Khi nào thì áp dụng địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối sẽ được minh hoạ cụ thể qua các ví dụ sau:
Hình 1.21: Báo cáo doanh thu tháng 5 năm 2007
Ví dụ 1: Trong tháng 5 doanh thu tiêu thụ sản phẩm của Công ty cơ điện Trần Phú được cho như trong bảng trên. Mong muốn của chúng ta là tính doanh thu của từng loại sản phẩm, tổng doanh thu và % theo tổng doanh thu.
Để có được doanh thu từng loại sản phẩm ta thực hiện các bước sau đây:
Các bước
Thao tác Giải thích
1 F4=D4*E4 Tại ô F4 ta nhập công thức =D4*E4. Vì [Doanh thu]=[Số lượng tiêu thụ]x[Giá bán]. ở đây ta thấy địa chỉ của D4 và E4 đều là địa chỉ tương đối. Khi sử dụng địa chỉ tương đối ta có thể kéo xuống các ô F5 và F10 để Excel tự động điền công thức tương tự vào các ô đó, giúp cho ta không phải gõ công thức lần lượt vào các ô.
2 Enter Kết thúc việc nhập công thức vào ô F4 3 Nháy trái vào ô F4 Chọn ô F4
4 Đưa con trỏ xuống phía dưới góc trái ô F4, xuất hiện dấu +
Chuẩn bị kéo xuống để định dạng công thức cho các ô khác
5 Nhấn và giữ phím trái chuột, kéo xuống ô F5 cho đến F10, và thả ra
Excel sẽ tự điền công thức cho các ô F5 đến F10, khi đó công thức trong ô F5 sẽ =D5*E5, .., ô F10 sẽ = D10*E10
Bảng 1.55 : Ví dụ minh họa
Hình 1.22 : Các bước tính doanh thu từng loại sản phẩm
Để có được tổng doanh thu ta làm theo 1 trong 2 cách sau:
Các cách Thao tác Giải thích
Sử dụng hàm F11=SUM(F4:F10) Ô F11 chứa giá trị tổng doanh thu
Enter Kết thúc tính toán, cho ta kết quả tổng doanh thu
Sử dụng biểu tượng Σ
Đưa con trỏ chuột chọn các ô từ F4 cho đến F11
Thể hiện mong muốn của ta là muốn tính tổng từ ô F4 cho đến ô F10, còn ô F11 là nơi chứa kết quả
Nhấp vào biểu tượng Σ trên thanh công cụ
Khi ta nhấp vào biểu tượng Σ thì ngay lập tức ta sẽ có giá trị tổng doanh thu tại ô F11
Bảng 1.55 : Ví dụ minh họa
Hình 1.23: Tính tổng doanh thu
Các bước cần thực hiện khi tính % theo tổng doanh thu:
Các bước
Thao tác Giải thích
1 G4=F4/ $F$11 Tại ô G4 ta nhập công thức =F4*$F$11. Vì [% theo tổng doanh thu]=[Doanh thu] / [Tổng doanh thu]. ở đây ta thấy địa chỉ của F4 là tương đối còn F11 tuyệt đối. Bởi vì nếu địa chỉ F11 là tương đối thì khi kéo xuống định dạng cho các ô G5 cho đến G10 thì công thức ô G5 sẽ =F5/F12,..., ô G10 sẽ =F10/F17, tức là đã không còn đúng nữa. Do vậy, ta phải cố định ô F11 lại bằng địa chỉ tuyệt đối.
2 Enter Kết thúc việc nhập công thức vào ô G4 3 Nháy trái vào ô G4 Chọn ô G4
4 Đưa con trỏ xuống phía dưới góc trái ô G4, xuất hiện dấu +
Chuẩn bị kéo xuống để định dạng công thức cho các ô khác
5 Nhấn và giữ phím trái chuột, kéo xuống ô G5 cho đến G10, và thả ra
Excel sẽ tự điền công thức cho các ô G5 đến G10, khi đó công thức trong ô G5 sẽ =F5/$F$11, .., ô G10 sẽ = F10*$F$11
Bảng 1.56 : Thao tác minh họa
Hình 1.24 : Tính % theo tổng doanh thu
Ví dụ 2: Việc sử dụng địa chỉ tương đối hay tuyệt đối là rất đơn giản, tuy nhiên ta sẽ thắc mắc vậy loại địa chỉ thứ 3 (tương đối cột, tuyệt đối hàng) và loại địa chỉ thứ 4 (tuyệt đối cột, tương đối hàng) dùng để làm gì? Để giải quyết được câu hỏi đó ta xem xét bài toán sau: Hãy tạo 1 bảng cửu chương bằng Excel?
