ trong công ty.
Để tính mức thưởng cuối năm cho từng người ta làm như sau:
Các bước
Thao tác Giải thích
1 Đưa con trỏ chuột về ô C11 Chuẩn bị nhập công thức vào ô C11
2 =VLOOKUP(B11;$A$3:$C$7;3;0) Ta nhập hàm VLOOKUP vào ô C11 với các thông số như trên. Trong đó:
B11: là giá trị tìm kiếm.
$A$3:$C$7 là Bảng quy định hay Bảng tra cứu (lưu ý: Không đưa hàng tiêu đề vào, địa chỉ của Bảng quy định là tuyệt đối $).
3: là số thứ tự của cột (trong bảng quy định tính từ bên trái sang) mà ta muốn lấy giá trị, đó chính là cột Thưởng cuối năm.
0: Tìm kiếm theo tuyệt đối.
3 Enter Kết thúc việc nhập hàm, kết quả sẽ là 3.500.000
4 Nhấn đè phím trái chuột để kéo từ ô C11 đến ô C20
Định dạng công thức tương tự cho các ô còn lại.
Để tính phụ cấp trách nhiệm cho từng người ta làm như sau:
Các bước
Thao tác Giải thích
1 Đưa con trỏ chuột về ô D11 Chuẩn bị nhập công thức vào ô D11 2 =VLOOKUP(B11;$A$3:$C$7;2;0
)
Ta nhập hàm VLOOKUP vào ô D11 với các thông số như trên. Trong đó:
B11: là giá trị tìm kiếm.
$A$3:$C$7 là Bảng quy định hay Bảng tra cứu (Lưu ý: Không đưa hàng tiêu đề, địa chỉ của Bảng quy định là tuyệt đối $).
2: là số thứ tự của cột (trong bảng quy định tính từ bên trái sang) mà ta muốn lấy giá trị, đó chính là cột Phụ cấp trách nhiệm.
0: Tìm kiếm theo tuyệt đối.
3 Enter Kết thúc việc nhập hàm, kết quả sẽ là 1.000.000
4 Nhấn đè phím trái chuột để kéo từ ô D11 đến ô D20
Định dạng công thức tương tự cho các ô còn lại.
Bảng 1. 76 : Ví dụ minh họa các hàm tìm kiếm và tham chiếu
Ví dụ 2: Cũng tại chi nhánh trên, họ có Bảng quy định về mức phạt đối với những cá nhân căn cứ vào số ngày nghỉ của họ trong tháng. Yêu cầu đối với người quản lý là phải đưa ra được mức phạt đối với từng người dựa vào số liệu thống kê ngày nghỉ của họ trong tháng.
Các bước như sau:
Các bước
Thao tác Giải thích
2 =VLOOKUP(B11;$A$3:$B$7;2;1 )
Ta nhập hàm VLOOKUP vào ô C11 với các thông số như trên. Trong đó:
B11: là giá trị tìm kiếm.
$A$3:$B$7 là Bảng quy định (lưu ý: Không đưa hàng tiêu đề, địa chỉ của Bảng quy định là tuyệt đối $, và cột thứ nhất trong Bảng quy định sắp xếp tăng dần từ giá trị nhỏ nhất cho tới giá trị lớn nhất, như VD trên là từ 0 21).
2: là số thứ tự của cột (trong bảng quy định tính từ bên trái sang) mà ta muốn lấy giá trị, đó chính là cột Mức phạt
1: Tìm kiếm theo tương đối (phân biệt với tuyệt đối). Nếu ta tìm kiếm theo tuyệt đối thì trong Bảng quy định phải có ít nhất 1 giá trị trùng với giá trị tìm kiếm, nếu không có giá trị tìm kiếm trong Bảng quy định thì Excel sẽ thông báo lỗi. Còn đối với tìm kiếm tương đối thì không nhất thiết như vậy, nếu không có giá trị nào trong Bảng quy định trùng với giá trị tìm kiếm thì nó sẽ tìm đến giá trị gần bằng nó (nhưng nhỏ hơn) để lấy so khớp và lấy giá trị.
3 Enter Kết thúc việc nhập hàm, kết quả sẽ là 500.000
4 Nhấn đè phím trái chuột để kéo từ ô C11 đến ô C20
Định dạng công thức tương tự cho các ô còn lại.