Như ta đã biết Bảng cửu chương là Bảng thể hiện tích của 2 số, với giá trị của số nhân và số bị nhân là từ 1 đến 9.
Như vậy nếu làm thủ công thì ta sẽ phải điền tổng cộng 81 công thức vào 81 ô. Điều đó là rất mất thời gian.
Để không phải nhập quá nhiều công thức vào các ô như thế, ta phải sử dụng đến loại địa chỉ thứ 3 và thứ 4, các bước như sau:
Các bước Thao tác Giải thích 1 Điền các giá trị từ 1 đến 9 vào cột A và hàng 1 như hình vẽ
Các số đó chính là số nhân và số bị nhân, giao của từng cột và hàng chính là các giá trị tích của Bảng cửu chương.
2 B2= B$1*$A2 Tại ô B2 ta nhập công thức= B$1*$A2. ở đây ta thấy địa chỉ của B1 (số bị nhân) là loại 3 (tương đối cột, tuyệt đối hàng), còn A2 (số nhân) là loại 4 (tuyệt đối cột, tương đối hàng). Các thao tác phía dưới sẽ giải thích điều đó.
3 Enter Kết thúc việc nhập công thức vào ô B2 4 Kéo công thức từ ô B2
để định dạng cho các ô C2 đến J2
Ta thấy rằng khi kéo công thức như vậy, thì tại các ô chỉ số sẽ thay đối tương ứng, số bị nhân (B$1) lần lượt là C$1 cho đến J$1 vì ta luôn cố định hàng, còn chỉ số cột ta cho thay đổi. Còn số nhân ($A2) vẫn tồn tại vì khi đó ta cố định cột, còn hàng không cố định nhưng ta chỉ kéo ở trên hàng có thứ tự là 2
5 Kéo công thức từ ô B2 để định dạng cho các ô B3 đến B10
Ta thấy rằng khi kéo công thức như vậy, thì tại các ô chỉ số sẽ thay đối tương ứng, số bị nhân (B$1) vẫn tồn tại vì khi đó ta cố định hàng, còn cột không cố định nhưng ta chỉ kéo ở trên cột B. Còn số nhân ($A2) lần lượt là $A3 cho đến $A10 vì ta luôn cố định cột, còn chỉ số hàng ta cho thay đối
6 Kéo công thức để định dạng cho toàn bộ các ô còn lại trong bảng
Qua việc kéo ở 2 bước phía trên, ta thấy rằng công thức đã hoàn toàn chính xác. Việc còn lại là ta chỉ việc kéo để định dạng cho toàn bộ các ô trong bảng.
Bảng 1.57: Thao tác minh họa
Hình 1.25: Tạo lập bảng cửu chương
* Nhập hàm vào bảng tính: Có 3 cách nhập hàm vào bảng tính
Các cách Thao tác
Gõ vào từ bàn phím
Gõ dấu =
Gõ vào tên hàm, dấu (các đối số theo đúng quy định) Dùng biểu tượng
(Function Wizard)
Chọn biểu tượng fx trên thanh công cụ. Xuất hiện hộp thoại Insert Function
Chọn nhóm hàm trong khung Function Category. Khi chọn nhóm nào, Excel sẽ liệt kê các hàm của nhóm đó theo thứ tự chữ cái trong khung Function Name
Chọn nhóm hàm trong khung Function Name Chọn hàm cần sử dụng
Xuất hiện hộp thoại Function Arguments liệt kê các đối số cần nhập, thể hiện kết quả phía dưới
Điền các đối số của hàm bằng cách ấn nút chuột vào khung cần thiết, sau đó nhập từ bàn phím hoặc di chuyển chuột trên vùng dữ liệu (ở hình dưới là chọn miền D2:D6)
Chọn OK sẽ tắt hộp thoại và ghi kết quả của hàm vào ô Dùng Menu Vào menu Insert /Function
Xuất hiện hộp thoại Function Wizard
Các bước còn lại giống như khi chọn biểu tượng fx
Bảng 1.58 : Thao tác nhập hàm vào bảng tính
Hình 1.26: Hộp thoại Insert Function trợ giúp nhập hàm
Ý nghĩa của các nhóm hàm trong khung Category như sau:
Tên ý nghĩa
Most Recently Used Các hàm sử dụng gần đây nhất
Financial Các hàm về tài chính Date & Time Các hàm về Ngày và Giờ
Math & Trig Các hàm về Toán và Lượng giác Statistical Các hàm thống kê
Lookup & Reference Các hàm Tìm kiếm và Tham chiếu Database Các hàm Cơ sở dữ liệu
Text Các hàm xử lý ký tự
Logical Các hàm Logic
Bảng 1. 59 : Ý nghĩa của các nhóm hàm trong khung Category
Tên hàm Công dụng Minh họa Kết quả
DATE(yy,mm,dd) Cho ta dạng thể hiện đúng của ngày tháng năm theo Excel
=DATE(07,09,27) 27/09/2007
DAY(date) Cho ta kết quả là giá trị ngày
=DAY(27/09/07) 27 WEEKDAY(date) Cho ta biết đó là thứ
mấy trong tuần. Nếu kết quả 1 là thứ Hai, 2 là thứ Ba..., 7 là Chủ Nhật) =WEEKDAY(27/09/0 7) 5 (đó là thứ Sáu)
MONTH(date) Cho ta kết quả là giá trị tháng
=MONTH(27/09/07) 9 YEAR(date) Cho ta kết quả là giá
trị năm
=YEAR(27/09/07) 2007 TODAY() Cho ta kết quả là giá
trị ngày tháng năm hiện tại của máy
=TODAY() 27/09/2007
NOW() Cho ta kết quả là giá trị ngày tháng năm và giờ hiện tại của máy
=NOW() 27/09/2007
19:05 TIME(hh,mm,ss) Cho ta dạng thể hiện
đúng của thời gian theo Excel
=TIME(19,5,14) 19:05:14
Bảng 1. 60 : Các hàm thời gian
1.2.2. Các hàm ký tự:
UPPER(chuỗi) Chuyển 1 chuỗi bất kỳ thành chữ hoa
=UPPER(“Quản Trị”) quản trị
LOWER(chuỗi) Chuyển 1 chuỗi bất kỳ thành chữ thường
=LOWER(“Quản Trị”)
quản trị
PROPER(chuỗi) Chuyển các chữ cái đầu từ của chuỗi thành chữ viết hoa.
=PROPER(“kinh doanh”)
Kinh Doanh
TRIM(chuỗi) Cắt bỏ các ký tự trắng vô nghĩa ra khỏi chuỗi
=TRIM(“ Kinh doanh ”)
“Kinh doanh”
LEFT(chuỗi, n) Cắt từ xâu cũ ra 1 xâu với n ký tự, tính từ phía bên trái
=LEFT(“Quản trị, 6”) Quản t
RIGHT(chuỗi,n) Cắt từ xâu cũ ra 1 xâu với n ký tự, tính từ phía bên phải
=RIGHT(“Quản trị, 6”)
ản trị
MID(chuỗi, m,n) Lấy từ xâu cũ ra 1 xâuvới n ký tự, bắt đầu từ vị trí m tính từ phía bên trái
=MID(“Quản trị”, 2,6) uản tr
LEN(chuỗi) Cho ta độ dài của chuỗi
=LEN(“Quản trị”) 8
REPT(chuỗi, n) Lặp lại n lần liên tiếp chuỗi đó =REFT(“Kinh doanh ”,3) Kinh doanh Kinh doanh Kinh doanh EXACT(chuỗi 1, chuỗi 2) So sánh giữa chuỗi 1 và chuỗi 2 có giống nhau hoàn toàn hay không =EXACT(“Kinh doanh”,“Kinh doanh”) TRUE =EXACT(“Kinh doanh”,“kinh doanh”) FALSE
FIND(chuỗi 1, chuỗi 2, n)
Cho ta kết quả là vị trí của chuỗi 1 trong chuỗi 2 bắt đầu từ vị trí n, nếu bỏ qua n nó được cho bằng 1. Hàm này phân biệt chữ HOA và thường =FIND(“Quản trị kinh doanh”, “trị”) 6 =FIND(“Quản trị kinh doanh”, “Kế toán”) #VALUE! (lỗi) SEARCH(chuỗi 1, chuỗi 1, n) Tương tự hàm Find nhưng không phân biệt chữ in HOA hay chữ in thường. =SEARCH(“Quản trị kinh doanh”, “Trị”) 6 CONCATENAT E( chuỗi 1, chuỗi 2)