Bảng 1. 77 : Ví dụ minh họa các hàm tìm kiếm và tham chiếu
Hình 1.31: Bảng quy định mức phạt
Ví dụ 3: Minh hoạ công dụng hàm HLOOKUP. Tương tự như hàm VLOOKUP, chỉ khác là các giá trị cần tìm kiếm trong Bảng quy định được sắp thành các hàng. Công ty TNHH nội thất La Xuyên có Bảng quy định về giá của từng loại sản phẩm như bảng dưới đây, Công ty Kiểm toán Việt Nam có đặt hàng mua của Công ty La Xuyên số lượng Ghế với quy định về chủng loại mẫu mã như trong bảng. Hãy tính số tiền mà Công ty Kiểm toán Việt Nam phải thanh toán:
Hình 1.32: Bảng đơn giá sản phẩmCác Các
bước
Thao tác Giải thích
1 Đưa con trỏ chuột về ô C11 Chuẩn bị nhập công thức vào ô C11
2 =HLOOKUP(A11;$B$3:$G$7;3;0) Ta nhập hàm HLOOKUP vào ô C11 với các thông số như trên. Trong đó:
A11: là giá trị tìm kiếm.
$B$3:$G$7 là Bảng quy định (lưu ý: địa chỉ của Bảng quy định là tuyệt đối $)
3: là số thứ tự của hàng (trong bảng quy định tính từ trên xuống dưới) mà ta muốn lấy giá trị, đó chính là hàng Ghế
0: Tìm kiếm theo tuyệt đối
3 Enter Kết thúc việc nhập hàm, kết quả sẽ là 500.000 4 Nhấn đè phím trái chuột để kéo từ ô
C11 đến ô C16
Định dạng công thức tương tự cho các ô còn lại.
Bảng 1. 78 : Ví dụ minh họa các hàm tìm kiếm và tham chiếu
Ví dụ 4: Minh hoạ công dụng hàm INDEX. Hàm INDEX có 2 dạng, nếu ở:
Dạng 1: Nó tương tự như việc ta thay thế việc nhập địa chỉ của ô đó bằng hàm INDEX, Excel sẽ cho ta giá trị của ô được quy định bởi chỉ số hàng và chỉ số cột trong
phạm vi mảng đó (thứ tự cột và hàng tuỳ thuộc vào vị trí của Mảng đó)
TT Minh họa Kết quả
1 =INDEX({1,2;3,4},2,2) 4
2 Nếu B5:B6 chứa các xâu Táo và Chuối, còn C5:C6 chứa các xâu Cam và Đào thì: =INDEX(B5:C6,2,2)
Đào 3 Nếu B5:B6 chứa các xâu Táo và Chuối, còn C5:C6 chứa các xâu
Cam và Đào thì: =INDEX(B5:C6,2,1)
Chuối
Bảng 1. 79 : Ví dụ minh họa các hàm INDEX
Dạng 2: áp dụng trong trường hợp miền tham chiếu có nhiều vùng khác nhau.Trong 1 bảng tính, vùng A2:C6 được đặt tên là Quả, vùng từ A8:C11 được đặt tên là Nước, và vùng A1:C11 được đặt tên là HàngHoá thì:
TT Minh họa Kết quả
1 =INDEX(Quả,2,3) thì sẽ tham chiếu đến ô C3 2.000 2 =INDEX((A1:C6,A8:C11),2,2,2) thì sẽ tham chiếu đến ô B9 12.000
3 =SUM(INDEX(HàngHoá,0,3,1)) tương tự SUM(C1:C11) 24.000
Bảng 1. 80 : Ví dụ minh họa các hàm INDEX
Hình 1.33: Cách thức sử dụng hàm index
1.2.8. Các hàm tài chính
Các hàm tài chính
RATE(Số kỳ,khoản thanh toán định kỳ,giá trị đầu tư)
Cho ta xác định lãi suất một khoản đầu tư thu được từ các khoản thanh toán định kỳ
Giả sử bạn đang cân nhắc về 1 khoản đầu tư mà có thể đem lại cho bạn mỗi năm $1000 và kéo dài trong 5 năm. Số vốn đầu tư ban đầu là $3000. Để