Nối các chuỗi lại với nhau
=CONCAT(“Quản trị và ”, “Kế toán”)
Quản trị và Kế toán
& Tương tự như CONCAT, nhưng ít sử dụng khi có nhiều chuỗi = “Quản trị ”& “Kế toán”) Quản trị Kế toán REPLACE(chuỗi 1, n, m, chuỗi 2)
Thay chuỗi 2 vào chuỗi 1 bắt đầu từ vị trí n và có độ dài m =REPLACE("Tôi học kế toán",9,7,"quản trị") Tôi học quản trị
VALUE(chuỗi) Chuyển 1 chuỗi thành 1 số
=VALUE("54321") 54321 (số)
SUBSTITUTE(c huỗi mẹ, chuỗi cũ, chuỗi mới, n)
Thay thế chuỗi mới vào vị trí chuỗi cũ trong chuỗi mẹ ở lần xuất hiện n (Nếu không có đối số này sẽ thay thế ở mọi vị trí). =SUBSTITUTE("Quả n trị kinh kinh", "kinh", "doanh",2) Quản trị kinh doanh =SUBSTITUTE("Quả n trị kinh kinh", "kinh", "doanh") Quản trị doanh doanh
FIXED(số, n, cách)
Chuyển số thành chuỗi với n sau dấu thập phân. Nếu không có n sẽ cho 2 chữ số thập phân. Nừu cách là FALSE (hoặc không ghi), chuỗi in ra sẽ có dấu ngăn cách phần nghìn, nếu cách là TRUE, chuỗi in ra sẽ không có dấu ngăn cách phần nghìn Giả sử A1 có chứa số 12345.6789, khi đó ta gõ vào =FIXED(A1,3,false) 12 345.679 =FIXED(A1,true) 12345.68 Bảng 1. 61 : Các hàm ký tự 1.2.3. Các hàm toán học:
Các hàm toán học thông thường
Tên hàm Công dụng Minh họa Kết quả
MOD(số bị chia, số chia) Cho ta kết quả là phần dư của phép chia 2 số nguyên =MOD(100,3) 1
INT(số x) Cho ta kết quả là 1 số nguyên gần với số x, nhưng nhỏ hơn số x =INT(3.789) 3 =INT(-3.1) -4 (vì -4 nhỏ hơn) =INT(9/2) 4 TRUNC(số x) Cắt bỏ phần thập phân của số x, chỉ lấy phần nguyên của x. Lưu ý phân biệt với hàm INT
=TRUNC(3.789) 3
=TRUNC(-3.1) -3
chính xác đến con số thứ n. Giả sử A1=123456,146 Nếu n > 0 thì số x được làm tròn đến chữ số bên trái thứ n của dấu thập phân. Nếu n < 0 thì số x được làm tròn đến chữ số thập phân thứ n. =ROUND(A1, 1) 123 456,1 =ROUND(A1, -3) 123 000 (làm tròn đến phần nghìn)
ABS(số x) Trị tuyệt đối của số x =ABS(-2) 2
SQRT(số x) Căn bậc 2 của số x =SQRT(2) 1,4142
RAND( ) Cho ta 1 số ngẫu nhiên giữa 0 và 1 RAND( ) 0,786 PRODUCT(số 1,số 2, .. số n) Cho ta kết quả là tích của tất cả các số đó =PRODUCT(2,5,10) 100 COMBIN(n,k) Tổ hợp chập k của n phần tử =COMBIN(4,2) 6 SUM(số 1,số 2..số n) Tính tổng các số đó =SUM(2,5,10) 17 Bảng 1.62 : Các hàm toán học Các hàm lôga
Tên hàm Công dụng Minh họa Kết quả
LOG(số x, cơ số a) Cho ta kết quả là lôga cơ số a của số x
=LOG(5,2) 2,32 LN(số x) Cho ta kết quả là lôga cơ số
e của số x
EXP(số x) Cho ta kết quả là e mũ x =EXP(5) 148,41
Bảng 1.63 : Các hàm Loga
Các hàm lượng giác
Tên hàm Công dụng Minh họa Kết quả
PI() Cho ta giá trị của số Pi, có thể dùng để tính toán trong các công thức có liên quan đến số Pi
=PI() 3,1416
RADIANS(góc x) Chuyển đối góc x đang tính bằng độ sang radian. Bởi vì các hàm lượng giác đều tính góc bằng Radian, do vậy ta phải chuyển góc từ độ sang Radian
=RADIANS(4 5)
0,785
DEGREES(góc x) Chuyển góc x từ Radian sang độ
=DEGREES(0 ,785)
45
SIN(góc x) Tính Sin của góc x =SIN(0,785) 0,71 COS(góc x) Tính Cos của góc x =COS(0,785) 0,71 TAN(góc x) Tính Tang của góc x =TAN(0,785) 1 ASIN(góc x) Hàm arcsin của góc x, x nằm
trong khoảng từ -1 đến 1, giá trị trả về là radian
=ASIN(0,71) 0,785
ACOS(góc x) Hàm arccos của góc x, x nằm trong khoảng từ -1 đến 1, giá trị trả về là radian
=ACOS(0,71) 0,785
ATAN(góc x) Hàm arctang của góc x, giá trị trả về là radian
Bảng 1. 64 : Các hàm lượng giác
Các hàm tính toán có điều kiện
Tên hàm Công dụng Minh họa
COUNIF(vùng cần đếm, điều kiện đếm)
Đếm số ô trong vùng lựa chọn xem có bao nhiêu ô thoả mãn điều kiện cho trước.
Xem ví dụ minh hoạ phần dưới
SUMIF(vùng đối chiếu, điều kiện, vùng cần tính tổng)
Hàm này chỉ tính tổng của những ô trong vùng cần tính tổng mà ô tương ứng (cùng hàng) với nó ở trong vùng đối chiếu thoả mãn điều kiện cho trước. Còn những ô khác không thoả mãn sẽ không được đưa vào giá trị tổng. Xem ví dụ minh hoạ phần dưới SUMPRODUCT(mản g 1, mảng 2, ..., mảng n) Hàm tính tổng các tích số từng phần tử của các mảng với nhau. Các mảng phải có kích thước bằng nhau. Đây là 1 hàm quan trọng khi ta muốn tính giá trị 1 tổng với những điều kiện ràng buộc
Minh hoạ ở phần bài tập phần 4
Bảng 1. 65 : Các hàm tính toán có điều kiện
Ví dụ minh hoạ: Thông tin cá nhân của Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển công nghệ BPT như bảng dưới đây. Cuối tháng Công ty cần phải thống kê các số liệu để lấy thông tin phục vụ cho các công việc chung như khen [thưởng] cho từng người, nộp thuế thu nhập nếu thu nhập vượt quá 10 triệu đồng, tính tổng thu nhập của nam giới trong công ty
H
× Hình 1.28: Bảng kê thu nhập cá nhân
Để tính số nhân viên nữ trong công ty ta làm như sau:
Các bước
Thao tác Giải thích
1 Chọn ô F13 Chuẩn bị nhập công thức
2 =COUNTIF(C3:C12;”Nữ”) Ta nhập hàm COUNIF với các thông số như trên. Trong đó: C3:C12 là vùng cần đếm,”Nữ” là điều kiện
3 Enter Kết thúc việc nhập hàm, kết quả sẽ là 3
Bảng 1.66 : Ví dụ minh họa
Các bước
Thao tác Giải thích
1 Chọn ô F14 Chuẩn bị nhập công thức
2 =COUNTIF(E3:E12;”Xuất sắc”) Ta nhập hàm COUNIF với các thông số như trên. Trong đó: E3:E12 là vùng cần đếm,”Xuất sắc” là điều kiện
3 Enter Kết thúc việc nhập hàm, kết quả sẽ là 4
Bảng 1.67 : Ví dụ minh họa
Để tính số người có thu nhập >10 triệu ta làm như sau:
Các bước
Thao tác Giải thích
1 Chọn ô F15 Chuẩn bị nhập công thức
2 =COUNTIF(D3:D12;”>10.000.000”) Ta nhập hàm COUNIF với các thông số như trên. Trong đó: D3:D12 là vùng cần đếm,”>10.000.000” là điều kiện
3 Enter Kết thúc việc nhập hàm, kết quả sẽ là
5
Bảng 1.68 : Ví dụ minh họa
Để tính tổng thu nhập của nam giới ta làm như sau: